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So willigen Ihre Bewohner rechtssicher in die Datenverarbeitung ein

31.10.2018

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten ist auch im Pflegebereich nach wie vor ohne Einwilligungserklärung möglich, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht. Eine Einwilligung ist daher nur für Datenverarbeitungsvorgänge einzuholen, für die es keine andere rechtliche Grundlage gibt. Dies betrifft insbesondere die Datenweitergabe an Dritte außerhalb der Heime.

Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten generell nennt Artikel 6 DSGVO die möglichen Grundlagen, auf denen eine Verarbeitung auch ohne Einwilligung zulässig ist. Nach Artikel 9 ist die Verarbeitung von sensiblen Gesundheitsdaten zulässig, soweit sie für die Versorgung und Behandlung im Gesundheits- und Sozialbereich erforderlich ist und von geheimhaltungspflichtigem Fachpersonal oder unter dessen Verantwortung verarbeitet wird.

Allerdings ist in diesem Zusammenhang streng darauf zu achten, dass tatsächlich nur pflegerelevante Daten verarbeitet werden; recht häufig sind bereits in Aufnahmebögen sehr umfangreiche Datensammlungen vorgesehen, die bei der Umsetzung in der Pflege keine Rolle spielen. Das heißt: Für die Verarbeitung dieser nicht pflegerelevanten Daten benötigen Sie die ausdrückliche Einwilligung der Bewohner.

Sonderfall: Biografiedaten

Verschiedene Auffassungen bestehen hier im Bereich der Biografiedaten. Zum Teil wird vertreten, diese seien nicht für die Versorgung erforderlich und ihre Erhebung und weitere Verarbeitung bedürfe daher der ausdrücklichen Einwilligung. Nach meiner Auffassung gehören die Biografiedaten zu einer dem allgemein anerkannten Stand medizinisch-pflegerischer Erkenntnisse entsprechenden Versorgung und sind insofern erforderlich.

Ihre Verarbeitung ist entsprechend bspw. auch in den Maßstäben und Grundsätzen nach § 113 SGB XI vorgesehen. Insofern ist die Datenverarbeitung hinsichtlich pflegerelevanter Biografiedaten nicht einwilligungsbedürftig. Allerdings ist in diesem Zusammenhang ebenfalls darauf zu achten, dass tatsächlich nur pflegerelevante Daten verarbeitet werden.

Für alle anderen Fälle benötigen Sie die Einwilligung der Bewohner Eine Einwilligung nach der DSGVO ist nur wirksam, wenn sie freiwillig und konkret informiert, d.h. in Kenntnis des geplanten Zwecks der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung der personenbezogenen Daten, abgegeben wird. Sollten Sie die einmal eingeholten Daten später für andere Zwecke nutzen wollen, ist die neuerliche Einholung einer Genehmigung erforderlich.

Muster: Anschreiben zur Einwilligungserklärung

Sehr geehrte/r Frau/Herr...,

auch Ihre pflegerische Versorgung durch unsere Einrichtung kommt nicht ohne Ihre Daten aus. Wie Sie es bereits kennen, müssen wir auch in Zukunft über Ihre allgemeinen Daten (Name, Geburtsdatum etc.) hinaus insbesondere auch mit denjenigen Daten arbeiten, die Ihre Gesundheit betreffen. Diese Datenverarbeitung ist erforderlich, um unseren vertraglichen und gesetzlichen Pflichten nachkommen zu können, und nach dem Gesetz auch weiterhin erlaubt, soweit sie z.B. für „die Versorgung oder Behandlung im Gesundheits- oder Sozialbereich“ erforderlich ist.

Diese Daten können unter Beachtung der jeweiligen datenschutzrechtlichen Vorschriften in dem jeweils erforderlichen Umfang auch an Dritte (z.B. behandelnde Ärzte, Therapeuten) weitergegeben werden. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben.

Wir möchten Sie bitten, sich die folgende Einwilligungserklärung genau anzusehen und Ihre Zustimmung zu den dort näher beschriebenen Fällen zu erteilen, indem Sie die jeweilige Einwilligung ankreuzen und die Erklärung unterzeichnen. Ihre Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit ganz oder teilweise mit Wirkung für die Zukunft von Ihnen widerrufen werden.

Mit Fragen können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Mit freundlichem Gruß

Beispiel: Ein Bewerber hat zugestimmt, dass Sie ihn künftig bei freien Stellen per E-Mail kontaktieren können. Einige Jahre, nachdem Sie den Mitarbeiter dann einstellten, möchten Sie die E-Mail-Adresse nutzen, um den hauseigenen Newsletter per E-Mail an ihn zu versenden. Hierfür benötigen Sie nochmals die konkrete Zustimmung.

Ich empfehle Ihnen, die Einwilligungserklärung nicht als Anlage des Heimvertrags zum Vertragsbestandteil zu machen. Eine Einwilligung ist nur wirksam und die darauf gestützte Datenvereinbarung nur rechtmäßig, wenn die Erklärung freiwillig erteilt wird (s. Art. 7 DSGVO); an dieser Freiwilligkeit können aber Zweifel bestehen, wenn der Pflegebedürftige den Eindruck gewinnt, er müsse die Einwilligung erteilen, da sie Vertragsbestandteil ist und der Vertrag ohne Einwilligungserklärung möglicherweise nicht geschlossen würde.

Überreichen Sie daher die Einwilligungserklärung separat und unabhängig vom Abschluss des Heimvertrags. Nachfolgend finden Sie das Muster eines Anschreibens an Ihre neuen Bewohner und ein Muster der Einwilligungserklärung. Bitte passen Sie diese Muster unbedingt an Ihre tatsächlichen Gegebenheiten an, damit die Einwilligungserklärungen rechtsgültig sind!

Sonderfall Abrechnung

Für die Abrechnung gegenüber den Pflege- und Krankenkassen besteht hinsichtlich der erforderlichen Abrechnungsdaten eine Verpflichtung der Einrichtung zur Datenweitergabe. Eine solche Offenbarungspflicht besteht jedoch nicht, soweit Eigenanteile gegenüber dem Heimbewohner abgerechnet werden.

Wird hierfür eine Abrechnungsstelle eingesetzt, deren Dienstleistung sich auf eine bloße technische Hilfsfunktion beschränkt (Erstellen und Versenden der Abrechnung) und hat die Einrichtung umfassende Kontroll- und Weisungsbefugnisse gegenüber dieser Abrechnungsstelle, ist eine Datenweitergabe ohne gesonderte Einwilligung zulässig.

Etwas anderes gilt, wenn die externe Abrechnungsstelle auch mit dem Einzug der Forderungen der Einrichtung befasst ist (Inkasso). Hierfür besteht keine gesetzliche Grundlage und ist eine Einwilligung (und Schweigepflichtsentbindung) erforderlich.

Damit Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind, stellen wir Ihnen nachfolgend ein Muster über die datenschutzrechtliche Einwilligungs- und Schweigepflichtentbindungserklärung bereit:

Fazit

Die korrekte Einwilligung und damit auch Aufklärung Ihres Bewohners ist für mich der wichtigste Aspekt der neuen Verordnung. Mit der Einführung dieses Formulars haben Sie diese wichtige Hürde bereits genommen. Mögliche Unklarheiten Ihrer Bewohner mit dem „Bürokratiemonster“ DSGVO können Sie am besten in einem persönlichen Gespräch ausräumen. Praktische Beispiele helfen hier meiner Erfahrung nach am besten.

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