Dienstplanerstellung in der Pflege

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Der Dienstplan ermöglicht eine passgenaue Einteilung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für bestimmte Schichten und Dienste. Das ist wichtig, da die Pflegekunden (z.B. in der Altenpflege) auf eine funktionierende Pflege angewiesen sind. Deswegen ist es ratsam, die Besetzung einer Schicht frühzeitig festzulegen und eine professionelle Personaleinsatzplanung durchzuführen. Dieser Ratgeber beschäftigt sich mit den verschiedenen Herausforderungen und Aufgaben bei der Erstellung eines Dienstplans. Sie erfahren, wie die Dienstplanerstellung möglichst effizient gelingt, wie Sie die Einsatzfähigkeit Ihrer Einrichtung am Laufen halten und vieles mehr.

Dienstplanerstellung in der Pflege: Was muss man beachten?

Ein Dienstplan in der Pflege muss eine eierlegende Wollmilchsau sein. Denn er muss Planungssicherheit für die Belegschaft und die Pflegebedürftigen gewährleisten, hierbei aber flexibel anpassbar sein. Denn Änderungen am Dienstplan werden durch Krankheiten, Urlaub und den Abbau von Überstunden immer wieder nötig. Damit Sie sinnvoll planen und einen plötzlichen Personalausfall ohne Schwierigkeiten ausgleichen können, ist eine exakte Bestimmung und Einteilung der Personalressourcen zwingend erforderlich. 

Ein Dienstplan muss unter anderem klären, wer für den Frühdienst, den Spätdienst und die Nachtdienste verantwortlich ist und wer am Wochenende arbeitet. Jede Schicht muss mit ausreichend vielen Pflegekräften besetzt sein, um eine bestmögliche Versorgung der Pflegebedürftigen zu gewährleisten. Bei der Dienstplangestaltung muss die Arbeitszeit der einzelnen Mitarbeiter genau berücksichtigt werden, um Überforderungen, zu viele Stunden oder zu häufige Schichtwechsel zu vermeiden.

Wer darf einen Dienstplan schreiben?

Der Medizinische Dienst der Krankenversicherung (MDK) ist dafür verantwortlich, einen sachgerechten Einsatz von Dienstplänen sicherzustellen. Zu diesem Zweck werden vom MDK regelmäßige Prüfungen durchgeführt, um zum Beispiel die Planung und Durchführung der einzelnen Schichten zu kontrollieren. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass arbeitsschutzrechtliche Bestimmungen eingehalten werden und die Qualität der Altenpflege gewährleistet ist. Zu diesem Zweck fordert der MDK immer wieder bestimmte Dokumente einer Einrichtung an, um deren Richtigkeit zu prüfen. 

Es gibt seitens des MDK keine Vorgabe, wer einen Dienstplan erstellen darf. Es empfiehlt sich aber, die Zuständigkeiten klar zu regeln. Auf diese Weise lassen sich Probleme vermeiden beziehungsweise leicht aus der Welt schaffen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben einen konkreten Ansprechpartner, an den sie sich bei Fragen und Problemen wenden können. Zudem kann diese Person Wünsche der Belegschaft bei der Einsatzplanung entgegennehmen und diese nach Möglichkeit berücksichtigen.

Überlegen Sie sich genau, ob Sie einen Tausch von Schichten und Einsatzzeiten seitens der Belegschaft zulassen. Einerseits bringt das den Vorteil mit sich, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ihren Einsatzzeiten deutlich zufriedener sind und Schwierigkeiten eigenständig beseitigen können. Sie müssen sich also um weniger kümmern, was die Organisation der Betriebsabläufe spürbar vereinfacht. Auf der anderen Seite droht bei zu häufigen Wechseln und eigenmächtigen Veränderungen am Dienstplan die Gefahr, dass es zu Fehlern und Chaos kommt. Im Namen der Bewohner und der Pflegebedürftigen sollte das unbedingt vermieden werden. Konkrete Änderungen am Dienstplan sollten daher nur nach Rücksprache mit der zuständigen Fachkraft erlaubt sein.

