Pflegedienstleitung

Die Pflegedienstleitung hat ganz verschiedene Aufgaben: Betreuung der Patienten, Personalführung und Finanzen sind nur einige davon - eine Übersicht.
Pflegedienstleitung
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Inhaltsverzeichnis

Viele unterschiedliche Aufgaben sind es, die an die Pflegdienstleitung eines Unternehmen oder einer Einrichtung gestellt werden. Der Job als Pflegdienstleitung (PDL) ist zweifellos kein Beruf, der sich „einfach so“ erledigen lässt. Für einen gut funktionierenden Betrieb kommt der Pflegedienstleitung eine erhebliche Schlüsselposition zu. Nicht jeder, der sich zur PDL berufen fühlt, kann die facettenreichen Anforderungen an den Beruf erfüllen. Gefordert sind Multi-Talente mit hoher Stressresistenz.

Komplexer Beruf mit großer Verantwortung

Pflegestufen abrechnen, den Dienstwagen reparieren lassen, einen Einsatzplan für den kommenden Monat schreiben und zwischendurch mit den Angehörigen eines neuen Patienten sprechen: Wer Pflegedienstleiter oder -leiterin ist oder werden möchte, sieht sich einem anspruchsvollen Berufsbild gegenüber, das neben umfassenden Kenntnissen in der Pflege auch profundes Wissen im verwaltenden und organisatorischen Bereich voraussetzt. Keine Frage, mit der PDL steht und fällt der Betrieb und für Unternehmen, die in der ambulanten Pflege tätig sind, ist die PDL ebenso wenig verzichtbar wie für Seniorenheime oder andere stationäre Einrichtungen wie zum Beispiel für ein Krankenhaus.

Bindeglied zwischen allen Beteiligten

Die Pflegedienstleitung ist das Bindeglied zwischen Geschäftsleitung und der Station oder Abteilung, den Mitarbeitern und externen Partnern. Auch für Patienten und deren Angehörige ist die Pflegedienstleitung Ansprechpartner. Ein Job, der nicht nur Führungsqualitäten voraussetzt, sondern auch ein großes Maß an Verantwortlichkeit. Denn Pflegedienstleiter übernehmen in einem Unternehmen oder einer Einrichtung die ständige Verantwortung. Geht also etwas schief, steht die PDL für ihren Verantwortungsbereich gerade.

Aufgaben im organisatorischen und verwaltenden Bereich

Zunächst ist die Pflegedienstleitung für Aufgaben im organisatorischen und verwaltenden Bereich zuständig. Ein großer Teil fällt dabei auf die Personalwirtschaft: Die PDL ermittelt den Personalbedarf, plant den Bedarf und Einsatz der Mitarbeiter, schreibt Dienstpläne und kontrolliert die Qualität der geleisteten Arbeit sowie die Einhaltung der Qualitätsstandards. Außerdem ist die Pflegedienstleitung in einem Unternehmen oder einer Einrichtung auch für verschiedene finanzielle Belange verantwortlich und gleichzeitig erste Ansprechpartnerin im internen und externen Beschwerdemanagement. 

PDL durch Weiterbildung oder Fachhochschulabschluss

Pflegedienstleitung ist kein Job, der von der Pike auf gelernt werden kann, sondern nur möglich ist mit Berufserfahrung in der Pflege inklusive einer entsprechenden Weiterbildung nach der abgeschlossenen Ausbildung zum Altenpfleger, beziehungsweise Gesundheits- und Krankenpfleger oder Kinderkrankenpfleger. Neben verschiedenen Fachweiterbildungen führt auch ein Fachhochschulabschluss zum Ziel, als PDL arbeiten zu können. In Krankenhäusern zum Beispiel können Pflegedienstleiter nur mit einem abgeschlossenen Fachhochschulstudium (in der Regel im Bereich Pflegemanagement) arbeiten.

Was sind die Hauptaufgaben der Pflegedienstleitung?

Der anspruchsvolle Beruf als PDL besteht aus vielen Facetten. Die Hauptaufgaben konzentrieren sich auf folgende Bereiche: 

  • Arbeitsorganisation: Arbeitsentwicklung, -organisation, -aufgaben, -einteilung der Mitarbeiter, Kostenkalkulation, Urlaubsplanung, Firmenwagen, Dienstplan…
  • Personalführung: Personalbedarf, -entwicklung, -führung, Supervision (Organisation), Mitarbeiterzufriedenheit, Teamsitzungen…
  • Kontakte und Kommunikation mit externen Partnern wie Ärzten, Dienstleistern, Therapeuten, Krankenkassen…
  • Dokumentationen überprüfen und analysieren…
  • Erster Ansprechpartner bei Beschwerden, Ausarbeitung eines Beschwerdemanagements…
  • Überblick über die Warenwirtschaft, Kenntnisse der ausgewählten Produkte, Lagerhaltung, Kommunikation mit internem Einkauf…
  • Qualitätsüberprüfung und -weiterentwicklung, Sicherung der Qualität…

Der Weg zur Pflegedienstleitung

Der Beruf eines Pflegedienstleisters oder einer Pflegedienstleiterin bedeutet also viel mehr als pflegerisches Wissen. Im Berufsalltag einer PDL spielen Aspekte wie Betriebswirtschaft, Recht, Kommunikation, Management, Führungsstärke und Organisation eine wesentliche Rolle. Analog dazu wird an Fachhochschulen oder Weiterbildungseinrichtungen weniger der pflegerische Aspekt bedacht, als vielmehr Lerneinheiten zu Themen wie: 

  • Personalplanung
  • Qualitätsmanagement
  • Mitarbeiterführung
  • BWL
  • Konfliktmanagement
  • Rechnungswesen
  • Kundenorientierung
  • Controlling
  • Arbeits-/Sozialrecht

Das ist jedoch noch lange nicht alles, was angehende Pflegedienstleiter während der Weiterbildung oder des Studiums lernen. Eine Vielzahl weiterer Themen wie beispielsweise Moderation, Beschwerdemanagement oder Teambildung gehören ebenfalls zu den Ausbildungsinhalten.

PDL: Welche Voraussetzungen muss ich mitbringen?  

Die Pflegedienstleitung ist ein anspruchsvoller Beruf, der einiges an Stressresistenz abverlangt. Bei der PDL eines Unternehmens oder einer Einrichtung laufen schließlich alle Fäden zusammen, sie ist als Führungskraft Ansprechpartner für alle internen Mitarbeiter und externen Beteiligten, die Schnittstelle zur Geschäftsleitung und Ansprechpartner für Patienten und Angehörige. Wichtig sind also starke Nerven und Organisationstalent, aber auch Konfliktfähigkeit und soziale Kompetenz. Durchsetzungsfähigkeit, betriebswirtschaftliches und analytisches Denken gehören ebenfalls zu den Voraussetzungen, die eine PDL mitbringen sollte.

