Headhunter & Personalberatung in der Pflege

In Zeiten von Personal- und Fachkräftemangel haben viele Pflegeeinrichtungen Schwierigkeiten, geeignetes Personal für ihr Unternehmen zu finden. Um Patienten gerecht zu werden, ist qualifiziertes und zuverlässiges Personal jedoch unabdingbar. Hier kann Ihnen ein Headhunter oder eine Personalberatung in der Pflege weiterhelfen.

Recruiting vs. Headhunting – Was ist der Unterschied im Pflegewesen?

Es gibt viele Möglichkeiten geeignetes Personal für sein Unternehmen zu finden, doch gerade im Pflegewesen hinkt man mit modernen Methoden noch weit hinterher. Oftmals ist es schwierig, darauf zu warten, dass sich auf Stellenangebote eine geeignete Kandidatin oder ein geeigneter Kandidat bewirbt.

Eine Möglichkeit schnell und einfach neue Mitarbeiter zu finden, ist das Recruiting. Dabei wird ein Recruiter engagiert, der sich nach passendem Pflegepersonal für Ihr Unternehmen umsieht. Er arbeitet quasi im Außendienst und geht aktiv auf mögliche Mitarbeiter für Ihr Unternehmen zu.

Recruiter treten meistens besonders kontaktfreudig und agil auf, um aus möglichen Kandidaten für Ihr Unternehmen einen Mitarbeiter zu machen. Häufig nutzen sie auch die sozialen Medien, um sich nach qualifiziertem Pflegepersonal umzusehen.

Ähnlich geht ein Headhunter bei seiner Arbeit vor. Er wird damit beauftragt, eine bestimmte Position in einem Unternehmen zu besetzen.

Um den perfekten Kandidaten zu finden, benötigt er vorab alle relevanten Informationen wie gewünschte Qualifikation, Gehaltsvorstellungen und angepeilter Arbeitsbeginn.

Hat der Headhunter sich ein genaues Bild der gewünschten Pflegekraft gemacht, macht er sich auf die Suche nach einem solchen Kandidaten. Dafür durchforstet er das Internet, soziale Medien und vor allem berufliche Netzwerke.

Hier präsentieren sich Menschen mitsamt ihrer Qualifikation, aktuellen Arbeitssituation und ihren Wünschen für die berufliche Zukunft. Hat er einen passenden Kandidaten gefunden, geht er aktiv auf ihn zu und macht ihm die Stelle in ihrem Unternehmen schmackhaft.

Häufig befinden sich die Personen noch in einem festen Arbeitsverhältnis. Der Headhunter muss also clever und taktisch an solche Gespräche herangehen. Headhunter sollten außerdem erfahren im Umgang mit Bewerbern sein, damit sie sie für Ihr Unternehmen gewinnen können.

Welche Vorteile hat die Beauftragung eines Headhunters in der Pflege?

Wer einen Headhunter beauftragt, um geeignete Mitarbeiter zu finden, profitiert von vielen Vorteilen bei der Zusammenarbeit.

Einer der größten Vorteile ist wohl, dass die eigene Personalabteilung entlastet wird. In vielen Unternehmen und Betrieben ist so viel zu tun, dass die Personalabteilungen ohnehin schon ausgelastet sind.

Soll dann noch eine Stelle neu besetzt werden, oder im schlimmsten Fall sogar mehrere Stellen, kommen die Personalabteilungen oft an ihre Grenzen. Zunächst müssen sie eine ausführliche Stellenanzeige verfassen. Je genauer sie formuliert ist, desto höher sind die Chancen, einen geeigneten Bewerber zu finden. Das kostet allerdings viel Zeit.

Ist das Stellenangebot dann einmal veröffentlicht, geht der Bewerberprozess los und es kommt noch mehr Arbeit auf die Personalabteilung zu. Die Bewerbungen müssen gesammelt und gesichtet werden, bevor im nächsten Schritt Bewerbungsgespräche vereinbart werden. Auch dies nimmt wieder viel Zeit in Anspruch.

Wenn ein Headhunter die Personalbeschaffung übernimmt, hat die Personalabteilung nur einen Bruchteil der Arbeit, die sie ohne ihn hätte.

Ein weiterer Vorteil der Beauftragung eines Headhunters ist, dass nur geeignete Bewerber zu einem Gespräch eingeladen werden. Er schaut sich mögliche Mitarbeiter genau an, bevor er sie kontaktiert. Nur wenn sie wirklich allen Kriterien entsprechen, tritt er mit ihnen in Kontakt.