Wann muss der Dienstplan erstellt werden?

Ein Dienstplan muss immer rechtzeitig vorliegen. Nur so kann sich die Belegschaft auf die verschiedenen Schichten einstellen. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Dienst- und Freizeit individuell und frühzeitig gestalten können sollen. Somit muss ein Dienstplan mindestens vier Tage vor Inkrafttreten bereitstehen. In der Praxis kommen deshalb vor allem Jahres-Dienstpläne und monatliche Dienstpläne zum Einsatz. Deren Vor- und Nachteile stellen wir im Folgenden übersichtlich vor.

Der Jahres-Dienstplan

Bei der Dienstplanerstellung gibt es unterschiedliche Strategien. Einige legen zu Jahresbeginn einen sogenannten Jahres-Dienstplan fest. Dieser bietet einer Einrichtung und der Belegschaft eine gute Planungssicherheit. Unter anderem lassen sich Urlaube, Fortbildungen und Schulungszeiten berücksichtigen und in die Planung integrieren. Auf diese Weise nehmen nicht alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub und böse Überraschungen durch fortbildungsbedingte Ausfälle bleiben aus. Mit einem solchen Plan erkennen Sie leicht, wie viele Urlaubstage minimal und maximal pro Monat genommen werden müssen beziehungsweise dürfen. Somit kommt es nicht zu Urlaubsspitzen in bestimmten Monaten. 

Auf der anderen Seite sind Jahres-Dienstpläne wenig flexibel. Alle Beteiligten müssen schon zu Jahresbeginn exakt wissen, wie der weitere Jahresverlauf aussieht. Die Urlaubsplanung muss frühzeitig abgeschlossen sein und Besonderheiten im privaten Umfeld (zum Beispiel Hochzeiten, Einschulungen und Beerdigungen) können nicht spontan geregelt werden. Zudem ist es wichtig, möglichst nur die Nettoarbeitszeit zu verplanen. Ansonsten führt jeder Krankheitsausfall, der von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ausgeglichen werden muss, zum Aufbau von Überstunden.

Vor- und Nachteile eines Jahres-Dienstplans:

• hohe Planungssicherheit
• Engpässe durch Urlaub, Schulungen und Fortbildungen sind klar erkennbar
• ein guter Überblick über die verfügbaren Personalressourcen
• wenig flexibel
• erfordert frühzeitige Festlegungen alle Beteiligten
• das Managen von Ausnahmesituationen wie Krankheitsfällen ist recht schwer

Ein monatlicher Dienstplan

Viele Pflegeeinrichtungen erstellen ihre Dienstpläne Monat für Monat neu. Das gibt ihnen eine größtmögliche Flexibilität, sodass sie auf unerwartete Entwicklungen und Situationen zeitnah und praxistauglich reagieren können. Hierbei müssen Sie eine Balance zwischen der Einhaltung von Bestimmungen des Arbeitsschutzgesetzes und einer umfassenden Versorgung der Pflegebedürftigen erreichen. Das setzt voraus, dass Sie die Personalressourcen monatlich neu erfassen und zielführend einsetzen. Hierdurch entsteht mehr Arbeit als bei einem Jahres-Dienstplan, bei dem Sie nur ein einziges Mal alle Ressourcen bestimmen und planen müssen. Dafür sind Sie sehr flexibel und können alle Tage, Wochen und Monate die passenden Pflegekräfte bereitstellen. 

Ähnliches gilt für die Belegschaft. Sie hat zwar keine langfristige Planungssicherheit, kann dafür aber auch auf unerwartete Ereignisse spontan reagieren. Wenn ein Kind einen Schulauftritt hat, Mutter und Vater einen Unfall haben und gepflegt werden müssen oder eine große Geburtstagsfeier ansteht, können sie darauf leicht reagieren. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter äußern dann ihre Arbeitswünsche und diese können bei der Dienstplangestaltung weitestgehend berücksichtigt werden. 