Berufserfahrung ist zwingend erforderlich

Gleichzeitig ist Berufserfahrung in der Pflege unabdingbar – und natürlich eine abgeschlossene Ausbildung zur Pflegefachkraft (Altenpfleger, Gesundheits- und Krankenpfleger/Kinderkrankenpfleger). Die genauen Rahmenbedingungen sind im Sozialgesetzbuch XI (Paragraf 71, Absatz 3) geregelt. Laut Sozialgesetzbuch muss eine angehende PDL innerhalb der vergangenen acht Jahre mindestens zwei Jahre lang Erfahrung im erlernten  Beruf vorweisen können, um an einer entsprechenden Weiterbildungsmaßnahme teilnehmen zu können. Wie lange die Weiterbildung zur PDL dauert, hängt von der jeweiligen Maßnahme ab, die verschiedenen Richtlinien folgen. Möglich sind Zeiträume zwischen neun Monaten und drei Jahren bei anerkannten Weiterbildungen für angehende Pflegedienstleiter. Die jeweiligen Lehr- oder Studiengänge werden sowohl berufsbegleitend als auch in Vollzeit oder als Fernlehrgang angeboten. Damit die Weiterbildungsmaßnahme anerkannt wird, müssen mindestens 460 Stunden absolviert worden sein.

Schwerpunkt Betriebswirtschaft

Nicht zuletzt wegen des demografischen Wandels gestaltet sich die Kostendynamik im Bereich der Pflege immer komplexer und  betriebswirtschaftliches Fachwissen ist gefragt – auch für die PDL. Neben der Budget-Planung und -steuerung und der kaufmännischen Betreuung von Pflegemaßnahmen liegt ein großer Fokus auch auf dem Controlling. Im Rahmen der Weiterbildung zur PDL werden deshalb Grundlagen der Betriebswirtschaft vermittelt – zum Beispiel marktwirtschaftliche Zusammenhänge, Instrumente für betriebswirtschaftliches Handeln und vieles mehr. Typische Lehrinhalte sind:

  • Betriebswirtschaft: Besonderheiten bei Pflegediensten
  • Kostensätze
  • Kennzahlen
  • Kalkulationen von Stundensätzen 
  • Berechnung der Personalkosten
  • Kalkulation der Einsätze
  • Berechnung der Kfz-Kosten
  • Umsatzsteigerung: Maßnahmen

Schlüsselposition Pflegedienstleitung 

Die Gesellschaft altert, der Bedarf an Pflegekräften wächst bekanntlich, doch Pflegekräfte fehlen an allen Ecken und Enden. Immer wieder ist von „Pflegenotstand“ die Rede; mit der Konsequenz, dass viele Fachkräfte aus dem Ausland angeworben werden. Die Chancen, einen Job als Pflegefachkraft zu finden, sind bekanntlich sehr gut. Viele examinierte Pflegekräfte planen den nächsten Schritt auf der Karriereleiter und lassen sich zur PDL weiterbilden. Die Stelle der Pflegedienstleitung ist im mittleren Management angesiedelt und eine bedeutende Position in Krankenhäusern, stationären Einrichtungen, aber auch in der ambulanten Pflege.

Trotz formaler Voraussetzungen: Nicht jeder ist geeignet

Führungsstärke sowie soziale und methodische Kompetenz gehören zu den wichtigsten Qualifikationen einer guten Pflegedienstleitung. Für angehende Pflegedienstleiterinnen und -leiter  ist es oft von Vorteil, bereits erste Erfahrungen als Führungskraft gesammelt zu haben, sei es als Stationsleiter, Wohnbereichsleiter oder vergleichbaren Positionen. Oft ist die Position der Pflegedienstleitung nur schwierig zu besetzen, obwohl sie als attraktives Karriereziel für viele ambitionierte Pflegekräfte gilt. Doch nicht für jeden eignet sich diese so wichtige Position in einem Pflegeunternehmen: Eine PDL muss neben ihrer umfassenden Ausbildung - den formalen Aspekten - auch dem komplexen Arbeitsalltag gewachsen sein. Nicht selten kommt es in Pflegeeinrichtungen oder bei ambulanten Diensten zum häufigen Wechsel der PDL, wenn Anspruch und Wirklichkeit aufeinandertreffen - die PDL zwar die formalen Voraussetzungen erfüllt, aufgrund fehlender anderer Fähigkeiten wie mangelnde Kritikfähigkeit, fehlende Stressresistenz oder mangelnder Empathie für die Position jedoch nicht geeignet ist.

Auf der Suche nach der passenden PDL 

Um diese Schlüsselposition möglichst optimal zu besetzen, vertrauen viele Unternehmen die Suche nach dem passenden Mitarbeiter professionellen Personalleistern, sogenannten Headhuntern, an. Etliche Personalagenturen in Deutschland haben sich auf die Besetzung von Stellen im Gesundheitswesen spezialisiert – darunter auch die der PDL – und vermitteln geeignete Bewerber an Unternehmen wie ambulante Dienste, aber auch Krankenhäuser, Senioren- oder Reha-Einrichtungen.

Was ist die Rolle der Pflegedienstleitung?

Welche Rolle spielt die Pflegedienstleitung in einem Unternehmen oder einer Einrichtung? Was unterscheidet die PDL von den Mitarbeitern? Wer hat wem was zu sagen?  – Die Rollenklarheit der Pflegedienstleitung ist häufig nicht genau definiert. Fest steht: Die PDL ist, obwohl selbst examinierte Pflegekraft, keine „normale“ Kollegin mit zusätzlichen Aufgaben, sondern eine Steuerungs- und Fachkraft mit einem deutlich erweiterten, spezifischen Verantwortungsbereich. Trotzdem packt sie bei der Pflege von Kunden, Patienten oder Bewohnern oft regelmäßig mit an, wenn es eng wird. Um diesen Spagat im Arbeitsalltag meistern zu können, ist Rollenklarheit im Unternehmen oder in einer Einrichtung wichtig – genauso wie die Abgrenzung gegenüber den Kollegen. Generell ist die PDL damit beauftragt, folgende Prozesse und Abläufe zu verantworten, zu gestalten, zu steuern und zu beaufsichtigen:

  • sach- und fachkundige Pflege
  • Erhaltung, Verbesserung und Sicherung der Qualität
  • Ablauforganisation
  • Strukturelle und konzeptionelle Veränderungen
  • Mitwirkung an der Entwicklung des Unternehmens/der Einrichtung
  • Lagerhaltung
  • Mitwirkung bei der Öffentlichkeitsarbeit, bei personellen Maßnahmen, beim Marketing
  • Mitarbeiterführung
  • Bedarfsermittlung Personal
  • Wirtschaftliche Führung der Pflegeleistungen im Sinne der Gesetze

Die Pflegedienstleitung als Führungskraft

Wie kann die Pflegedienstleitung gemeinsam mit den Mitarbeitern die Arbeitsziele erfolgreich erreichen? Ohne Zweifel ist die Art und Weise der Mitarbeiterführung wesentlich für das Gelingen. Damit diese gelingt, sollte die Pflegedienstleitung neben einer fundierten Ausbildung soziale Kompetenzen in verschiedenen Bereichen mitbringen. Die Fähigkeit zur Selbstreflexion spielt in diesem Zusammenhang eine wesentliche Rolle. Sie dient nicht nur dazu, sich selbst gegenüber kritisch zu sein, sondern trägt auch dazu bei, von den Kollegen als Vorbild anerkannt zu werden. Auch Authentizität und Variabilität gehören zum Kompetenzprofil einer guten PDL. Weitere soziale Fähigkeiten einer guten PDL stehen in Zusammenhang mit 

