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Nutzen Sie diese 7 Tipps für eine stabile Dienstplanung 2019

03.12.2018

Als Pflegedienstleitung kennen Sie das Problem: Der Dienstplan sieht am Ende des Monats immer anders aus, als zu Beginn vorgesehen. Krankheitsausfälle, spontane Freiwünsche & Co. reißen stets Löcher, die es zu stopfen gilt. Gibt es ihn überhaupt – den stabilen Dienstplan? Klare Antwort: Nein! Aber mit den folgenden Tipps können Sie die größten Risiken minimieren.

Nach meinen Erfahrungen ist die Sicherstellung einer verlässlichen Dienstplanung eine der verantwortungsvollsten – und schwierigsten – Tätigkeiten einer Pflegedienstleitung. Letztendlich stehen Sie vor der Aufgabe, an jedem Tag des Jahres zu jeder Tageszeit eine ausreichende Personalbesetzung zu gewährleisten. Und das sowohl unter Beachtung der individuellen Wünsche der Mitarbeiter als auch unter Einhaltung Ihres Personalbudgets. Verplanen Sie „zu viel“ Personal, wird Ihre Einrichtung den vereinbarten Personalschlüssel nicht halten können und zwangsläufig defizitär arbeiten.

Ein schlechter Dienstplan wird bei Ausfällen nur chaotischer

Außerdem hilft Ihnen eine gute Vorplanung dabei, einen möglichst stabilen Dienstplan sicherzustellen. Sicherlich lässt sich nicht vermeiden, dass der Dienstplan am Ende eines Monats aufgrund von vielen Ad-hoc-Änderungen doch ganz anders aussieht, als er zunächst geplant war.

Allerdings ist meine Erfahrung, dass eine schlecht organisierte Dienstplanung bei Personalausfällen dann nur noch chaotischer wird. Sorgen Sie also im Vorfeld bereits dafür, dass Sie die größten Risiken ausschließen können. Somit ersparen Sie sich auch erheblichen Ärger und Stress. Beachten Sie die folgenden 7 Tipps, und umgehen Sie damit die größten Dienstplan-Risiken:

Tipp 1: Erstellen Sie einen Jahresdienstplan

Häufig werden Dienstpläne von Monat zu Monat erstellt. Damit fahren Sie aber „auf Sicht“ und betreiben keine vorausschauende Dienstplanung. Legen Sie deswegen spätestens zu Beginn des neuen Jahres einen Jahresdienstplan an. Darin planen Sie alle Mitarbeiter vor, legen die Dienstwochenenden fest und berücksichtigen die bereits feststehenden Personalengpässe (Urlaub, Fortbildung, Schulzeiten).

Mithilfe des Jahresdienstplans erkennen Sie, zu welchen Zeitpunkten im Jahr Sie eher dünn besetzt sind und zu welchen Zeiten Sie ausreichende Personalressourcen zur Verfügung haben. Bei einer monatsweisen Planung haben Sie solche Engpässe nicht im Blick. Eine geplante Maßnahme ist dann häufig nicht mehr möglich, sondern Sie werden überrascht und müssen dann hektisch Dienstplanlöcher stopfen. Häufig auf Kosten der Mitarbeiter durch den Aufbau von Überstunden.

Tipp 2: Reduzieren Sie Urlaubsspitzen

Machen Sie spätestens zu Beginn des neuen Jahres eine Urlaubsplanung. Damit Sie das Problem von Urlaubsspitzen umgehen, legen Sie fest, wie viele Urlaubstage maximal und minimal pro Monat vergeben werden können. Gehen Sie dabei wie folgt vor: Addieren Sie alle Jahresurlaubsansprüche Ihrer Mitarbeiter (inklusive möglichem Resturlaub) für das Folgejahr. Teilen Sie diese Summe durch 12 Monate. Um die Obergrenze der maximal planbaren Urlaubstage zu identifizieren, geben Sie 20 % zu. Für die Untergrenze ziehen Sie 20 % ab.

Beispielrechnung: So viel Urlaub können Sie pro Monat verplanen

Beispiel: Sie haben 50 Mitarbeiter mit einem Jahresurlaubsanspruch von 30 Tagen. Außerdem stehen noch 100 Resturlaubstage offen.

  • Jahresurlaubsanspruch in Tagen: 1.600 → 50 Mitarbeiter x 30 Tage = 1.500 Urlaubstage + 100 Tage Resturlaub = 1.600 Urlaubstage / Jahr
  • Monatsdurchschnitt: 133 → 1.600 / 12 Monate = 133 Tage
  • Maximal verplanbare Urlaubstage pro Monat: 160 → 133 Urlaubstage + 20% = 160 Urlaubstage
  • Minimal verplanbare Urlaubstage pro Monat: 106 → 133 Urlaubstage - 20% = 106 Urlaubstage

Ergebnis: Sie können für einen stabilen Dienstplan pro Monat maximal 160 und mindestens 106 Urlaubstage planen.

