Wie Sie Beurteilungsgespräche motivierend führen

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Personalentwicklung bedeutet auch, regelmäßige Beurteilungsgespräche mit Ihren Mitarbeitern zu führen, sodass diese wissen, wie Sie ihre Leistungen einschätzen. Nutzen Sie Beurteilungsgespräche als Führungsinstrument, um gute Arbeitsleistungen hervorzuheben und Ihre Mitarbeiter dabei zu unterstützen, ihre Leistungen kontinuierlich zu verbessern. Betrachten Sie in diesem Zusammenhang mangelhafte Leistungen nicht nur als Fehler, sondern als Verbesserungspotenzial. Beleuchten Sie zudem die Gründe, falls Ihre Mitarbeiter gemeinsam vereinbarte Ziele nicht erreichen konnten. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie ein Beurteilungsgespräch führen, erhalten Sie im Folgenden.

Weitere Informationen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu diesen und ähnlichen Themen erhalten Sie in dem Fachinformationsdienst für Ihre Leitungspraxis im Alten- oder Pflegeheim „Stationäre Pflege aktuell”.

Wenn Sie z. B. feststellen, dass Fachkräfte ihrer Pflicht, Pflegeplanungen zu schreiben, nur schleppend nachkommen, können Sie sich ärgern oder aber einen Beurteilungsprozess daraus entwickeln:

1. Setzen Sie zunächst den Termin fest, an dem alle Pflegeplanungen erstellt werden müssen.
2. Kontrollieren Sie zum festgesetzten Termin die Pflegeplanungen, und führen Sie anschließend ein Beurteilungsgespräch, das sich ausschließlich auf die Einhaltung der Zeitvorgaben bei der Pflegeplanung bezieht. Sprechen Sie die Abweichung von der Sollvorgabe an, fragen nach den Gründen, die hierzu geführt haben, und entwickeln Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter einen neuen Zeitplan.

Beziehen Sie Ihren Mitarbeiter mit ein

Führen Sie ein Beurteilungsgespräch nie einseitig, d. h., Ihre Mitarbeiter sollten Ihr jeweiliges Beurteilungsraster kennen. Händigen Sie dem betroffenen Mitarbeiter vor dem eigentlichen Beurteilungsgespräch am besten einen entsprechenden Beurteilungsbogen zur Selbsteinschätzung aus, damit er sich vorab Gedanken zu seiner Arbeitsleistung machen kann.
Denn der Erfolg des Gesprächs liegt in dessen Durchführung. Je nachdem, wie Sie es strukturieren und kommunizieren, kann es leistungssteigernd und motivierend oder ernüchternd auf Ihren Mitarbeiter wirken und sogar zur inneren Kündigung führen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So führen Sie ein Beurteilungsgespräch

Da in einem Beurteilungsgespräch jeder Satz zählt und das Gespräch für Ihren Mitarbeiter immer mit ein wenig Unsicherheit verbunden ist, sollten Sie einen immer wiederkehrenden Ablauf einhalten.
Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung erklärt die wichtigsten Eckpunkte im Gesprächsverlauf:

1. Schritt: Einstieg

Begrüßen Sie Ihren Mitarbeiter kurz und erkundigen Sie sich nach seinem Wohlbefinden, seinem Dienst und ob etwas Besonderes ansteht.
Der Gesprächseinstieg ist wichtig, um Ihrem Mitarbeiter die Unsicherheit zu nehmen und Ihnen die Gelegenheit zu geben, sich einen Eindruck von seiner momentanen Stimmung zu verschaffen. Um den Stressfaktor für Ihren Gesprächspartner möglichst gering zu halten, sollten Sie dennoch angemessen zügig mit dem eigentlichen Gespräch beginnen.

2. Schritt: Gesprächsbeginn

Stellen Sie zunächst einige positive Leistungen heraus, die Sie während des letzten Beobachtungszeitraums wahrgenommen haben. Achten Sie darauf, dass sich diese nicht nur auf die Zeit vor dem Beurteilungsgespräch beziehen, sondern auch auf die gesamte Zeitspanne seit dem letzten Gespräch. Fragen Sie Ihren Mitarbeiter anschließend, was ihm in diesem Zeitraum wichtig war. Stellen Sie Rückfragen.

3. Schritt: Beurteilung

Führen Sie diesen Teil des Gesprächs anhand Ihres Beurteilungsbogens durch. Bitten Sie zunächst Ihren Mitarbeiter um seine Selbsteinschätzung, nennen Sie dann Ihre Beurteilung und begründen Sie diese. Fragen Sie Ihren Mitarbeiter, ob er sich in Ihrer Begründung wiedererkennt. Falls nicht und falls er seine Leistung höher einschätzt, bitten Sie ihn, seine Selbsteinschätzung ebenfalls zu erklären. Falls Ihnen seine Ausführungen plausibel erscheinen, weichen Sie im Einzelfall durchaus von Ihrer ursprünglichen Beurteilung ab. Gleichen Sie so Punkt für Punkt ab.

4. Schritt: Zusammenarbeit

Bitten Sie Ihren Mitarbeiter, eine Einschätzung darüber zu geben, wie er die Zusammenarbeit in seinem Pflegeteam und mit Ihnen im vergangenen Zeitraum beurteilt. Geben Sie ebenfalls eine Einschätzung der Zusammenarbeit mit Ihrem Mitarbeiter ab. Sprechen Sie einen eventuellen Verbesserungsbedarf an, und ermuntern Sie Ihren Mitarbeiter, diese Chance ebenfalls zu nutzen.

5. Schritt: Vereinbarungen für das nächste Jahr

Legen Sie Vereinbarungen fest, was die Umsetzung der nicht erreichten Ziele betrifft. Falls anhand des Beurteilungsbogens oder der aktuellen Arbeitssituation neue Ziele festgelegt werden müssen, legen Sie auch diese schriftlich fest. Denken Sie daran, Ihren Mitarbeiter zu fragen, welche Unterstützung er benötigt, und halten Sie auch dieses schriftlich fest.

6. Schritt: Zusammenfassung des Gesprächs

Bitten Sie zunächst Ihren Mitarbeiter, das Gespräch aus seiner Sicht zusammenzufassen. Nennen Sie anschließend noch einmal seine positiven Leistungen und die vereinbarten Ziele.

7. Schritt: Nachbereitung

Protokollieren Sie das Gespräch und lassen Sie das Protokoll von Ihrem Mitarbeiter unterschreiben.

Hinweis: Bedenken Sie während des gesamten Gesprächs, dass Wertschätzung einer der wichtigsten Motivatoren für Ihren Mitarbeiter darstellt!

Übersicht:

Mindestanforderungen an Ihre Vorbereitung

• Sammeln Sie über jeden Mitarbeiter Eindrücke. Schreiben Sie diese auf, damit Sie sie nicht vergessen.
• Legen Sie den Termin des Gesprächs fest. Laden Sie Ihren Mitarbeiter dazu mündlich ein und händigen Sie ihm ein Blankoexemplar Ihres Beurteilungsbogens aus. Bitten Sie ihn, dieses ausgefüllt zum Gespräch mitzubringen. Füllen Sie Ihr Exemplar ebenfalls aus.
• Planen Sie ausreichend Zeit ein und teilen Sie diesen Zeitplan auch Ihrem Mitarbeiter mit.

Weitere praktische Tipps für den Umgang mit Mitarbeitern finden Sie in „Stationäre Pflege aktuell”.

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