  • Fachlich-methodischer Kompetenz
  • Kommunikativer Kompetenz
  • Handlungskompetenz

Zusammenspiel verschiedener sozialer Kompetenzen

Die personale Kompetenz einer Pflegedienstleitung beruht demnach aus einem Zusammenspiel verschiedener sozialer Kompetenzen, die die PDL mitbringt. Diese Fähigkeiten tragen dazu bei, dass die PDL als Führungskraft eine menschlich orientierte, produktive Haltung am Arbeitsplatz einnimmt, für eigene Positionen und Ideale einsteht und diese auch klar kommuniziert und vorlebt und als Resultat eine glaubwürdige, kundenorientierte Einstellung entwickelt hat. In Zusammenhang mit der für diesen Beruf notwendigen Selbstreflexion können folgende Fragen helfen: 

  • Wie nehme ich mich selbst als Führungskraft wahr?
  • Gibt es ehemalige Vorgesetzte, mit deren Verhaltensweisen ich nicht einverstanden war? 
  • Was kennzeichnet meiner Meinung nach eine gute PDL?
  • Wie sollen Mitarbeiter von mit denken?
  • Wie komme ich als PDL mit der notwendigen Abgrenzung zu den Kollegen zurecht? 
  • Möchte ich trotz meiner Führungsposition weiterhin als Kollege gesehen werden?
  • Welchen Führungsstil habe ich – autoritär, demokratisch, kollegial?
  • Sind mir meine Kollegen wichtig?

Ein kleiner Leitfaden für die PDL

Es liegt auf der Hand, dass mangelnde Flexibilität, wenig Empathie und fehlendes Durchsetzungsvermögen keine geeignete Grundlage für den Job als PDL ist. Wer dazu noch kaum oder gar nicht mit Kritik umgehen kann, wird vermutlich nur wenig Freude als Pflegedienstleitung haben. Gerade das Vermögen, die zwischenmenschlichen Faktoren wahrzunehmen, zu berücksichtigen und einzubeziehen, ist jedoch besonders wichtig für den Beruf.

Ein eigenes Bild vom Betrieb machen

Wer eine neue Stelle antritt, muss sich jedoch zunächst ein Bild über die herrschenden Strukturen im Unternehmen oder in der Einrichtung machen. Um ein gutes und vertrauensvolles Arbeitsklima zu schaffen, kann die Pflegedienstleitung schon zu Beginn ihres Arbeitsverhältnisses mit folgenden Tipps punkten: 

  • Selbstbewusst, ruhig und freundlich auftreten
  • Optimismus zeigen
  • Keine Phrasen verwenden („wir werden das alles schaffen“, „ohne Fleiß kein Preis“)
  • Kompetenz zeigen
  • Auf Augenhöhe sein
  • Zuhören
  • Lernbereitschaft signalisieren
  • Arbeitsabläufe hinterfragen
  • Interesse an Vorlieben und Hobbies von Mitarbeitern zeigen
  • Führungsstil in Mitarbeitergesprächen individuell an die verschiedenen Typen anpassen 
  • Keine Machtkämpfe inszenieren oder dulden
  • Anerkennung und Lob zollen
  • Zeit für Gespräche nehmen
  • Eigenes Zeitmanagement
  • Abgrenzung gegen zu hohe Ansprüche
  • Gemeinsame Ziele definieren, die auch bewältigt werden können
  • Konstruktiver Umgang mit Fehlern, auch den eigenen 

Krankenhaus, Seniorenheim, Ambulanter Dienst: Was sind meine Aufgaben?

Egal, ob im Krankenhaus, im Altenheim oder in der ambulanten Pflege: Immer geht es um hilfsbedürftige Menschen und deren bestmögliche Versorgung. Hier steht der Mensch im Mittelpunkt, und es ist Aufgabe der PDL, ein entsprechendes Arbeitsumfeld zu schaffen, damit im Arbeitsalltag auf sämtliche Bedürfnisse des Patienten, Kunden oder Bewohners eingegangen werden kann. Eine große Herausforderung für alle Beteiligten, denn gerade im Pflegesektor herrscht Mangel an Fachpersonal - doch mit dem Personal steht und fällt nun einmal eine gute Pflege. Hinzu kommt, dass sich die Pflegemaßnahmen und damit die Aufgaben der PDL im Krankenhaus, in einer Senioreneinrichtung oder im häuslichen Umfeld trotz vieler Gemeinsamkeiten voneinander unterscheiden. Allgemein ist der Aufgabenbereich der PDL breit gefächert. Die Pflegedienstleitung kümmert sich generell um 

  • Die Auswahl von Mitarbeitern, deren Beurteilung und Förderung
  • Die Personalplanung und -koordination sowie um Dienstanweisungen und Arbeitsanordnungen
  • Die Konzeption von Arbeitsmodellen und Personalentwicklung
  • Koordination sämtlicher pflegerischer Dienste innerhalb und außerhalb der Einrichtung/des Betriebs
  • Koordination von Weiterbildungen und Ausbildungsplätzen
  • Organisation von Pflege und Sicherung der Qualität
  • Entwicklung eines Pflegeleitbildes und -konzeptes
  • Entscheidungen über Sachmittel 
  • Erarbeitung von Richtlinien zur Umsetzung und Kontrolle der Pflegequalität
  • Überwachung der Pflegeplanung und -dokumentation
  • Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung
  • Mitwirkung bei der Betriebsführung (Budgetüberwachung und -einhaltung)
  • Beschwerdemanagement
  • Beschaffungsmanagement
  • Verhandlungen führen (zum Beispiel mit den Krankenkassen)
  • Mitwirkung am Haushaltsplan
  • Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Enger Kontakt zur Klinikleitung

In Krankenhäusern leiten und organisieren Pflegedienstleiter gemeinsam mit dem Stations- und Funktionsleitungen sowohl die Pflege der Patienten als auch den Funktionsdienst sowie die dazugehörigen Arbeitsabläufe. Hinzu kommt die Überwachung und Sicherstellung der Pflegemaßnahmen sowie die Überwachung des Budgets. Als Pflegedienstleiter in einer Klinik ist außerdem Wissen rund um Krankenhausmanagement notwendig sowie eine konstruktive Zusammenarbeit mit allen Berufsgruppen, die in einem Krankenhaus arbeiten und ein enger Kontakt zur Klinikleitung. Darüber hinaus ist die PDL eines Krankenhauses an der Gestaltung von wirtschaftlichen und strategischen Entwicklungen der Klinik beteiligt. Im Gegensatz zum Seniorenheim muss sich die PDL in einem Krankenhaus auf eine höhere Fluktuation der ihr anvertrauten Personen einstellen. Auch hier zeigen isch also die vielfältigen Aufgaben, die mit der Position PDL kommen.