Tipp 3: Verplanen Sie die Nettoarbeitszeit

Damit Sie nicht Gefahr laufen, die Überstundenkonten Ihrer Mitarbeiter ins Unermessliche zu treiben, verplanen Sie maximal die Nettoarbeitszeit Ihrer Mitarbeiter. Das bedeutet, dass monatlich nicht die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit (= sogenannte Bruttoarbeitszeit) verplant wird, sondern als Faustformel lediglich rund 80 %. Das ist deshalb wichtig, weil Sie davon ausgehen müssen, dass der Mitarbeiter im Rahmen seiner vertraglich vereinbarten Arbeitszeit vielleicht auch mal krank ist, eine Fortbildung besucht oder Urlaub nimmt. Diese Zeiten werden durchschnittlich mit 20 % der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit veranschlagt.

Wenn Sie hingegen von vornherein die komplette Bruttoarbeitszeit ausschöpfen und verplanen, mündet jedes außerplanmäßige Einspringen des Mitarbeiters automatisch im Aufbau von Überstunden. Besonders problematisch ist, dass Sie bei einer Dienstplanung nach der Bruttoarbeitszeit einen Teufelskreis in Gang setzen: Natürlich sind die einzelnen Schichtbesetzungen besser als bei der Nettoarbeitszeitmethode. Allerdings nehmen die Mitarbeiter diese Mehrbesetzung erfahrungsgemäß weniger wahr. Vielmehr ist deren Augenmerk auf das permanente Einspringen und den damit verbundenen Aufbau von Überstunden gerichtet. Durchbrechen Sie diese Negativspirale, und verplanen Sie künftig ausschließlich die Nettoarbeitszeit.

Tipp 4: Planen Sie Fortbildungen für das anstehende Jahr

Als Pflegedienstleitung sind Sie dafür verantwortlich, eine jährliche prospektive Fortbildungsplanung vorzunehmen. Auch der MDK veranschlagt das von Ihnen. Planen Sie dabei doch bereits, welcher Mitarbeiter welche Fortbildung besuchen soll. Achten Sie auf eine sinnvolle Verteilung der Fortbildungstage, sodass Ihre Dienstplanung nicht zu sehr in Mitleidenschaft gezogen wird (z. B. keine Fortbildungen in Ferien- oder Schulzeiten Ihrer Azubis).

Berücksichtigen Sie diese Fortbildungstage in Ihrem Jahresdienstplan. Dazu gehört auch, dass Sie geplante, länger andauernde Weiterbildungen von Mitarbeitern (z. B. zum Praxisanleiter oder zur Wohnbereichsleitung) bereits in Ihrem Jahresdienstplan berücksichtigen. Fragen Sie ggf. beim jeweiligen Fortbildungsinstitut nach dem Terminplan der entsprechenden Weiterbildung.

Beispielrechnung: Maximal verplanbare Arbeitsstunden pro Monat

Beispiel: Pflegefachkraft Lisa T. hat eine 100%-Stelle. Bei einer 39-Stunden-Woche gibt es bei einem durchschnittlichen Monat 156 Bruttoarbeitsstunden (39 Stunden x 4 Wochen).

  • Maximal verplanbare Stunden: 124,8 →  156 Bruttoarbeitsstunden - 20% = 124,8 Nettoarbeitsstunden

Ergebnis: Verplanen Sie maximal 124,8 Stunden im Monat. Verplanen Sie mehr Arbeitsstunden, wird eine Zunahme von Überstunden des Mitarbeiters die Folge sein.

Tipp 5: Erkennen Sie Engpässe

Es gibt noch weitere Engpässe im Jahresverlauf, die Sie im Auge behalten und in Ihrer Jahresdienstplanung berücksichtigen müssen. Dazu gehören neben Wochenenden und Ferienzeiten auch Feiertage wie Weihnachten und Silvester. In manchen Bundesländern ist die Karnevalszeit ebenfalls eine „Urlaubs-“ und „Dienstfrei-“Zeit. Auch solche Phasen können geplant werden, indem Sie bereits Anfang des Jahres mit den Mitarbeitern abklären, wer wann frei haben möchte.

Ein weiterer klassischer Engpass ergibt sich durch die Abwesenheitszeiten der Pflege-Azubis durch Schulbesuch oder Außenpraktika. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Azubis bereits für das gesamte Jahr einen Ausbildungsplan vorlegen, woraus die Schul- und mögliche Praktikumszeiten ersichtlich sind. Da Außenpraktika häufig nicht fest definiert, sondern in bestimmten Zeitkorridoren vom Schüler zu absolvieren sind, geben Sie hier vor, dass die Praktika nicht zu Zeiten stattfinden, in denen Sie gemäß Ihrem Jahresdienstplan Engpässe sehen. Denken Sie auch an Feste im Haus, Tag der offenen Tür, Sommerfest, Karneval und Co. Dort werden auch immer ein paar Hände mehr gebraucht.

