Verlag & Akademie

Weihnachtsfeier und Betriebsferien: Diese Grundsätze sollten Sie kennen

14.11.2018

Chaos bei der Verwaltung vermeiden: Die Vorweihnachtszeit ist eine gute Gelegenheit für Sie, Kunden und Mitarbeitern Wertschätzung entgegenzubringen und Ihr Team noch etwas stärker zusammenzuschweißen. Natürlich müssen Sie sich bezüglich Weihnachtsfeier, Betriebsferien und Mitarbeitergeschenken an gewisse Regeln halten, wenn Sie am Ende nicht unnötig draufzahlen möchten.

Punkt 1: Weihnachtsfeier

Team-Events sind wichtig, um das Miteinander im Team zu fördern und Mitarbeiter zu binden. Die Weihnachtszeit ist hier eine ideale Gelegenheit für Sie. Doch dabei gibt es einiges zu beachten. Bei der Weihnachtsfeier spielt für Sie aber natürlich nicht nur eine tolle Idee eine Rolle, sondern auch die Kosten. Hier müssen Sie aufpassen, denn die Aufwendungen dürfen pro Arbeitnehmer nicht über 110 € liegen – das gilt im Jahr für 2 Veranstaltungen.

Liegen die Kosten darüber, müssen Sie den Differenzbetrag versteuern. Das könnte z. B. der Fall sein, wenn Sie auch die Ehegatten Ihrer Angestellten mit einladen. Diese werden nämlich kostentechnisch den Arbeitnehmern zugeordnet.

Punkt 2: Betriebsferien

Grundsätzlich müssen Sie sich als Arbeitgeber an das Bundesurlaubsgesetz halten und auch auf Wünsche Ihrer Mitarbeiter bei der Urlaubsgewährung eingehen. Aber: Sie dürfen diese Wünsche aus dringenden betrieblichen Gründen ablehnen. Das Gleiche gilt, wenn Sie Urlaub in Form von Betriebsferien anordnen. Mögliche Gründe für diesen Schritt sind:

  • Zwischen Weihnachten und Neujahr sinkt üblicherweise die Kundenfrequenz in Ihrer Einrichtung stark ab.
  • Die Einrichtung ist zwischen Weihnachten und Neujahr geschlossen.
  • Sie haben mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung geschlossen, aus der sich Lage und Dauer des Betriebsurlaubes ergeben.

Wichtig: Wenn Sie Betriebsferien anordnen, sollten Sie in jedem Fall sicherstellen, dass Ihren Mitarbeitern sonst noch ausreichend Urlaub zur freien Planung übrig bleibt. Dann sind Sie auf der sicheren Seite.

Punkt 3: Mitarbeitergeschenke

Die einfachste Variante, abgabenfreie Incentives zu gestalten, ist die Sachzuwendungsfreigrenze von 44 € pro Monat und Mitarbeiter. Laut Einkommensteuergesetz sind Sachzuwendungen an Mitarbeiter bis zu 44 € pro Monat steuerfrei. Aufgrund der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) wird die Steuerfreiheit auch für die Sozialversicherung übernommen (§ 3 Abs. 1 Satz 3 SvEV). Zusätzlich zu diesem Monatswert von 44 € bleiben auch Sachzuwendungen des Arbeitgebers bis zu 60 € steuerfrei, wenn sie anlässlich eines persönlichen Ereignisses an Mitarbeiter ausgegeben werden.

Steuerlich gehören sie zum Sammelbegriff der Aufmerksamkeiten. Als persönlicher Anlass gelten z. B. der Geburtstag, das Mitarbeiterjubiläum oder die Geburt eines Kindes. Auch der Blumenstrauß als Willkommensgruß nach längerer Erkrankung fällt darunter. Vorteil: Beide Freigrenzen haben nichts miteinander zu tun, sie können nebeneinander ausgeschöpft werden und werden nicht gegeneinander aufgerechnet.

Bei der Sachzuwendungsfreigrenze von 44 € handelt es sich um einen Monatswert, der Anlass der Zuwendung spielt keine Rolle. Man kann diese Freigrenze jeden Monat ausnutzen – und zwar durchaus als Belohnung. Gleichzeitig kann der Mitarbeiter zum persönlichen Ereignis ein Geschenk bis zu 60 € abgabenfrei erhalten.

Wer innerhalb eines Monats Geburtstag und Hochzeit hat, kann daher 2 Aufmerksamkeiten im Wert von bis zu 60 € erhalten (R 19.6 LStR). Die Steuerfreistellung für Aufmerksamkeiten führt in der Sozialversicherung zur Abgabenfreiheit (§ 1 Abs. 1 Nummer 1 SvEV).

Wichtig: Wenn Sie Ihren Mitarbeitern neben der Weihnachtsfeier ein Geschenk machen möchten, sollten Sie darauf achten, dass diese beiden Dinge nicht im selben Monat stattfinden. Dann ziehen Sie das Weihnachtsgeschenk z. B. einen Monat vor. Sonst riskieren Sie die Steuerfreiheit.

Denken Sie auch an Geschenke, die Ihre Mitarbeiter von Angehörigen Ihrer Klienten oder von Geschäftspartnern erhalten. Hier gilt es für Sie, klare Absprachen zu treffen, was angenommen werden darf und was nicht.

Warum das wichtig ist? Weil Geschenke natürlich auch eine gewisse Bestechlichkeit auslösen könnten. Sprechen Sie deshalb offen mit Ihren Mitarbeitern und treffen Sie klare Regelungen.

Viele Organisationen verfahren z. B. folgendermaßen: Sie sammeln alle Weihnachtsgeschenke und verlosen sie im neuen Jahr in einer Tombola. Damit verhindern Sie, dass Kunden oder Angehörige Ihren Mitarbeitern mit tollen Geschenken schöne Augen machen können, um sie bei Entscheidungen zu beeinflussen.

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