Verlag & Akademie

Der Springerpool - Ihr Schutzschild gegen Personalengpässe

02.07.2018

Viele Pflegekräfte von Ihnen leben mit dem ständigen Gefühl, ihre Freizeit nicht planen zu können, da sie bei jedem Telefonklingeln einen Anruf von der Arbeit mit der Bitte zum Einspringen erwarten. Dies verringert für die meisten den Erholungswert freier Tage.

Das grundlegende Merkmal planbarer Engpässe ist, dass sie nicht plötzlich auftreten, sondern länger bekannt sind. Oft kennen Sie diese schon mehrere Monate im Voraus. Wenn etwa eine Mitarbeiterin schwanger ist, wissen Sie meistens schon 5–6 Monate vorher, wann die Mutterschutzfrist beginnt und endet. Ebenfalls planen die werdenden Mütter ihren Wiedereinstieg meist genau und besprechen rechtzeitig mit Ihnen, ob sie Elternzeit beanspruchen und/oder in welchem Stellenumfang sie in Ihrer Einrichtung tätig bleiben wollen. Tipp: Halten Sie Kontakt und fragen Sie auch von sich aus nach. Auch die Fristen für den Beginn eine Langzeiterkrankung sind bei längerem Krankheitsausfall bekannt.

Kombinieren Sie Improvisation und Planung

Das Schicksal vieler PDLs ist es, zu den Improvisationskünstlern zu gehören, die schnell und effektiv auf auftretende Engpässe reagieren. Wenn auch Sie hierzu gehören, gewöhnen Sie sich dennoch an, Personalangelegenheiten möglichst langfristig zu planen. Bemühen Sie sich frühzeitig um Ersatz bzw. Ausgleich dieser Zeiten. Bedenken Sie, dass es Ihren Mitarbeitern Sicherheit gibt, wenn sie wissen, wie ein vorauszusehender Mitarbeiterausfall schon im Vorfeld geregelt ist. Die folgende Übersicht zeigt mögliche planbare Ausfälle und die Auswirkungen auf Ihren Stellenplan. Auf der nächsten Seite finden Sie Anregungen, wie Sie die fehlenden Mitarbeiter ersetzen können.

Nicht planbare Ausfälle sind ein Dauerstressfaktor

Krankheitsausfälle sind nur in den seltensten Fällen vorausschaubar. Meist melden sich Kollegen erst in der vorherigen Schicht krank und so ist schnelles Handeln gefragt. Die Mitarbeiter des Wohnbereichs und Sie als PDL müssen zeitnah eine Lösung finden. Denn meist ist der aktuelle Dienstplan so eng gestrickt, dass die anfallende Arbeit ohne entsprechenden (wenigstens stundenweisen) Ersatz kaum zu schaffen ist.

Dies ist zwar fast Alltagsroutine, aber gleichzeitig für alle Beteiligten purer Stress. Die Pflegemitarbeiter vor Ort sind gezwungen, ihre geplanten Abläufe zu verändern. Hiermit ist meistens ein Qualitätsverlust verbunden. Den bekommen auch die Bewohner zu spüren, da sie ungefragt Leistungseinbußen hinnehmen müssen.

Beugen Sie vor und richten Sie einen Mitarbeiterpool für Ausfälle ein

Ein Mitarbeiterpool für nicht planbare Ausfälle setzt sich ebenso zusammen wie bei geplanten Ausfällen. Der Unterschied besteht darin, dass Ihr Mitarbeiter sich freiwillig zu kurzfristigen Einsätzen verpflichtet. Hierzu zählen im Einzelnen:

  • Mitarbeiter, die einen Vertrag nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz (Arbeit auf Abruf) haben und sich demnach verpflichtet haben, Mehrarbeit zu leisten;
  • Mitarbeiter, die zuvor Minusstunden aufgebaut haben und Ihnen im Vorfeld schriftlich mitteilen, zu welchen Zeiten und an welchen Tagen sie bei Bedarf kurzfristig einspringen können;
  • Mitarbeiter, die ausdrücklich durch kurzfristige Einsätze Mehrarbeitsstunden aufbauen möchten, um sie später als längere Freizeitphase nutzen zu können;

Wichtig: Wenn Sie vorhandene Stellenanteile hierfür nutzen, müssen Sie diese im Vorfeld von Ihrer zur Verfügung stehenden Soll-Stundenzahl abziehen. Dies bedeutet, dass sich Ihre tägliche Besetzung reduziert.

Tipp: Das benötigte Arbeitszeitvolumen für einen Mitarbeiterpool errechnen Sie aus den durchschnittlichen ungeplanten Ausfällen der vergangenen 12 Monate.

