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Richtige Einstufung in eine Pflegestufe durch Pflegestufencontrolling

17.09.2014

Angemessene Einstufung in eine Pflegestufe
Die Einstufung Ihrer Bewohner in eine Pflegestufe hat für Ihre Einrichtung nicht nur personelle, sondern auch wirtschaftliche Auswirkungen. Daher gilt für alle Einrichtungen, ein aktives Pflegestufencontrolling als wichtige Maßnahme zur Stabilisierung und Steigerung Ihrer Erlöse einzuführen.

Es ist für Sie also unumgänglich, rechtzeitig und nachvollziehbar bei einer zu niedrigen oder falschen Einstufung gegenzusteuern. Denn nur wenn Ihre erbrachten Pflegeleistungen auch tatsächlich bezahlt werden, lässt sich die Tendenz steigender Unwirtschaftlichkeit vermeiden.

Unterlassen Sie die Prüfungen und regelmäßigen Anpassungen der Einstufung Ihrer Bewohner, ergibt sich daraus eine Reduzierung des Betriebsergebnisses. Denn das Personal für den nicht berücksichtigten Mehraufwand muss von Ihrer Einrichtung trotzdem finanziert werden.

Mehr Informationen zu Einstufung in eine Pflegestufe finden Sie in "HeimManagement kompakt".


Überwachen Sie die Einstufung in eine Pflegestufe
Wenn Ihre PDL im Tagesgeschäft feststeckt, übersieht sie schnell die naheliegenden Dinge. Sie kann z. B. die Indikatoren für eine veränderte Pflegestufe, übersehen. Diese Hinweise, die auf eine Einstufung in eine andere Pflegestufe deuten, ergeben sich aus:

  • den Beobachtungen der Mitarbeiter, insbesondere der Bezugspflegekräfte,
  • den Ergebnissen der regelmäßig durchgeführten Fallbesprechungen
  • den Informationen aus Übergaben, über Veränderungen beim Bewohner, die auch zu Konsequenzen in der Pflege führen müssen,
  • den vermerkten Besonderheiten im Pflegebericht
  • der Pflegeplanung, wenn diese regelmäßig evaluiert und angepasst wird
  • den Durchführungsnachweisen, wenn sie nicht (mehr) mit der Pflegeplanung übereinstimmen.

Hinweis: Alte, nicht überarbeitete Pflegeplanungen können auch eine zusätzliche, irreführende Fehlerquelle darstellen.

 

Effiziente Werkzeuge für die Einstufung in eine Pflegestufe
Wie in jedem Handwerk, gilt auch beim Pflegestufencontrolling die Regel: Das Ergebnis der Arbeit ist nur so gut, wie das eingesetzte Werkzeug. Werkzeuge für ein effizientes Controlling stehen Ihrer PDL bereits zur Verfügung, z. B. Pflegevisiten und Fallbesprechungen.
Doch gute Ergebnisse können diese Werkzeuge nur bringen, wenn sie auch professionell genutzt werden. Das setzt ein aktives Tun aller Beteiligten voraus. Es ist sinnvoll, dazu gemeinsam mit Ihrer PDL einen Arbeitsplan oder ein Konzept zu erstellen. In den Plan oder das Konzept sollten Sie die nachfolgenden Voraussetzungen einarbeiten, so dass die richtige Einstufung in eine Pflegestufe für alle Bewohner gewährleistet ist.

Diese 6 Grundvoraussetzungen benötigen Sie für ein effizientes Pflegestufencontrolling

