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Selbstmanagement: Erstellen Sie eine effektive To-do-Liste

20.11.2020

Führen Sie eine To-do-Liste? Gut so! Das Führen einer To-do-Liste hilft Ihnen, Ihre Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren, und unterstützt Sie somit dabei, Ihr Kurzzeitgedächtnis zu entlasten. Das ist besonders in stressigen Zeiten sehr wichtig. Haben Sie aber den Eindruck, dass Aufgaben auf Ihrer Liste stehen, die Sie dauerhaft vor sich herschieben? Wird Ihre Liste außerdem immer länger? Dann sollten Sie Abhilfe schaffen. Wie Sie eine To-do-Liste führen, die Ihnen effizientes Handeln ermöglicht, zeigt Ihnen der folgende Beitrag.

Behalten Sie den Überblick

Eine To-do-Liste ist nichts anderes als eine Auflistung von Aufgaben und Merkposten, damit Sie nichts vergessen. Dabei ist es vollkommen egal, in welcher Form Sie Ihre To-do-Liste führen. Sie können das z. B. konsequent in einer Software erledigen. Dort kann ich Aufgaben einfügen und bei Bedarf um Erläuterungen ergänzen.

Das macht z. B. Sinn, wenn Sie eine Fortbildung vorbereiten müssen und sich nicht nur merken wollen, dass Sie die Vorbereitung noch machen müssen, sondern wenn Sie bereits erste Ideen dazu haben. Diese können Sie dann zunächst stichpunktmäßig sammeln. Außerdem haben Sie bei einer Softwarelösung den Vorteil, dass Sie das To-do mit einer Erinnerung versehen können. Das bedeutet: Sie werden automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt darauf hingewiesen, was Sie zu erledigen haben. Häufig wird für diese Funktionen Outlook verwendet.

Tipp: Nutzen Sie Ihre To-do-Liste auch als Themenspeicher für Besprechungen. Als Aufgabe vermerken Sie z.B. „WBL-Runde vorbereiten“. Als Unterpunkte ergänzen Sie sukzessive Themen, die Sie einbringen wollen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So erstellen Sie eine effektive To-do-Liste

  • Schritt 1: Wählen Sie die für Sie geeignete Methode
    Legen Sie für sich fest, in welcher Form Sie Ihre To-do-Liste führen wollen: auf Papier, z. B. in Ihrem Notizbuch, oder eher elektronisch, z. B. auf Ihrem PC oder Smartphone? Ich führe meine To-do-Liste im Outlook-Programm – aber das ist Geschmackssache. Wichtig ist nur, dass Sie nicht mehrere To-do-Listen an unterschiedlichen Orten führen. Ansonsten laufen Sie Gefahr, den Überblick zu verlieren.
  • Schritt 2: Kümmern Sie sich um schnelle Aufgaben sofort
    Die Grundregel lautet: Aufgaben, die Sie binnen 5 Minuten abarbeiten können, sollten Sie unmittelbar erledigen. Entlasten Sie somit Ihre To-do-Liste, die ansonsten unnötig lang und un- übersichtlich wird.
  • Schritt 3: Fassen Sie Aufgaben zusammen
    Grundsätzlich müssen Sie alles auf Ihre To-do-Liste setzen, was Sie erledigen müssen (mit Ausnahme der kurzen Aufgaben, wie in Schritt 2 beschrieben). Notieren Sie aber nicht jeden einzelnen Arbeitsschritt einer Aufgabe. Sonst wird Ihre Liste unübersichtlich und verfehlt ihren Zweck.
  • Schritt 4: Halten Sie Ordnung
    Damit Sie auf Ihrer Liste nicht nur eine wilde Sammlung an Aufgaben haben, sollten Sie alle Punkte nach den Kriterien „wichtig“ und „unwichtig“ bzw. „dringend“ und „nicht dringend“ kennzeichnen. Dringende Angelegenheiten arbeiten Sie zeitnah ab. Für wichtige Aufgaben nehmen Sie sich Zeit. „Unwichtige“ oder „nicht dringende“ Aufgaben können Sie bei Bedarf in stressfreieren Zeiten abarbeiten.
  • Schritt 5: Räumen Sie Ihre To-do-Liste auf
    Alternativ können Sie „unwichtige“ und „nicht dringende“ To-dos auch von Ihrer Liste streichen. Das kostet zwar Überwindung, hat aber einen sehr befreienden Effekt.
  • Schritt 6: Nehmen Sie eine Zeitplanung vor
    Versehen Sie Ihre Aufgaben stets mit einem Termin. Zu diesem Termin müssen Sie die Aufgabe erledigen. Halten Sie sich unbedingt an diese Zeitplanung. Übernehmen Sie sich aber nicht: Experten gehen davon aus, dass man maximal die Hälfte der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit verplanen sollte. Halten Sie sich an diese Grundregel. Ansonsten frustrieren Sie sich selbst, wenn Sie das sich selbst auferlegte Aufgabenpensum nicht schaffen. Sollten Sie doch mal schneller sein, können Sie eine Aufgabe schon mal abarbeiten, die Sie eigentlich später erledigen wollten. Dies sorgt wiederum für Entlastung.
  • Schritt 7: Arbeiten Sie unliebsame Aufgaben zuerst ab
    Starten Sie morgens am besten mit dem To-do, das Ihnen am wenigsten Spaß macht. Das können z. B. schwierige Telefonate mit Angehörigen oder komplizierte Mitarbeitergespräche sein. Nachmittags reicht meistens die Konzentration nicht mehr aus, sich um schwierige Aufgaben zu kümmern. Dann können Sie sich eher leichten Aufgaben zuwenden.
  • Schritt 8: Halten Sie Ihren Plan ein
    Damit Sie nicht der Aufschieberitis verfallen, sollten Sie sich konsequent an Ihren Zeitplan halten.
  • Schritt 9: Beugen Sie der Aufschieberitis vor
    Manchmal lässt sich folgendes Szenario jedoch nicht vermeiden: Sie konnten ein To-do nicht wie geplant abarbeiten. Wenn das nur ab und an passiert, ist das nicht weiter schlimm. Unterm Strich schaffen Sie offensichtlich alle anderen Aufgaben. Sollten Sie aber feststellen, dass Sie ständig Aufgaben schieben, sollten Sie der Ursache auf den Grund gehen. Vielleicht verplanen Sie zu viel Zeit? Berücksichtigen Sie die 8 zuvor beschriebenen Schritte.

Fazit

Wenn Sie Ihre To-do-Liste effizient führen, entlasten Sie sich im Arbeitsalltag und verschaffen sich selbst stetige Erfolgserlebnisse, wenn Sie Ihre Aufgaben planmäßig abarbeiten.