Wann Sie einen Mitarbeiter aus dem Urlaub zurückholen dürfen

Wenn Sie einen Urlaub einmal genehmigt haben, können Sie als Vorgesetzter diesen grundsätzlich nicht ohne Weiteres einseitig zurücknehmen. Das verbietet das Bundesurlaubsgesetz. Deshalb ist auch jede betriebsinterne Regelung, in der Sie den Rückruf aus dem Urlaub mit den Mitarbeitern als allgemein zulässig vereinbaren, unwirksam (§ 13 BUrlG). Trotzdem können Sie einen genehmigten, aber noch nicht angetretenen Urlaub im Ausnahmefall, wenn dringende betriebliche Gründe vorliegen, widerrufen, z. B. wenn akutes Hochwasser Ihre Bewohner gefährdet und für eine Evakuierung jeder Mitarbeiter benötigt wird.

Weitere rechtssichere Praxistipps rund um das Thema „Heimmanagement” finden Sie hier.

Welcher Mitarbeiter muss seinen Urlaub abbrechen?

Die Wahl, welcher Mitarbeiter seinen Urlaub abbrechen muss, liegt in Ihrer Verantwortung. Dazu kann es hilfreich sein, wenn Sie einen Kriterienkatalog festlegen und mit dem Betriebsrat abstimmen. Dieser Kriterienkatalog wird dann den Mitarbeitern durch ein Informationsschreiben zur Kenntnis gebracht. Bei der Mitteilung der Kriterien sollten Sie unbedingt klar herausstellen, dass Sie ausschließlich in Notlagen und bei unaufschiebbaren Situationen einen Mitarbeiter aus dem Urlaub holen.
Tipp: Sorgen Sie dafür, dass Sie immer über eine Liste mit den aktuellen Telefonnummern Ihrer Mitarbeiter verfügen. Für die Kosten stehen Sie als Arbeitgeber gerade.

Wenn Sie einen Mitarbeiter aus einem bereits genehmigten Urlaub zurückrufen müssen, müssen Sie die anfallenden Kosten des Mitarbeiters etwa für einen Rückflug oder die Stornierung der Buchung erstatten. Der Mitarbeiter muss im Rahmen der Schadensminderungspflicht jedoch die Kosten möglichst niedrig halten. Er kann etwa versuchen, statt eines teuren Linienfluges einen günstigeren Charterflug zu buchen. Sie können mit einem entsprechenden Plan für den Notfall vorsorgen. Halten Sie darin fest, wie die Pflege und Betreuung der Bewohner mit minimalem Personaleinsatz sichergestellt werden können. Fragen Sie Mitarbeiter, ob sie bereit sind, ihren Urlaub im Notfall abzubrechen, und tragen Sie diese in Ihren Notfallplan ein. Erkundigen Sie sich nach den Konditionen von Leiharbeitsfirmen. Versuchen Sie, mit ihnen zu vereinbaren, möglichst immer die gleichen Mitarbeiter für vorübergehende Aufträge zu bekommen, um so einen persönlichen Kontakt zu den Bewohnern sicherzustellen.

Tipp: Pflegen Sie Kontakte zu ambulanten Pflegediensten und/oder anderen stationären Einrichtungen, mit denen Sie bei einem Notfall Mitarbeiter austauschen können.

Checkliste

Kriterienkatalog für den dringenden Rückruf von Mitarbeitern aus dem Urlaub	Ja	Nein
Sie haben bei der Auswahl des Mitarbeiters seine familiäre und persönliche Situation wie etwa Kinderbetreuung, Hausbau, Heimaturlaubberücksichtigt.
Sie haben zuerst die Mitarbeiter, die zuhause erreichbar sind, geprüft. Weil bei der Auswahl niemand Adäquates zur Verfügung stand, prüfen Sie die Mitarbeiter, die im Urlaub sind. Mitarbeiter, die sich im Ausland befinden, kommen für Sie als allerletzter Ausweg in Betracht, um wirtschaftlichen Schaden für Ihre Einrichtung zu vermeiden.
Wenn Sie einen Mitarbeiter in den Dienst rufen, der gerade seinen Resturlaub aus dem Vorjahr nimmt, haben Sie schriftlich geregelt, dass der Resturlaub zu einem späteren Zeitpunkt übertragbar ist.
Sie haben die persönlichen Voraussetzungen des Mitarbeiters geprüft, z. B. wenn eine Fachkraft benötigt wird.
Sie haben die möglichen Ausschlussgründe, etwa Urlaub im Anschluss an eine Maßnahme der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation, für einen Diensteinsatz berücksichtigt.

Auswertung: Wenn Sie eine Frage mit „Nein” beantwortet haben, sollten Sie den Mitarbeiter nicht aus dem Urlaub zurückrufen. Weil ein Urlaubsrückruf immer nur der allerletzte Ausweg für Sie sein darf, sollte Ihre Auswahl 100%ig „wasserdicht“ sein.

Wie Sie alle wichtigen Abläufe rechtssicher organisieren, darüber informiert Sie auch der Fachinformationsdienst „HeimManagement kompakt – Stationäre Pflegeeinrichtungen erfolgreich und sicher führen”.

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