Dienstplan in der Pflege

Dienstplan in der Pflege
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Inhaltsverzeichnis

In der Pflege haben es die Beschäftigten mit Menschen zu tun, die auf die Hilfe anderer Personen angewiesen sind. Viele Dinge können Pflegebedürftige nicht eigenständig erledigen, deshalb ist es notwendig, dass genug Pflegepersonal bereitsteht. Um dies zu gewährleisten, sind Dienstpläne in der Pflege unumgänglich.

Was versteht man unter einem Dienstplan?

Ein Dienstplan stellt eines der grundlegenden Instrumente für die Personaleinsatzplanung in Institutionen dar, die die Pflege von Menschen als ihre Kernaufgabe sehen, also vor allem Alten- und Pflegeheime, Seniorenresidenzen mit Pflegeabteilungen sowie ambulante Pflegedienste.

In diesen Pflegeeinrichtungen soll der Dienstplan gewährleisten, dass diese ihre Hauptaufgabe mithilfe ihrer Mitarbeiter erfüllen können und dabei die vorgegebenen Qualitätsstandards eingehalten werden. Durch den Dienstplan weiß jeder in der jeweiligen Pflegeeinrichtung Beschäftigte, wann er wie oft und wie lange an welchem Ort eingesetzt wird.

Ein Dienstplan hat vor allem das Ziel, den Einsatz des Personals so zu organisieren, dass der operative Betrieb der Pflegeeinrichtung möglichst gut läuft.

Zur Erreichung dieses Zieles gliedert man den gesamten Prozess der Personalplanung in eine langfristige strategische Phase, eine mittelfristige taktische Phase sowie eine kurzfristige operative Planungsphase.

Die unterschiedlichen Phasen zur Zielerreichung eines Dienstplans:

  • Langfristig strategische Phase
  • Mittelfristig taktische Phase
  • Kurzfristig operative Phase

Aus den unterschiedlichen Phasen erwachsen folgende Dienstpläne:

  • Dienstplan für den Tag- und Nachtdienst
  • Wechsel-Dienstplan

Der klassische Dienstplan ist der für die Tag- und Nachtschichten, wobei sich der Tag in der Regel noch einmal in Früh- und Spätschicht untergliedert. Gemeinsam mit der Nachtschicht kann man als Pflegekraft also in drei verschiedene Schichten eingeteilt werden. Allerdings gibt es gesetzliche Regelungen, wie häufig man monatlich zur Nachtschicht eingeteilt werden darf.

Der sogenannte Wechselschicht-Dienstplan spiegelt ein Arbeitszeitmodell wieder, bei dem man in einem ganz bestimmten, vorher festgelegten Turnus von der Tag- in die Spätschicht und von dieser zur Nachtschicht wechselt. Als Rhythmus ist ein Wechsel der Schichten im Abstand von vier oder auch acht Wochen denkbar.

Das sollten Sie über Pflegedienstpläne wissen.

Dienstplan online erstellen - Software für die Personalplanung

Heute stehen den Pflegedienstleitungen, die meist mit der Dienstplanung betraut sind, verschiedenste Software-Programme zur Verfügung, um einen effektiven Dienstplan in der Pflege zu erstellen. Solche Online-Anwendungen sind heute sehr flexibel gestaltet, so dass der Planer etwa individuelle Mitarbeiterprofile inklusive Arbeitszeitpräferenzen erstellen kann.

Auch die maximal mögliche Arbeitszeit der einzelnen Beschäftigten, Abwesenheiten oder einzuhaltende Ruhezeiten können mithilfe solcher Planungssoftware kontinuierlich kontrolliert werden. Darüber hinaus können Urlaubswünsche erfasst werden. So erhält man eine aktuelle Übersicht über das verfügbare Personal und verhindert Fehlplanungen.

Muss der Dienstplan verändert werden, so zeigt das System dies nicht nur auf dem Desktop der Abteilung an, sondern übermittelt die Änderungen auch mithilfe einer auf das Smartphone des betroffenen Pflegepersonals geschickte E-Mail.

Da die Komplexität der Personalplanung immer größer wird und der Dienstplan in der Pflege eine offizielle Urkunde darstellt, erstellen die zuständigen Pflegedienstleitungen einen solchen Dienstplan nur noch in den seltensten Fällen manuell oder mittels einer Excel-Tabelle.

Hinweis

Weil es sich bei einem Dienstplan im rechtlichen Sinne um eine Urkunde handelt, ist die Verwendung von Bleistift, Füllfederhalter sowie Tipp-Ex bei der Erstellung oder Korrektur nicht gestattet. Auch Durchstreichungen bis zur vollkommenen Unkenntlichkeit sind nicht erlaubt.

