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Blog - Proaktives Ausfallmanagement

26.02.2019
Proaktives Ausfallmanagement

Unter Ausfallmanagement versteht man Ihre Tätigkeiten, um potenzielle Personalausfälle zu kompensieren und diesen sogar vorzubeugen. Das gelingt Ihnen in der Praxis mit drei relativ einfachen Maßnahmen. Zudem sind diese Maßnahmen fast kostenneutral.

Das Phänomen der ständigen Personalausfälle ist zunächst einfach hinzunehmen. Kurzfristig lässt sich nichts daran ändern – langfristig aber schon. So zeigt es zum Beispiel Wirkung bei den Mitarbeitern, wie Sie mit akuten Ausfällen umgehen. Die drei folgenden Maßnahmen können Sie dazu anwenden:

1. Nicht jeder Ausfall muss besetzt werden

Anders als im ambulanten Dienst, wo Sie auf die Mitarbeiterköpfe für de Tourbesetzungen angewiesen sind, können Sie im stationären Bereich in vielen Fällen auch mal eine Schicht mit einem Kopf weniger besetzt lassen. Geben Sie als PDL die Anweisung, dass ein kurzfristiger Personalausfall nicht ersetzt wird. Damit für die Restbelegschaft Handlungssicherheit besteht, entwickeln Sie mit Ihren jeweiligen Wohnbereichen Ablaufpläne für solche Engpasssituationen.

Der Effekt wird sein, dass Ihre Mitarbeiter merken, dass Sie nicht mehr hektisch nach kurzfristigem Ersatz suchen. Das wiederum ist ein Signal an die Krankfeierer, die sich allein deshalb schon nicht mehr leichtfertig wegen Nichtigkeiten krankmelden werden. Denn damit würden sie ihrem Team schaden, welches unter dem Ausfall leidet. Das wiederum führt zu einem gewissen sozialen Druck, der Ihnen in die Karten spielt.

2. Es muss „Einspringregeln“ geben

Wenn längere Ausfälle absehbar sind, müssen diese natürlich kompensiert werden. Denn es ist einem Team und auch den Bewohnern nicht zumutbar, dass z.B. über einen Zeitraum von 10 Tagen in permanenter Notbesetzung gearbeitet wird. Um solche Zeiträume abzudecken, stellen Sie „Einspringregeln“ auf. In diesen sind geregelt, in welcher Reihenfolge die Mitarbeiter einspringen. Stellen Sie diese Regeln gemeinsam mit den jeweiligen Teams auf, um eine breite Akzeptanz zu schaffen.

Sie erzielen damit den Effekt, dass die Mitarbeiter das Gefühl haben, mitentscheiden zu können und nicht unter „Top-Down“-Management leiden müssen. Zudem wird der Teamzusammenhalt gestärkt, wenn jeder einmal mit Einspringen dran ist und nicht immer die gleichen Kollegen gefordert sind.

3. Krankenrückkehrergespräche führen

Diese Gespräche haben sich in der Praxis bereits dahingehend bewährt, dass dadurch Krankheitsquoten nachhaltig gesenkt wurden. Ordnen Sie an, dass sich jeder Mitarbeiter nach Rückkehr aus dem Krankenstand bei Ihnen zu melden hat. Das gilt auch für die Mitarbeiter, die vorzugsweise einen Tag fehlen.

Sie trocknen damit zumindest den Sumpf der zweifelhaften Krankmeldungen vor Wochenenden, Karneval, Kirmes usw. aus. Denn wer immer nach seiner schweren Ein-Tages-Erkrankung zum Krankenrückkehrergespräch antreten muss, überdenkt auf Dauer sein Verhalten.

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