Weihnachts- und Feiertagsplanung in der Pflege: So koordinieren Einrichtungen Urlaub, Besetzung und Vertretung

Feiertage fair in der Dienstplanung verteilen

Die Grundlage jeder Feiertagsplanung ist eine saubere Dienstplanung. Je früher feststeht, welche Dienste an den Feiertagen besetzt werden müssen, desto leichter lässt sich die Last verteilen. Eine Dienstplan-Software, wie die von Kenjo, hilft dabei, weil Vorlagen für Früh-, Spät- und Notdienste den Monatsplan in wenigen Klicks aufbauen und Urlaube sowie Fortbildungen direkt im Plan sichtbar sind.

Fairness entsteht durch Regeln, die vorher bekannt sind. Legen Sie fest, wie Weihnachten, Silvester und Neujahr im Wechsel verteilt werden, und berücksichtigen Sie, wer im Vorjahr an den Feiertagen gearbeitet hat. Wer die Regel offen kommuniziert, vermeidet den Eindruck, dass immer dieselben Personen die unbeliebten Dienste übernehmen.

„Fair ist ein Plan, bei dem jeder nachvollziehen kann, warum er wann arbeitet.“

Auch das Thema Nachvollziehbarkeit gehört dazu. Halten Sie schriftlich fest, nach welchen Kriterien entschieden wurde, und bewahren Sie die Übersicht bis zum nächsten Jahr auf. Dann lässt sich der Wechsel zwischen den Feiertagen ohne Streit fortsetzen.

Urlaubsanträge bündeln und früh entscheiden

Einzelne Urlaubsanträge, die über Wochen verstreut eintreffen, machen eine gerechte Entscheidung schwer. Besser ist ein fester Antragszeitraum für die Weihnachtszeit, nach dessen Ende alle Wünsche gemeinsam betrachtet werden. So sehen Sie auf einen Blick, wo sich Wünsche überschneiden und wo Spielraum bleibt.

Entscheiden Sie anschließend nach den vorher festgelegten Kriterien, etwa nach dem Wechsel zum Vorjahr oder nach familiären Verpflichtungen. Teilen Sie das Ergebnis zügig mit, auch wenn es Absagen enthält. Wer früh Bescheid weiß, kann eigene Pläne umstellen, und die Leitung hat weniger Rückfragen.

Berücksichtigen Sie außerdem die Wünsche von Teilzeitkräften und Auszubildenden, die oft zurückstehen müssen. Ein kurzes Gespräch vorab klärt, wer freiwillig an den Feiertagen arbeitet und wer nicht, und entlastet damit den gesamten Plan.

Engpässe früh erkennen

Ein Engpass zeigt sich meist nicht am Feiertag selbst, sondern Wochen vorher. Prüfen Sie nach Antragsschluss für jeden Tag, ob Fachkräfte und Hilfskräfte in der nötigen Zahl eingeplant sind. Achten Sie dabei auf die Qualifikationen: Eine Schicht ist nur dann besetzt, wenn die erforderliche Fachkraft anwesend ist.

Zeichnet sich eine Lücke ab, bleibt noch Zeit für Lösungen. Sie können Dienste anders verteilen, Teilzeitkräfte gezielt ansprechen oder offene Dienste ausschreiben, auf die sich das Team freiwillig bewirbt. Auch die Ruhezeiten gehören in diese Prüfung, denn gerade um die Feiertage herum werden sie schnell unterschritten. Eine automatische Warnung bei Verstößen gegen Ruhezeiten und Arbeitszeitgrenzen macht solche Probleme sichtbar, bevor der Plan veröffentlicht wird.

Praktisch hat sich eine einfache Übersicht bewährt, in der jeder Feiertag mit dem Mindestbedarf an Fachkräften und Hilfskräften steht. Sie zeigt sofort, welche Tage knapp werden, und dient als gemeinsame Grundlage, wenn Wünsche gegeneinander abgewogen werden müssen.

Ein Blick auf die Erfahrungen der letzten Jahre hilft ebenfalls. Waren bestimmte Tage regelmäßig unterbesetzt, lohnt sich dort ein größerer Puffer. So entsteht der Plan nicht aus dem Bauch heraus, sondern aus belegbaren Erfahrungen der eigenen Einrichtung.

Vertretung und Ausfälle verbindlich regeln

In der Weihnachtszeit steigt das Risiko kurzfristiger Krankmeldungen, und die Suche nach Ersatz ist besonders schwierig. Legen Sie deshalb vorab fest, wer als Hintergrunddienst bereitsteht und wie Vertretungen vergütet oder durch Freizeit ausgeglichen werden. Diese Regel sollte vor der Planung bekannt sein und nicht erst im Ausfall verhandelt werden.

Für mobile Pflegedienste kommt ein weiterer Punkt hinzu. Fällt eine Pflegekraft aus, müssen Touren neu verteilt und Klienten gegebenenfalls informiert werden. Planen Sie dafür feste Ansprechpersonen ein, die an den Feiertagen erreichbar sind. Meldet sich Schlüsselpersonal krank, sollte die Leitung sofort benachrichtigt werden, damit Ersatzschichten schnell angelegt werden können.

Das Team strukturiert informieren

Viele Konflikte in der Feiertagsplanung entstehen nicht durch den Plan selbst, sondern durch schlechte Kommunikation. Wenn Wünsche, Entscheidungen und Änderungen in Zetteln, Telefonaten und Chatgruppen verteilt sind, weiß am Ende niemand, was gilt. Legen Sie deshalb einen festen Kanal fest, über den der verbindliche Plan veröffentlicht wird.

Hilfreich ist eine App, in der jeder Mitarbeitende den eigenen Dienstplan sieht und per Push-Nachricht erfährt, sobald der Plan steht. Dort lassen sich auch Verfügbarkeiten angeben und Schichten tauschen, was Rückfragen an die Leitung reduziert. Kündigen Sie Antragsschluss, Veröffentlichung und Änderungsregeln rechtzeitig an, damit das Team sich darauf einstellen kann.

Der Ablauf im Überblick

Die folgenden Schritte geben eine Reihenfolge vor, die sich in den meisten Einrichtungen bewährt. Die Pflegedienstleitung legt die Regeln fest, die Wohnbereichsleitungen sammeln die Anträge und prüfen gemeinsam mit ihr die Besetzung:

• Feiertagsregeln und Verteilungskriterien festlegen und im Team bekannt machen
• Antragszeitraum für Urlaub in der Weihnachtszeit ankündigen
• Anträge nach Antragsschluss gemeinsam prüfen und entscheiden
• Besetzung je Tag und Qualifikation kontrollieren
• Hintergrunddienst und Vertretungsregeln festlegen
• Plan veröffentlichen und Änderungswege erklären

Fazit: Früh planen, klar informieren

Eine gute Feiertagsplanung beginnt mit Regeln, die alle kennen, und endet mit einem Plan, den alle einsehen können. Wer Urlaubsanträge bündelt, Engpässe vor der Veröffentlichung sucht und Vertretungen vorab klärt, nimmt dem Dezember viel Druck. Das gilt für stationäre Einrichtungen ebenso wie für mobile Dienste, auch wenn die Abläufe im Detail verschieden sind.