So behalten Sie die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter im Griff

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Häufige Fehlzeiten – besonders von einzelnen Mitarbeitern – bedeuten Personalengpässe, die die Pflegequalität mindern. Außerdem wirken sie sich negativ auf die Motivation der verbleibenden Mitarbeiter aus und sind ein zusätzlicher Kostenfaktor. Bauen Sie daher ein strukturiertes und konsequentes Fehlzeitenmanagement auf. Wir nennen Ihnen die 4 wichtigsten Tipps, wie Sie konsequent auf krankheitsbedingte Fehlzeiten reagieren.

Noch mehr Informationen zum Thema Fehlzeiten in der Pflege finden Sie in "HeimManagement kompakt".

So reagieren Sie konsequent auf krankheitsbedingte Fehlzeiten

Bündeln Sie die Maßnahmen Ihres Fehlzeitenmanagements zu einem Handlungspaket, das immer in gleicher Weise abläuft. Dies gibt Ihren Mitarbeitern Orientierung und Sicherheit. In der Übersicht sehen Sie ein Beispiel für diese allgemeine Vorgehensweise. Hierdurch fühlen sich die Mitarbeiter, die selten krank sind, nicht zu Unrecht vorgeführt, wenn Sie ein Rückkehrgespräch mit ihnen führen wollen.

So können Sie die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter positiv beeinflussen

Durch Ihr Führungsverhalten und konsequentes Vorgehen leisten Sie einen wichtigen Beitrag zum Fehlzeitenmanagement in Ihrer Einrichtung. Nutzen Sie die folgenden 4 Tipps als Anregungen.

1. Tipp: Achten Sie auf Ihren Führungsstil

Zwischen Leitungsstil und motivationsbedingten Fehlzeiten gibt es einen Zusammenhang. In zahlreichen Studien ist belegt, dass sich ein mitarbeiterorientierter Führungsstil positiver auf Fehlzeiten auswirkt als ein aufgabenorientierter. Selbst körperliche Beschwerden nehmen bei besserer Unterstützung ab, z. B. Kreislaufbeschwerden, Nackenschmerzen usw.
Ein Laissez-faire-Führungsstil hingegen verstärkt die Häufigkeit von Fehlzeiten besonders. Ein mitarbeiterorientierter Führungsstil beinhaltet, dass Sie Ihre Mitarbeiter in der Erfüllung ihrer Aufgaben unterstützen, ihnen zuhören und sie ernst nehmen. Ein aufgabenorientierter Führungsstil hingegen ist lediglich auf die Erfüllung der Aufgaben ausgerichtet, ohne den Mitarbeiter im Fokus zu behalten.

2. Tipp: Machen Sie Ihrem Mitarbeiter klar, wie wichtig er ist

Machen Sie Ihren Mitarbeitern deutlich, wie wichtig jeder Einzelne für das Gelingen einer guten Begleitung für die Bewohner Ihrer Einrichtung ist. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung durch positive Rückmeldungen, Mitbestimmungsrechte, eine umfassende Informationspolitik und transparente Entscheidungen.

3. Tipp: Bieten Sie eine gemeinsame Motivation zur Fehlzeitensenkung

Durch die Senkung von Fehlzeiten spart Ihre Einrichtung Geld. Wie wäre es, wenn Sie Ihre Teams an diesem Gewinn beteiligen? Berechnen Sie, um wie viel Prozent die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter sinken müssen, damit Sie eine Wochenendaushilfe pro Team zusätzlich einstellen können.

4. Tipp: Beachten Sie Arbeitsabläufe und Dienstplangestaltungen

Eine Ursache für hohe Fehlzeiten können gesundheitsschädigende Arbeitsbedingungen sein. Analysieren Sie daher 1-mal pro Halbjahr Ihre Arbeitsabläufe und Dienstpläne nach Belastungsspitzen. Wichtig im Umgang mit Fehlzeiten ist, dass Sie alle Mitarbeiter gleich behandeln. Möglicherweise fühlen sich sonst die Mitarbeiter, die selten krank sind, zu Unrecht in den Fokus gerückt. Gestalten Sie daher Ihre Maßnahmen zum Fehlzeitenmanagement so transparent wie möglich.

Stufenweise Gespräche zum konsequenten Fehlzeitenmanagement

1. Stufe: Führen Sie immer ein Rückkehrgespräch

Sprechen Sie Ihren Mitarbeiter nach einer krankheitsbedingten Abwesenheit,
unabhängig von deren Dauer, grundsätzlich an. Fragen Sie nach, wie es ihm geht, und versuchen Sie, über die Gründe der Erkrankung zu sprechen. Erörtern Sie, ob ein Zusammenhang zwischen Arbeitsbelastung und Erkrankung besteht. Machen Sie deutlich, dass ein persönliches Interesse für Ihren Mitarbeiter der Gesprächsanlass ist.

2. Stufe: Laden Sie Ihren Mitarbeiter bei häufigen Fehlzeiten zu einem

Fehlzeitengespräch ein

Gesprächsanlass kann zum einen eine besondere Gesundheitsbelastung
Ihres Mitarbeiters sein, z. B. Anfälligkeit für Infekte oder starke Rücken- oder
Gelenksbeschwerden. In diesem Fall wären die eigene Gesundheitsfürsorge
Ihres Mitarbeiters, die Arbeitsbelastung und mögliche Maßnahmen zur
Gesunderhaltung mögliche Gesprächsinhalte.
Einen anderen Verlauf streben Sie an, wenn es um häufige kurze Fehlzeiten
geht. Natürlich können Sie nicht entscheiden, ob eine Krankheit nun tatsächlich
vorliegt oder ob sie vorgetäuscht ist. Dennoch gibt es Anhaltspunkte, die für einen motivationsbedingten Ausfall sprechen:

• häufige kürzere Krankheitsperioden von 1–4 Tagen,
• vor oder nach dem freien Wochenende oder dem Urlaub,
• in oder am Ende von längeren Dienstperioden,
• am Wochenende oder in der Spätdienstwoche.

Listen Sie alle Fehlzeiten unter den genannten Kriterien auf. Händigen Sie Ihrem Mitarbeiter diese Aufstellung im Gespräch aus und benennen Sie die Faktenwertfrei ohne Verdächtigungen. Fragen Sie nach Gründen für die Häufung.
Machen Sie Ihrem Mitarbeiter die negativen Auswirkungen seiner Ausfallzeiten
deutlich. Dieser Weg kann in letzter Konsequenz zur Kündigung führen, wenn
die Fehlzeiten pro Jahr zusammengerechnet über 6 Wochen liegen und der
Mitarbeiter keine Perspektive der Besserung zeigt.

In "HeimManagement kompakt" finden Sie weitere Tipps und Vorgehensweisen bei Fehlzeiten in der Pflege.

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