Mitarbeiterbesprechung in der Pflege optimieren

So wichtig ist eine Mitarbeiterbesprechung in der Pflege

Ineffiziente Mitarbeiterbesprechungen ohne zielgerichtete Leitung sind ein Ärgernis für alle Teilnehmer. Deshalb sollten Sie den Besprechungen in Ihrer Einrichtung Aufmerksamkeit schenken. Denn eine Mitarbeiterbesprechung dient nicht allein dem Informationsaustausch. Besprechungen sind Bestandteil der Kommunikationskultur in Ihrer Einrichtung.

Das Qualitätsmanagement stellt an den Informationsfluss in Ihrer Pflegeeinrichtung hohe Anforderungen. In manchen Pflegeeinrichtungen hat sich die Anzahl der Mitarbeiterbesprechungen dadurch teilweise verdoppelt. Neben verschiedenen Qualitätszirkeln erfolgen die normalen Übergaben in der Pflege. Teambesprechungen werden einberufen, um organisatorische Fragen wie Urlaubsplanung zu klären; Projektgruppen sollen zur Optimierung der Arbeitsorganisation beitragen. So entsteht eine scheinbar unüberschaubare Anzahl von Mitarbeiterbesprechungen, Gruppentreffen usw.

Für Sie und Ihre Leitungskräfte ist es deshalb gar nicht mehr so einfach, die vielen Aktivitäten ohne Überschneidungen zu organisieren und zu überblicken.

Damit Sie und Ihre Mitarbeiter den Überblick über diese verschiedenen Besprechungstermine behalten, sollten Sie eine "Besprechungsübersicht" erstellen. Auf dieser Übersicht können Sie sämtliche Sitzungen in Ihrer Einrichtung klar und einfach darstellen.

Mehr Informationen zum Thema Mitarbeiterbesprechung in der Pflege finden Sie in "HeimManagement kompakt".

Muster

Besprechungsübersicht (Auszug)

Besprechung	Wann	Wo	Teilnehmer	Dauer	Protokoll	verant- wortlich
Dienstübergaben Pflege, wohnbereichs- bezogen	3 x täglich: ND-FD, FD-SD, D-ND	Pflege- stützpunkt	alle dienst- habenden PHK, PFK	15 Min.	nein	WBL
WBL-Besprechung	jeden 2. Donnerstag im Monat 13:00-13:45 Uhr	Be- sprechungs- raum 221	WBL, PDL, QB, SD	45 Min.	ja	PDL
Leitungs- besprechung	jeden Montag 9:30-10:00 Uhr	Büro HL	PDL, VwL, LSD, QB, LT, HWL, KüL	30 Min.	nein	HL
Legende: FD = Frühdienst, ND = Nachtdienst, SD = Spätdienst, PFK = Pflegefachkraft, PHK = Pflegehilfskraft, QB = Qualitätsbeauftragter,HL = Heimleitung, HWL = Hauswirtschaftsleitung, KüL = Küchenleitung, LSD = Leitung Sozialdienst, PDL = Pflegedienstleitung, LT = Leitung technischer Dienst, WBL = Wohnbereichsleitung, VwL = Verwaltungsleitung, Wb = Wohnbereich usw.
Bearbeiter:	Änderungsstand:	Datum:	Seite 1 von 1	Freigegeben:

Tipp: Die Besprechungsübersicht sollten Sie in jedem Arbeitsbereich und am schwarzen Brett Ihrer Pflegeeinrichtung aushängen. Das werden übrigens auch der MDK und die Heimaufsicht wohlwollend registrieren.

Regelmäßige Mitarbeiterbesprechung in der Pflege ist Pflicht

Der direkteste aber auch zeitaufwendigste Weg, alle Ihre Mitarbeiter zu erreichen, ist eine Mitarbeiterbesprechung. Sie sollten regelmäßig eine Mitarbeiterbesprechung einberufen, zu deren Teilnahme Ihre Mitarbeiter verpflichtet sind. In diesen Besprechungen geben Sie dann die wichtigsten Informationen selbst bekannt. Sie sollten vorab (ca. 1 Woche vorher) die Tagesordnungspunkte auf allen Arbeitsbereichen aushängen. Ideal ist es, wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, eigene Wünsche für die Tagesordnung einzubringen. Fordern Sie Ihre Mitarbeiter auf, bis spätestens 2 Tage vor der Mitarbeiterbesprechung Themenwünsche schriftlich in der Verwaltung abzugeben.

Muster

Themenwunsch in der Mitarbeiterbesprechung

Themenvorschlag für die Mitarbeiterbesprechung am _____________________________ (Abgabe in der Verwaltung)

Name des vorschlagenden Mitarbeiters:

Arbeitsbereich:

Vorgeschlagenes Thema:

Abgabedatum:

Eingangsvermerk Verwaltung:

Auch wenn eine Mitarbeiterbesprechung zeitaufwendig ist, so sollten Sie nicht darauf verzichten. Denn sie haben eine grundlegende Bedeutung für die Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter: Es werden Informationen ausgetauscht, die eine wichtige Bedeutung für die Handlungsfähigkeit aller haben. Zudem erhalten auch die "Schüchternen" durch eine Mitarbeiterbesprechung regelmäßig die Möglichkeit, mit Ihnen persönlichen Kontakt zu pflegen, was die vertrauensvolle Kommunikation mit Ihnen als Vorgesetztem unterstützt. Damit sich eine Mitarbeiterbesprechung nicht zu einem ziellosen Diskussionsnachmittag entwickelt, sollten Sie die Dauer auf maximal 90 Minuten begrenzen. Sorgen Sie für einen Protokollführer, der die wichtigsten Informationen für alle Mitarbeiter, die z. B. die Dienste sicherstellen, im Urlaub oder krank sind, aufschreibt. Wer nicht an der Besprechung teilnehmen konnte, sollte das Protokoll zeitnah vorgelegt bekommen und abzeichnen.

