Qualitätszirkel in der ambulanten Pflege

Nutzen & Vorgehen
Qualitätszirkel in der ambulanten Pflege
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Inhaltsverzeichnis

Neben den Expertenstandards gibt es die Pflegestandards zur Qualitätsentwicklung. Diese gelten einrichtungsintern und werden häufig durch die Arbeit des Qualitätszirkels beeinflusst. Die Qualitätszirkelarbeit trägt dazu bei, dass den Defiziten der Pflegeeinrichtung bei der Implementierung von Expertenstandards und Pflegestandards entgegengewirkt wird. Solche Qualitätskreise innerhalb einer Einrichtung zu etablieren, hat enorme Vorteile. So kann sichergestellt werden, dass kontinuierlich an Problemen in den Arbeitsbereichen gearbeitet und die Qualität der Einrichtung stetig verbessert wird. Darüber hinaus wird Feedback von Pflegefachkräften, z. B. zu den Expertenstandards, eingebunden, wodurch Leitlinien einen höheren Praxisbezug im Pflegealltag erhalten.

Was ist ein Qualitätszirkel in der ambulanten Pflege?

Ein Qualitätszirkel leistet einen maßgeblichen Anteil zum Qualitätsmanagement und der Qualitätsentwicklung in der Pflege. Durch die regelmäßige Auseinandersetzung mit diversen Problematiken wie Expertenstandards in den Arbeitsbereichen kann die Qualitätssicherung kontinuierlich sichergestellt werden. Das gesamte Personal der Pflege ist dazu berechtigt, an den Sitzungen der Qualitätszirkeln teilzunehmen und unterstützend bei der Qualitätszirkelarbeit tätig zu werden. Auf die Tagesordnung des Arbeitstreffens können sowohl grundsätzliche Thematiken, Expertenstandards, spezifische Pflegeprobleme und das Dokumentationsmanagement kommen.

Was ist ein Qualitätszirkel?

Bei einem Qualitätszirkel (QZ) handelt es sich um eine Arbeitsgruppe von Menschen, die zum Ziel hat, Probleme zu lösen, kreative Ideen einzubringen und die Qualität ihrer Pflegeeinrichtung kontinuierlich zu optimieren. Zu den Zielen dieser Arbeitstreffen können beispielsweise die Erstellung neuer Konzepte zu Expertenstandards oder die Überarbeitung von internen Pflegestandards gehören. Ein Qualitätszirkel kann ebenfalls bei der Implementierung von Expertenstandards oder deren Auslegung arbeiten. Auch die Akzeptanz von internen Pflegestandards bzw. den Expertenstandards kann durch den Qualitätskreis verbessert werden.

Hinweis

Soll die Qualität einer Einrichtung durch die Unterstützung der Mitarbeiter kontinuierlich gesteigert werden, bietet ein Qualitätszirkel die beste Grundlage. 

Was ist die Zielsetzung an einen Qualitätszirkel?

Aufgabe eines QZ ist es, zur Qualitätssicherung der Pflegeeinrichtung beizutragen. Die regelmäßigen Tagungen im Qualitätskreis sind Teil des Qualitätsmanagements in der Pflege. Hierdurch soll die Qualität der Einrichtung in einem regelmäßigen Rhythmus sichergestellt und die Qualitätsentwicklung weiter optimiert werden. 

Weiterhin ist es das Ziel eines Qualitätszirkels, Lösungen für noch bestehende Schwächen zu finden, beispielsweise hinsichtlich der Akzeptanz von Expertenstandards. Dementsprechend soll eine bessere Qualität aller Leistungen bei den Arbeitstreffen erarbeitet werden. Der Qualitätskreis bündelt und aktiviert punktuell Wissen und Kompetenzen der Mitarbeiter. Anhand von Leitlinien bzw. Vorgaben wird überprüft, ob sich Prozesse und Strukturen im Arbeitsablauf verbessern lassen.

Ziele und Struktur eines Qualitätszirkels im Überblick

Tagungsfrequenz des Qualitätszirkels

In der Regel sollte ein Qualitätszirkel einmal im Quartal in Form eines Arbeitstreffens zusammenkommen. Trotzdem ist es von vielen Prüfinstanzen wie dem MDK gerne gesehen, wenn monatliche Tagungen zur Qualitätszirkelarbeit stattfinden. Damit der Qualitätskreis von den entsprechenden Mitarbeitern eingeplant werden kann und auch im Dienstplan berücksichtigt wird, sollten sie dort vermerkt und farblich markiert werden. 