Übersicht: Mitarbeiterausfälle planen und geeigneten Ersatz finden
Planbare Situationen = Ausfälle, die im Vorfeld bekannt sind Geeignete Mitarbeiter = Mitarbeiter, die zeitweise mehr arbeiten wollen
Ausfälle zulasten des regulären Personalbudgets

·        Urlaubsvertretungen

·        Qualifizierungen

·        Geplanter Abbau von Mehrarbeit

Mitarbeiter, die ein Arbeitszeitguthaben aufbauen wollen, um später längere Zeit freizuhaben;

Mitarbeiter, die nach Vereinbarung regulär weniger als ihre Sollstunden arbeiten und dieses Defizit zu entsprechenden Vertretungszeiten ausgleichen

Ausfälle, die Ihr Personalbudget nicht belasten

·         langzeitkrank

·         Mutterschutz/Elternzeit

·         krankes Kind

·         Pflegezeiten

Mitarbeiter, die Verträge bei Bedarf erweitern, etwa regulär mit 25% beschäftigt sind und dann für kurze Zeit auf 100% aufstocken

Setzen Sie Hintergrunddienste ein

Einspringen garantiert: Planen Sie einen zusätzlichen Mitarbeiter pro Tag ein. Dieser ruft am Morgen an und fragt, ob er gebraucht wird. Falls nicht, entscheidet er, ob er einen freien Tag haben oder lieber arbeiten möchte. Fachkräfte können etwa ihre Dokumentationsaufgaben wahrnehmen, Pflegehelfer entlasten eine Fachkraft, sodass diese ihrerseits Zeit für Fachkraftaufgaben hat.

Führen Sie Rufbereitschaftsdienste ein

Viele Einrichtungen schrecken aus Kostengründen vor Rufbereitschaft zurück. Falls Sie hohe Krankheitsausfälle in Ihren Pflegeteams verbuchen und aufgrund von Engpässen auf Zeitarbeit zurückgreifen müssen, rechnen Sie genau aus, ob dies nicht auf Dauer sogar teurer ist, als eine ständige Rufbereitschaft bei entsprechender Vergütung einzurichten. Aus den tariflich festgelegten Zuschlägen für Rufbereitschaft können Sie errechnen, welche Kosten hieraus entstehen, und diese in Stellenanteile umrechnen. Denn wenn Sie hierfür Kosten einplanen, reduziert dies automatisch Ihre für die direkte Pflege zur Verfügung stehende Personalbesetzung. Vermutlich lohnt sich diese Investition aber im Hinblick auf eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit.

Wichtig: Die Einführung einer Rufbereitschaft unterliegt der Mitbestimmung des Betriebsrates.

Nutzen Sie Zeitarbeit als Alternative

Manchmal geht gar nichts mehr. Wenn gleich mehrere Mitarbeiter eines Wohnbereiches durch Krankheit ausfallen und Sie alle Ressourcen ausgeschöpft haben, ist der Einsatz von Zeitarbeit oft die einzige Möglichkeit, um gravierende Versorgungslücken bei Ihren Bewohnern zu vermeiden. Trotz der hohen Kosten lohnt sich der Einsatz in vielfacher Hinsicht:

  • Sie schützen Ihre Pflegekräfte vor Überlastung und beugen daraus resultierenden Erkrankungen vor.
  • Sie bezahlen die zusätzliche Pflegekraft nur, wenn sie tatsächlich anwesend ist. Für Krankheit oder Urlaub müssen Sie nicht aufkommen.
  • Außerdem sind Mitarbeiter von Zeitarbeitsfirmen im Engpassmanagement geübt und stellen sich schnell auf die Anforderungen in Ihrer Einrichtung ein.

Tipp: Versuchen Sie fehlende Dienste möglichst in einen zusammenhängenden Block umzuwandeln. Hierdurch stellen Sie größtmögliche Kontinuität für den Zeitarbeitseinsatz her.

Fazit: Kontinuität ist ein Zufriedenheitsfaktor für Ihre Mitarbeiter

Ständige Engpässe lassen selbst bei dem engagiertesten Mitarbeiter Unzufriedenheit aufkommen. Kombinieren Sie daher mehrere Lösungsansätze, um Ausfälle nachhaltig zu managen. Hierzu gehören rechtzeitiges Auffangen von planbaren Ausfällen, Einrichtung eines Mitarbeiterpools für kurzfristige ungeplante Ausfälle, ggf. Rufbereitschaftsdienste und – falls alle Stricke reißen – Zeitarbeit.

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