Seniorenheim: Pflegekonzept umsetzen

In Seniorenheimen ist die Pflegedienstleitung häufig gefordert, das ganzheitliche Pflegekonzept des jeweiligen Trägers umzusetzen und das Pflegeleitbild weiterzuentwickeln. Häufig wirkt die Pflegedienstleitung auch beim Belegungsmanagement mit und hält Kontakt zu der Einrichtungsleitung. Gefragt ist darüber hinaus eine enge Kooperation mit örtlich ansässigen Ärzten, Apotheken, Behörden und Lieferanten. Weil die Bewohner eines Pflegeheims häufig über einen längeren Zeitraum betreut werden, ist es Aufgabe der PDL, mehr als im Krankenhaus  die psychosoziale Betreuung zu sichern, genauso wie die aktivierende Pflege der Bewohner zu gewährleisten. Psychosoziale Betreuung bedeutet neben der Auseinandersetzung mit der individuellen Persönlichkeit und Bedürfnisse der Bewohner auch die Bereitstellung eines Angebots für Menschen, die dauerhaft in ihrer Kognition und in ihren Alltagskompetenzen eingeschränkt sind.

Ambulante Pflege: Organisationstalent gesucht

Auch in der ambulanten Pflege ist die Pflegedienstleitung dafür verantwortlich, den Betrieb in Einklang mit den Wünschen und Bedürfnissen der Patienten, Mitarbeiter und der Geschäftsleitung zu führen. Weil die Patienten in ihrer häuslichen Umgebung gepflegt werden, hält die PDL den Kontakt zu ihrer Klientel mit regelmäßigen Hausbesuchen. Neben ihren administrativen und organisatorischen Aufgaben springt die Pflegedienstleitung bei Personalmangel ein und unterstützt die Kollegen bei der Versorgung der Patienten. Der Einsatz des Pflegepersonals in den unterschiedlichen Haushalten reicht von der täglichen Grundpflege bis hin zur 24-Stunden-Betreuung oder medizinischen Intensivversorgung. Anders als in einem Seniorenheim, in dem mehrere Patienten gleichzeitig vom Pflegepersonal betreut werden, richtet sich der Fokus in der häuslichen Pflege auf eine Person. Um einen reibungslosen Ablauf der Pflege zu gewährleisten, ist es auch Aufgabe der PDL, die verschiedenen Touren für die täglichen Patientenbesuche zusammenzustellen.

Neue Gesetzesinitiativen sollen Personalsituation entschärfen

In Deutschland herrscht bekanntlich Pflegenotstand. Immer mehr Pflegeeinrichtungen und Krankenhäuser beklagen einen akuten Personalmangel. Schon lange wird versucht, fehlende Pflegekräfte aus dem Ausland anzuwerben. In allen Teilen der Pflegebranche, egal ob Krankenpfleger, Altenpfleger oder Kinderpfleger, gibt es zu wenig Nachwuchs. Zu Beginn des Jahres 2020 wurden von der Bundesregierung verschiedene Gesetzesinitiativen und Erneuerungen wie etwa eine sogenannte Generalistikausbildung aus der Taufe gehoben, die den Fachkräftemangel abmildern sollen. Trotzdem ruhen die Hoffnungen der Politik und der Gesundheitsbranche auf Fachkräfte aus dem Ausland. Diese sollen es nach dem neuen Gesetz künftig deutlich leichter haben, nach Deutschland einzuwandern.

Mitarbeiterbindung – und zwar langfristig

Der Personalmangel in der Pflege ist auch für die PDL eine Herausforderung. Häufig agiert sie in einer zahlenmäßig angespannten personellen Situation, denn nur wenig Einrichtungen oder Unternehmen verfügen über ausreichend Personal. Die Suche nach qualifizierten Mitarbeitern gehört deshalb zu eine der wichtigsten Aufgaben einer PDL. Um diese Aufgabe erfüllen zu können, setzen immer mehr Betriebe auf Mitarbeiterbindung, auf die auch die PDL Einfluss nimmt. Oft ist es ein Dienstwagen, mit denen gerade in ambulanten Diensten geworben wird, aber mit Prämien und anderen Benefits versuchen Arbeitgeber, Pflegepersonal für das Unternehmen oder die Einrichtung zu gewinnen und auch zu halten.

Mehr Personalkosten durch hohe Fluktuation

Gerade die Personalkosten machen häufig den größten Teil der Kosten für den Arbeitgeber aus. Neue Mitarbeiter müssen meist intensiv eingearbeitet werden – auch das kostet. Wirtschaftlich gesehen ist eine langfristige Mitarbeiterbindung für den Arbeitgeber lukrativer, als ständig nach neuem Personal suchen zu müssen. Gute Mitarbeiter können jedoch nur dann gehalten werden, wenn sie mit ihrem Job zufrieden sind. Kündigungsgründe sind zum Beispiel: 

  • Kaum Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • Keine Identifikation mit dem Unternehmen
  • Schlechtes Betriebsklima
  • Geringe Wertschätzung
  • Keine oder wenig Entwicklungschancen
  • Schlechte Bezahlung
  • Hohe Arbeitsbelastung

Mitarbeiter motivieren: Eine der Aufgaben der PDL

Die Motivation der Mitarbeiter ist für die Pflegedienstleitung das A und O. Wie aber kann das gelingen? Wer seine Mitarbeiter kennt und weiß, warum sie sich für diesen Beruf entschieden haben, warum er zufrieden oder unzufrieden ist, die Wünsche und Bedürfnisse der Pflegekräfte kennt, hat gute Chancen auf motivierte Mitarbeiter. Auch wenn es im Arbeitsalltag oft hektisch zugeht, ist es wichtig, sich Zeit für das Personal zu nehmen – auf diese Weise kann die PDL herausfinden, was die Mitarbeiter zufrieden macht. Das können angepasste Arbeitszeiten sein oder auch bestimmte Aufgaben. Auch Ängste sollten zwischen der PDL und den Angestellten angesprochen werden – etwa im Fall von befristeten Arbeitsverträgen, bei denen nicht klar ist, ob diese verlängert werden. Von Vorteil als PDL ist auch, die jeweilige Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen einschätzen zu können. Sind es eher rationale Gründe, die die Angestellten dazu bewogen haben, sich für diesen Betrieb zu entscheiden – oder emotionale? Viele Pflegekräfte fragen sich beispielsweise auch nach beruflichen Aufstiegschancen. Was die Mitarbeiter letztlich im Unternehmen hält und es an sie bindet, sind neben einer gerechten Entlohnung vielfach auch Karrierechancen und Weiterbildung sowie das Gefühl, einen sinnvollen Beitrag leisten zu können. Genauso wichtig ist auch der zwischenmenschliche Faktor – gutes Miteinander, gerechte Vorgesetzte, Eigenverantwortung und Selbstständigkeit.