Hinweis

Um ein effizientes, evidenzbasiertes Arbeiten im Qualitätszirkel sicherzustellen, sollten die Mitglieder während der Tagungen der Qualitätszirkeln von ihrer Arbeit freigestellt werden. So ist sichergestellt, dass die Teilnahme zur Qualitätszirkelarbeit nicht als Bürde betrachtet wird.

Wie ist ein Qualitätszirkels in der ambulanten Pflege zusammengesetzt?

Der Qualitätszirkel setzt sich aus einer Vielzahl unterschiedlicher Mitarbeiter zusammen. Diese sind nicht ausschließlich dem Personal der Pflege zuzuordnen. Wichtig ist, dass sich jeder Teilnehmer des Zirkels seiner Funktion und seiner Aufgaben im Qualitätskreis bewusst ist. Nur so kann sichergestellt werden, dass innerhalb der Gruppe effizient gearbeitet wird und Ergebnisse zur Prozessoptimierung bei den Arbeitstreffen erzielt werden. Typische Beispiele für diese Optimierungen können die Implementierung der Expertenstandards betreffen.

Wie wird ein Qualitätszirkel organisiert?

Sowohl die Organisation als auch die Durchführung des evidenzbasierten Arbeitstreffens ist Aufgabe der Pflegedienstleitung. Die Pflegedienstleitung muss allerdings nicht zwangsläufig die Moderation des Treffens übernehmen. Der Moderator wird immer mit Blick auf die aktuelle Thematik bestimmt. So soll sichergestellt werden, dass für jedes Thema optimale Voraussetzungen bei der Qualitätszirkelarbeit gewährleistet werden können. Die Aufgabe des Moderators ist es, die Sitzung zu leiten, Denkanstöße zu geben und den Ablauf zu koordinieren.

Zu jedem Qualitätszirkel gehört ein Kernteam. Dieses besteht im Idealfall aus fünf bis sechs Mitarbeitern. Zu kleinen Gruppen fehlt es häufig an Dynamik, während in zu großen Gruppen nicht selten zu viel Diskussionspotenzial besteht. Die Teilnehmer sollten aus den unterschiedlichen Bereichen der Pflegeeinrichtung stammen. Eine vielseitige Auseinandersetzung mit der zu behandelnden Problematik kann so ermöglicht werden.

Das Kernteam ist dafür verantwortlich, Problemlösungsansätze zu liefern. Häufig werden diese Ansätze als Vorschlag in das gesamte Pflegeteam eingereicht. So wird sichergestellt, dass auch weitere Meinungen sowie konstruktive Kritik und Verbesserungsvorschläge an den Qualitätskreis herangetragen werden können.

Wer kann beim Qualitätszirkel teilnehmen?

Grundsätzlich ist es jedem Mitarbeiter erlaubt, am QZ teilzunehmen. Es ist aber empfehlenswert, dass der Kern des Zirkels immer aus den gleichen Personen besteht. Ratsam ist es, darauf zu achten, dass aus möglichst jeder Hierarchieebene Mitarbeiter vertreten sind. Hierdurch kann die Thematik aus diversen Blickwinkeln beleuchtet werden. Auch ist die Ideenfindung deutlich vielfältiger. 

Mitarbeiterkern des QZ: 

  • Qualitätsbeauftragter
  • Wohnbereichsleitungen
  • Mindestens eine Pflegefachkraft 
  • Mindestens eine Pflegehilfskraft 
  • Ein Mitarbeiter aus der Betreuung
  • Ein Mitarbeiter aus der Hauswirtschaft 
  • Ein Mitarbeiter aus der Küche

Wie arbeitet ein Qualitätszirkel in der ambulanten Pflege?

