Kennzahlen in der Pflege - Controlling leicht gemacht
Nutzen Sie Kennzahlen für eine erfolgreiche Betriebsführung Ihrer Pflegeeinrichtung
Die Einführung eines Controllings ist für Ihre wirtschaftliche Betriebsführung unumgänglich. Mit der Einführung eines Kennzahlensystems haben Sie die Möglichkeit, Ihre betriebliche Entwicklung zeitnah darzustellen und damit ein Controlling durchzuführen. Sie können Ihre Pflegeeinrichtung von Ihrer in Kennzahlen gemessenen Ertrags- und Finanzsituation ausgehend steuern und lenken. Kennzahlen in der Pflege sind deshalb ein wichtiges Instrument zur Unternehmensführung, das Ihnen schnelles Erkennen von und Reagieren auf Veränderungen ermöglicht.
Mehr Informationen zu Kennzahlen in der Pflege finden Sie in "HeimManagement kompakt".
Das bringen Ihnen Kennzahlen
Wenn Sie die Rentabilität Ihrer Pflegeeinrichtung und damit die Kostenstruktur und Ihr Ergebnis verbessern wollen, benötigen Sie finanzwirtschaftliche Aussagen Ihrer Finanzbuchhaltung. Ihre Finanzbuchhaltung erfasst Ihre Kosten verursachungsgerecht nach Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträgern (gemäß § 7 Abs. 3 und 4 Pflegebuchführungsverordnung (PBV)). Während dieses Zahlengebilde rein finanzielle Sachverhalte darstellt, können Sie durch Kennzahlen Informationen über Ihre dienstleistungsbezogenen Ziele erhalten.
- Mit Kennzahlen erhalten Sie Aussagen über das Verhältnis zwischen Einflussgrößen. Das sind die Entwicklungen und Geschehnisse in Ihrer Einrichtung, wie z. B. die Anzahl der Beschwerden pro Jahr.
- Sie bilden Ursache-Wirkung-Zusammenhänge ab, wie z. B. die Anzahl von Dekubiti bei Ihren Bewohnern, vor und 1 Jahr nach einer Mitarbeiterschulung.
- Sie bieten Aufschluss über konkrete Systemzusammenhänge, wie z. B. die durchschnittliche Verweildauer Ihrer Bewohner.
- Sie verdichten Zusammenhänge, wie z. B. die Entwicklung Ihrer Belegungstage als Gradmesser für Ihre Auslastung.
Hinweis: Bei Kennzahlen wird zwischen absoluten und Verhältniszahlen unterschieden.
Übersicht
Beispiele Kennzahlen in der Pflege
Kennzahlentyp / Kennzahlenart / Beispiele: |
Verhältniszahlen
| Summen | Anzahl der Betten, Pflegetage, Mitarbeiter |
Differenzen | Kostenanstieg pro Bewohner |
Mittelwert | Durchschnittliche Pflegeplatzauslastung |
Absolute Zahlen | Beziehungszahlen | Anteil der Pflegefachkräfte am Pflegepersonal |
Gliederungszahlen | Anteil der Pflegekräfte am Gesamtpersonal |
Indexzahlen | Mitarbeiter 2000 = 60
Mitarbeiter 2006 = |
Welche Kennzahlen Sie verwenden, ist von Ihren Zielen und strategischen Vorgaben abhängig. Bei der Auswahl der Kennzahlen sollten Sie darauf achten, dass Ihnen die ausgewählten Kennzahlen Folgendes ermöglichen:
- Sie erhalten eine kurze und prägnante Darstellung komplexer Sachverhalte, z. B: Anzahl der Belegungstage in einem bestimmten Zeitraum.
- Die Kennzahlen unterstützen Sie bei der Entscheidungsfindung.
- Anhand der Kennzahlen können Sie sich mit anderen Einrichtungen vergleichen.
- Sie können Ihre Kennzahlen mit Ihrer Qualitätssicherung verknüpfen.
So kommen Sie zu den richtigen Kennzahlen für Ihre Betriebsführung
Wenn Sie in der Pflege mit Kennzahlen arbeiten wollen, sollten Sie sich für solche entscheiden, die Ihnen auch einen Vergleich mit anderen Einrichtungen ermöglichen, z. B. Belegungstage, Auslastung nach Pflegestufen. Deshalb ist es sinnvoll, wenn Sie Kennzahlen so wählen, dass sie einzelne Aspekte Ihrer Pflegeeinrichtung darstellen und differenzierte Aussagen über Ihre Dienstleistungen ermöglichen. Sie benötigen also ein Kennzahlensystem, das zum einen Ihre Dienstleistungsziele berücksichtigt, z. B. Befriedigung der Kundenbedürfnisse, zum anderen aber auch betriebswirtschaftliche Aspekte nicht außer Acht lässt, z. B. Kosten für Verbrauchsmittel.
Entscheidende Einflussgrößen in Pflegeeinrichtungen sind die Kundenperspektive, z. B. Anzahl von Beschwerden, interne Leistungsprozesse, z. B. Anzahl von Dekubiti bei Ihren Bewohnern, sowie Innovationen zur Entwicklung Ihrer Einrichtung.
So gehen Sie mit Kennzahlen in der Pflege um
Durch Kennzahlen erhalten Sie verdichtete Informationen. Deshalb sollten Sie sie immer im Gesamtzusammenhang betrachten und interpretieren. Die Kennzahlen müssen aussagekräftig und allgemein verständlich sein. Nur so können Sie Kennzahlen als Zielvorgaben nutzen.
