Wie kriege ich eine sehr gute Pflegekraft dazu, vorschriftsmäßig zu dokumentieren?

Pflegedokumentation in der ambulanten Pflege

Häufig gehen Fragen aus Ihrem Praxisalltag in unserer Redaktion ein, von denen wir Ihnen einige in diesem Newsletter veröffentlichen. Heute geht es um folgende Frage:

„Meine Mitarbeiterin ist seit 18 Jahren bei mir beschäftigt, zuverlässig, diskret, fleißig und beliebt. Also eine wirklich sehr gute und wertvolle Kraft. Allerdings fällt ihr die Dokumentation schwer, so dass diese von ihr nicht ordnungsgemäß gepflegt wird. In 3 Jahren geht sie in den Ruhestand. Von uns in einer Teamsitzung befragt, gab sie keine Antwort, warum sie damit nicht gut zurechtkommt. Hätten Sie dazu eine Idee, was wir tun können?”

Alles über das korrekte Führen der Pflegedokumentation finden Sie in „pdl.konkret ambulant”.

Antwort von Christian Bremer, Business-Coach mit 20 Jahren Erfahrung, schwerpunktmäßig in der Gesundheitsbranche:

Da meiner Erfahrung nach viele Pflegedienste in einer ähnlichen Situation stecken (Motto: „Ich habe da eine sehr gute Mitarbeiterin mit einer großen Schwäche”), sollten Sie mit den Prinzipien „Probieren ist besser als Lamentieren” und „Hart in der Sache und weich zum Menschen” ansetzen. Hierfür bieten sich unterschiedliche Vorgehensweisen an. Überlegen Sie, welche aus Ihrer Sicht am besten zu der Situation passt, und kombinieren Sie ruhig die Vorschläge mit Ihrer eigenen Vorgehensweise.

1. Machen Sie sich klar, dass Vorwürfe (auch unausgesprochene) Sie nicht ans Ziel bringen. Treten Sie freundlich, unterstützend und mit dem Motto „Ich bin für dich da und helfe dir, auch in diesem Bereich sehr gut zu werden“ auf. Innerlich ist Ihnen selbst dabei klar, dass Sie nicht das „Ob sie das zukünftig macht“, sondern das „Wie sie es zukünftig macht“ diskutieren.

2. Überlegen Sie in einer Reflexion, ob Sie der Mitarbeiterin wirklich bereits mehrfach in aller Deutlichkeit gesagt haben, dass Sie mit ihrer Dokumentation nicht einverstanden sind, und ob Sie bereits die genauen Gründe für die Schwierigkeiten kennen.

3. Nehmen Sie sich für die Veränderung Zeit, mindestens ein Vierteljahr. Es ist nicht mit einem Gespräch getan, sondern es braucht mindestens 3–4 Gespräche.

4. Sagen Sie der Mitarbeiterin unter 4 Augen genau, was Sie von ihr denken – nennen Sie Lob genauso wie Kritik. Dies kann z. B. so klingen: „Auf der einen Seite machst du eine außerordentlich gute Arbeit und du bist mir daher sehr wichtig. Auf der anderen Seite klappt der Bereich Doku noch nicht. Er hat für mich auf einer Skala von 0–10 eine Bedeutung von 10, und du erfüllst ihn noch mangelhaft. Ich möchte also, dass du weißt, dass mir dieser Bereich genauso wichtig ist wie Freundlichkeit und Zuverlässigkeit. Warum genau fällt es dir so schwer, diesen Bereich zu erfüllen? Ich traue dir das nämlich sehr wohl zu und möchte wissen, woran das liegt.” Bohren Sie so lange nach, bis Sie eine nachvollziehbare, ehrliche Begründung haben, und suchen Sie dann gemeinsam nach Lösungen. Vielleicht können Sie Ihrer Mitarbeiterin ja eine Art „Patin” zur Seite stellen, die ihr beim Ausfüllen der Dokumentation 4 Wochen lang hilft.

5. Denken Sie daran, der Mitarbeiterin zu verdeutlichen, welche Konsequenzen eine fehlerhafte oder ausbleibende Dokumentation hat (finanziell, qualitativ, Image). Erklären Sie, welchen Nutzen die unterschiedlichen Angaben haben und wofür Sie die Informationen benötigen bzw. verwenden.

6. Die Mitarbeiterin ist eine sehr gute Kraft – das gilt es zu nutzen. Ignorieren Sie daher (scheinbar) ihre Schwäche, und erfragen Sie einfach mündlich alle Informationen, die Ihnen in der Doku fehlen. Vielleicht ist sie das ja irgendwann leid und füllt alles allein aus. Dieser Mehraufwand kann sich also lohnen.

7. „Erwischen” Sie Ihre Mitarbeiterin bei Erfolgen: Betonen Sie auch die Bereiche, in denen sie die Doku gut ausgefüllt hat, und verweisen Sie nicht nur darauf, wo es nicht klappt.

8. Betrachten Sie diese Aufgabe als eine völlig normale Führungsaufgabe, die Zeit, Nerven und einen langen Atem braucht. Denn Führung bedeutet, sich darum zu kümmern, wo es nicht läuft wie gewünscht.

9. Vermitteln Sie Ihrer Mitarbeiterin das notwendige Fachwissen, so dass sie es auch versteht. Denkbar ist z. B., dass Sie oder eine andere Pflegefachkraft mit ihr gemeinsam die Dokumentationsmappe schreiben.

10. Nutzen Sie die Kraft des Humors! Sprechen Sie das Fehlverhalten zwar in deutlichen und ernsten Worten an, aber behalten Sie bei dem ständigen Feedback zum Umgang Ihrer Mitarbeiterin mit der Doku im Arbeitsalltag auch eine gesunde Portion Humor. Denn Veränderung soll Spaß machen und leicht sein – und nicht anstrengend und schwer.

In „pdl.konkret ambulant” bekommen Sie regelmäßig Hilfestellungen zum Umgang mit Ihren Mitarbeitern.

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