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Bloß kein Stress: So vermeiden Sie Aufregung am Tag vor der MDK-Prüfung

04.02.2019

Die Aufregung ist immer groß, wenn nachmittags ein Fax bei Ihnen eintrudelt und der MDK sich für den nächsten Tag zur Qualitätsprüfung ankündigt. Doch wenn Sie gut vorbereitet sind, dürfen Sie dem Prüfungstag entspannt entgegensehen. Wie Ihnen das gelingt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Diese 6 Spielregeln müssen Sie grundsätzlich kennen

Die MDK-Prüfer werden immer nach festen Spielregeln Ihren Pflegedienst und seine Qualität überprüfen. Grundsätzlich müssen Sie folgende 6 Dinge wissen:

1. Die Ankündigung: Bei Regel- und Wiederholungsprüfungen durch den MDK muss dieser Sie einen Tag vorher darüber informieren, wann die MDK-Prüfer am nächsten Tag erscheinen. Meist erfolgt die Ankündigung per Fax am Nachmittag vor der Prüfung. Findet die Prüfung z. B. am Montag statt, kann es durchaus passieren, dass Sie das Fax am Sonntagnachmittag erhalten. Gleiches gilt für Feiertage. Dies ist technisch für den MDK überhaupt kein Problem.

Tipp: Sorgen Sie daher dafür, dass z. B. der Spätdienst am Sonntag auch die Faxeingänge kontrolliert.

Bei Anlassprüfungen dürfen die Prüfer auch ohne Ankündigung zu Ihnen kommen. In seltenen Fällen und wenn es nicht anders möglich ist, dürfen die MDK-Prüfer Ihren Pflegedienst auch in der Nacht prüfen. Dies findet in der ambulanten Pflege aber nur in absoluten Ausnahmefällen statt. Es kann beispielsweise passieren, wenn eine Beschwerde vorliegt, nach der in einer ambulant betreuten Wohngemeinschaft die Mieter in der Nacht unversorgt sind.

2. Zutritt: Sie dürfen dem MDK oder dem PKV-Prüfdienst den Zutritt in Ihren Pflegedienst nicht verwehren. Dies gilt auch für den Fall, dass Ihr Pflegebüro nicht aufgeräumt, die PDL nicht anwesend oder der Zeitpunkt ungelegen ist. Nur wenn tatsächlich und nachweislich kein Mitarbeiter anwesend ist, z. B. aufgrund von Krankheitswelle und Urlaub, können Sie am Tag vorher beim MDK anrufen und bitten, dass man die Prüfung verlegt, da zunächst einmal die Pflegekundenversorgung im Vordergrund steht und Sie ansonsten nicht sicherstellen können, dass alle Ihre Pflegekunden die nötige Hilfe bekommen. Hierauf besteht aber kein Anspruch.

Tipp: Falls es Ihnen nicht gelingt, die Prüfung beim MDK oder PKV-Prüfdienst abzuwenden, empfehlen wir Ihnen, mit der für Sie zuständigen Pflegekasse zu sprechen und Ihr Problem zu erörtern. So kann nicht der Eindruck entstehen, dass Sie die Prüfung verweigern wollen.

3. Ausweis: Steht jemand vor Ihrer Tür und sagt Ihnen, er sei der MDK-Prüfer, und Sie glauben ihm nicht so recht, haben Sie das Recht, sich den Ausweis vorlegen zu lassen. Den konkreten Prüfauftrag werden die Prüfer Ihnen dann im Einführungsgespräch erläutern.

4. Unterlagen: Sie sind als Pflegedienst nach den Vorgaben der QPR verpflichtet, dem MDK auf Verlangen die für die Qualitätsprüfung notwendigen Unterlagen vorzulegen und alle notwendigen Auskünfte zu erteilen.

Hinweis: Wenn es erforderlich ist, müssen Sie sogar Kopien von den Dokumenten anfertigen und den Prüfern übergeben.

Datenschutz und Qualitätsprüfung
Das Inkrafttreten der DSGVO hat zu vielen Fragen hinsichtlich der Datenbereitstellung im Rahmen von Qualitätsprüfungen nach § 114 ff. SGB XI seitens der Pflegeeinrichtungen geführt. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist gemäß Art. 6 DSGVO rechtmäßig, wenn die Verarbeitung der Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Durchführung der Qualitätsprüfungen nach § 114 ff. SGB XI stellt für zugelassene Pflegeeinrichtungen nach § 72 SGB XI eine solche rechtliche Verpflichtung dar. Gemäß den Qualitätsprüfungs-Richtlinien nach § 114 SGB XI sind durch die Pflegeeinrichtungen die für die Qualitätsprüfung notwendigen Unterlagen wie gehabt vorzulegen und Auskünfte zu erteilen.