Tipps für erfolgreiches Recruiting

Fachleute gehen davon aus, dass in Deutschland etwa 200.000 Pflegekräfte in 2025 fehlen werden. Durch das Pflegepersonalstärkungsgesetz, das Anfang 2019 in Kraft getreten ist, sollen zusätzliche Stellen in der Pflege geschaffen werden. Immer noch gibt es jedoch mehr offene Stellen als Jobsuchende. Das macht die Personalbeschaffung schwierig und wird häufig zu einer Herausforderung für die PDL. Diese Überlegungen können neben den fast schon üblichen Benefits dafür sorgen, trotz des Fachkräftemangels gutes Personal zu finden und einzustellen: 

Attraktiver Arbeitgeber sein:

  • Weiterbildungsmöglichkeiten aufzeigen, für gutes Betriebsklima sorgen (Walkinggruppe, gutes Essen, angepasste Arbeitszeiten,…)

Mögliche Mitarbeiter im Auge behalten: 

  • Kontakt zu guten Bewerbern, die sich für ein anderes Unternehmen entschieden haben, halten
  • Headhunter beauftragen

Eigene Sichtweise ändern: 

  • Als PDL davon überzeugt sein, gutes Personal zu finden und in Wettbewerb zu treten, dieses zu bekommen 
  • sich bei Stellenanzeigen von der Konkurrenz abheben 

Social Media nutzen:  

  • über die sozialen Netzwerke Werbung machen (mit kleinen Filmen, Portraits und anderen Informationen über den Arbeitsalltag im Unternehmen
  • viele unterschiedliche Kanäle nutzen, um auf sich aufmerksam zu machen (wo kann ich die Mitarbeiter, die ich benötige, erreichen – Facebook, Xing, Stepstone?)

Pflegedienstleitung: Ein Job mit vielen Facetten

Wer sich zur PDL weitergebildet hat, arbeitet in einem Beruf mit unzähligen Aufgaben und muss einen vielschichtigen Arbeitsalltag bewältigen. Dazu ist neben exzellenten Pflegekenntnissen eine Menge Wissen aus unterschiedlichsten Bereichen etwa zu Personal, Recht oder Finanzen erforderlich. Dieses breit aufgestellte Wissen ist notwendig, um alle Bereiche des Arbeitsalltags kompetent abdecken zu können – sei es bei Verhandlungen mit der Krankenkasse, Gesprächen mit den Angehörigen oder bei den unterschiedlichsten Verwaltungstätigkeiten.  Nicht zuletzt übernimmt die PDL häufig auch das Gebäudemanagement und kümmert sich um Technik, Bewirtschaftung und Verwaltung der Immobilie. Für ihren Bereich ist sie außerdem ist Ansprechpartner bei Umbaumaßnahmen, bei Erweiterungen und Nutzungsänderungen. Ein gutes Gebäudemanagement hat zum Ziel, die Immobilie optimal und rentabel nutzen zu können. Grundsätzlich wird das Gebäudemanagement in drei Bereiche unterteilt: 

  • Infrastrukturelles Gebäudemanagement
  • Technisches Gebäudemanagement
  • Kaufmännisches Gebäudemanagement

Während technisches Gebäudemanagement alle Bereiche umfasst, die zum Betreiben und Bewirtschaften der baulichen Anlagen der Immobilie notwendig sind – und infrastrukturelles Gebäudemanagement sämtliche Dienstleistungen (Fensterreinigung, Hausmeisterdienste, Telekommunikation, etc.) rund um die Immobilie beinhaltet, führt das kaufmännische Gebäudemanagement diese beiden Bereiche unter ökonomischen Gesichtspunkten zusammen: Hier geht es um die notwendige Buchhaltung und das Controlling, um das Vertrags- und Beschaffungsmanagement sowie um die Kostenplanung und -kontrolle.

Gute Stellvertretung ist Gold wert

Die stellvertretende PDL entlastet die hauptamtliche Pflegedienstleitung und sollte nicht nur Ansprechpartner für die Mitarbeiter sein, wenn die PDL krank ist oder sich im Urlaub befindet. Damit dieses Gespann jedoch gut zusammenarbeiten kann, spielt nicht nur die Mindestanforderung an die Stellvertretung (abgeschlossene Ausbildung zur Pflegefachkraft) eine Rolle. Wichtig ist zum Beispiel, der stellvertretenden Leitung ein eigenes Zuständigkeitsgebiet zu geben. Arbeiten die beiden Führungskräfte nicht Hand in Hand, kommt es regelmäßig zu Schwierigkeiten, die sich wiederum auf den gesamten Betrieb auswirken können. Neben großer Loyalität der PDL gegenüber ist unter anderem ebenfalls wichtig, dass beide dieselbe Philosophie vertreten, bei relevanten Fragen einer Meinung sind und Auseinandersetzungen unter sich zu klären und nicht vor Publikum. Eine PDL tut gut daran, ihre Stellvertreterin als weitere Führungskraft zu akzeptieren. Gleichzeitig muss die stellvertretende PDL die Einrichtung oder das Unternehmen stets im Blick haben.

Höhe des Lohns ist unterschiedlich 

Natürlich ist die PDL über Vergütungen im Pflegesektor im Bilde. Das ist nicht zuletzt wichtig bei Verhandlungen während eines Bewerbungsgesprächs. Wegen der höheren Position verdient eine PDL mehr als die Mitarbeiter. Das durchschnittliche Einkommen beläuft sich auf etwa rund 3.300 Euro pro Monat, beziehungsweise etwa 40.000 Euro pro Jahr (Quelle: Steuerklassen – Steuern, Gehalt und Beruf). Normalerweise steigt der Lohn mit der Anzahl der Berufsjahre. In großen Betrieben fällt der Lohn oft größer aus als in kleinen Unternehmen. Wer sich in verschiedenen Bereichen (Konfliktmanagement, Mitarbeiterführung, etc.) weiterbildet, kann ebenfalls mit Gehaltserhöhungen rechnen. Daneben bewegen sich die Bruttogehälter in der Pflegebranche zwischen 1.400 bis 1.800 Euro als Pflegehelfer und zwischen 1.700 Euro bis 2.200 als examinierte Altenpflegekraft. Ausgebildete Gesundheits- und Kinderkrankenpfleger verdienen mehr – zwischen 1.900 Euro bis 2.700 Euro, Kinderkrankenpfleger zwischen 2.200 Euro und 3.200 Euro (Quelle: Pflegestudium.de).

Tarife im öffentlichen Dienst

Viele Arbeitgeber im Pflegebereich orientieren sich an dem Tarifvertrag im öffentlichen Dienst (TVöD). Wer vom öffentlichen Dienst bezahlt wird, arbeitet in kommunalen Einrichtungen oder solchen auf Bundesebene. Beim Tarifvertrag wird zwischen TVöD-B und TVöDBT-K unterschieden. Während ersterer bei Pflege- und Betreuungseinrichtungen angewendet wird, gilt der zweite für Krankenhäuser.  Im öffentlichen Dienst können Pflegehelfer bis zu 2.600 Euro brutto im Monat verdienen, wer eine Berufsausbildung nachweisen kann bis zu 3.100 Euro verdienen, bei einem abgeschlossenen Studium gelten Gehälter zwischen 2.600 bis 4.900 (Bachelor) und 3.500 bis 5.900 Euro (Master). Der Verdienst erhöht sich außerdem mit der Anzahl der Berufsjahre (Quelle: Pflegestudium.de). Der Pflegemindestlohn jedoch beträgt für ungelernte Kräfte 2020 pro Stunde 11,35 Euro. Bis 2022 soll der Lohn schrittweise steigen und auf 12,55 Euro/Stunde, was einem Monatsgehalt von etwa 2.183 Euro entsprechen würde. Für gelerntes Personal (ein- bis zweijährige Ausbildung) beträgt der Mindestlohn 13,20 Euro (monatlich rund 2.296 Euro). Ab 2021 bekommen Fachkräfte mit dreijähriger Ausbildung laut Gesetz mindestens 15 pro Stunde (Grundentgelt 2.678 Euro pro Monat). Darüber hinaus haben Pflegekräfte jetzt einen Anspruch auf Urlaub von mindestens 25 beziehungsweise 26 Tagen pro Jahr. Vorher waren es 20 Tage. Zahlen, die unter anderem für Bewerbungsgespräche mit Pflegefachkräften relevant sind.