Damit ein Qualitätszirkel erfolgreich arbeiten kann, ist ein strukturiertes Vorgehen unbedingt notwendig. Zunächst werden aktuelle Probleme herausgefiltert und mögliche Ursachen in den Blick genommen. Anschließend werden potenzielle Lösungsansätze formuliert. Die Aufgabe des QZ liegt im Grunde darin, die Leitung der Pflegeeinrichtung beim Qualitätsmanagement und der Optimierung der Pflegeprozesse zu unterstützen. Auch die Verbesserungswünsche und -vorschläge des Personals werden durch den QZ berücksichtigt und zur Sprache gebracht. 

Grundsätzlicher Verlauf eines Qualitätszirkels in der ambulanten Pflege

Damit der Zirkel optimal verlaufen kann, ist eine gute Vorbereitung unerlässlich. Diese sicherzustellen, ist Aufgabe des Moderators. Das Material zur entsprechenden Problematik, z. B. eines Expertenstandards, sollte dem Personal immer im Vorfeld zur Verfügung gestellt werden. So haben die Mitarbeiter etwas Vorlaufzeit, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen und im Idealfall schon einige eigene Problemlösungsansätze zu formulieren. 

Von der Vorbereitung abgesehen, verläuft der QZ in vier Phasen. Zu Beginn begrüßt der Moderator die Arbeitsgruppe. Im Zuge dessen findet eine erneute kurze Vorstellung des aktuellen Themas statt. Das Ziel dieses Qualitätszirkels ist durch den Moderator unbedingt festzulegen. Auch ein Zeitrahmen der Bearbeitung sollte fixiert werden. Es ist wichtig darauf zu achten, dass die Diskussionen nicht den aktuell angestrebten Rahmen verlassen. Sie sollten sich stets in effizienter Weise mit dem Problem auseinandersetzen. 

Ist die Vorstellung abgeschlossen und der Rahmen des Treffens zeitlich sowie inhaltlich abgesteckt, wird die Gruppe aktiv. Es ist ihre Aufgabe, durch aktives Brainstorming potenzielle Problemlösungsansätze zu finden und diese interaktiv zu diskutieren. Der Moderator sollte hier ausschließlich dann eingreifen, wenn die Diskussionen den vorgegebenen Rahmen verlassen. Andernfalls findet im besten Fall keine Einschränkung der Kreativität der Mitarbeiter statt. 

Darstellung des Verlaufs eines Qualitätszirkels

Um auch im Nachhinein einen Überblick über die vorgeschlagenen Ansätze zu behalten, ist darauf zu achten, dass jeder Vorschlag zumindest oberflächlich visuell festgehalten wird. Hierbei kann es sich beispielsweise um eine Verschriftlichung auf Karteikarten handeln. Aber auch eine Flipchart ist ein denkbares Mittel zur Visualisierung. 

Eine Dokumentation der Sitzung des Qualitätszirkels ist ebenfalls notwendig. Die Funktion des Protokollanten wird im Vorfeld einem Mitarbeiter zugewiesen. Der Moderator kann diese Aufgabe ebenfalls übernehmen. Am Ende der Sitzung wird das Schriftstück von allen anwesenden Mitarbeitern unterschrieben.

Die Pflegedienstleitung bekommt es anschließend ausgehändigt. Ihre Aufgabe, oder die der Heimleitung, ist es nun, das Protokoll auszuwerten. Die besten Problemlösungsansätze und Anregungen werden schriftlich festgehalten. Dieses Schriftstück wird im Anschluss ein weiteres Mal an den Qualitätszirkel zurückgegeben. Dieser hat zu kontrollieren, ob die niedergeschriebenen Tatsachen den ursprünglich diskutierten Fakten entsprechen. Sollten seitens des QZ keine Einwände erhoben werden, wird das entsprechende Schriftstück in das Qualitätsmanagement der Pflegeeinrichtung aufgenommen. 

Allgemeiner Verlauf des QZ: 

  1. Vorstellung des Themas 
  2. Diskussion anregen 
  3. Visualisierung
  4. Protokoll führen
  5. Umsetzung 

Was ist das 5-Schritte-Modell?

Bei dem 5-Schritte-Modell handelt es sich um die optimale Vorgehensweise innerhalb eines QZ. Der dem QZ zugrunde liegende Prozess wird durch fünf Schritte gegliedert. Hierdurch wird eine optimale Auseinandersetzung mit der Thematik garantiert. Jeder Schritt nimmt unterschiedliche Schwerpunkte in den Blick. Alle gemeinsam ergeben einen gesamten Prozess, nach dem der Qualitätszirkel bei seiner Arbeit vorgeht. 