Oftmals führen Headhunter und geeignete Pflegekräfte einige Gespräche, bevor er sie dem Auftraggeber präsentiert. Somit sparen Unternehmen viel Zeit, die sie anderweitig nutzen können.

Wenn Sie einen Headhunter beauftragen, teilen Sie ihm vorher mit, bis wann die Stelle besetzt sein soll. Wer ganz klassisch eine Stellenanzeige auf seine Website stellt, dann Bewerbungen sammelt und anschließend mehrere Gespräche mit Bewerbern führt, wird sich lange gedulden müssen, bis die Stelle besetzt wird.

Ein Headhunter sucht gezielt nach passenden Bewerbern und geht aktiv auf sie zu. So wird der ganze Prozess der Personalbeschaffung beschleunigt. Er bekommt von seinem Auftraggeber die Information, bis wann die Stelle besetzt sein soll. Auf dieser Grundlage wird er Ihnen innerhalb der Frist mehrere Bewerber vorstellen.

Was sind die Aufgaben eines Headhunters im Pflegewesen?

Die Aufgaben eines Headhunters liegen vor allem im Personalrekruiting. Er wird engagiert, um eine bestimmte Stelle oder vielleicht sogar mehrere mit geeignetem Pflegepersonal zu besetzen.

Um diese Aufgabe erfüllen zu können, ist eine seiner grundlegenden Aufgaben, sich in der Personalvermittlung und im Umgang mit Menschen auszukennen. Es gibt außerdem Headhunter, die sich seit Jahren auf spezielle Branchen spezialisiert haben und ein Netzwerk zu entsprechenden Stellen und möglichen Pflegekräften und Pflegediensten haben.

Wurde er engagiert, ist es zunächst seine Aufgabe herauszufinden, wie der optimale Mitarbeiter für die Stelle aussieht. Dafür setzt er sich mit den Verantwortlichen und der Personalabteilung zusammen.

Hier gilt es für ihn herauszufinden, was der Pflegedienst genau sucht und ob dies auch realistisch ist. Zu seinen Aufgaben zählt nämlich auch die Beratung. Headhunter bringen oft viel Erfahrung mit und können Pflegeunternehmen hinsichtlich ihrer Personalsituation unterstützen.

Sind die Rahmenbedingungen für seine Arbeit geklärt, sucht er einen geeigneten Kandidaten. Dafür schaut er beispielsweise in Netzwerke speziell fürs Personalrekruiting wie Xing oder LinkedIn. Hier sucht er nach Mitarbeitern von anderen Unternehmen aus der Pflege und schaut sich die verlinkten Mitarbeiter an.

Er filtert sie nach seinen Vorgaben und macht sich ein detailliertes Bild.

Hat er einen geeigneten Kandidaten oder eine geeignete Kandidatin gefunden, tritt er in Kontakt mit ihm oder ihr. Er schickt zunächst unverbindliche Informationen über die zu besetzende Stelle. Immer in der Hoffnung, dass eine von ihm angeschriebene Person sich auf seine Nachricht meldet.

Ist dies der Fall, wird der Kontakt intensiviert. Der Headhunter macht sich ein Bild von der Pflegekraft und klärt ab, ob sie in allen Punkten zum künftigen Arbeitgeber passt. Wenn dem so ist, präsentiert er den Kandidaten seinen Auftraggebern.

Falls der Pflegedienst noch offene Fragen hat, fungiert der Headhunter als eine Art Vermittler zwischen den beiden Parteien. Passt alles zusammen, arrangiert er ein Gespräch zwischen Pflegedienst und Pflegekraft. Auf Wunsch kann er dies auch begleiten.

Sollte ein Bewerber trotz intensiver Recherche nicht passend sein, sucht der Headhunter weiter, bis die Stelle besetzt ist.

Diskrete Vorgehensweise der Personalvermittlung – auch in der Pflege

Die Vorgehensweise der Personalvermittlung ist vor allem diskret. Häufig befinden sich potenzielle Mitarbeiter noch in einem festen Arbeitsverhältnis und werden quasi von anderen Unternehmen aus der Pflege durch Direktansprache abgeworben. Da dies nicht gerade förderlich für den guten Ruf eines Unternehmens ist, legen Headhunter und Recruiter viel Wert auf Diskretion.

In manchen Fällen kann es auch sein, dass ein bestehender Mitarbeiter durch einen neuen ersetzt werden soll. Auch hierbei ist ein diskretes und behutsames Vorgehen notwendig. Die Arbeit mit einem Headhunter, der als Personalvermittler dient, ist in diesem Fall eine gute Sache.