Vor- und Nachteile eines monatlichen Dienstplans:

• große Flexibilität
• individuelle Wünsche der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können berücksichtigt werden
• Ausfälle und Krankheiten können besser kompensiert werden
• größerer Zeitaufwand als bei Jahres-Dienstplänen
• weniger Planungssicherheit für alle Beteiligten
• Engpässe, Urlaubsspitzen und Feiertage im Blick zu behalten fällt schwer

Wie bereitet man die Dienstplanerstellung vor?

Für die Erstellung eines Dienstplans ist es wichtig, den Mitarbeiterbedarf mit den tatsächlich vorhandenen Personalressourcen abzugleichen. Hierfür müssen Sie sich zunächst einen Überblick verschaffen, welche Aufgaben im kommenden Monat, Vierteljahr oder Jahr anstehen, wie viele Pflegekunden sind zu betreuen und wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind hierfür notwendig. Erst wenn Sie diese Grundvoraussetzungen kennen, ist es möglich, einen auf den vorhandenen Bedarf zugeschnittenen Dienstplan anzufertigen. 

In einem weiteren Schritt geht es darum, die Wünsche der Bewohnerinnen und Bewohner einer Pflegeeinrichtung und der Belegschaft anzuhören und festzuhalten. Vielleicht möchten die Pflegekunden zu einer bestimmten Uhrzeit geweckt werden oder ein Vater oder eine Mutter möchte am Geburtstag des eigenen Kindes gerne freihaben. Nur wenn Sie diese Wünsche kennen, können Sie diese berücksichtigen und für ein möglichst angenehmes Klima in Ihrer Pflegeeinrichtung sorgen. 

In einem weiteren Schritt geht es darum, bekannte Ausfallzeiten und anstehende Events zu bestimmen. Für diese müssen in dem Dienstplan spezielle Ausweichpläne bereitgestellt und Sonderschichten einkalkuliert werden. Zu solchen planbaren Ereignissen gehören unter anderem: 

• Urlaub
• Feiertage
• Fortbildungen
• geplante Kuren
• Sommerfeste
• Betriebsausflüge

Zusätzlich sollte noch einige Zeit für unplanmäßige Ausfälle wie Krankheiten eingeplant werden. Das geht am besten, indem für den Dienstplan die Nettoarbeitszeit der Belegschaft statt der Bruttoarbeitszeit einkalkuliert wird. Sollte sich die zuständige Führungskraft zum ersten Mal mit der Dienstplanerstellung beschäftigen, muss sie sich mit den rechtlichen Rahmenbedingungen (s.u.) auseinandersetzen. Nur so ist sichergestellt, dass alle Vorgaben des Gesetzgebers eingehalten werden. So vorbereitet kann die eigentliche Erstellung des Dienstplans dann beginnen.

Dienstplanerstellung: Was muss der Dienstplan enthalten?

Ganz grundsätzlich muss ein Dienstplan alle für die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Arbeitszeiten in der Pflege relevanten Aspekte beinhalten. Hierzu gehören zunächst einmal formale Informationen wie der Name der Pflegeeinrichtung und der Wohneinheit sowie eine nummerierte Auflistung aller Tage, Wochen und Monate. Feiertage sollten farblich markiert sein, da sie für die Erstellung des Dienstplans besonders relevant sind. Außerdem sind die Vor- und Nachnamen aller Pflegekräfte sowie deren individuelle Qualifikationen und Kompetenzen in den Dienstplan aufzunehmen. Überstunden oder Minusstunden werden aus dem letzten Dienstplan übernommen und jeder Pflegekraft wird eine Sollstundenzahl zugewiesen. 

In einem nächsten Schritt werden alle planbaren Abwesenheitszeiten aufgelistet. Hierzu gehören unter anderem Fortbildungen, Mutterschutz, Sonderurlaub oder Dienstbefreiungen. Anschließend werden die Wochenenddienste, Frühdienste, Spätdienste und Nachtdienste besetzt. Das kann sowohl für ein komplettes Jahr als auch für einen kürzeren Zeitraum erfolgen. Hierbei sind Sonderregeln zu beachten, wie zum Beispiel, dass mindestens 15 Sonntage im Jahr dienstfrei sein müssen. Für jede Schicht muss mindestens eine Pflegekraft bereitstehen und es muss ein Abgleich mit der Besetzungsvorgabe erfolgen. Abschließend erfolgt eine Bilanzierung der Arbeitszeiten und eine Kontrolle des Dienstplans auf Vollständigkeit und Richtigkeit. 

