Beachten Sie diese Grundlagen bei der Gestaltung Ihres Qualitätsmanagementhandbuchs
Das Qualitätsmanagementhandbuch kann als das Regelwerk zum internen Qualitätsmanagement verstanden werden. Und das bedeutet im Umkehrschluss: Ohne ein klares Regelwerk kann das System Qualitätsmanagement nicht funktionieren. Für eine nachhaltige Umsetzung und korrekte Anwendung der dort beschriebenen Instrumente und Maßnahmen müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter diese Regelungen kennen und verstehen. Ein übersichtliches und klar verständliches Qualitätsmanagementhandbuch kann hierzu ein wichtiger Beitrag sein.
Zusätzliche nützliche Tipps zur Optimierung Ihres Qualitätsmanagements finde Sie in „Qualität in der Pflege”.
In der praktischen Umsetzung des Qualitätsmanagements stellt dies für Sie als verantwortliche Person somit eine wichtige Aufgabe dar. Denn die Erfahrung zeigt: Die Systeme scheitern meist dann, wenn sie in den Fluten der Bürokratie versinken. Berücksichtigen Sie in der Gestaltung und Erstellung Ihres Qualitätsmanagementhandbuchs deswegen die in folgender Checkliste dargestellten Kriterien.
Checkliste
Erfüllt Ihr Qualitätsmanagementhandbuch diese Grundlagen der Gestaltung?
Gestaltungsgrundlage | JA | NEIN |
|---|
Es gibt eine ansprechende Optik? | | |
Gibt es eine durchgängig gleichbleibende Struktur bei denselben Dokumentationsarten (z. B. Verfahrensanweisungen)? | | |
Ist das Corporate Design berücksichtigt (z. B. Logo des Trägers)? | | |
Gibt es einen logischen Aufbau und eine einfache Gliederung? | | |
Sind die Dokumente thematisch geordnet und in Kapitel gegliedert? | | |
Sind die Texte knapp gehalten? | | |
Gibt es in den Beschreibungen eine einheitliche Terminologie („so viel wie nötig, so wenig wie möglich”)? | | |
Werden grafische Hilfsmittel zur Visualisierung eingesetzt (z. B. Flussdiagramme in Verfahrensanweisungen)? | | |
Gibt es ein eindeutiges und konsequentes Identifikationssystem? | | |
Selbstverständlich muss das Qualitätsmanagementhandbuch nicht in gedruckter Form vorliegen. Es kann auch EDV-basiert, z. B. im Intranet, betriebsintern veröffentlicht sein. Vorteile einer computergestützten Fassung bestehen darin, dass überarbeitete Dokumente zentral ausgetauscht werden können. Somit können Sie garantieren, dass „alle QM-Handbücher“ zeitgleich aktualisiert werden.
Halten Sie Ihr Qualitätsmanagementhandbuch hingegen in einem Ringbuch, müssen Sie bei Aktualisierungen sicherstellen können, dass alle Handbücher in der Einrichtung auch tatsächlich auf den neuesten Stand gebracht worden sind. Dies erweist sich in der Praxis oftmals als äußerst schwierig, sodass Pflegekräfte womöglich nach veralteten Verfahrensanweisungen arbeiten oder ausgemusterte Formulare verwenden.
Die Vorteile einer gedruckten Fassung liegen sicherlich in der Praktikabilität und Handhabung. Man kann das Handbuch für Schulungszwecke besser nutzen und es gegebenenfalls auch mal mitsamt den Standards mit zu einem Pflegekunden nehmen. Klären Sie also im Vorfeld ab, ob für Ihre Einrichtung ein computergestütztes oder gedrucktes Qualitätsmanagementhandbuch sinnvoller ist.
„Qualität in der Pflege” beinhaltet noch weitere gute Optimierungsvorschläge.
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