  1. Ihre Pflegefachkräfte müssen für die Einschätzung der Pflegeeinstufung qualifiziert sein, sich also mit den Begutachtungs-Richtlinien (BRi) auskennen. Denn sie sollen den Gutachter ja vom tatsächlich notwendigen Hilfebedarf überzeugen und im Zweifelsfalle auch nachvollziehbar und fachlich argumentieren können.
  2. Sie müssen Zeitintervalle zur Abfrage des Pflegeaufwandes beim Bewohner, z. B. alle 6 Wochen, festlegen. „Grenzfälle“, also Bewohner, die an der Schwelle zur Einstufung in die nächste Pflegestufe stehen, sollten engmaschiger überprüft werden, z. B. alle 4 Wochen.
  3. Die zuständigen Pflegefachkräfte, also Wohnbereichsleitungen und Bezugspflegekräfte, sollten von Ihrer PDL regelmäßig eine aktualisierte Übersicht der Pflegestufen der von ihnen gepflegten Bewohner erhalten.
  4. Sie benötigen ein Wiedervorlagesystem, das Ihre PDL bzw. die zuständigen Pflegekräfte automatisch an die Überprüfung der Einstufung in eine Pflegstufe erinnert. Nur so ist die Einhaltung der Überprüfungsintervalle auch in Zeiten mit hoher Arbeitsbelastung sichergestellt.
  5. Sie müssen hinreichende zeitliche Kapazitäten für die Einschätzung der Pflegestufe und die Aufbereitung der entsprechenden Daten zur Verfügung stellen.
  6. Auch die Nachbereitung der Begutachtung und der Entscheidung der Pflegekasse muss konsequent erfolgen.

 

Tipp: Bilden Sie auf jedem Wohnbereich eine Pflegekraft speziell im Bereich „Einstufungsmanagement / MDK Kontakt“ aus. Diese Pflegekräfte müssen insbesondere die BRi hervorragend beherrschen, können die Pflegedokumentationen und Zeiterfassung prüfen und auch die Einstufungen durch den MDK begleiten.

 

Überprüfen Sie monatlich die Einstufungen in die Pflegestufen und den Pflegeaufwand
Um das aktive Pflegestufencontrolling durchzuführen, müssen Sie über die aktuelle Einstufung Ihrer Bewohner Bescheid wissen. Die Pflegestufensituation der Bewohner sollten Sie in einem Formular mindestens 1-mal monatlich überprüfen.

Bereiten Sie einen Höherstufungsantrag gründlich vor
Wenn Sie einen Höherstufungsantrag über den Bewohner oder die Angehörigen initiieren, sollten Sie sicher sein, dass Sie auch eine Einstufung in eine höhere Pflegestufe erreichen können. Deshalb müssen Sie dies gründlich vorbereiten. Dazu gehört die Ermittlung des tatsächlichen Pflegeaufwands und die Überprüfung der Pflegedokumentation. Der ermittelte Pflegeaufwand muss sich in der Pflegeplanung und im Durchführungsnachweis widerspiegeln.

Hinweis: Betonen Sie bei Ihren Pflegekräften immer wieder, dass der Aufwand des Pflegestufencontrolling auch ihnen zugute kommt, da die Pflegestufen den Personaleinsatz steuern.

Checkliste:

So gelingt die Einstufung in die richtige Pflegestufe

Pflegestufencontrolling, der Weg zur Einstufung in die richtige Pflegestufe
Alle Pflegekräfte sind mit den Vorgaben der (aktuellen) BRi vertraut.
Die Pflegekräfte bereiten sich gezielt auf den Begutachtungstermin vor (Erfassungsbogen).
Die Bewohnereinstufungen werden monatlich erhoben.
Die Pflegekräfte erhalten für die Überprüfung der Pflegestufen ein entsprechendes Zeitkontingent.
Es sind Zuständigkeiten für die Einstufungen festgelegt, z. B. Bezugspflegekraft, Wohnbereichsleitung.
Jede zuständige Pflegekraft erhält monatlich eine aktuelle Übersicht (Erhebungsbogen) für „ihre Bewohner“.
Die zuständige Pflegekraft sorgt für den Abgleich mit dem tatsächlichen Pflegeaufwand des Bewohners, insbesondere bei „Zweifels- bzw. Grenzfällen“.
Die Pflegeplanungen und Durchführungsnachweise werden regelmäßig auf Aktualität überprüft.
Bei Bedarf wird der tatsächliche Pflegeaufwand ermittelt und mit der Pflegedokumentation abgeglichen.
Nach Ermittlung des erhöhten Pflegbedarfs erfolgt ein entsprechendes Gespräch mit dem Bewohner, Angehörigen bzw. Betreuer.
Dem Bewohner, Angehörigem oder Betreuer wird ein Formschreiben mit der Aufforderung, einen Höherstufungsantrag zu stellen, ausgehändigt.
Fallbesprechungen und Pflegevisiten berücksichtigen grundsätzlich auch die realistische Einstufung des Bewohners.
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