Welche rechtlichen Vorgaben gibt es für die Dienstplanerstellung?

Der Gesetzgeber hat verschiedene Vorgaben aufgestellt, an die sich Pflegeeinrichtungen bei der Erstellung ihrer Dienstpläne halten müssen. Das bedeutet unter anderem, dass die Höchstarbeitszeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nicht überschritten werden darf. Ebenso müssen die Ruhepausen und die Mindestruhezeiten eingehalten werden. An mindestens 15 Sonntagen im Jahr müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter frei haben und für Wochenenddienste müssen sie einen Ersatzruhetag gewährt bekommen. Eine weitere Vorgabe besagt, dass Tarifverträge und andere rechtliche Bestimmungen in einem Betrieb ausgehängt werden müssen. Die Pflegeeinrichtungen haben eine Informationspflicht ihrer Belegschaft gegenüber und müssen dieser zwingend nachkommen. Sehr streng sind die Aufsichtsbehörden zudem bei der Dokumentation von Arbeitszeiten und anderen dokumentationspflichtigen Informationen. Wer diese nicht sachgerecht auflistet oder der Kontrollbehörde zur Verfügung stellt, handelt rechtswidrig. 

Wer gegen eine oder mehrere dieser Bestimmungen verstößt, muss mit erheblichen Bußgeldern rechnen. Der MDK führt regelmäßig Kontrollen und Prüfungen durch, um sicherzustellen, dass die Betriebe alle rechtlichen Vorgaben einhalten. Die zu zahlenden Bußgelder können sich auf bis zu 15.000 Euro belaufen. In einigen Fällen ist es den Kontrollbehörden sogar möglich, gar keine Bußgelder zu verhängen, sondern stattdessen eine Freiheitsstrafe zu fordern. Das ist allerdings nur dann der Fall, wenn Verstöße wiederholt auftreten oder vorsätzlich begangen werden. Um sich solche Unannehmlichkeiten zu ersparen, sollten Pflegeeinrichtungen von Anfang an alles unternehmen, um sich an alle geltenden Rechtsvorschriften zu halten.

Wie geht man bei der Erstellung eines Dienstplans für den Pflegebereich vor?

Zunächst müssen Sie dem vorhandenen Bedarf an Mitarbeitern die tatsächlich verfügbaren Personalressourcen gegenüberstellen. So sehen Sie auf einen Blick, wie viele Mitarbeiter Sie benötigen und ob die vorhandene Belegschaft für die anstehenden Aufgaben ausreicht. Ansonsten müssen Sie gegensteuern und gegebenenfalls einige Hilfskräfte rekrutieren, die Ihnen bei einer zu dünnen Personaldecke aushelfen. Ausgehend von diesen Überlegungen nehmen Sie dann die eigentliche Dienstplanerstellung vor. 

Am besten arbeiten Sie mit fertigen Dokumentvorlagen für Ihren Dienstplan. Auf diese Weise müssen Sie bei der Erstellung nicht immer wieder bei Null anfangen, sondern können einfach ältere Dienstpläne modifizieren. Wenn Sie solche Unterlagen in digitaler Form vorliegen haben, besteht zudem die Möglichkeit, sie immer und an jedem Ort anpassen zu können. Legen Sie die Dokumente vor der eigentlichen Erstellung bereit, damit Sie die notwendigen Angaben direkt eintragen können. 

Nicht zuletzt ist Carekonkret eine gute Hilfe bei der Erstellung von Dienstplänen. Hier bekommen Sie immer wieder Tipps, wie Sie die Stunden Ihrer Belegschaft optimal ausnutzen und wie Sie diesen ein effizientes Arbeiten ermöglichen. Zudem ist es gerade bei den ersten Dienstplänen hilfreich, auf professionelle Hilfe und Vorlagen von erfahrenen Anbietern zurückzugreifen. Diese erleichtern Ihnen den Einstieg in die Welt der Dienstplanerstellung enorm.

