Datenschutz in der Pflege bei Faxgeräten

Datenschutz gilt auch bei Ihren Faxgerät

Sicher faxen Sie täglich Dokumente ohne sich große Gedanken über Datenschutz zu machen. Sie übermitteln Informationen an die Pflegekasse, fordern von Ärzten Verordnungen an oder empfangen diese. Doch sind Sie sich auch der Risiken bewusst, die mit der Übermittlung personenbezogener Daten per Fax verbunden sind? Denn bei einer Übertragung von Daten per Telefax ist die Vertraulichkeit der Daten und damit der Datenschutz gefährdet.

Mehr Informationen zu Datenschutz in der Pflege finden Sie in "Stationäre Pflege aktuell".

Datenschutz - Gefährdung bei Faxgeräten

In der Regel versenden Sie die Informationen regelmäßig unverschlüsselt. Das heißt, Ihr Fax ist vergleichbar mit einer offen versendeten Postkarte.
Bei einem neueren Faxgerät werden zudem gesendete Daten im Gerät gespeichert und können so von unbefugten Dritten abgerufen werden.
Faxgeräte stehen häufig in Räumen, zu denen Dritte, z. B. Besucher, ungehinderten Zugang haben. In unbeobachteten Momenten können dann Unbefugte nicht nur Ihre erhaltenen Faxe einsehen, sondern sogar in Ihrem Namen Faxe versenden.

Datenschutz wahren

Arbeiten Sie dringend mit Ihren Beauftragten des Datenschutzes Ihrer Einrichtung zusammen und gehen Sie gemeinsam die notwendigen Schritte zum Schutz der personenbezogenen Daten durch. Damit Sie alle notwendigen Punkte im Umgang mit Ihrem Faxgerät unter Kontrolle haben, nutzen Sie die folgende Checkliste zum Datenschutz.

Checkliste

Datenschutz

Checkliste: So setzen Sie den Datenschutz an Ihrem Faxgerät um
1. Ihr Faxgerät ist so aufgestellt, dass kein Unbefugter Zugriff zum Senden oder zum Lesen empfangener Faxe hat.
2. Sende- und Empfangsprotokolle unterliegen dem Fernmeldegeheimnis. Sie nehmen die Sendeberichte übermittelter Faxe mit personenbezogenen Daten also immer zu den Unterlagen, die Sie gefaxt oder empfangen haben.
3. Sie bewahren die Faxjournale in einem gesonderten Ordner auf.
4. Beim Versenden von Daten überprüfen Sie die eingegebene Nummer nochmals im Display – auch wenn Sie die Nummer gespeichert haben.
5. Sie verzichten auf eine zeitversetzte Versendung von Faxen, da Sie bei Fehleingaben nicht mehr in die Übertragung eingreifen können.
6. Wenn Sie nicht wissen, wie der Datenschutz beim Empfänger geregelt ist, informieren Sie den Empfänger vor der Übersendung personenbezogener Daten telefonisch, damit er das Fax unmittelbar in Empfang nehmen kann.
7. Sensible personenbezogene Daten – insbesondere solche, die Ihrer Schweigepflicht unterliegen, z.B. medizinische Daten – sollten Sie nur ausnahmsweise per Fax übertragen.
8. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Nutzungsbedingungen für Telefaxgeräte als Dienstanweisung zum Datenschutz. Anweisung an Ihren Datenschutzbeauftragten!
9. Lassen Sie nur eingewiesene Mitarbeiter die Geräte bedienen.

Mehr Informationen zu Datenschutz in der Pflege finden Sie in "Stationäre Pflege aktuell".

Weitere Informationen

Schweigepflicht - Einsichtnahme der Pflegedokumentation bei Demenz

Verpflichtungserklärung - Datenschutz in der Pflege

Sorgfaltspflicht in der Pflege

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