Wie auch vor der DSGVO ist im Rahmen der Pflicht zur Sparsamkeit bei der Datenerhebung die Erstellung von Kopien von (besonderen) personenbezogenen Daten nur in berechtigten Fällen zulässig, die hier kaum denkbar sind. Denn die notwendigen Feststellungen lassen sich in aller Regel anhand von Unterlagen erheben, in die Einsicht genommen wird. Eine Kopie ist dann nicht erforderlich.

5. Abrechnungsprüfung: Stellt der MDK bei der Abrechnungsprüfung Auffälligkeiten fest, wird der Prüfbericht auch an die Pflegekasse versendet, bei der Ihr Pflegekunde versichert ist. Dabei wird gegenüber der betroffenen Pflegekasse in einem gesonderten Dokument offengelegt, bei welchem Patienten (Name, Vorname, Geburtsdatum) Auffälligkeiten festgestellt worden sind. Der betroffenen Pflegekasse werden zur Beweissicherung Kopien abrechnungsrelevanter Unterlagen nach den Vorgaben der QPR als Anlage zum Prüfbericht zugeleitet.

Tipp: Eine Stellungnahme zu den festgestellten Auffälligkeiten in der Abrechnungsprüfung sollten Sie, wenn der Prüfbericht da ist, immer direkt an die jeweilige Pflegekasse senden. Es ist nötig, hierzu etwas in Ihrer allgemeinen Stellungnahme zu schreiben.

6. Stichprobenauswahl: Kann die erforderliche Mindestzahl von Pflegekunden bei der Stichprobenauswahl nicht erreicht werden, z. B. weil weniger Personen von Ihrem ambulanten Pflegedienst versorgt werden oder Patienten ihr Einverständnis zur Einbeziehung in die Stichprobe nicht erteilt haben, so kann der MDK im Rahmen der verbleibenden Möglichkeiten die Qualitätsprüfung trotzdem durchführen und die Ergebnisse im Prüfbericht ausweisen. Die Stichprobe wird nicht aus anderen Pflegegraden ergänzt. Das Unterschreiten der vorgesehenen Personenzahl ist von den Prüfern im Prüfbericht zu begründen.

Tipp: Achten Sie darauf, dass die Prüfer ihrer Dokumentationspflicht nachkommen.

Schwerpunkt der Prüfung ist die Pflegequalität bei Ihren Pflegekunden

Um die Pflegequalität zu überprüfen, werden per Zufall ausgewählte Pflegekunden bzw. im Rahmen von Anlassprüfungen zusätzlich ausgewählte Pflegekunden besucht. Dies bildet den Schwerpunkt der Prüfung. Nach § 114a Absatz 3 SGB XI sind dabei insbesondere:

  • die Inaugenscheinnahme Ihrer Pflegekunden,
  • die Pflegedokumentation Ihres Pflegedienstes,
  • die Befragung Ihrer Pflegekunden und deren Angehöriger sowie
  • die Befragungen Ihrer Mitarbeiter angemessen zu berücksichtigen.

Die MDK-Gutachter bewerten die vorgegebenen Fragen und Kriterien schwerpunktmäßig auf Grundlage der Auswertung der Dokumentation Ihrer Pflegekunden und der Beobachtungen in Ihrem Pflegedienst. Wenn die MDK-Prüfer Zweifel haben, ob Sie ein Kriterium erfüllen, werden zusätzlich – soweit möglich – Hinweise Ihrer Pflegekunden, deren Angehöriger oder Ihrer Mitarbeiter in die Bewertung Ihrer Einrichtung einbezogen.

Das Einverständnis für den Besuch vor Ort müssen die Prüfer von Ihren Pflegekunden selbst einholen. Es ist nicht möglich, dass Sie sich bereits vorab die Zustimmung Ihrer Pflegekunden geben lassen. Vergessen Sie auch nicht, dass bei Menschen, die nicht eigenständig entscheiden können, der gesetzliche Betreuer Ihrer Pflegekunden sein Einverständnis geben müssen.