Tipp 6: Verfolgen Sie ein konsequentes Ausfallmanagement

Immer dann, wenn Mitarbeiter kurzfristig ausfallen, wird Ihr Dienstplan besonders auf die Probe gestellt. Problematisch wird es, wenn Sie in diesem Fall hausintern keine Strategie zur Verfügung haben, wie Sie mit unvorhersehbarem Personalausfall umgehen. Oft bricht dann Panik aus. Hektisch wird telefoniert, um in Erfahrung zu bringen, welcher Mitarbeiter einspringen kann. Die Konsequenzen: ein enormer Organisationsaufwand, um den Personalausfall zu kompensieren, und ein daraus resultierendes Anwachsen des Überstundenkontos. Verfolgen Sie deswegen ein stringentes Ausfallmanagement. Die folgende Übersicht zeigt, welche 3 Bausteine hierbei wichtig sind.

3 Bausteine für ein effizientes Ausfallmanagement

1. Ersetzen Sie nicht jeden Ausfall

Geben Sie die Order aus: Ein kurzfristiger Personalausfall wird nicht sofort ersetzt. Notfalls wird die Schicht mit einem Mitarbeiter weniger bestritten. Halten Sie für diesen Fall einen Arbeitsplan für diese Besetzung beim Personalengpass vor.

2. Regeln Sie, welcher Mitarbeiter wann einspringt

Wenn der Mitarbeiter länger ausfällt, muss natürlich nach Ersatz gesucht werden. Damit nicht immer dieselben Mitarbeiter einspringen, können Sie beispielsweise eine Reihenfolge im Team festlegen, wer wann einspringt. Orientieren Sie sich dabei an der jeweiligen Überstundensituation des Mitarbeiters.

3. Führen Sie Krankenrückkehrgespräche

Um die Krankheitsausfälle zu reduzieren, haben sich Krankenrückkehrgespräche bewährt. Regeln Sie, dass jeder Mitarbeiter nach einem Krankheitsausfall sich bei Ihnen melden muss, um mit Ihnen ein Krankenrückkehrgespräch zu führen. Setzen Sie diese Maßnahmen konsequent um.

Tipp 7: Delegieren Sie die operative Dienstplanung

Als Pflegedienstleitung sind Sie zwar für die Dienstplanung verantwortlich. Das heißt aber noch lange nicht, dass Sie die gesamte operative Personaleinsatzplanung übernehmen. Delegieren Sie also die monatliche Erstellung von Dienstplänen an die zuständigen Wohnbereichsleitungen. Ihre Aufgabe ist es, den Dienstplan freizugeben. Und zwar unter Berücksichtigung der oben beschriebenen Gesichtspunkte.

Damit Ihre Wohnbereichsleitungen in der operativen Planung der Dienste über anstehende Personalengpässe informiert sind, ist es natürlich notwendig, dass Sie die von Ihnen vorgenommene Jahresdienstplanung mit den WBL abstimmen und ihnen zur Verfügung stellen. Im Übrigen wird häufig vergessen, dass neben einem Dienstplan noch eine zusätzliche schichtbezogene Personaleinsatzplanung notwendig ist.

In ihr ist dann geregelt, welcher Mitarbeiter welche Bewohner versorgt und welche weiteren Aufgaben zu erledigen hat. Solche Personaleinsatzplanungen gleichen einem Tourenplan in der ambulanten Pflege und geben zum Teil Zeitkorridore für bestimmte Tätigkeiten als Richtwert vor. Halten Sie deswegen Ihre WBLs an, neben regulären Dienstplänen auch Personaleinsatzpläne zu führen.

Selbsttest: Haben Sie die wichtigsten Kriterien für einen stabilen Dienstplan 2019 im Blick?

  1. Liegt ein Jahresdienstplan vor?
  2. Gibt es eine Jahresurlaubsplanung?
  3. Wird nach der Nettoarbeitszeitmethode geplant?
  4. Sind Fortbildungen für das gesamte Jahr geplant?
  5. Ist bekannt, zu welchen Zeiten welche weiteren Engpässe drohen (Schulzeiten und Außenpraktika von Azubis, Weihnachten, Silvester etc.)?
  6. Wird ein konsequentes Ausfallmanagement umgesetzt?
  7. Ist die operative Dienstplanung an die Wohnbereichsleitung delegiert? Sind dabei die o.g. Aspekte berücksichtigt?

Fazit

Wenn Sie diese Tipps berücksichtigen, können Sie die größten Dienstplan-Killer ausbremsen und eine stabilere Planung sicherstellen. Damit schaffen Sie verlässliche Arbeitsbedingungen für Ihre Mitarbeiter und entstressen sich somit selbst.

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