Tipps für Headhunter-Gespräche

Headhunter zeichnen sich besonders durch ihre Eigeninitiative aus. Die Bewerbersuche erfolgt somit nicht passiv durch Stellenangebote, sondern meist aktiv in Form einer Direktansprache. 

In der Regel erfolgt der Erstkontakt telefonisch. Die Gründe solcher Anrufe sind jedoch verschieden. Nicht immer wird man aufgrund einer freien Stelle kontaktiert, oftmals suchen Headhunter einfach den Kontakt zu interessanten Kandidaten. Es wird also zunächst ein Pool an möglichen Kandidaten aufgebaut. 

Bleiben Sie als potenzieller Kandidat daher gelassen und ehrlich.

Oft laden Headhunter auch gleich zu einem persönlichen Gespräch ein. In seltenen Fällen sogar direkt mit dem neuen Arbeitgeber. 

Wie kann man qualifizierte Pflegefachkräfte mit Headhuntern finden?

Qualifizierte Fachkräfte für die Arbeit in der Pflege zu finden, gestaltet sich heutzutage schwieriger als je zuvor. Es gibt einfach zu wenig Pflegekräfte, die die dringend benötigte Arbeit ausüben können und möchten.

Das Problem wird sich in Zukunft noch verschlimmern: Viele der jetzigen Fachkräfte werden in den nächsten Jahren in Rente gehen. Die offenen Stellen können dann nicht mehr besetzt werden, weil es kein entsprechendes Personal gibt.

Wegen des Pflegenotstandes ist es für viele Unternehmen des Gesundheitswesens, wie ein Sanitätszentrum oder Altenheim, sehr schwierig, qualifiziertes Personal zu finden. Einige nutzen die Dienste von Personalvermittlern oder Zeitarbeit, um zumindest für eine gewisse Zeit die Stellen besetzen zu können.

Es gibt aber auch die Möglichkeit, die offenen Stellen langfristig mit Fachpersonal zu besetzten. Da dies in der Praxis in der Regel sehr schwierig umzusetzen ist, bieten Headhunter ihre Dienste an. Spezielle Headhunter für den Bereich der Pflege oder des Gesundheitswesens versprechen, qualifiziertes Personal in kurzer Zeit zu rekrutieren.

Da es seine Hauptaufgabe ist, sich um die Personalbeschaffung zu kümmern, hat er ganz andere Möglichkeiten als eine Personalabteilung. Er steckt viel Zeit in die intensive Suche nach qualifiziertem Personal. Neben den normalen Alltagsaufgaben ist dies für Personalabteilungen gar nicht möglich.

Ein Headhunter für den Bereich der Pflege kennt sich außerdem in der Branche aus: Von der Pflegekraft bis zur Führungskraft wie der Pflegedienstleitung weiß er genau, worauf es bei einem Bewerber ankommt.

Bewerberpool & Kandidatennetzwerk

Um Unternehmen aus der Pflege möglichst schnell mit qualifiziertem Personal versorgen zu können, greifen viele Headhunter, vor allem aber Personalvermittler, auf sogenannte Bewerberpools oder Kandidatennetzwerke zurück.

Sie legen sich quasi eine Kartei mit geeigneten Fachkräften an, die verfügbar sind oder nach einer neuen Aufgabe suchen. Erhält der Headhunter oder der Personalvermittler dann eine Anfrage von einem Unternehmen, kann er prompt einige geeignete Bewerber aus seinem Pool oder Netzwerk präsentieren.

Für Sie als Pflegeunternehmen hat dies den Vorteil, dass Sie schnell Fachpersonal erhalten. Im Idealfall findet sich der optimale Kandidat schon in dem Pool oder Netzwerk. Es muss also gar nicht erst eine Suche gestartet werden. So sparen Sie Zeit und können sich schnell auf eine neue Pflegekraft freuen.

Wie erkennt man seriöse Headhunter & Personalvermittler im Pflegewesen?

Wer einen Headhunter oder Personalvermittler engagieren möchte, hat die Qual der Wahl. Es gibt heutzutage viele verschiedene Personen und Institutionen, die Ihnen bei der Personalsuche für ein Pflegeunternehmen helfen möchten. Damit die Zusammenarbeit auch reibungslos abläuft, sollten Sie sich vorher genau informieren, wen Sie engagieren.