Ordnen Sie die Themen der Mitarbeiterbesprechung

Tagesordnungspunkte heißen nicht umsonst "Ordnungs"-Punkte. Stellen Sie die Themen an den Anfang, die Sie unbedingt besprechen müssen. Je weniger wichtig ein Thema ist, desto weiter ans Ende können Sie dieses setzen. Themen, die Sie in der Mitarbeiterbesprechung nicht berücksichtigen können, werden im Protokoll aufgenommen und haben Vorrang bei der nächsten Mitarbeiterbesprechung.

Planen Sie für die Themen ausreichend, aber nicht zu viel Zeit ein. Sie sollten für ein Thema nicht mehr als 15 Minuten einplanen. Sollte diese Zeit nicht ausreichen, müssen Sie überlegen, ob dieses Thema für eine Mitarbeiterbesprechung geeignet ist oder einzeln besprochen werden sollte.

Anhand der Checkliste können Sie prüfen, ob Sie Ihre Tagesordnung gut vorbereitet haben:

Checkliste

Prüfen Sie die Tagesordnung Ihrer Mitarbeiterbesprechung

Zu erfüllende Aspekte
Sie haben die Themen, die unbedingt behandelt werden müssen, an den Anfang gestellt.
Sie haben nicht mehr Themen eingeplant, als Zeit zur Verfügung steht. Tipp: Rechnen Sie pro Thema mit 15 Minuten. Das heißt, in 90 Minuten können Sie maximal 6 Themen bearbeiten.
Sie haben sich auf die einzelnen Themen vorbereitet, z. B. Unterlagen zurechtgelegt.
Sie wissen, was Sie mit den Themen erreichen wollen, z. B. Information, Entscheidung.
Sie haben die Themenliste mindestens 1 Woche vor der Mitarbeiterbesprechung in allen Arbeitsbereichen ausgehängt.
Sie haben Themenvorschläge der Mitarbeiter aufgenommen.

Hinweis: Um über aktuelle Ereignisse in Ihrer Einrichtung auf dem Laufenden zu bleiben, sollten Sie eine wöchentliche Leitungsbesprechung (Wohnbereichsleitungen, Hauswirtschaftsleitung, PDL usw.) einberufen. Dazu eignet sich am besten der Montag, da Sie dann auch direkt über Vorkommnisse am Wochenende informiert werden können. Beschränken Sie die Besprechung darauf, dass Sie informiert werden. Ein Zeitrahmen von maximal 30 Minuten sollte dazu ausreichen.

Stellen Sie den Informationsfluß sicher

Mitarbeiterbesprechungen bieten Ihnen leider nicht die Möglichkeit, wichtige aktuelle Informationen zeitnah weiterzugeben. Für solche Fälle ist es sinnvoll, dass Sie eine Hausmitteilung verfassen. Es gibt verschiedene Wege, sicherzustellen, dass die Hausmitteilung auch alle Ihre Mitarbeiter erreicht:

1. Schwarzes Brett

Sie hängen die Mitteilung am schwarzen Brett aus. Das hat den Vorteil, dass Sie ein Blatt nicht mehrfach kopieren und verteilen müssen. Der Nachteil ist, dass einzelne Mitarbeiter es versäumen, sich am schwarzen Brett zu informieren. Und kaum jemand bleibt am schwarzen Brett stehen, um viel Text zu lesen.

2. Rundschreiben

Wahlweise können Sie auch ein Rundschreiben verfassen. Wenn Sie diesen Weg wählen, versehen Sie das Rundschreiben mit einem Verteiler, den jeder abzeichnen muss. Erst wenn jeder Name abgezeichnet wurde, geht das Rundschreiben an Sie zurück. Diese Informationsweitergabe hat den Nachteil, dass manche Mitarbeiter die Information erst nach einigen Tagen erhalten. Zudem ist es ein aufwendiges und zeitintensives Verfahren. Die Zeit für den Umlauf eines Rundschreibens können Sie reduzieren, indem Sie eine Kopie des Rundschreibens in jeden Arbeitsbereich geben.

3. Fächer

Eine weitere Möglichkeit ist ein eigenes Fach für jeden Ihrer Mitarbeiter, z. B. stapelbare Ablagekästen (Kosten circa 1 € / Stück). Die Mitteilung wird dann für jeden betroffenen Mitarbeiter kopiert und in sein Fach gelegt. Sie müssen Ihre Mitarbeiter durch eine Dienstanweisung verpflichten, bei Dienstantritt in seinem Fach nachzusehen, ob er eine Mitteilung erhalten hat. Zwar ist diese Form der Informationsweitergabe auch mit den meisten Kosten verbunden, doch Sie können sicher sein, dass alle Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden sind.

Tipp: Wenn Sie Ablagekästen für die Informationsweitergabe wählen, nutzen Sie die verschiedenen Farbangebote: Sie können den Arbeitsbereichen zur besseren Übersicht Farben zuordnen, z. B. Rot für Leitungskräfte, Gelb für Wohnbereich A, Blau für Wohnbereich B usw.

Mehr Informationen zum Thema Mitarbeiterbesprechung in der Pflege finden Sie in "HeimManagement kompakt".

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