Wie sind Dienstpläne in der Pflege aufgebaut, welche Inhalte hat die Planung?

Bei der Erstellung eines Dienstplanes muss darauf geachtet werden, dass dieser alle wichtigen, teilweise gesetzlich vorgeschriebenen Inhalte wiedergibt.

Die Hauptbestandteile eines Dienstplanes sind:

  • Zeitraum der Gültigkeit des Dienstplanes
  • Gültigkeitsbereich (Angabe der Abteilung, Station)
  • Vor- und Nachname des Mitarbeiters
  • Qualifikation des Mitarbeiters (Pflegefachkraft, Pflegehilfskraft, Auszubildender)
  • Sollarbeitszeit (Grad und Umfang der Beschäftigung)
  • Nachweis über auszugleichende Mehr- oder Überstunden sowie Feiertage
  • Erstellungsdatum, Unterschrift des Erstellenden sowie des zuständigen Vorgesetzten
  • Soll-Dienst (geplanter Dienst innerhalb der Gültigkeitsdauer)
  • Ist-Dienst (Abweichungen vom Soll-Dienst unter Angabe der zusätzlich geleisteten Minuten)
  • Abweichende Dienste (angeordnete Änderungen)

Der Dienstplan für Pflegekräfte in der Altenpflege dient nicht alleine der besseren Übersicht der geleisteten Arbeitszeiten, sondern ist auch die Basis für die Entgeltabrechnung.

Hauptbestandteile eines Dienstplanes.

Bestimmungen für Dienstpläne – Arbeitszeiten, Urlaub und mehr nach dem Arbeitszeitgesetz

Der Gesetzgeber möchte die Arbeitnehmer in der Pflege möglichst umfassend schützen und hat bezüglich Höchstarbeitszeit, Wochenenddienst, Ruhepausen, Frühdienst oder Spätdienst entsprechende, gesetzliche Regelungen getroffen.

Die Höchstarbeitszeiten in der Pflege

Gemäß dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) beträgt die tägliche Höchstarbeitszeit 8 Stunden. Man kann sie unter der Voraussetzung, dass die durchschnittliche Arbeitszeit innerhalb von 24 Wochen oder 6 Monaten nicht mehr als 8 Stunden beträgt, auf bis zu 10 Stunden verlängern.

Ruhepausen während der täglichen Arbeitszeit in der Pflege

Da Pflegekräfte physische und psychische Höchstleistungen vollbringen, stehen laut Gesetzgeber angemessene Ruhepausen zu. Bei einer Arbeitszeit zwischen mindestens 6 und maximal 9 Stunden pro Tag muss die Ruhepause mindestens 30 Minuten betragen.

Arbeitet man mehr als 9 Stunden täglich, ist eine 45-minütige Mindestruhepause vorgeschrieben. Jede Pause darf nicht kürzer als 15 Minuten sein. Nach spätestens 6 Stunden Arbeit ist eine Pause einzulegen.

Abweichende Regelungen bezüglich der Ruhezeit in der Pflege

Prinzipiell steht jedem Arbeitnehmer gemäß § 5 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) im Anschluss an seine tägliche Arbeitszeit eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden zu. Allerdings kann in Pflegeeinrichtungen diese Ruhezeit um bis zu eine Stunde gekürzt werden. In diesem Fall muss diese Stunde innerhalb von vier Wochen oder eines Kalendermonats durch Anhängen an eine andere Ruhezeit ausgeglichen werden.

Hat man Rufbereitschaft, so darf die Ruhezeit um bis zu 50 % gekürzt werden, muss aber später ebenfalls wieder ausgeglichen werden.

Nachtdienste im Rahmen der Nachtarbeit

Falls Nachtdienste geleistet werden müssen, gelten bezüglich der täglichen Höchstarbeitszeit laut § 6 Arbeitszeitgesetz die gleichen Vorgaben, wie für die Arbeitszeit während einer Früh- oder Spätschicht. Maximal darf man also 8 - 10 Stunden täglich arbeiten. Allerdings muss der Ausgleich innerhalb von einem Kalendermonat oder innerhalb von vier Wochen geschehen.

Frühdienst und Spätschicht in der Altenpflege

In der ambulanten Pflege wird häufig nur im Früh- und Spätdienst gearbeitet. Ursache hierfür ist, dass in den Nachtstunden sehr oft die Angehörigen des zu Pflegenden die notwendigen Arbeiten übernehmen. Auch in der stationären Pflege greifen viele Arbeitgeber zum Modell 7/7, wodurch nur noch zwei Schichten benötigt werden.