Am besten erkennt man seriöse Headhunter an ihrem Vergütungsmodell. In der Regel werden Personalvermittler erst nach Einstellung einer geeigneten Pflegekraft und nach einer gewissen Probezeit vollständig vergütet. Nur so kann für beide Parteien garantiert werden, dass tatsächlich nur geeignete Bewerber vorgeschlagen werden. Vorabzahlungen und Gebühren, die bereits vor Besetzung der freien Stelle zu leisten sind, könnten auf unseriöse Vermittler hinweisen. 

Professionelle Headhunter und Personalvermittler haben fast immer eine eigene Website. Hier stellen sie sich mit vollem Namen und Geschäftsadresse vor. Achten Sie bei der Sichtung der Homepage auf Vollständigkeit. Fehlende Angaben zur Unternehmensform oder Geschäftsadresse sind dubios und nicht vertrauenserweckend.

Auf der Website sollten im besten Fall auch Referenzgeber genannt sein. Mit wem hat der Headhunter oder Personalvermittler all die Jahre bereits gearbeitet? Vielleicht sind auf seiner Website ja sogar einige Kundenstimmen von anderen Pflegediensten zu lesen. Sie helfen Ihnen, sich einen ersten Eindruck zu verschaffen.

Eine gute Möglichkeit zu überprüfen, ob ein Headhunter oder Personalvermittler seriös arbeitet, ist die Suche nach Kommentaren und Bewertungen. Im Internet gibt es eine Vielzahl von Plattformen, auf denen Kunden eine Dienstleistung bewerten können. Finden sich hier negative Bewertungen, sollten Sie sich genau überlegen, ob Sie nicht doch besser auf jemand anderen vertrauen.

Bevor Sie sich endgültig für einen Headhunter oder Personalvermittler entscheiden, sollten Sie sich, wenn möglich, einen persönlichen Eindruck verschaffen. Laden Sie sie zu einem persönlichen Gespräch in Ihren Büroräumen ein. So haben Sie die Möglichkeit, offene Fragen zu klären und abzuschätzen, ob eine Zusammenarbeit für Sie in Frage kommt.

Grundsätzlich ist es immer ratsam, sich mehrere Angebote einzuholen und diese zu vergleichen. Häufig können Sie auch auf Ihren ersten Eindruck und Ihr Bauchgefühl vertrauen. Ihnen erscheint ein Anbieter dubios? Dann engagieren Sie besser einen anderen. 

Wie hoch sind die Kosten für Personalberatung & Headhunting im Gesundheitswesen?

Auch wenn eine Personalberatung für viele Unternehmen eine wirklich gute Sache ist, sind sie natürlich auch mit Kosten verbunden. Dagegen steht allerdings, dass Ihre eigene Personalabteilung entlastet und die ausgeschriebene Stelle schnell besetzt wird.

Die Kosten für eine Personalberatung oder ein Headhunting werden nach verschiedenen Modellen berechnet. Bevor Sie sich für einen Dienstleister entscheiden, sollten Sie vorab erfragen, wie hoch die Kosten voraussichtlich sein werden, wie sie berechnet werden und wie die Bezahlung erfolgen soll.

Headhunter berechnen ihr eigenes Honorar häufig anhand des angepeilten Jahresgehaltes der zu besetzenden Stelle. Sein Honorar kann dabei zwischen 22 % und 30 % liegen. Der Prozentsatz richtet sich oftmals auch nach der zu erwartenden Arbeitsmenge aus.

Auch Personalberater wenden häufig dieses Preismodell an. Bei ihnen liegt der zu zahlende Prozentsatz allerdings etwas unter dem eines Headhunters. 17-23 % sind marktüblich.

Einige Dienstleister wenden aber auch das Preismodell der erfolgsbasierten Zahlung an, was für Sie als Auftraggeber natürlich von Vorteil ist. Den Großteil des Honorars erhält der Dienstleister erst, wenn er seine Arbeit erfüllt hat. Dies ist der Fall, wenn ein geeigneter Bewerber einen Arbeitsvertrag unterschrieben hat.

Auch eine Ratenzahlung kommt für einige Headhunter und Personalberater in Frage. Typisch wäre hier der Dreier-Retainer. Die Bezahlung erfolgt in drei Raten: die erste bei Auftragserteilung, die zweite nach der Präsentation einiger Bewerber und die dritte bei Vertragsabschluss zwischen Auftraggeber und Bewerber.

Welche Vorurteile gibt es gegenüber Headhuntern im Pflegewesen?