1. Schritt: Eingrenzung des zu bearbeitenden ProzessesSollte den Mitarbeitern die Arbeit eines Qualitätszirkels unbekannt sein, gilt es, den Prozess zuerst zu erklären. Anschließend wird die ausgewählte Problematik in die entsprechenden fünf Schritte des Prozesses gegliedert. Ist das anfänglich gewählte Thema zu komplex, findet in einer gemeinsamen Diskussion eine Eingrenzung der zu bearbeitenden Thematik statt. 
2. Schritt: Bestandsaufnahme der aktuellen SituationHier findet eine Analyse der aktuellen Situation der Pflegeeinrichtung statt. Durch diese sollen potenzielle Defizite zutage gebracht werden. Gleichzeitig wird in den Blick genommen, welche Vorteile der Qualitätszirkel für die entsprechende Situation verspricht. 
3. Schritt: Zielformulierung Zu jedem Prozessschritt wird mindestens ein Ziel formuliert, häufig auch mehrere. Hierdurch soll ein Blick darauf geworfen werden, den Arbeitsprozess des Qualitätszirkels so optimal wie möglich zu gestalten.  
4. Schritt: Festlegung der Maßnahmen zu ZielerreichungAnfangs werden hier allgemeine Vorschläge in den Raum gestellt, die von der aktuellen Situation zur angestrebten Situation führen sollen. Hierunter fallen beispielsweise Aspekte wie die Klärung von Zuständigkeiten oder die Vereinfachung der Kommunikationswege. Im Anschluss daran werden diese Vorschläge weiterhin ausgearbeitet und verbessert. 
5. Schritt: Erstellung eines QualitätsprofilsIm letzten Schritt wird kontrolliert, ob die Aufzeichnungen die Arbeit der Qualitätszirkels in adäquater Weise wiedergeben. Ist dies der Fall werden Eckdaten festgelegt. Zum einen werden Bewertungskriterien für die Zielerreichung formuliert. Weiterhin wird der Zeitpunkt der Kontrolle und die Person, die die Kontrolle durchführt, definiert. Abgesehen davon wird auch noch festgehalten, in welchem Zeitraum die Umsetzung stattfinden soll und welche Maßnahmen dafür erforderlich sind.

Wichtig

Das entwickelte Profil des Qualitätszirkels muss klar, verständlich und widerspruchsfrei sein. 

Was ist bei der Moderation eines Qualitätszirkels zu beachten?

Der Moderator des Qualitätszirkels ist nicht immer dieselbe Person. Vielmehr wird bei der Wahl des Moderators die zu behandelnde Thematik in den Blick genommen, anhand derer die passende Person ausgewählt wird. Werden beispielsweise Themen wie Konzepterstellung behandelt, sollte die Moderation möglichst durch die Pflegedienstleitung oder die Heimaufsicht durchgeführt werden. 

Geht es allerdings darum, Ansätze für Problemlösungen zu finden, ist es häufig ratsam, die Moderation durch den Qualitätsbeauftragten der Einrichtung durchführen zu lassen. Häufig fühlen sich die Mitarbeiter durch die Abwesenheit eines Vorgesetzten freier und arbeiten kreativer. Dies kann zu erheblichen Verbesserungen der Problemlösungsansätze führen. 

Aufgaben des Moderators: 

  • Einladung zu den Treffen
  • Einhaltung der Tagesordnung und vorgegebener Zeiten (beispielsweise für die Diskussion)
  • Ergebnisorientierte Moderation
  • Bekanntmachung der Ergebnisse gegenüber der Pflegedienstleitung und/oder der Geschäftsführung sowie anschließend dem gesamten Team des Pflegedienstes

Hinweis

Durch die Option einer entsprechenden Fortbildung sollte es insbesondere dem Qualitätsbeauftragten ermöglicht werden, seine Kompetenzen im Bereich der Führung und Organisation zu erweitern. 

Was sind die Vorteile eines Qualitätszirkels in der ambulanten Pflege?