Das bedeutet, dass Pflegekräfte an sieben Tagen hintereinander 10 Stunden arbeiten und zwei Stunden Pause machen müssen. Der Arbeitszeitraum dauert dann für die Frühschicht beispielsweise von 7 Uhr morgens bis 19 Uhr abends, für die Spät- oder Nachschicht von 19 Uhr am Abend bis 7 Uhr am nächsten Morgen.

Wochenende oder freier Sonntag für Personal in der Pflegebranche

Wird ein Dienstplan in der Pflege erstellt, so ist gemäß den Vorgaben im Arbeitszeitgesetz sicherzustellen, dass Pflegekräfte mindestens 15 Sonntage im Jahr nicht arbeiten müssen.

Darüber hinaus sollten mindestens zwei ganze Wochenenden im Monat arbeitsfrei bleiben. Der Begriff Wochenende definiert einen jeweils aufeinanderfolgenden Samstag und Sonntag. Gerade in der Pflege reduziert sich die Zahl aber sehr häufig auf ein Wochenende.

Feiertagsregelung für Mitarbeiter in der Pflege

Jeder möchte Feiertage gerne im Kreise seiner Familie verbringen. Allerdings würde dann die Besetzung der jeweiligen Schicht in der Pflege nicht funktionieren. Es ist gesetzlich geregelt, dass der 24. und der 31. Dezember als halbe Arbeitstage gelten.

Dennoch müssen Pflegekräfte natürlich eine ganze Schicht absolvieren. Der Gesetzgeber hat daher bestimmt, dass man als Pflegekraft die an Feiertagen verrichtete Arbeitszeit durch einen sogenannten Ersatzruhetag ausgleichen darf.

Regelungen im Bereich Mutterschutz oder Jugendschutz für Pflegekräfte

Werdende Mütter und minderjährige Mitarbeiter (meist Auszubildende) unterliegen seitens des Gesetzgebers besonderem Schutz. Schwangere Pflegekräfte dürfen weiterarbeiten, solange es ihnen möglich ist. Dazu müssen Aufgabenbereiche eventuell neu strukturiert werden. 

Ein Auszubildender, der jünger als 18 Jahre ist, darf zwar in dringenden Fällen auch am Wochenende oder an Feiertagen Dienste übernehmen, muss diese Dienstzeit aber laut § 18 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) noch in derselben Woche, spätestens aber in der auf den Wochenend- oder Feiertagsdienst folgenden Woche ausgleichen.

Aufgaben und Rechte des Betriebsrats

Gerade in der Pflegebranche hat ein Betriebsrat eine wichtige Funktion, denn aufgrund von Personalmangel kommt es sehr häufig zu personellen Engpässen und dadurch zu Dienstplanungen, die sich am Rande der Gesetzgebung bewegen.

In solchen Fällen ist es die Aufgabe des Betriebsrates, einzugreifen und mit dem Arbeitgeber Verhandlungen zu führen.

So hat der Betriebsrat etwa ein Mitbestimmungsrecht, wenn es um folgende Festlegungen geht:

  • Einhaltung des Arbeitsschutzes
  • Einhaltung der Regelungen des Arbeitszeitgesetzes
  • Festlegung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
  • Festlegung der Pausenzeiträume während der Dienstschichten
  • Aufstellung von Dienstplänen
  • Regelungen bezüglich zu leistender Überstunden
  • Anordnung von Sonntags- und Feiertagsarbeit
  • Regelungen zur Rufbereitschaft von Pflegekräften
  • Einführung und Gestaltung neuer Arbeitszeitmodelle
  • Abschaffung von Arbeitszeitmodellen

Der Betriebsrat fungiert vor allem als Arbeitnehmervertretung und soll die Einhaltung gesetzlicher Regelungen überwachen, die dem Schutz der Arbeitnehmer dienen. Er hat zudem eine Vermittlungs- oder Verhandlungsfunktion zwischen den Arbeitnehmern und Arbeitgebern.

Welche rechtlichen Grundlagen von Dienstplänen in der Pflege gibt es?

Jeder Arbeitgeber übt gegenüber seinen Mitarbeitern die ihm zustehende Weisungsbefugnis aus, wenn er einen Dienstplan aufstellt oder ihn vom zuständigen Mitarbeiter aufstellen lässt. Er kann also in seiner Rolle als Arbeitgeber bestimmen, wann seine Arbeitnehmer ihre Tätigkeit auszuüben haben.