Obwohl viele Unternehmen aus der Pflegebranche große Vorteile durch die Arbeit eines Headhunters hätten, lehnen viele dies ab. Es gibt einige Vorurteile, mit denen sich Headhunter konfrontiert sehen: 

• Sie kennen den Pflegedienst, für das sie einen Bewerber suchen sollen, nicht gut genug.
• Sie sind zu teuer.
• Sie sind kein Experte in Ihrer Branche.
• Die eigene Personalabteilung kann doch das Personalrekruiting selbst übernehmen.
• Wir haben genug Bewerber.

Viele dieser Vorurteile sind jedoch haltlos und können bei näherer Betrachtung schnell aus der Welt geschaffen werden.

Natürlich kennt ein Headhunter ein Unternehmen nicht so gut wie die Inhaber oder die Personalabteilung. Da Sie sich aber ohnehin mit dem Headhunter treffen sollten, bevor Sie ihn engagieren, können Sie ihm in einem persönlichen Gespräch nähere Informationen über Ihr Pflegeunternehmen geben.

Ihre Philosophie, die aktuelle Situation und auch die Struktur des Pflegeunternehmens können dem Headhunter in einem persönlichen Gespräch vorgestellt werden. Dasselbe gilt für die Anforderungen an eine zu besetzende Stelle. Dieses Vorurteil können Sie also selbst widerlegen.

Viele Arbeitgeber befürchten, dass das Engagement eines Headhunters hohe Kosten verursacht. Dies mag in Einzelfällen auch bestimmt der Fall sein. Sie haben aber immer die Möglichkeit, die Kosten vorab genauestens zu besprechen. So vermeiden Sie böse Überraschungen und wissen genau, was Sie erwartet.

Natürlich ist es schwierig, jemanden auf die Suche nach einem neuen Mitarbeiter zu schicken, der sich in der Branche gar nicht auskennt. Es gibt jedoch auch Headhunter, die sich auf die Pflege spezialisiert haben. Hier haben Sie also das Zepter in der Hand: Wünschen Sie einen echten Experten, haben Sie die Möglichkeit auch einen zu bekommen.

In den meisten Unternehmen übernimmt die hauseigene Personalabteilung das Suchen und Einstellen von neuem Personal. In vielen Fällen funktioniert das auch reibungslos. Auf Dauer stellt dies jedoch eine große Belastung für die ohnehin schon gut beschäftigten Personalabteilungen dar.

Wenn die Personalbeschaffung irgendwann einfach zu viel Zeit in Anspruch nimmt, kann das Engagement eines Headhunters für große Entlastung sorgen. Die Mitarbeiter der Personalabteilungen haben dadurch außerdem mehr Zeit, sich intensiver mit anderen Aufgaben auseinanderzusetzen.   

Viele Pflegedienste denken irrtümlicherweise, dass sie keinen Headhunter benötigen, da sich ja genug Pflegekräfte bei ihnen bewerben. Die Frage ist nur, ob die Bewerber auch wirklich qualifiziert genug sind und in die Pflegeeinrichtung passen. Dies ist häufig nämlich nicht der Fall.

Ein Headhunter kann hier insofern helfen, als er ausschließlich qualifizierte Pflegekräfte präsentiert. Unpassende Kandidaten werden Ihnen bei seinem Engagement gar nicht erst vorgestellt. Dadurch sparen Sie Ressourcen, die Sie an anderer Stelle einsetzen können.

Fazit: Für wen lohnt sich ein Headhunter?

Das Engagement eines Headhunters oder Personaldienstleisters bringt eine Menge Vorteile für Unternehmen. Die Personalabteilung wird entlastet, es werden qualifiziertere Bewerber vorgestellt und die ausgeschriebene Stelle innerhalb einer Frist besetzt.

Ein Headhunter lohnt sich also für jedes Unternehmen, das auf der Suche nach qualifiziertem und verlässlichem Personal in der Pflege ist. Es gibt erfahrene Spezialisten, die die Eigenarten der Pflegebranche genauestens kennen.

Das Problem des Fachkräftemangels ist in der Pflege besonders brenzlig. Es ist also wahrscheinlich, dass es in Zukunft noch schwieriger werden wird, geeignetes Personal zu finden. Es werden immer mehr Pflegekräfte benötigt, es gibt aber immer weniger. Hier kann Ihnen ein Headhunter helfen, Ihr Unternehmen langfristig bei der Besetzung mit neuen Mitarbeitern zu unterstützen.