Was tun bei einem kurzfristigen Personalausfall?

Bei einem kurzfristigen Personalausfall gibt es mehrere Optionen. Zum einen kann es sinnvoll sein, keine Ausgleichsmaßnahme vorzunehmen. Das bedeutet dann, dass lediglich eine Person für die Pflege eines Pflegebedürftigen zuständig ist. Das bedeutet dann mehr Stress und weniger Zeit, lässt sich in Einzelfällen aber nicht vermeiden. Falls dies nicht möglich sein sollte, müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für ihre Kolleginnen und Kollegen einspringen. Es ist sinnvoll, sich die Handlungsmöglichkeiten bei Engpässen im Vorfeld zu überlegen. Wenn ganz klar ist, wer in welchem Fall für wen einspringt, ersparen Sie sich und Ihrer Belegschaft im Ernstfall viel Stress und Unsicherheit. Nach der Rückkehr einer kranken Person haben sich Krankenrückkehrgespräche bewährt. Über diese bekommen Sie heraus, welche Ursachen zu einer Krankheit führen. Auf diese Weise können Sie für das nächste Mal Maßnahmen ergreifen, um Ausfälle frühzeitig zu vermeiden.

Tipps für die gerechte Dienstplanerstellung in der Pflege

Bei der Dienstplanerstellung in der Pflege ist es ein Gebot der Fairness, Wechsel bei den Schichten möglichst selten durchzuführen. Wer an einem Tag für die Spätschicht eingeteilt ist, sollte am nächsten Tag nicht für die Frühschicht eingeteilt werden. Hierdurch steht nicht genügend Zeit für die Regeneration zur Verfügung. Kurzfristig führt das zu Unmut bei der Belegschaft und zu fehlender Konzentration bei der Arbeit. Langfristig können sich aus solchen häufigen Schwankungen in der Arbeitszeit sogar gesundheitliche Beeinträchtigungen ergeben. Dies führt dazu, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfallen und Anpassungen am Dienstplan vorgenommen werden müssen. Es ist somit im ureigensten Interesse der Pflegeeinrichtungen, ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern genügend Zeit zur Entspannung zu geben. 

Ebenfalls fair ist es, besondere Einsatzzeiten auszugleichen. Wer zum Beispiel am Wochenende arbeitet, ist dankbar für entsprechend lange Freizeiten im Anschluss. Ebenso ist es nach Früh- und Nachtschichten wichtig, genügend Zeit zur Erholung zu bekommen. Zudem sollte die Belegschaft nicht zu lange am Stück belastet werden. Untersuchungen zeigen, dass Wochenarbeitszeiten ab sieben Tagen die Woche in Folge ohne Freizeitausgleich extrem schlecht aufgenommen werden. Bieten Sie Ihrer Belegschaft daher die Möglichkeit, regelmäßig zu entspannen. 

Nicht zuletzt sollte die Dienstplanerstellung immer anstreben, im Einklang mit dem Privatleben der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu sein. Das bedeutet zum Beispiel, dass die Belegschaft Zeit für regelmäßige Veranstaltungen wie einen Sprachkurs oder eine Chorprobe haben sollten. Außerdem sollten die Belange von Eltern nach Möglichkeit Berücksichtigung finden. Wenn das Kind einen Arzttermin, eine Aufführung oder Geburtstag hat, sollten die Eltern die Möglichkeit bekommen, daran teilzunehmen. Hier kann es durchaus sinnvoll sein, solchen Wünschen Vorrang vor denen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu geben, die lediglich für sich selbst verantwortlich sind. Aber auch hier sollten Sie einen Ausgleich der Interessen anstreben, um das Arbeitsklima in Ihrer Einrichtung nicht zu gefährden.

• Fairness in der Zeiteinteilung
• Physisches & psychisches Wohlbefinden beachten
• Privat- & Familienleben der Mitarbeiter berücksichtigen