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So erstellen Sie einen effizienten Monatsdienstplan für Ihre Einrichtung

08.05.2020

Der Dienstplan ist ein wichtiger Planungsfaktor für Ihre Einrichtung, da er Ihnen eine kontinuierliche und lückenlose Versorgung der Pflegekunden und des Pflegealltags ermöglicht und die Möglichkeit bietet, die anstehenden Tätigkeiten angemessen und effizient zu planen.

Daher sollten Sie die folgenden Punkte beachten:

  • Tägliche Dienstzeiten planen: In Ihren Dienstplänen sollten Sie die täglichen Dienst- und Abwesenheitszeiten Ihrer einzelnen Mitarbeiter planen, denn so können Sie einen geregelten Mitarbeitereinsatz sicherstellen.
  • Kontinuierliche Versorgung: Ihre Dienstplanung sollte eine kontinuierliche und lückenlose Versorgung, Pflege und Betreuung Ihrer Pflegekunden sicherstellen. Daher müssen Sie bei der Planung immer berücksichtigen, dass Sie zu jeder Zeit über eine ausreichende Anzahl qualifizierter Mitarbeiter verfügen.
  • Soll-Ist-Arbeitszeit: Anhand Ihres Dienstplans können Sie die Soll-Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter mit der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit überblicken. Stellen Sie hier Abweichungen fest, können Sie schnell reagieren, indem Sie der Sache auf den Grund gehen oder Ihre Planung optimieren.
  • Nachweis: Sie können mit Ihrem Dienstplan nachweisen, dass Sie arbeitsschutzrechtliche Bestimmungen, z. B. tägliche Arbeitszeit, Einhaltung von Ruhezeiten zwischen den Diensten, in Ihrem Pflegedienst beachten.

MDK prüft die letzten 2-3 Monate

Im Rahmen einer MDK-Qualitätsprüfung werden in der Regel Ihre Dienstpläne der letzten 2–3 Monate überprüft. Stichprobenhaft gleichen die Prüfer Ihren Dienstplan auch mit Ihren Touren- oder Einsatzplänen und/oder der Pflegedokumentationen bei Ihrem Pflegekunden ab. Der MDK wird im Rahmen der Qualitätsprüfung überprüfen, ob Ihr Dienstplan die folgenden Anforderungen erfüllt:

Echtheit des Dokuments

Dienstpläne sind Dokumente und müssen von Ihnen mit einem dokumentenechten Stift, z. B. Kugelschreiber, geführt werden. Alle Eintragungen, die Sie machen, müssen für Dritte zweifelsfrei nachvollziehbar sein. Aus diesem Grund dürfen Sie auch keine Überschreibungen oder Überklebungen vornehmen. Und auch Tipp-Ex dürfen Sie nicht verwenden.

Soll-, Ist- und Ausfallzeiten

Um Ihren Nachweispflichten nachzukommen, sollte Ihr Dienstplan 3-spaltig sein, denn nur so haben Sie die Möglichkeit, Soll-, Ist- und Ausfallzeiten zu dokumentieren. In der 1. Zeile tragen Sie die geplanten Dienste ein (Soll-Zeit). In der 2. Zeile tragen Sie Änderungen der geplanten Dienste ein und in der 3. Zeile tragen Sie, bei evtl. nochmaliger Veränderung, die real erbrachten Dienste ein (Ist-Zeit).

Zeitpunkt der Gültigkeit

Für die MDK-Prüfer muss zu erkennen sein, für welchen Zeitraum Ihr Dienstplan gilt. Ihren Dienstplan sollten Sie immer für einen Monat und nach Möglichkeit mindestens 2 Wochen vorher erstellen. Bei Ihrer Planung sollten Sie die Wünsche Ihrer Mitarbeiter sowie Ihre innerbetrieblichen Belange berücksichtigen und für alle Mitarbeiter frei zugänglich im Pflegebüro aushängen.

Daten der Mitarbeiter

Ihre Mitarbeiter müssen mit vollem Namen, also mit Vor- und Zuname, ihrer Qualifikation und vertraglich festgelegten Arbeitszeiten aufgeführt sein.

Legende für Dienst- und Arbeitszeiten

Wenn Sie Abkürzungen, wie z. B. „F“ für Frühdienst oder „S“ für Spätdienst, benutzen, so müssen Sie diese in einer Legende erläutern. Regeln Sie in Ihrem Dienstplan auch die Rufbereitschaft. Denn in einer Qualitätsprüfung können Sie so schnell nachweisen, dass die Rufbereitschaft in Ihrem Pflegedienst geplant und nur von Pflegefachkräften übernommen wird. Daneben sollten Sie auch die Zeiten für Team- und Dienstbesprechungen sowie Fortbildungen Ihrer Mitarbeiter im Dienstplan aufführen.

Datum und Unterschrift

Ihr Dienstplan muss immer von der Person, die ihn erstellt hat, und ggf. der verantwortlichen Person, in der Regel der Pflegedienstleitung, mit Datum unterschrieben werden.

Unterschrift der verantwortlichen Person

Der MDK gibt keine klare Vorgabe, wer den Dienstplan erstellen muss. Legen Sie, z. B. in einer Verfahrensanweisung zur Dienstplanerstellung, fest, wer für die Planung und Erstellung in Ihrem Pflegedienst verantwortlich ist. Nach den Gemeinsamen Maßstäben und Grundsätzen nach § 113 SGB XI ist die Verantwortliche Pflegefachkraft für den Pflegeprozess verantwortlich und somit auch für die Erstellung eines Dienstplans. Sie kann die Erstellung des Dienstplans aber auch an einen anderen Mitarbeiter delegieren. Sollten Sie als Verantwortliche Pflegefachkraft die Aufgabe an einen Ihrer Mitarbeiter delegieren, so muss die Planung in Absprache mit Ihnen erfolgen und der Dienstplan von Ihnen mit Handzeichen und Datum abgezeichnet werden.

Vergessen Sie den Namen Ihres Pflegedienstes nicht

Immer wieder kommt es vor, dass Pflegedienste die obigen MDK-Anforderungen erfüllen, aber vergessen haben, den Namen ihres Pflegedienstes auf den Dienstplan zu schreiben. So ist aber nicht eindeutig zu erkennen, für wen der Dienstplan gilt. Vergewissern Sie sich daher immer, ob der Name Ihres Pflegedienstes auf dem Dienstplan steht. Sie müssen Ihren Namen nicht handschriftlich eintragen, ein Stempel reicht vollkommen aus.

Achtung: Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Dienstpläne sorgfältig führen. Denn diese werden auch bei der Abrechnungsprüfung herangezogen.

Wir haben Ihnen hier einen Muster-Dienstplan zusammengestellt, den Sie sich kostenlos downloaden können:

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