Ein Qualitätszirkel bringt für die Pflege diverse Vorteile mit sich. Im Grunde münden sie alle in einer Optimierung des Qualitätsmanagements. Durch das Einbeziehen der Mitarbeiter in die Qualitätssicherung der Pflege wird ein vielseitiges kreatives Potenzial zugänglich gemacht. Dieses kann dem Qualitätsmanagement einen hohen Nutzen bringen. 

Durch die Arbeit im QZ haben die Mitarbeiter die Chance, einen aktiven Beitrag zum Qualitätsmanagement zu tragen. Hierdurch steigt die Identifikation mit dem Arbeitsplatz. Durch ihre Arbeit im Qualitätszirkel nehmen die Mitarbeiter Einfluss auf den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Sie bekommen das Gefühl, dass ihre Arbeit für die Einrichtung von enormer Bedeutung ist. Es findet also eine Förderung der Arbeitszufriedenheit, Motivation und Identifikation statt. 

Ein weiterer enormer Vorteil eines QZ liegt darin, dass ein funktionierender Qualitätszirkel konkrete Lösungswege zur Behebung von Qualitätsdefiziten entwickeln kann. Durch die detaillierte und vielseitige Auseinandersetzung mit der Problematik wird für fast jedes Defizit, das in der Pflege auftritt, eine adäquate Lösung gefunden. 

Wie wird ein Qualitätszirkel in der ambulanten Pflege eingerichtet?

Bei der Einrichtung eines Qualitätszirkels sollten seitens der Leitung einige Dinge unbedingt berücksichtigt werden. Nur durch eine entsprechende Vorbereitung und Unterstützung ist es dem QZ möglich, seinen Beitrag zur Qualitätssicherung in der Pflege zu leisten. Sowohl die Leitung als auch der Moderator und die Teilnehmer bilden wichtige Komponenten in der Einrichtung des Zirkels. Die Einrichtung findet in der Regel in vier Schritten statt. 

So wird ein Qualitätszirkel eingerichtet

1. Analyse der Defizite 

Bevor ein QZ eingerichtet wird, müssen die Defizite bekannt sein. Andernfalls macht die Einrichtung eines Qualitätszirkels keinen Sinn. Das Hauptaugenmerk eines QZ kann auf unterschiedlichen Faktoren liegen. Hierzu gehören unter anderem die Überprüfung der Hauptprozesse und die Verstärkung der Kundenorientierung, sowie die Förderung des betriebswirtschaftlichen Denkens des Personals und die Verbesserung der Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Um Defizite ausfindig zu machen, kann auf unterschiedliche Dokumente zurückgegriffen werden. Insbesondere aus dem Gutachten der Zertifizierungsstelle gehen die Defizite deutlich hervor. Aber auch dem Selbstreport können Schwächen der Einrichtung entnommen werden. 

Weitere Dokumente, aus denen Defizite ersichtlich werden: 

  • Das Qualitätshandbuch mit allen Formularen und Dienstanweisungen
  • Die durchgeführten Audits durch externe Gutachter. Diese geben besonders darüber Auskunft, ob die Mitarbeiter tatsächlich das Qualitätsmodell leben und im Arbeitsalltag beachten
  • Das Managementreview: Es beschreibt die Stärken und Defizite der laufenden Anstrengungen für mehr Qualität und formuliert Bewertungen aus der Sicht der Geschäftsführung
  • Die Auflistung von Defiziten, die durch die Mitarbeiter an den QZ herangetragen werden

2. Auswahl der richtigen Teilnehmer 

Damit der Qualitätszirkel effizient arbeiten kann, sollten bei der Auswahl der Teilnehmer unterschiedliche Faktoren in den Blick genommen werden. Speziell sollte darauf geachtet werden, dass innerhalb des QZ keine unterschiedlichen Hierarchieebenen aufeinandertreffen. Durch die Kombination gleichrangiger Mitarbeiter kann die Effizienz der Problemlösung gesteigert werden. 

Es sollte ferner berücksichtigt werden, dass alle Abteilungen der Einrichtung in gleichem Maße vertreten sind. Nur so kann verhindert werden, dass sich eine Abteilung der anderen gegenüber benachteiligt fühlt. Davon abgesehen werden so unterschiedliche Blickwinkel eröffnet, wodurch die Qualität der Problemlösung weiterhin gesteigert wird. 

