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Mit diesen 4 Tipps steigern Sie den Informationsfluss in Ihrer Einrichtung unmittelbar

13.03.2019

Eine Organisation läuft nur rund, wenn alle Mitarbeiter Zugriff auf die sie betreffenden Informationen erhalten. Gründe für Qualitäts- und somit auch Organisationsmängel sind sehr oft Defizite im Informationsfluss und der Kommunikation.

Wir stellen Ihnen hier 4 einfache Maßnahmen vor, mit denen Sie sehr schnell den Transfer von Informationen in Ihrer Einrichtung deutlich erhöhen können. Sei es die Verkündung einer neuen Verfahrensanweisung, wichtige Informationen über geänderte Abläufe oder die Implementierung eines neuen QM-Dokuments. Machen Sie zunächst aber eine Bestandsaufnahme, mittels derer Sie reflektieren, über welche Kanäle in Ihrer Einrichtung kommuniziert wird. So können Sie feststellen, an welchen Stellen ggf. bereits heute der Informationsfluss unterbrochen ist, und die geeignete Maßnahme festlegen, dies abzustellen.

Tipp 1: Arbeiten Sie mit Aushängen

Aushänge: Das klingt zunächst nach einem altmodischen Informationsinstrument. Aushänge haben jedoch den Vorteil, dass alle Mitarbeiter mit den darauf aufgeführten Informationen erreicht werden können, auch Nachtwachen oder Teilzeitkräfte. Allerdings können Aushänge den mündlichen Austausch hemmen, und etwaige Fragen oder Missverständnisse werden zunächst nicht geklärt. So können Sie als Leitung die Reaktion der Mitarbeiter auf eine neue Information nicht direkt wahrnehmen.

Was ist bei Aushängen zu beachten?

Grundsätzlich ist darauf zu achten, dass Aushänge immer an derselben Stelle (Informationstafel, „Schwarzes Brett“) angebracht werden. Außerdem sollte jedem Aushang eine Unterschriftenliste beigefügt werden, sodass die Mitarbeiter die Kenntnisnahme der Information gegenzeichnen können. Das ist zwar noch keine Garantie dafür, dass Ihre Mitarbeiter die Information tatsächlich verinnerlicht haben, erhöht aber psychologisch den Druck, sich tatsächlich mit dem Aushang zu befassen.

Tipp 2: Nutzen Sie E-Mail- und Messaging-Funktionen

Messaging-Funktionen Einrichtungen, die mit einer EDV-gestützten Pflegedokumentation arbeiten, haben häufig in der Software auch eine E-Mail- oder Messaging-Funktion. Dadurch können Informationen z. B. von der Pflegedienstleitung, Wohnbereichsleitung oder Qualitätsbeauftragten ins System gestellt werden, und jeder Mitarbeiter, der sich zur Dokumentation am PC anmeldet, wird sofort über die eingegangene neue Nachricht informiert. Per Mausklick kann er dann bestätigen, dass er die Information zur Kenntnis genommen hat.

Tipp 3: Führen Sie in regelmäßigen Abständen Informationsveranstaltungen durch

Eine Informationsveranstaltung zu aktuellen Themen kann in eine reguläre Dienstübergabe oder Besprechung integriert werden. Der Vorteil dieser Form der Informationsweitergabe liegt besonders darin, dass Sie gleichzeitig eine größere Anzahl von Mitarbeitern erreichen und dass etwaige Missverständnisse oder Rückfragen gleich geklärt werden können. Nachteile ergeben sich, indem bestimmte Mitarbeitergruppen (z. B. Nachtwachen oder Teilzeitkräfte) auf diesem Wege nur schwer erreicht werden können. Deswegen ist eine Protokollierung der Veranstaltungen empfehlenswert.

Tipp 4: Keine Besprechung ohne Protokoll

Grundsätzlich ist es ratsam, dass von allen Besprechungen und Veranstaltungen (z. B. Qualitätszirkel) Protokolle erstellt werden. Diese sollten dann themenorientiert gesammelt und archiviert werden, sodass auch Mitarbeiter, die nicht involviert waren, die Inhalte der Veranstaltung nachlesen können. Absprachen oder auch Zielvereinbarungen sind klar fixiert, und mögliche Missverständnisse oder sich wiederholende Entscheidungsprozesse im weiteren Verlauf können verhindert werden. Die Gestaltung von Protokollen ist frei, allerdings empfehlen sich die in der Übersicht oben dargestellten formalen Kriterien. Außerdem sollte darauf geachtet werden, dass das Protokoll von allen Mitarbeitern gelesen und gegengezeichnet wird.

Übersicht: Formale Kriterien bei der Protokollerstellung

  • Angaben zur Art der Besprechung (z. B. Qualitätszirkel, Leitungsrunde, Fachbereichsbesprechung etc.)
  • Ort, Datum, Uhrzeit und Dauer der Besprechung
  • Teilnehmer der Besprechung
  • behandelte Themen, im Idealfall mit klar formulierten Arbeitsaufträgen und Zuständigkeiten
  • Termin und Ort für die nächste Sitzung
  • Nennung des Protokollanten und des Moderators
  • Eingesetztes
    Medium
    Wird es
    genutzt?
    Was muss verbessert werden?Maßnahmen
    Aushängenein-Künftig werden Aushänge zu wesentlichen Änderungen
    erstellt und an einem Schwarzen Brett in den Dienstzimmern
    veröffentlicht (z. B. Regelungen zur Pause etc.).
    E-MailjaManche Mitarbeiter sind nicht PC-affin
    und können E-Mails nicht abrufen
    oder schreiben.
    Schulung zum Lesen und Schreiben von E-Mails wird angeboten.
    Informationsveranstaltungen
    jaInstrument wird selten genutzt.Künftig soll jeden Monat eine Veranstaltung in die Dienstübergabe integriert werden. Dabei sollen Themen aufgegriffen werden, die immer wieder fehlerbehaftet sind.
    Protokollejaschlechte FormEs wird eine Protokollvorlage erstellt, die standardmäßig
    genutzt werden soll.

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