Tipp

PDLs schauen im Arbeitsalltag nicht auf die Uhr und leisten monatlich häufig viele Überstunden. Oft sind sie verantwortlich für das Betriebsergebnis und dienen als Vorbild für die Mitarbeiter. Kein Wunder, dass viele Pflegedienstleiter massiv unter Druck stehen. Immer wieder kommt es vor, dass jüngere Pflegedienstleiter im Öffentlichen Dienst oder angelehnt an eine tariforientierte Bezahlung weniger verdienen als ältere Mitarbeiter, obwohl sie eine Leitungsfunktion innehaben und von ihnen insbesondere Flexibilität gefordert wird. In dieser Situation sollte eine PDL prüfen, ob es möglich ist, sich die Überstunden pauschal mit einer Zulage abgelten zu lassen. Damit können mögliche Überstunden monatlich abgegolten werden, ohne dass die PDL jede Stunde aufschreiben muss. Genauso ist es auch möglich, Prämien als leistungs- und ergebnisorientierte Bezahlung zu vereinbaren, wenn bestimmte Betriebsziele erreicht worden sind.

Neue Berufsbezeichnung: Pflegefachfrau-Pflegefachmann

Die PDL eines Unternehmens oder einer Einrichtung ist außerdem für die Auszubildenden zuständig. Seit Januar 2020 ist die Ausbildung der verschiedenen Berufe in der Pflege durch die Bundesregierung neu geregelt worden. Personen in der Pflege werden seitdem als Pflegefachfrau/Pflegefachmann bezeichnet. Die Ausbildung ist generalistisch – was bedeutet, dass alle bisherigen Berufsgruppen in diesem Bereich (Altenpfleger, Gesundheits- und Krankenpfleger, Gesundheits- und Kinderkrankenpfleger)unter dem Begriff Pflegefachfrau/-mann zusammengefasst sind und aus allen vorherigen Bereichen Schwerpunkte vermittelt werden. Auf diese Weise, so die dahinter stehende Überlegung der Regierung, soll Pflegepersonal künftig flexibler einsetzbar sein.

PDL: Das Bewerbungsschreiben

Wer sich zur PDL weiterbilden lässt, muss mit mindestens 580 Stunden rechnen. Die Kosten belaufen sich normalerweise auf 1200 bis 6400 Euro: Eine Fortbildung zur PDL ist eine Investition – sowohl zeitlich, als auch finanziell. Wer sich als Pflegedienstleitung bewerben möchte, hat in ganz Deutschland die Möglichkeit auf eine Stelle, sei es im Seniorenheim, im Krankenhaus oder bei ambulanten Pflegediensten. Wegen des Fachkräftemangels sind nicht nur Pflegekräfte, sondern auch Pflege-Leitungen bundesweit gefragt. Eine erfolgversprechende Bewerbung steht und fällt mit den Unterlagen, die dem Schreiben beigefügt sind. Es gibt unzählige Muster für ein Bewerbungsanschreiben, die hilfreich sein können.

Auf die Persönlichkeit kommt es an

Allerdings sollten Bewerber über das Formale hinaus auch ihre Persönlichkeit und Philosophie in die Bewerbung einfließen lassen, damit sich die Einrichtung oder der Betrieb, der die Stelle anbietet, ein Bild von der künftigen PDL machen kann. Ein individuelles Motivationsschreiben ist dabei allemal besser als eine Bewerbung von der Stange. Die erste Seite des Bewerbungsschreibens spielt immer noch eine wesentliche Rolle: Ziel muss hier sein, den Personalentscheider menschlich zu erreichen. 

Wer sich direkt nach dem Studium oder der entsprechenden Weiterbildung zur PDL auf einen Job bewirbt, tut gut daran, neben den Studieninhalten auch praktische Erfahrungen zu erwähnen. Helfen kann auch, alle Fort- und Weiterbildungen zu benennen. Wer bereits als PDL gearbeitet hat, kann zum Beispiel detailliert auf seine Erfahrungen bei der Pflege-, Finanz- und Personalplanung und der Angehörigenbetreuung eingehen. Auch andere Erfahrungen zu relevanten Tätigkeiten einer PDL  sollten benannt werden. Als Anlagen werden beigefügt: 

  • Lebenslauf
  • Zeugnisse
  • Nachweise über zusätzliche Qualifikationen

Einarbeitungsplan ist hilfreich

Wer es geschafft hat und aus dem Kreis der Bewerber ausgewählt wurde, muss normalerweise mit einer mehrmonatigen Probezeit, meisten sechs Monate, rechnen. Diese Zeit dient der Einarbeitung und der Orientierung darüber, welche Aufgaben im Unternehmen bewältigt werden sollen. Klare Erwartungen, die in einem Einarbeitungsplan fixiert sind, seitens des Arbeitgebers sind für die frischgebackene PDL besonders wichtig. Letztendlich ist der Arbeitgeber interessiert an einer langfristigen Bindung, denn eine hohe Fluktuation dieser so bedeutsamen Stelle tut keinem Pflegeunternehmen gut. Ein Nachteil eines ständigen Wechsels ist zum Beispiel Unruhe innerhalb des Personals,  viele Personalabgänge und die damit verbundene ständige Suche nach neuen Mitarbeitern.

Mit Krankmeldungen umgehen

Krank werden kann jeder – auch das Pflegepersonal. Es kommt jedoch auch vor, dass sich Mitarbeiter als nicht arbeitsfähig melden, obwohl sie nicht krank sind. Oft passiert das rund um die Feier- und Brückentage. Grundsätzlich müssen Arbeitnehmer am dritten Tag der Erkrankung ein ärztliches Attest vorlegen. Möglich ist aber auch, als Arbeitgeber einen „gelben Schein“ gleich am ersten Tag der Krankheit zu verlangen. Wer als PDL den Eindruck hat, dass Mitarbeiter häufig „blau machen“, sollte konsequent vorgehen, denn auch das Betriebsklima leidet darunter. Wer nichts gegen den Verdacht des Blaumachens unter den Angestellten unternimmt, läuft Gefahr, dass sich auch andere Mitarbeiter in den Krankenstand verabschieden – womöglich ohne erkrankt zu sein. In Verdachtsfällen kann die PDL folgendermaßen vorgehen: 

  • Nach der Erkrankung ein Gespräch mit dem Mitarbeiter führen
  • Bei weiteren Ausfällen wegen verschiedener Befindlichkeitsstörungen um eine Verhaltensänderung bitten und die Auswirkungen der Erkrankungen auf den Betrieb aufzeigen. Eventuell intern umstrukturieren (weniger Dienste, Wechsel in eine andere Abteilung oder Versorgung)
  • Bei Erkrankungen von mehr als sechs Wochen im Jahr (auch mit Unterbrechungen) Gespräch mit dem betreffenden Mitarbeiter und dem Betriebsrat oder anderen Vertrauenspersonen führen. Haben die Fehlzeiten betriebsbedingte Gründe?
  • Betreffenden Mitarbeiter betriebsärztlich oder durch den medizinischen Dienst untersuchen lassen

