Arbeitgeberdarlehen: So schließen Sie Risiken aus, wenn Sie einem Mitarbeiter Geld leihen

Die Vergabe eines Darlehens an Mitarbeiter ist ein gutes Instrument zur Motivation und Bindung an Ihre Einrichtung. Wenn Sie Mitarbeitern Geld in Form eines Darlehens gewähren, bedeutet das auch ein Risiko für Sie als Arbeitgeber. Wenn Sie jedoch einige Kriterien beachten, kann das Darlehen
für beide Seiten hilfreich sein. Am wichtigsten: ein schriftlicher Darlehensvertrag. Was Sie außerdem noch berücksichtigen sollten, haben wir hier für Sie zusammengefasst.

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Das Wichtigste: ein schriftlicher Darlehensvertrag

In der Regel werden Sie ein Darlehen an einen Mitarbeiter zu besonders günstigen Konditionen geben. Ein Arbeitgeberdarlehen stellt im Normalfall keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Denn die Darlehensgewährung ist nicht direkt als Gegenleistung für die Arbeitsleistung des Mitarbeiters zu verstehen. Im Rahmen einer lohnsteuerlichen Außenprüfung müssen Sie damit rechnen, dass das Finanzamt bei den Arbeitgeberdarlehen genau hinschaut. Ein schriftlicher Darlehensvertrag ist deshalb wichtig, damit ein außenstehender Dritter erkennt, dass die Geldauszahlung nichts mit der gewöhnlichen Vergütung zu tun hat.

Diese Punkte sollten Sie im Darlehensvertrag unbedingt regeln:

Höhe der Darlehenssumme
Verzinsung (z. B. 2 %)
Rückzahlungsmodalitäten (z. B. innerhalb von 2 Jahren in monatlichen Raten von 200 €)
Kündigungsvoraussetzungen (bei Zahlungsverzug > 3 Monate)
Mögliche Sicherheiten (z. B. Mehrarbeitsstunden)

Sie können eine Darlehensanfrage auch ablehnen

Sie müssen nicht jeden Antrag auf ein Arbeitgeberdarlehen gewähren. Sofern der Mitarbeiter verschuldet ist und / oder Lohnpfändungen vorliegen, können Sie auch ablehnen. Wenn die wirtschaftliche Situation Ihrer Einrichtung die Darlehensgewährung nicht mehr zulässt, so ist auch das ein Grund für eine Ablehnung. Sollten Sie allerdings mehreren Mitarbeitern ein Arbeitgeberdarlehen gewähren, müssen Sie den Gleichbehandlungsgrundsatz beachten. Dann müssen Sie Ihren Mitarbeitern jeweils die gleichen Konditionen einräumen.

Wenn der Mitarbeiter vor der Darlehensrückzahlung ausscheidet

Die Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit dem Mitarbeiter führt nicht automatisch zur Beendigung des Darlehensvertrages. Ein Ausscheiden heißt also nicht gleich Rückzahlungspflicht. Als Kündigungsfrist sind gesetzlich 3 Monate vorgesehen, bei Kleinbeträgen bis 200 € beläuft sich die Frist nur auf einen Monat. Als Arbeitgeber können Sie nach Ablauf der Frist den vollen
Darlehensbetrag zurückfordern. Wenn Sie die sofortige Rückzahlung beim Ausscheiden im Darlehensvertrag vereinbaren, müssen Sie beachten, dass folgende Regelungen für den Fall der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht zulässig sind:

Sofortige Rückzahlung bei betriebsbedingter Kündigung
Sofortige Rückzahlung bei außerordentlicher Kündigung durch den Arbeitnehmer, die der Arbeitgeber zu vertreten hat
Überhöhte Zinszahlungen und Zahlungsbelastungen

Eine Darlehensgewährung ist sinnvoll, wenn Sie gute Mitarbeiter in Ihrer Einrichtung halten wollen und diese in finanziellen Engpässen unterstützen können. Denn wenn Ihre Mitarbeiter keinen finanziellen Druck verspüren, können sie engagierter und motivierter arbeiten. Trotzdem sind schriftliche Regelungen wichtig und zeigen dem Mitarbeiter auch, dass ein von Ihnen gewährtes Darlehen keine Selbstverständlichkeit ist.

(Autor: Michael Heidrich, Berater im Sozialwesen)

Daran müssen Sie denken

Ohne eine schriftliche Fixierung des Darlehensvertrages laufen Sie Gefahr, dass das Darlehen in vollem Umfang als steuerpflichtiger Arbeitslohn gewertet wird.
Wenn Sie ein Darlehen unter dem marktüblichen Zinssatz gewährt haben, muss der Mitarbeiter hierauf einen geldwerten Vorteil versteuern. Dies müssen Sie als Arbeitgeber im Rahmen der Gehaltsabrechnung berücksichtigen.
Wenn Sie die Darlehensrückzahlung mit dem Gehalt verrechnen, müssen Sie die Pfändungsfreigrenzen beachten. Sie können also z. B. nicht einen ganzen Monatslohn auf einmal einbehalten.
Für den Fall des Ausscheidens des Mitarbeiters können Sie vereinbaren, dass dann marktübliche Zinsen zu zahlen sind und das Darlehen, wie im Vertrag vereinbart, weiterläuft.

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