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So stellen Sie sicher, dass Ihre Stellvertretung Sie auch tatsächlich entlastet

15.04.2019

Als PDL sind Sie mit Ihren vielfältigen Arbeitsaufgaben meistens sehr gut ausgelastet. Eine Stellvertretung, die Sie bei den anstehenden Aufgaben unterstützt, ist deswegen Gold wert. Allerdings ist nicht jeder für die Stellvertreterfunktion geeignet.

Der MDK prüft stets, ob die PDL auch eine Stellvertretung hat. Er will dabei ihren Namen und ihre Qualifikation wissen. Die Mindestanforderung liegt gemäß Qualitätsprüfungs-Richtlinie für eine stellvertretende PDL beim Nachweis einer abgeschlossenen Ausbildung zur Pflegefachkraft. Damit das Duo „PDL – stellvertretende PDL“ auch praktisch gut zusammenarbeitet, muss eine Reihe weiterer Kriterien gegeben sein. Die Qualifikation ist dabei zwar wichtig, aber nicht entscheidend.

Gründe für eine gute Stellvertreter-Lösung

Und trotz dieser formalen Erfordernis der Bestellung einer stellvertretenden PDL gibt es immer wieder Konstellationen, die dieser Verpflichtung zwar entsprechen, aber de facto für die PDL und die Einrichtung keinen tatsächlichen Mehrwert bringen. So kommt es immer wieder vor, dass beispielsweise eine Wohnbereichsleitung das Schild „stellvertretende Pflegedienstleitung“ umgehängt bekommt, aber im laufenden Betrieb keine Befugnisse erhält. Sie darf sich dann, wenn die eigentliche PDL im Urlaub ist, maximal um die Absicherung der Dienstpläne auf anderen Wohnbereichen kümmern.

Mit solch einer Lösung tun Sie erstens sich selbst nichts Gutes – da Sie keine Entlastung erfahren – und zweitens schädigen Sie damit auch den betreffenden Mitarbeiter, da er zwar eine herausgehobene Führungsposition hat, dieser aber praktisch nicht nachkommen kann. Die Mitarbeiterschaft wird dies eher mit Ablehnung oder fehlendem Respekt quittieren. Häufig werden die mangelnden Personalressourcen als Argument gegen eine zeitweise Freistellung der stellvertretenden PDL von der Pflege angeführt. Das mag auf den ersten Blick stimmen. Wenn die stellvertretende PDL aber ein klares Zuständigkeitsgebiet erhält, wird dies die Pflege insgesamt und auch Sie selbst als PDL entlasten.

Keine gute Stellvertretung = Konflikte vorprogrammiert

Wenn Sie keine gute Stellvertretung haben, wird es früher oder später zu Konflikten kommen. Eine gute Stellvertretung ist dabei nicht nur mit „fachlich kompetent“ gleichzusetzen. Natürlich muss sie das auch sein. Allerdings kommt es primär darauf an, dass Sie beide an einem Strang ziehen und sich aufeinander verlassen können. Wenn Sie als PDL den Eindruck haben, dass Ihre Stellvertretung hinter Ihrem Rücken anders agiert, als von Ihnen vorgegeben, ist das ein illoyales Verhalten. Ihre Mitarbeiter werden das sehr schnell begreifen und die Differenz zwischen Leitung und Stellvertretung ausnutzen. Im schlimmsten Fall bilden sich dann 2 Lager heraus: „Ihre Anhänger“ – und die Ihrer Stellvertretung.

Grundvoraussetzungen für gute Zusammenarbeit

Es müssen also eine Reihe von grundlegenden Anforderungen erfüllt sein, damit die Rollenverteilung zwischen Ihnen als PDL und Ihrer Stellvertretung funktioniert. Neben der Loyalität und einer ähnlichen Einschätzung bzw. Philosophie zu inhaltlichen oder auch führungsrelevanten Fragen gehört hierzu auch, dass notwendige zeitliche Ressourcen gegeben sind, damit Ihre Stellvertretung ihrer Aufgabe auch nachkommen kann. Welche Kriterien darüber hinaus wichtig sind, entnehmen Sie der Übersicht oben.

Fazit:

Eine gute Stellvertretung entlastet Sie im Arbeitsalltag und stärkt Sie generell in Ihrer Position als PDL.

Übersicht: Kriterien, damit eine Stellvertretung funktioniert

  • Ihr Stellvertreter muss Ihnen gegenüber stets loyal sein und nach bestem Wissen und Gewissen in Ihrem Sinne agieren. Meinungsunterschiede müssen im Führungsduo geklärt und dürfen nicht vor der Mitarbeiterschaft ausgetragen werden.
  • Ihr Stellvertreter muss, genau wie Sie, die gesamte Einrichtung im Blick haben und dafür Sorge tragen, dass ein kontinuierlicher Betriebsablauf gewährleistet wird. Er darf aber nicht eigenmächtig umfangreiche organisatorische Änderungen vornehmen, von denen Sie nichts wissen. Das stellt eine Kompetenzüberschreitung dar.
  • Andererseits sollten Sie als PDL Ihre Stellvertretung in ihrer Rolle stärken. Dazu gehört:
    • Akzeptieren Sie Ihre Stellvertretung als vollwertige und zuständige Führungskraft.
    • Lassen Sie ihr auch Freiraum – innerhalb des von Ihnen gesteckten Rahmens –, Entscheidungen zu treffen. Zu häufiges Eingreifen behindert sie und demotiviert.
    • Geben Sie sich gegenseitig positive Rückmeldungen, wenn die Zusammenarbeit funktioniert und erfolgreiche Arbeitsergebnisse erzielt werden.
  • Stellen Sie Ihrer Stellvertretung genügend Zeit zur Verfügung, damit sie ihren Aufgaben auch nachkommen kann. Oftmals ist die Stellvertretende PDL auch zeitgleich WBL – deswegen müssen hier Freiräume geschaffen werden. Eine Entlastung kann z. B. realisiert werden durch:
    • Befreiung von bestimmten eigenen (WBL-)Aufgaben während der Stellvertretung,
    • Klärung, welche unwichtigen Aufgaben im Vertretungsfall außer Acht gelassen werden können,
    • etwaige Unterstützung durch die Heimverwaltung.
  • Zwischen Ihnen und Ihrer Stellvertretung muss eine ähnliche Einschätzung und Haltung zu den zu erledigenden Aufgaben bestehen. Persönliche Ressentiments oder unüberbrückbare Differenzen in der Beurteilung lähmen den Betriebsablauf und werden die Mitarbeiter zunehmend verunsichern.
  • Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihre Stellvertretung rechtzeitig einweisen und ihr auch die erforderlichen Informationen zukommen lassen (z. B. wenn Sie in Urlaub gehen). Wenn dies „kurz vor knapp“ erfolgt, wird Ihre Stellvertretung womöglich überfordert sein oder kann bestimmte Entscheidungen trotz zugewiesener Kompetenz nicht treffen.
  • Ihre Stellvertretung muss die erforderliche Qualifikation haben, ihrer Aufgabe auch nachzukommen (im Idealfall bereits Leitungserfahrung, z. B. als WBL).

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