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Rückkehrgespräche professionell führen

Immer mehr Arbeitgeber in der Altenhilfe gehen im Rahmen des Fehlzeitenmanagements und der Mitarbeiterfürsorge dazu über, standardmäßig Rückkehrgespräche nach mehrtägiger Abwesenheit etwa durch Erkrankung zu führen. Möglicherweise empfinden auch Ihre Mitarbeiter diese Rückkehrgespräche eher als nachträgliche Bestrafung. Sie halten die bloße Tatsache, dass Sie dieses Gespräch mit ihnen führen, für pures Misstrauen. Verbessern Sie daher das Image dieser Gespräche, indem Sie in ihnen echtes Interesse an Ihren Mitarbeitern zeigen, ohne diese unter Druck zu setzen. Wir sagen Ihnen, wie es funktioniert. Mit der 3-Schritte-Taktik und unserem Leitfaden bleiben Sie am Ball.

Alles, was Sie zum Fehlzeitenmanagement in der Pflege wissen müssen, finden Sie in "HeimManagement kompakt".

So nutzen Sie das Rückkehrgespräch als Führungsinstrument:

Sie zeigen Interesse am Mitarbeiter, indem Sie verdeutlichen, dass Sie die Person und nicht ausschließlich die Arbeitskraft vermisst haben.
Sie leisten durch das Gespräch einen Beitrag zur Integration ins Team nach längerer Abwesenheit durch Krankheit, Rehabilitationsmaßnahme oder Kur.

Führen Sie Rückkehrgespräche grundsätzlich immer zeitnah mit jedem Mitarbeiter, der aus einer Abwesenheit zurückkehrt. Begrüßen Sie Ihren Mitarbeiter am Tag seines Wiedereinstiegs und laden Sie ihn für den frühestmöglichen Termin zum Gespräch ein.

Bei Erkrankungen von wenigen Tagen reicht es aus, wenn Sie ein kurzes, formloses Gespräch führen. Häufen sich Kurzerkrankungen, listen Sie diese auf und sprechen Sie Ihren Mitarbeiter gezielt auf diese Fehlzeiten an. Nutzen Sie hier und bei längeren Fehlzeiten den folgenden Leitfaden für Rückkehrgespräche und protokollieren Sie den Gesprächsverlauf und die daraus resultierenden Vereinbarungen. Das Protokoll unterschreiben Sie und Ihr Mitarbeiter. Das Original verbleibt in der Personalakte und der Arbeitnehmer erhält eine Kopie davon.

In manchen Fällen sind mehrere Gespräche notwendig

Neben der Fürsorge für Ihren Mitarbeiter haben Rückkehrgespräche zusätzlich das Ziel, Fehlzeiten zu reduzieren – denn sicherlich gibt es Mitarbeiter, deren häufige Fehlzeiten das Arbeitsklima belasten. Mit der 3-Schritte-Taktik bleiben Sie am Ball:

1. Schritt: Führen Sie nach jeder Erkrankung ein Motivationsgespräch. Hiermit verdeutlichen Sie Interesse und zeigen, dass Ihnen das Fehlen Ihres Mitarbeiters aufgefallen ist. Delegieren Sie dieses 1. Gespräch an Ihre Wohnbereichsleitungen.
2. Schritt: Führen Sie bei Auffälligkeiten (etwa häufige Krankmeldungen für einen Tag, mehrere Tage pro Monat, vor oder nach dem Urlaub) ein Gespräch, in dem Sie die Fehlzeiten konkret benennen und Auffälligkeiten hervorheben. Zeigen Sie konkret auf, welche Konsequenzen hieraus für die anderen Kollegen entstanden sind. Legen Sie fest, dass der Mitarbeiter ab dem 1. Krankheitstag eine ärztliche Bescheinigung vorlegt. Führen Sie dieses Gespräch gemeinsam mit der Wohnbereichsleitung.
3. Schritt: Falls Ihr Mitarbeiter sein Verhalten nicht ändert, stellen Sie klar, dass Sie das Verhalten nicht weiter hinnehmen und weitere Maßnahmen (etwa Meldung bei der Krankenkasse, Hinzuziehen des Medizinischen Dienstes, krankheitsbedingte Kündigung) einleiten werden, falls Ihr Mitarbeiter sein Verhalten nicht ändert. Sicherlich kommen die meisten Ihrer Mitarbeiter auch zur Arbeit, wenn sie sich krank fühlen. Auch das ist kein gesundheitsbewusstes Verhalten, und Sie sollten es ansprechen, wenn es sich häuft. Denn ein effektives Fehlzeitenmanagement soll zwar Fehlzeiten senken, aber nicht so weit führen, dass Mitarbeiter sich scheuen, Krankheiten auszukurieren.

Leitfaden für Rückkehrgespräche

1. Begrüßen Sie Ihren Mitarbeiter freundlich und offen. Sagen Sie ihm, dass er vermisst wurde. Zeigen Sie auf, dass das Team und die Bewohner ihn brauchen. Falls vorhanden, nennen Sie positive Zitate von Bewohnern, die nach dem Mitarbeiter gefragt haben. Erzählen Sie zum Einstieg über wichtige Neuerungen und Ereignisse.

2. Beugen Sie Vorbehalten Ihres Mitarbeiters gegen das Gespräch vor, indem Sie freundlich und sachlich den Grund des Gesprächs nennen. Zweifeln Sie die Krankheit nicht an und kommentieren Sie sie nicht.

3. Fragen Sie Ihren Mitarbeiter nach seinem aktuellen Befinden.
Hinweis: Ihr Mitarbeiter muss Ihnen nicht sagen, woran er erkrankt war, wenn er das nicht möchte.

4. Fragen Sie, ob die Krankheit durch die Arbeitssituation begünstigt wurde, etwa durch Belastungen oder Probleme im Team. Versichern Sie sich, ob Fehlzeiten hierdurch verursacht oder beeinflusst wurden.
Tipps:

Hören Sie Ihrem Mitarbeiter genau und interessiert zu. Fragen Sie nach und wiederholen Sie die Äußerungen mit eigenen Worten.
Gehen Sie auf genannte Probleme ein.
Nehmen Sie Ihren Mitarbeiter in seinen Äußerungen ernst.
Falls Sie das Gefühl haben, dass Ihr Mitarbeiter nicht ehrlich ist, bleiben Sie dennoch ruhig und sachlich.

5. Fragen Sie den Mitarbeiter nach konkreten Veränderungswünschen und Lösungsansätzen. Möglicherweise hat er sich selbst schon Gedanken gemacht, wie er seine Leistungsfähigkeit in Zukunft besser erhalten kann, etwa Stundenreduktion oder Wechsel des Wohnbereichs. Hierzu gehört auch die Unterstützung durch die Dienstplangestaltung, etwa wenn Ihr Mitarbeiter zum Besuch eines Kurses oder einer Sportgruppe an festen Tagen einen bestimmten Dienst benötigt.

6. Treffen Sie konkrete Vereinbarungen mit festen Terminen und fassen Sie die Gesprächsergebnisse zum Schluss zusammen.

7. Legen Sie einen Folgetermin fest.

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