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben darf er aber nicht tun, was er will, sondern ist an entsprechende Regelungen im Arbeitszeitgesetz, Arbeitsschutzgesetz sowie Jugendschutzgesetz gebunden.

Wer darf Dienstpläne erstellen?

Grundsätzlich obliegt die Erstellung von Dienstplänen dem Arbeitgeber. Allerdings ist es im Bereich der Pflege fast immer so, dass nicht etwa der oberste Dienstherr der Pflegereinrichtung über Arbeitszeiten, Urlaubstage, Ausfälle oder Fortbildungen entscheidet, sondern eine von ihm beauftragte Person.

Meist sind dies die Stationsleitungen oder Pflegedienstleitungen, bei sehr kleinen Einrichtungen auch die Heimleitung. Bei den ambulanten Pflegediensten wird der Dienstplan fast immer vom Inhaber des Pflegedienstes selbst erstellt.

Frist für die Veröffentlichung: Wann müssen Dienstpläne ausgegeben werden?

Der Gesetzgeber hat keine gesetzlichen Vorgaben gemacht, bis zu welchem Zeitpunkt vor dem Inkrafttreten eines Dienstplanes dieser bekanntgegeben werden muss. 

Zieht man allerdings § 12 Abs. 2 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) heran, in dem die „Arbeit auf Abruf” geregelt wird, so erscheint es sinnvoll, das Pflegepersonal spätestens vier Tage vor dem Beginn des Dienstplanes zu informieren und die voraussichtlichen Arbeitszeiten zu veröffentlichen.

Verbindlichkeit: Ab wann ist der Dienstplan bindend?

Ein dem Pflegepersonal wenigstens vier Tage vor Inkrafttreten bekanntgemachter Dienstplan ist für die Arbeitnehmer bindend. Die gleiche Frist gilt übrigens auch für vorgenommene Änderungen an der Dienstplanung. Dabei ist es unerheblich, ob der Dienstplan für einige Wochen Gültigkeit besitzt oder die Dienste für ein ganzes Jahr abdeckt.

Wurde dem Pflegepersonal ein Freizeitausgleich gewährt und im Dienstplan festgehalten, so hat dieses zwar ein Anrecht darauf, der Arbeitgeber kann allerdings während dieses Zeitraumes zur Arbeit beordern. Eine solcher Freizeitausgleich ist stets widerruflich.

Anders verhält es sich während des Urlaubs, aus dem man Pflegekräfte nicht zurückholen kann, nur weil Personal fehlt. Ebenso ist der Dienstplan für die Mitarbeiter bindend, wenn man zwar über lange Jahre hinweg beispielsweise nur Nachtdienste hatte, wodurch leider keine betriebliche Übung entsteht, und plötzlich im Tagdienst arbeiten soll.

Hatte man sich nicht explizit auf eine Stelle als Nachdienst beworben, kann der Planer auch nach vielen Jahren zum Früh- oder Spätdienst einteilen. Dies liegt in seinem Ermessensspielraum.

Dienstpläne: Was sind die Rechte der Arbeitnehmer?

Obwohl ein Dienstplan für Pflegekräfte bindend ist, muss nicht alles einfach hingenommen werden, was die Pflegedienstleitung oder Stationsleitung vorsetzt. Man hat gesetzlich verankerte Rechte, über die man sich als Arbeitgeber nicht hinwegsetzen darf. Tut er es dennoch, kann man dagegen vorgehen.

Diese Rechte haben Arbeitnehmer

Wann müssen Änderungen im Dienstplan bekannt gegeben werden?

Nach geltender Rechtsprechung muss der Arbeitgeber eine Frist von vier Tagen einhalten, wenn er Änderungen am bereits erstellten Dienstplan vornehmen und Dienste übertragen möchte. Die gleiche Frist gilt übrigens auch für Überstunden, die vom Vorgesetzten spontan verordnet werden sollen. Ist die Frist kürzer, kann man den geänderten Dienstplan oder die angeordneten Überstunden ablehnen.

Kurzfristige Änderungen im genehmigten Dienstplan

Natürlich kennt man als Pflegekraft die Situation, dass einer der Kollegen aufgrund von Krankheit plötzlich ausfällt und die Pflegedienstleitung bittet, am nächsten Tag einzuspringen. Viele stimmen aus Angst vor Repressalien zu.