Wunsch und Wirklichkeit klaffen oft weit auseinander

Manchmal aber ist eine Kündigung unumgänglich, sei es durch den Arbeitgeber oder seitens der PDL. Weil Wunsch und Realität in der Branche häufig weit auseinanderklaffen und bundesweit viele Stellen zu besetzen sind, wechseln nicht nur viele Pflegekräfte, sondern auch viele Pflegedienstleitungen häufig den Job. Gründe, den Arbeitgeber zu wechseln, sind unter anderem 

  • Geburt eines Kindes
  • Bessere Bezahlung in einem anderen Unternehmen
  • Schlechte Personallage im Unternehmen
  • Keine Freistellung bei der Pflege

Kündigung: Warnzeichen beachten

Sehr häufig gibt es Warnzeichen für eine mögliche Kündigung von Mitarbeitern. Die PDL sollte aufmerksam werden, wenn der oder die Angestellte die Arbeit nicht mehr mit dem alten Engagement verrichtet und neue Aufgaben keinen Ansporn mehr bieten. Genauso kann auch eine gewisse Teilnahmslosigkeit – der Mitarbeiter bringt sich nicht mehr ein – ein Indiz für eine anstehende Kündigung sein. Weitere Zeichen sind auch eine veränderte Körpersprache (Blickkontakt meiden, abwenden) oder Rückzug (keine Teilnahme an gemeinschaftlichen Aktivitäten).

Wenn der betreffenden Mitarbeiter immer wieder tageweise fehlt, kann ebenfalls ein Kündigungswunsch vorliegen, vor allem dann, wenn der Wunsch nach freien Tagen oder kurzfristige Krankheiten neu sind. Weiteres Warnzeichen: Der Mitarbeiter will sich grundlos nicht auf langfristige, innerbetriebliche Planungen festlegen (Jahresurlaub). Bei solchen Auffälligkeiten sollte sich die PDL zunächst fragen, ob sie den Mitarbeiter unbedingt behalten möchte. Wenn er bleiben soll, sollte die Pflegedienstleitung das persönliche Gespräch suchen, um die Gründe für das veränderte Verhalten zu erfahren. Schließlich können auch private Probleme für Verhaltensänderungen am Arbeitsplatz sorgen. Wichtig ist zu schildern, was aufgefallen ist und keine Bewertung abzugeben. Auf Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse sollte die PDL versuchen, Lösungen zu finden, um die Situation zu verbessern.

Mitarbeitern kündigen: Betriebsrat anhören

Manchmal muss die Pflegedienstleitung jedoch selbst eine Kündigung aussprechen. Gibt es einen Betriebsrat im Unternehmen, muss dieser vor jeder Kündigung darüber informiert und angehört werden. Das gilt auch dann, wenn sich der betreffende Mitarbeiter noch in der Probezeit befindet, obwohl in diesem Fall das Kündigungsschutzgesetz noch nicht greift. Sollte der Betriebsrat über die Kündigung nicht informiert werden, ist diese nach dem Betriebsverfassungsgesetz ungültig. In dem Gespräch mit dem Betriebsrat müssen die Gründe für die Kündigung seitens der Personalabteilung und der Pflegedienstleitung ausdrücklich genannt werden. 

Übrigens

Bei Bestrebungen, in einem Unternehmen einen Betriebsrat gründen zu wollen, gibt es regelmäßig Unstimmigkeiten darüber, ob die Pflegedienstleitung Mitglied des Gremiums sein darf oder nicht. Dabei geht es meistens um die Frage, ob eine PDL als Leitende Angestellte/Leitender Angestellter betrachtet wird oder nicht. Nach dem Betriebsverfassungsgesetz dürfen Leitende Angestellte nicht Mitglied des Betriebsrats sein. Allerdings gibt es im deutschen Rechtssystem keinen einheitlichen Begriff des Leitenden Angestellten. Allgemein werden darunter Beschäftigte verstanden, die einen erheblichen Ermessensspielraum etwa bei Personalfragen und Anordnungsbefugnissen innehaben und unter anderem Einfluss auf die wirtschaftliche, kaufmännische und organisatorische Führung des Unternehmens nehmen. Wer als PDL also Mitglied des Betriebsrats sein möchte, sollte zunächst seinen Status klären.

Vor einer Kündigung – es sei denn, diese ist aufgrund groben, vorsätzlichen Fehlverhaltens fristlos – steht zunächst die Abmahnung als „Warnschuss“. Vor einer Abmahnung sollte die PDL außerdem die Gelegenheit ergreifen, ein Vier-Augen-Gespräch mit dem betroffenen Mitarbeiter zu führen. Sehr häufig lassen sich Probleme auf diese Weise lösen. Allerdings nicht immer, und der Konflikt mündet in einer Abmahnung. Auch hier lauern Fallstricke, und schneller als gedacht ist eine Abmahnung aufgrund von formalen Fehlern ungültig. Unter anderem muss beispielsweise das Fehlverhalten genau benannt werden, darüber hinaus auch das Datum, die Uhrzeit und der Ort des Verstoßes. Abmahnungen werden häufig ausgesprochen, wenn wiederholt schlechte oder fahrlässige Leistungen vorliegen oder der Mitarbeiter häufig unentschuldigt fehlt.

Schwangerschaft: Gefährdungsanalyse durchführen

Schwangere Frauen, die in der Pflege arbeiten, bekommen von den Ärzten oder ihren Arbeitgebern häufig ein Beschäftigungsverbot auferlegt, um sich selbst und das Ungeborene im Umgang mit pflegebedürftigen und kranken Menschen nicht zu gefährden.  Für den Pflegedienst, egal ob ambulant oder stationär, ist es oft schwer, die entstandene Personallücke zu stopfen. Mittlerweile hat sich das Mutterschutzgesetz geändert, mit dem Ziel, betriebsbedingte Krankschreibungen zu minimieren.

Im Rahmen dieser Änderung sollen Schwangere nun verstärkt in der Dokumentation oder im administrativen Bereich eingesetzt werden. Das jedoch bedeutet für die PDL Umstrukturierungen innerhalb der Firma. Gerade in kleineren Einrichtung ist es oft nicht leicht, für die Schwangere einen belastungsärmeren Arbeitsplatz zu schaffen. Individuelle Lösungen der Pflegedienstleitung sind gefragt, um schwangeren Frauen so lange wie möglich einen sicheren Arbeitsplatz zu ermöglichen. Gleichzeitig können die Frauen auf diese Weise eine wirkliche Hilfe sein, um ihre Arbeitskollegen beispielsweise bei der aufwendigen Pflegedokumentation zu entlasten – sowohl in stationären Einrichtungen als auch in der ambulanten Pflege.

