In 5 Schritten zur strukturierten Heimaufnahme: So läuft der Prozess reibungslos ab!

1. Schritt: Der Erstkontakt

Unter Erstkontakt wird die erstmalige Kontaktaufnahme eines Interessenten mit der Einrichtung verstanden. Interessenten sind alle Personen, die Kontakt aufnehmen, um Informationen bzw. Beratung über die Einrichtung zu erhalten mit dem Ziel, selbst Bewohner zu werden oder eine Person beim Einzug zu unterstützen. Der Erstkontakt kann telefonisch, schriftlich oder persönlich erfolgen und sich an jeden Mitarbeiter der Einrichtung richten. Der Mitarbeiter leitet die Interessenten zielgerichtet und unmittelbar an den für die Aufnahme zuständigen Mitarbeiter (MAB) weiter. Dieser hält zur Dokumentation die erforderlichen Daten auf einem Formular fest. Der Erstkontakt mit den Interessenten dient der kompetenten und verbindlichen Auskunft über die Möglichkeiten einer Aufnahme und/oder einer Terminvereinbarung.

2. Schritt: Informations- / Beratungsgespräch

Die Interessenten sollen ein realistisches Bild über die Einrichtung bekommen. Allgemeine Fragen sollen geklärt und Informationen über das Leistungsangebot der Einrichtung gegeben werden. Der MAB bezieht hierzu die Anforderungen und Erwartungen der Interessenten mit ein. Auf Wunsch erfolgt eine Hausbesichtigung.

3. Schritt: Aufnahmegespräch

Dieses Gespräch dient dazu, die Aufnahme in der Einrichtung konkret vorzubereiten. Die Interessenten werden u. a. über die Finanzierungsmöglichkeiten und das Leistungsangebot der Einrichtung informiert. Die zur Aufnahme notwendigen Informationen werden besprochen, die entsprechenden Unterlagen ausgehändigt. Spätestens zu diesem Zeitpunkt erhalten die Interessenten die gesetzlich geforderten Vorabinformationen. Der konkrete Einzugstermin wird festgelegt. Im Gespräch zwischen dem MAB und dem neuen Kunden werden die für den Heimvertrag notwendigen Daten in einem Formular erfasst. Der konkrete Vertragsabschluss des Heim- oder des Kurzzeitpflegevertrags inklusive der dazugehörigen Anlagen erfolgt zeitnah bei einem weiteren Termin (Unterschrift spätestens am Aufnahmetag). Ihre neuen Kunden erhalten Informationen über das zusätzliche Betreuungsangebot nach § 87b Sozialgesetzbuch (SGB) XI. Das vorgesehene Zimmer wird besichtigt und bei Bedarf werden mit dem Kunden Möglichkeiten der Zimmereinrichtung
mit privaten Kleinmöbeln besprochen.

4. Schritt: Der Einzug

4.1 Die Vorbereitung des Einzugstages
Der MAB informiert die beteiligten Mitarbeiter anderer Bereiche – insbesondere den Hausmeister, die Küche und die Hauswirtschaft –, damit die ggf. vor Einzug zu erledigenden Aufgaben erfüllt werden. Im Vorfeld wird dem neuen Bewohner eine Bezugspflegefachkraft zugeteilt.

4.2 Am Einzugstag
In der Verantwortung der Bezugspflegefachkraft oder deren Vertreter liegen die Begrüßung und Begleitung des Bewohners. Dem neuen Bewohner soll Orientierung gegeben und ein Gefühl des Willkommenseins vermittelt werden. Erstellen Sie eine Info-Mappe für neue Bewohner und händigen Sie diese am Einzugstag aus. Der MAB übergibt spätestens am Einzugstag der Bezugspflegefachkraft die bereits zu dem Bewohner erfassten Informationen (meist wird hierfür ein Formular, z. B. das sog. Stammblatt, verwendet). Die Bezugspflegefachkraft klärt mit dem neuen Bewohner oder dessen Angehörigen / Betreuern / Bezugspersonen die medizinisch-pflegerischen Belange und seine Speisewünsche ab. Sie füllt zur Information der verschiedenen Bereiche die Änderungsmitteilung aus und verteilt sie an die beteiligten Bereiche. Spätestens am Einzugstag muss der ausgefüllte ärztliche Fragebogen vorliegen. In der Verwaltung können dann noch evtl. zu erledigende Formalitäten geregelt werden.

5. Schritt: Die Integrationsphase

Der neue Bewohner soll mit der Lebenssituation in der Einrichtung vertraut gemacht werden. Dabei wird er von der Bezugspflegefachkraft oder deren Vertreter begleitet. Er wird über die Räumlichkeiten im Haus sowie über eine mögliche Tagesgestaltung und die Angebote hierzu informiert und den Mitbewohnern unter Beachtung seiner Wünsche und Befindlichkeiten vorgestellt. Innerhalb der Integrationsphase werden mit dem neuen Bewohner ggf. unter Einbeziehung der Angehörigen Integrationsgespräche geführt, in denen dessen Zufriedenheit mit den Gegebenheiten des neuen Umfeldes ermittelt sowie in Rücksprache mit der Bezugspflegefachkraft der Grad der erreichten Integration eingeschätzt wird.