Neue Prüfanleitung: Zeigen Sie Transparenz und Qualität durch einen Kostenvoranschlag

Natürlich wissen Sie schon seit Jahren, dass die Erstellung von Kostenvoranschlägen vor Beginn der Pflege und bei einer wesentlichen Veränderung des Pflegebedarfs erforderlich ist. Doch nun wird nach der neuen Qualitätsprüfungsrichtlinie (QPR) u. a. auch im Rahmen der Abrechnungsprüfung geprüft, ob Sie vor Beginn der Pflege einen Kostenvoranschlag erstellt haben.

Was ist unter einem Kostenvoranschlag zu verstehen?

Ein Kostenvoranschlag ist eine überschlägige Berechnung von voraussichtlich entstehenden Kosten. Kostenvoranschläge dienen dazu, dass sich Ihre Pflegekunden bereits vor Abschluss des Pflegevertrages eine Vorstellung davon machen können, welche Kosten auf sie zukommen, wenn sie Leistungen Ihres ambulanten Pflegedienstes in Anspruch nehmen. Ist Ihr Pflegekunde nach Beratung mit Ihrem Kostenvoranschlag einverstanden, sind im Pflegevertrag diese Leistungen verbindlich zu vereinbaren.

Das sind die wichtigsten Inhalte eines Kostenvoranschlags

Kostenvoranschläge beinhalten eine detailliertere Aufstellung über

• Art und Inhalt der zu erbringenden Leistungen,
• Anzahl der Leistungen und Leistungskomplexe pro Tag,
• die mit den Kostenträgern nach SGB § 89 hierfür vereinbarten Vergütungen,
• Ihre Kosten für Leistungen, die nicht unter das Leistungskomplexsystem fallen,
• die Beträge, die von Kostenträgern übernommen werden, sowie
• den Eigenanteil, der vom Pflegekunden zu tragen ist.

Durch professionelle Kostenvoranschläge zeigen Sie Transparenz und schaffen Vertrauen. Denn für jeden Menschen ist es schlimm, wenn plötzlich unerwartete Kosten auf ihn zukommen, die er aus eigener Tasche bezahlen muss.

Benutzen Sie unsere kostenlose Mustervorlage zur Erstellung eines Kostenvoranschlags:

Muster-Verfahrensanweisung: Kostenvoranschlag

Wenn die tatsächlichen Kosten abweichen

Aus Ihrer eigenen Erfahrung wissen Sie, dass sich der tatsächliche Hilfe- und Unterstützungsbedarf Ihrer Pflegekunden erst nach einigen pflegerischen Einsätzen zeigt. Häufig weicht der Umfang dann vom vorab erstellten Kostenvoranschlag ab und der Eigenanteil für Ihren Pflegekunden wird höher als zuvor erwartet.

Hier müssen Sie unterscheiden

1. Weicht der Pflegebedarf nicht wesentlich ab, weil nur sporadisch und nach Bedarf weitere zusätzliche Leistungen abgefragt werden, müssen Sie keinen neuen Kostenvoranschlag erstellen und auch nicht den abgeschlossenen Pflegevertrag mit den dann höheren Kosten neu vereinbaren. Sie können trotzdem die einzelnen, zusätzlich in Anspruch genommenen Leistungen abrechnen.

Hinweis: Sollte dem Kunden der Preis für eine Leistung nicht bekannt sein, sollten Sie ihn darüber informieren. Dokumentieren Sie die Information. Zudem sollten diese Leistungen als Bedarf auch im Kostenvoranschlag aufgeführt werden.

2. Weicht der Pflege bedarf wesentlich ab, weil dauerhaft ein höherer Pflegebedarf besteht oder weil der Kunde dauerhaft und regelmäßig zusätzliche Leistungen in Anspruch nimmt, dann müssen Sie einen neuen Kostenvoranschlag erstellen und die höheren Kosten vertraglich neu vereinbaren.

Was bedeutet „wesentlich abweichen“?

Leider ist gesetzlich nicht eindeutig formuliert, was „wesentlich“ bedeutet. Dies müssen Sie immer im jeweiligen Einzelfall konkret beurteilen. Als „wesentlich“ könnte gelten:

• Der Hilfebedarf steigt aufgrund einer dauerhaften gesundheitlichen Verschlechterung (z. B. nach Krankenhausaufenthalt).
• Über einen Zeitraum von 4 Wochen werden 10 % mehr Leistungen in Anspruch genommen.
• Über einen Zeitraum von 4 Wochen erhöht sich der vom Pflegekunden zu tragende Eigenanteil um mehr als 10 %.

In diesen Fällen sollte ein neuer Kostenveranschlag erstellt und die höheren Kosten vereinbart werden.

So erstellen Sie einen Kostenvoranschlag professionell

Es gibt keine konkreten Vorgaben dazu, wie ein Kostenvoranschlag auszusehen hat. Es müssen lediglich beschriebene Inhalte enthalten sein. Allerdings gibt es in einigen Bundesländern auch in den Rahmenverträgen nach § 75 SGB XI konkrete Muster für die Kostenvoranschläge. Sie sollten sich daher informieren, ob in Ihrem Bundesland entsprechende vertragliche Vorgaben gemacht wurden.

Klären Sie notwendige Hilfeleistungen im Erstgespräch

Entsprechend den Vorgaben der Gemeinsamen Grundsätze und Maßstäbe nach § 113 SGB XI müssen Sie zur Feststellung des Hilfebedarfs und der häuslichen Pflegesituation Ihres neuen Kunden einen Erstbesuch durchführen. Hierbei sollen Sie u. a. mit Ihrem Kunden besprechen, welche Leistungen er wie oft von Ihnen beanspruchen möchte. Für diese Leistungen unterbreiten Sie Ihrem Kunden einen Kostenvoranschlag, in dem Sie die genauen Leistungen, deren Häufigkeit der Erbringung und die hierfür konkret anfallenden Kosten benennen. Geben Sie Ihrem Kunden vor Abschluss eines Pflegevertrages Zeit, Ihren Vorschlag zu überdenken.

Tipp: Legen Sie in einer Verfahrensanweisung fest, wie Sie mit den Kostenvoranschlägen in Ihrem Pflegedienst umgehen. Ein Muster finden Sie auf der nächsten Seite. Beachten Sie aber, dass dies nur ein Muster ist und Sie dies unbedingt auf Ihren Pflegedienst anpassen müssen.

Die nachfolgenden Tabellen zeigen ein Muster eines Kostenvoranschlags:

Tabelle 1: Leistungen der Pflegekasse (SGB XI)

Tabelle 2: Sonstige Leistungen/Zusatzleistungen