Verlag & Akademie

Mit der richtigen Vorbereitung gehen Sie mit EDV-Pannen souverän um

06.03.2019

EDV-Dokumentation ist praktisch und spart Zeit – wenn sie störungsfrei funktioniert. Doch Technik hat ihre Tücken. Ein Ausfall kann zu großen Komplikationen führen. So gehen Sie auf Nummer sicher.

Sind Sie schon auf die EDV-Dokumentation umgestiegen oder haben Sie es in Kürze vor? Sind Sie ebenso begeistert wie ich von den Möglichkeiten? Ich habe die Erfahrung gemacht, dass selbst die Mitarbeiter, die große Ängste vor der Arbeit am Computer haben, schnell mit den Basics vertraut sind und die Arbeitserleichterung zu schätzen wissen. Doch kein Computer ist perfekt, und es kann immer wieder zu Ausfällen kommen. Dies ist besonders gravierend, wenn etwa ein Bewohner ins Krankenhaus eingewiesen werden muss oder ein Notfall vorliegt. In diesen Fällen müssen Ihre Mitarbeiter schnell auf die notwendigen Daten zurückgreifen können. Auch die Tagesdokumentation sollte von Ihren Mitarbeitern lückenlos weitergeführt werden.

Beugen Sie vor

Mit den richtigen prophylaktischen Maßnahmen gehen Sie mit Computerpannen souverän um. Drucken Sie die wichtigsten Informationen aus und heften Sie sie in den Bewohnerordnern in den Wohnbereichen ab. Diese sind:

  • Stammdaten und Diagnosen
  • aktuelle Medikamentenlisten: Diese muss jede Fachkraft sofort nach einer Medikamentenänderung austauschen.

Regeln Sie die Tagesdokumentation

Halten Sie für den Fall der Fälle Blankoformulare für den Pflegebericht vor. Auf diesen sollen die Mitarbeiter alles dokumentieren:

  • Besonderheiten, die sie sonst ebenfalls im Pflegebericht dokumentieren. Dies umfasst die Abweichungen von Maßnahmen ebenso wie die Schilderungen von Wohlbefinden und Unbehagen.
  • Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, dass auch bei neuen Bewohnern eine Ersteinschätzung der Risiken und des Allgemeinzustandes dokumentiert sein muss.
  • alle Behandlungspflegemaßnahmen: z. B. Wunddokumentation, Tropfen stellen, Medikamentengabe, Blutzuckerwerte, Insulininjektionen

Erläutern Sie Ihren Mitarbeitern, wie sie nach der EDV-Störung mit den handschriftlichen Notizen umgehen. Klären Sie, wie lange nachdokumentiert werden kann. Entsprechend übertragen die Pflegekräfte die handschriftlichen Informationen mit dem Vermerk „nachträgliche Dokumentation aufgrund einer technischen Störung“. Bei einem längeren Ausfall von mehr als 24 Stunden ist es möglicherweise kaum noch umsetzbar, alle Informationen nachzutragen. In diesem Fall verweisen Sie im Pflegebericht auf das Formular und heften es ab. In manchen Dokumentationsprogrammen können Sie die Formulare auch einscannen. Dann haben Sie alles an einem Ort

Interessieren Sie sich für die Technik

Auch wenn Sie zu den PDLs gehören, die sich für technische Details nicht interessieren: Erkundigen Sie sich, wo die einzelnen Geräte stehen. Stellen Sie diese Fragen:

  • Wo steht der Server für die Daten, die im Dokumentationsprogramm gespeichert werden?
  • Gibt es einen lokalen Server in Ihrer Einrichtung?
  • Falls es einen Server in Ihrer Einrichtung gibt: Kann man ihn bei Bedarf neu starten und wie geht das?
  • Welche Programme laufen über welchen Server?
  • Wie erreichen Sie am Wochenende und an Feiertagen Hilfe? Wer ist zuständig?
  • Falls Sie mobile oder Touch-Geräte haben: Wie sind sie verbunden?
  • Gibt es eine WLAN-Verbindung? Wo steht der Router? Wie kann man feststellen, ob diese Verbindung funktioniert?

Besprechen Sie die Vorgehensweise mit Ihren Mitarbeitern

Erläutern Sie die vorangegangenen Maßnahmen und hängen Sie auf allen Wohnbereichen die Telefonnummer des technischen Supports aus. Außerdem sollten Ihre Mitarbeiter Sie über jede noch so kurze Störung informieren. Diese sind zwar meist schnell vergessen, können aber ebenso Vorboten eines größeren Ausfalls sein. Daher sollten Sie Ihre EDV-Spezialisten hierüber immer informieren.

Wichtig: Falls Ihre Einrichtung/Ihr Träger mit einem externen Dienstleister für den Support zusammenarbeitet, klären Sie immer die Rahmenbedingungen.

  • Welche Leistungen sind in dem entsprechenden Vertrag enthalten?
  • Wer darf bei der Firma anrufen? Wer darf Aufträge wie etwa teurere Reparaturen oder Anfahrten in der Nacht in Auftrag geben?
  • Welche Rufbereitschaften gelten am Wochenende? Tipp: Am besten erstellen Sie hierfür einen Notfallplan.
  • Gibt es unterschiedliche Ansprechpartner etwa für den technischen Support des Servers, des WLAN oder des Dokumentationsprogramms?

FAZIT: Mit der richtigen Vorbereitung meistern Sie EDV-Ausfälle mit links

Ein Computerausfall kann immer wieder passieren. Entscheidend ist, dass Sie gut darauf vorbereitet sind. Dann stört er Ihre Abläufe kaum. Kontrollieren Sie im Nachgang stichprobenartig, ob die Daten in den einzelnen Bewohnerdokumentationen noch vorhanden sind.

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