Übersicht: 7 Grundsätze für Ihren Umgang mit Kennzahlen
1. | Sie müssen Kennzahlen interpretieren und bewerten können. |
2. | Ihre Kennzahlensollten leicht verständliche, für alle verwendbare und einheitlich erhobene Zahlen sein. |
3. | Sie sollten Ihre Kennzahlen auf das Wesentliche reduzieren. |
4. | Sie sollten die Kennzahlen in Vereinbarung mit Ihren Mitarbeitern erstellen. |
5. | Sie müssen Kennzahlen mehrmals im Zeitverlauf und im Vergleich erheben. |
6. | Ein Kennzahlensystem ist nur sinnvoll, wenn Sie damit Ziele formulieren, die erreicht werden sollen. |
Beispiel - Mit Hilfe von Kennzahlen soll die Ausfallquote Ihrer Mitarbeiter reduziert werden
Wenn die Ausfallquote Ihrer Mitarbeiter im Vergleich zu anderen Einrichtungen relativ hoch ist, müssen Sie nicht nur die Ursachen ermitteln, sondern diesem Verlustfaktor auch entgegenwirken. Ihren Zielerreichungsgrad können Sie mit Hilfe von Kennzahlen ermitteln.
Mit Hilfe von Kennzahlen Strategie und Zielvorgaben entwickeln
Die Ausfallquote Ihrer Mitarbeiter erfahren Sie von Ihrer Personalabteilung oder können Sie in Ihrem Personalverwaltungsprogramm abrufen. Wenn Sie gezielt gegen eine Häufung bestimmter Erkrankungen in Ihrer Einrichtung vorgehen wollen, empfiehlt es sich, zunächst eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen. Denn aus der Mitarbeiterbefragung können Sie erst erfahren, welche Erkrankungen bei Ihren Mitarbeitern zum Arbeitsausfall führen. Ermitteln Sie das Verhältnis der verschiedenen Krankheitsbilder zueinander, z. B. 20 % Infektionserkrankungen, 60 % Wirbelsäulenerkrankungen, 20 % psychische Erkrankungen.
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter sich nicht "ausgehorcht" fühlen: Gestalten Sie die Befragung anonym und bitten Sie Ihre Mitarbeiter, ausschließlich auf freiwilliger Basis mitzumachen. Mit der Befragung Ihrer Mitarbeiter beauftragen Sie am besten externe Berater, z. B. von der Berufsgenossenschaft.
Legen Sie Kennzahlen für die Messung Ihres Zielerreichungsgrades fest
Sie haben nun die Ist-Situation ermittelt, z. B. eine Ausfallquote von 16 % oder 60 % Wirbelsäulenerkrankungen als Ursache der Krankheitsausfälle. Legen Sie jetzt eine absolute Größe fest, die Sie erreichen wollen, z. B. um wie viel Prozent die von Ihnen festgestellte Ausfallquote gesenkt werden soll. Dieser Soll-Wert, z. B. 8 %, ist Ihre Kennzahl, mit der Sie Ihren Zielerreichungsgrad ermitteln können. Legen Sie auch einen Zeitraum, z. B. ½ Jahr, fest, in dem das Ziel erreicht werden soll.
Stellen Sie mit Hilfe der Kennzahlen die Relationen her
Identifizieren Sie die Einflussfaktoren und Vorgänge, von denen das Erreichen Ihres Ziels, die Senkung der Ausfallquote, abhängt. Prüfen Sie,
- ob Sie alle wesentlichen Elemente und deren wechselseitigen Abhängigkeiten erfasst, in Messgrößen umgesetzt und daraus eine Kennzahl gebildet haben, z. B. der Mitarbeiterausfall wegen Erkältungskrankheiten dürfte in Ihrer Einrichtung im November höher liegen als im August,
- ob die Bestandteile dieser Kennzahl über die Zeit hinweg unverändert bleiben - es hat z. B. keinen Sinn, für den Monat August die Ausfallquote nach Stunden aufzuschreiben und für den Monat September eine prozentuale Größe zu verwenden - und
- ob sichergestellt ist, dass die Daten korrekt erfasst werden.
Zielerreichtungsgrad ermitteln
Stellen Sie fest, ob die von Ihnen benötigten Kennzahlen schon irgendwo in Ihrer Pflegeeinrichtung berechnet werden. Wenn ja, veranlassen Sie, dass Ihnen die Daten, die für Sie relevant sind, regelmäßig zu einem bestimmten Zeitpunkt (Wochen-, Monats-, Quartalsende) entweder in Rohform oder nach von Ihnen bestimmten Kriterien aufbereitet vorgelegt werden. Ermitteln Sie regelmäßig und in festgelegten Abständen, ob Sie Ihr Ziel erreicht haben.
Wenn Ihr Krankenstand z. B. nach 6 Monaten bei 10 % liegt, haben Sie eine Senkung von 6 % erreicht. Die Abweichung von Ihrer festgelegten Kennzahl gibt Ihnen nun Ihren Zielerreichungsgrad an: Haben Sie z. B. als Kennzahl eine Senkung Ihres Krankenstandes um 8 % festgelegt, so ist Ihr Zielerreichungsgrad 75 %.
Tipp: Überprüfen Sie von Zeit zu Zeit, ob Sie Ihre Kennzahlen immer noch benötigen oder sich irgendwelche Eingangsdaten und Einflussfaktoren im Laufe der Zeit geändert haben. Prüfen Sie auch, ob die Kennzahlen korrekt gemessen werden.
Mehr Informationen zu Kennzahlen in der Pflege finden Sie in "HeimManagement kompakt".
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