Allerdings muss man das nicht tun, denn die gesetzlichen Vorgaben schützen den Arbeitnehmer. Prinzipiell gilt, dass der Arbeitgeber das ihm zustehende Direktionsrecht mit der Veröffentlichung des Dienstplans in rechtswirksamer und damit rechtsverbindlicher Weise ausgeübt hat. Er darf diesen Plan nur noch im Einvernehmen mit den Arbeitnehmern ändern.

Dürfen spontane Überstunden im Dienstplan verordnet werden?

Die Antwort ist grundsätzlich Nein. Selbst wenn man mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages der Verpflichtung zu Überstunden zugestimmt hat. Ordnet der Vorgesetzte die Überstunden spontan an und hält sich nicht an die Mindestfrist der Ankündigung von vier Tagen, muss man seinen Wünschen nicht Folge leisten. In besonders großen Notsituationen kann es dennoch sinnvoll sein, die kurzfristig angeordneten Überstunden zu machen, vor allem, wenn man zeitlich dazu in der Lage ist und nicht irgendwelche unaufschiebbaren Termine hat.

Mitbestimmung: Dürfen Pflegekräfte Wünsche für Dienstpläne äußern?

Selbstverständlich ist man als Pflegekraft dazu berechtigt, während der Planung für die zukünftigen Dienste Wünsche zu äußern. Natürlich hat der Arbeitgeber vor allem einen möglichst gut funktionierenden Plan im Blick, nimmt aber bei der Dienstplangestaltung durchaus Rücksicht auf Wünsche, die von seinen Mitarbeitern geäußert werden.

In der Regel wird die Pflegedienstleitung versuchen, solche Wünsche zu berücksichtigen. Es besteht allerdings bezüglich geäußerter Wünsche kein Rechtsanspruch darauf, dass diese auch tatsächlich berücksichtigt werden. Ein wichtiger Aspekt bei der Berücksichtigung von Einzelwünschen ist die Kollegialität. Dies zeigt sich am ehesten bei den jährlichen Urlaubsplanungen.

Mitbestimmung und Widerspruch: Kann der Betriebsrat einen Dienstplan ablehnen?

Ein Betriebsrat hat vor allem durch den § 87 Abs. 1 Nr. 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) die Möglichkeit, Einfluss auf einen Dienstplan zu nehmen und von seinem Recht auf Mitbestimmung Gebrauch zu machen. Dies gilt hauptsächlich bezüglich des täglichen Arbeitszeitraumes, der täglichen Arbeitszeit sowie der Pausen.

Der Arbeitgeber ist daher dazu verpflichtet, einen Dienstplan zu erstellen, dem der Betriebsrat zustimmt. Wird kein für beide Seiten annehmbarer Dienstplan erstellt, muss mithilfe einer Einigungsstelle oder eines Gerichts eine Lösung herbeigeführt werden.

Datenschutz: Dürfen Dienstpläne öffentlich ausgehängt werden?

Ein Dienstplan enthält fast immer auch personenbezogene und dadurch unter den Datenschutz fallende, geschützte Daten von Mitarbeitern. Grundlegend ist hier die seit dem Jahr 2018 für den Raum der Europäischen Union geltende Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Aus diesem Grund ist es dem Arbeitgeber nur dann gestattet, den Dienstplan öffentlich auszuhängen, wenn sämtliche darin vorkommende Mitarbeiter ihre explizite Zustimmung erteilt haben. Als einzelne Pflegekraft hat man kein Anrecht darauf, den gesamten Dienstplan für alle Kollegen zu kennen.

Fazit zum Thema Dienstplan in der Pflege

Falls man selbst in eine Position kommt, in der Dienstpläne erstellt werden müssen, sollte man sich vorher umfassend mit diesem Thema beschäftigen. Beispielsweise bieten Magazine wie CAREkonkret wichtige Informationen für Mitarbeiter, die in der Pflege zu Entscheidungsträgern aufsteigen.

Wichtig sind hauptsächlich fundierte Kenntnisse der Gesetzeslage, denn diese bildet sozusagen die Grenze der eigenen Möglichkeiten, wenn man einen Dienstplan erstellt.

Ebenso wichtig wie das Beachten der gesetzlichen Vorgaben, ist für die Dienstplangestaltung die Berücksichtigung von Wünschen, die das Pflegepersonal womöglich heranträgt. Zwar gibt es keinen Rechtsanspruch, aber meist sind es Umstände im privaten Umfeld, die zu solchen Wünschen führen. Hier ist ein großes Maß an Sensibilität notwendig, um den einzelnen Mitarbeitern gerecht zu werden und auf diese Weise ein Team zusammenzuhalten.