Hinweis: Wenn ein Pflegekunde schon einmal eine Qualitätsprüfung durch den MDK mitgemacht hat und dies zukünftig nicht mehr möchte, haben sich einige Pflegedienste ein Schriftstück vom Pflegekunden unterschreiben lassen, dass dieser bei der nächsten Qualitätsprüfung nicht mehr einbezogen werden möchte. Doch solche Ablehnung des Pflegebedürftigen „auf Vorrat“ ist nicht mehr möglich. Ein Pflegebedürftiger, der in die Qualitätsprüfung einbezogen werden soll, kann erst am Tag der Prüfung seine Einwilligung oder Ablehnung kundtun.

Übersicht: Das müssen Sie zur Prüfung der Dokumentation und der Inaugenscheinnahme wissen

Das sollten Sie wissen:
Bei der Auswertung der Pflegedokumentation sollten Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter dabei sein. Die Prüfer müssen den Ablauf der Prüfung so gestalten, dass Sie auf jeden Fall die Möglichkeit haben, bei der Dokumentationsprüfung anwesend zu sein.

Beispiel: Es ist mal wieder Sommer und damit Urlaubszeit. Zudem hat ein Magen-Darm-Virus Ihre Mitarbeiter erwischt. Alle Mitarbeiter sind daher bis 11.00 Uhr in der Pflege. Die MDK-Prüfer können dann mit der Prüfung der Strukturqualität in Ihrem Pflegedienst beginnen, und erst wenn Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter da ist, werden die Pflegekunden besucht und die Pflegedokumentationen ausgewertet.

Ist es gar nicht möglich, dass Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter am Prüftag bei der Auswertung der Pflegedokumentation anwesend sind, dürfen die Prüfer auch ohne Sie die Pflegekunden besuchen und die Pflegedokumentationen auswerten. Unser Rat: Lassen Sie es hierzu niemals kommen! Sorgen Sie dafür, dass immer einer Ihrer Mitarbeiter bei der Prüfung der Dokumentation anwesend ist.

Beispiel: Sie stellen am Tag vor der Prüfung fest, dass eigentlich kein Mitarbeiter die Prüfer begleiten kann. Teilen Sie die Touren anders auf, und stellen Sie so sicher, dass am besten Sie selbst als PDL nicht in die Pflege müssen. Vergessen Sie nicht, Ihre Pflegekunden über die geänderten Zeiten zu informieren. Diese werden bestimmt Verständnis haben, wenn Sie erklären, warum es zu der Verschiebung kommt.

Sind die Prüfer sich nach Auswertung der Inaugenscheinnahme bzw. der Dokumentation nicht sicher, ob ein Kriterium erfüllt ist, dürfen sie Hinweise Ihrer Pflegekunden, deren Angehöriger oder Ihrer Mitarbeiter in die Bewertung einbeziehen.

Beispiel: Ein Pflegekunde bekommt von Ihrem Pflegedienst morgens Kompressionsstrümpfe Klasse 3 angezogen. Am Prüfungstag besucht der MDK-Prüfer den Pflegekunden noch während der morgendlichen Körperpflege und sieht, wie Ihre Mitarbeiterin den Pflegekunden aus dem Bad begleitet und in der Küche sofort seine Kompressionsstrümpfe anzieht. Ihre Mitarbeiterin erklärt dem Prüfer, dass es der Wunsch des Kunden ist, dass die Strümpfe angezogen werden, ohne vorher die Beine hochzulegen. Auch Ihr Pflegekunde und seine Ehefrau bestätigen dies dem Prüfer. Obwohl der Wunsch des Pflegekunden in der Pflegedokumentation nicht festgehalten ist, wird das Kriterium als erfüllt bewertet.

Wie so oft: Sie teilen nicht die Meinung des Prüfers. In einem solchen Fall muss der MDK-Prüfer Ihre abweichende Meinung dokumentieren. Sie dürfen darauf bestehen, dass der Prüfer Ihre Meinung schriftlich im Prüfbericht dokumentiert.

Beispiel: Ihr Pflegekunde hat einen schlechten Tag und hinterlässt den Eindruck, immobil zu sein. Der Prüfer stellt ein Dekubitusrisiko fest. Sie kennen den Kunden aber besser und wissen, dass ein solches Risiko nicht besteht. Der Prüfer muss im Prüfbericht schriftlich festhalten, dass und warum nach Ihrer Auffassung kein Dekubitusrisiko besteht.

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