Es sollte unbedingt vermieden werden, dass die Mitarbeiter unter Zwang Teil des QZ werden. Hierdurch wird die Produktivität unter Umständen enorm eingeschränkt. Deutlich sinnvoller ist es daher, die Teilnehmer der QZ durch ihre freiwillige Bereitschaft zum Teammitglied zu machen. 

3. Wahl des richtigen Moderators 

Der Moderator ist das Herzstück des Qualitätszirkels. Daher ist es wichtig, eine kompetente Person zu finden. Diese sollte einige Voraussetzungen mitbringen, sodass sichergestellt werden kann, dass sie eine adäquate Leitung für den QZ ist. Neben der Tatsache, dass der Moderator die Einrichtung sehr gut kennen sollte, sollte er die Kompetenz einer Führungsperson haben. Es ist seine Aufgabe, die Mitglieder des QZ gleichberechtigt zu behandeln.

Dies bedeutet, dass es seine Aufgabe ist, darauf zu achten, dass alle Teilnehmer in gleichem Maße zu Wort kommen. Es muss seitens des Moderators jederzeit darauf geachtet werden, dass er den Zirkel leitet, die Mitarbeiter aber nicht dominiert. Der perfekte Moderator für einen Qualitätszirkel sollte daher im besten Fall eine natürliche Autorität besitzen. 

Hinweis

Häufig ist der Moderator eines Qualitätszirkels ein Mitarbeiter der Einrichtung. Dies muss aber nicht zwangsläufig der Fall sein.

Ein Moderator sollte einige Kriterien erfüllen:

  • Er hat das Ziel des Qualitätszirkels vor Augen und fördert die Zusammengehörigkeit der Gruppe.
  • Er kennt die Einrichtung und ihre qualitativen Standards.
  • Er beherrscht das vorherrschende Qualitätsmodell.
  • Er fragt konkret nach und kann gut zuhören.
  • Er korrigiert mit Augenmaß, ohne zu verletzen.
  • Er übernimmt die Visualisierung der Prozesse.
  • Er konzentriert die Gruppe auf die Hauptfragen bzw. Defizite.
  • Er bietet auch Kleingruppenarbeit im Zirkel an, z. B. zu Kundenzufriedenheit, um schneller voranzukommen.

Wichtig

Sollte die Leitung darauf verzichten, selbst die Funktion des Moderators zu übernehmen oder eine externe Person heranzuziehen, kann durch die Mitarbeiter eine Wahl stattfinden, durch welche dieser Posten besetzt wird. 

4. Richtige Ausstattung als Grundlage für QZ

Auch die materielle Ausstattung ist für den Qualitätszirkel wichtig. Nur so kann gewährleistet werden, dass eine adäquate Dokumentation der Ergebnisse stattfindet. Auch gutes Brainstorming ist nur mit entsprechenden Materialien möglich. Hierzu gehören sowohl eine Pinnwand und eine Flipchart sowie Kärtchen mit unterschiedlichen Größen. Üblich sind hier 10 - 20 cm. Auch Filzstifte, Nadeln und Klebestreifen gehören zur Grundausstattung eines QZ.

Um die Ergebnisse des Brainstormings festzuhalten, bietet es sich außerdem an, eine Kamera zur Verfügung zu stellen. Mit dieser können die Flipcharts fotografiert werden. So hat jeder Teilnehmer des QZ auch nach dem Treffen noch Zugang zu den Ergebnissen. 

Fazit zum Qualitätszirkel in der ambulanten Pflege

Auf Qualitätszirkel sollte im Rahmen der Qualitätssicherung innerhalb der Pflege unbedingt zurückgegriffen werden. Die Einführung eines Zirkels bietet sich besonders dann an, wenn die Einrichtungsleitung um Unterstützung beim Qualitätsmanagement bittet. Qualitätszirkel bieten eine effiziente Art der Zusammenarbeit unterschiedlicher Experten in den Bereichen der Pflege. Durch ihre regelmäßige Zusammenkunft soll sichergestellt werden, dass die Defizite der Einrichtung minimiert und die Qualität entsprechend erhöht wird. Um das Qualitätsmanagement der Pflege zu unterstützen, bieten sich Qualitätszirkel dementsprechend in jedem Fall an.