Genauso ist es möglich, werdende Mütter in der Verwaltung einzusetzen. Die Schwangere sollte die PDL jedoch regelmäßig über ihren Zustand informieren, um im Zweifel ein Beschäftigungsverbot aussprechen zu können. Der Arbeitgeber muss auf Grundlage des Mutterschutzgesetzes (MuSchG) und der Mutterschutzverordnung (MuSchV) alle schwangeren und stillenden Mütter vor Gefährdungen schützen. Schwangere dürfen unter anderem nicht schwer heben und auch nicht mit infektiösen Materialien umgehen. Aus diesem Grund ist eine Gefährdungsanalyse Pflicht. Das bedeutet, dass jede Tätigkeit, die eine werdende oder frischgebackene Mutter im Betrieb ausübt, auf Gefahren beurteilt werden muss. Die Gefährdungsanalyse muss sofort nach Bekanntgabe der Schwangerschaft durchgeführt werden. Betriebsrat und Betriebsarzt sowie die Schwangere müssen darüber schriftlich in Kenntnis gesetzt und an die zuständige Aufsichtsbehörde weitergegeben werden.

Fort- und Weiterbildungen müssen sein

Nicht nur als Pflegekraft, auch als PDL sind regelmäßige Fort- und Weiterbildungen von großer Bedeutung. Deshalb sollte die Pflegedienstleitung nicht nur dafür sorgen, dass die Mitarbeiter regelmäßig zusätzliche Qualifikationen erlangen, sondern auch selbst ständig auf dem Laufenden bleiben. Gerade in der Pflege steigen sich die beruflichen Anforderungen rasant. Dabei sollte die Schulung von persönlichen und kommunikativen Fähigkeiten vernachlässigt werden. Während Fortbildungen meistens Seminare sind, die zu verschiedenen Themen angeboten werden, dauern Weiterbildungen in der Regel deutlich länger, weil sie meistens umfangreicher sind. Wann der richtige Zeitpunkt für eine Fort- oder Weiterbildung gekommen ist, ist unterschiedlich. In der Regel ist es günstig, sich zwei bis drei Jahre nach Aufnahme des Berufs nach geeigneten Möglichkeiten umzusehen – zum Beispiel zum Thema Hygiene.  Unterschieden werden fachliche und leistungsbezogene Fort- und Weiterbildungen – hinzu kommen fachfremde Qualifikationsmöglichkeiten wie etwa Konfliktmanagement oder Rhetorik.

Wie funktioniert die Beratung von Angehörigen?

Als Pflegedienstleitung gehört der regelmäßige Kontakt mit Patienten und Betroffenen zum Arbeitsalltag. Solche Gespräche sind nicht immer einfach, schließlich geht es hier um erkrankte Menschen. Fingerspitzengefühl und emphatisches Verhalten, gerade bei heiklen und intimen Themen, sind bei diesen Gesprächen von großer Bedeutung. Hinzu kommt, den Betroffenen die vielfältigen Leistungen des deutschen Pflegesystems so zu erklären, dass die Inhalte verstanden werden. Die Inhalte einer solchen Pflegeberatung in im Sozialgesetzbuch geregelt (Paragraf 7a SGB XI). Unter anderem geht es um Themen wie 

  • Entscheidungen, ob der Angehörige im Heim oder Zuhause betreut werden soll
  • Informationen zum Krankheitsbild
  • Barrierefreiheit
  • Prophylaxe (Sturz, Dekubitus)
  • Zuschüsse und Kostenübernahmen
  • Fragen zur Versicherung

Laut Bundesgesundheitsministerium wird unter Pflegeberatung folgendes verstanden: „Die Pflegeberatung soll die Pflegebedürftigen und ihre Angehörigen besser dabei unterstützen, die ihnen zustehenden Leistungen für die Pflegebedürftigen und die Entlastung der pflegenden Angehörigen besser zu nutzen. Die Pflegeberatung unterstützt dabei, aus den verschiedenen Angeboten die für sie am besten passenden Leistungen nach ihren Bedarfen und Wünschen zusammen zu stellen. Die Pflegeberatung erstellt bei Bedarf und auf Wunsch der Anspruchsberechtigten auch einen individuellen Versorgungsplan.“ (Quelle: Pflegestärkungsgesetz)

Beratung mit Fingerspitzengefühl

Häufig jedoch sind der Betroffene oder die Angehörigen der Ansicht, keine Hilfe zu benötigen. Dann ist besonderes Fingerspitzengefühl gefragt. Wenn die PDL jedoch einen Beratungsbedarf erkennt, weil sich zum Beispiel eine bestehende Krankheit verschlimmert, kann die Anwendung der sogenannten „Wittener Werkzeuge“ als ein Beratungsansatz für Pflegeberufe hilfreich sein. Mit Blick auf den Betroffenen oder die Angehörigen geht es dabei um Instrumente wie 

  • Mitgefühl, Einlassung, Achtsamkeit, Ermutigung, Berührung, 
  • bei der Selbstreflexion der Pflegenden stehen die Aspekte 
  • Selbstachtung, Intuition, Selbst-Ermutigung, Selbst-Spürung, Selbst-Stärkung

Im Vordergrund. Grundsätzlich jedoch sollte die Pflegeberatung auf die jeweiligen Voraussetzungen und an die individuellen Möglichkeiten abgestellt sein, außerdem muss sie verstanden und in regelmäßigen Intervallen wiederholt werden.

Gute Organisation ist das A und O

Wer PDL ist, muss unbedingt gut organisieren können. Der Arbeitsalltag ist komplex, und manchmal ist es gar nicht so einfach, die vielfältigen Aufgaben unter einen Hut zu bringen. Nur am Rande: Wer weiß zum Beispiel, dass die Künstlersozialkasse berechtigt ist, von Pflegeheimen Beiträge einzufordern, wenn dort regelmäßig Veranstaltungen stattfinden oder Texter und Grafiker für die neuesten Broschüren beschäftigt werden? Solche und viele andere Beispiele verdeutlichen noch einmal mehr, dass der Beruf viel mehr ist als die Organisation von Pflege. 

Besonders wichtig ist dabei eine optimale Strukturierung der Arbeitsabläufe. Dies gelingt nur mit einem guten Dienstplan als unabdingbares Planungsinstrument, um alle anstehenden Tätigkeit angemessen planen zu können. Ein guter Dienstplan sichert nicht nur die gewissenhafte Betreuung und Pflege der Patienten, sondern ist auch eine verlässliche Struktur für die Mitarbeiter. Obwohl sich der Plan für den geplanten Zeitraum meistens mehrfach ändert und regelmäßig Anpassungen notwendig sind, bildet er die Grundlage für die Organisation des Arbeitsalltags.

Alle Mitarbeiter gleich behandeln

Wichtig bei der Erstellung ist jedoch, bereits im Vorfeld klare Regeln aufzustellen, damit alle Mitarbeiter gleich behandelt werden. Auf diese Weise werden unliebsame Diskussionen vermieden. Unter anderem sollten immer folgende Regeln gelten:

  • Für den Dienstplan ist die PDL verantwortlich
  • Nur die PDL darf den Dienstplan ändern (in Absprache die Stellvertretung)
  • Niemand darf den Dienstplan eigenmächtig ändern
  • Werden Dienste getauscht, muss die PDL davon Kenntnis haben

Streitigkeiten und Diskussionen vermeiden

Streitigkeiten entstehen häufig dann, wenn der Dienstplan kurzfristig geändert wird oder Mitarbeiter aus der Freizeit an den Arbeitsplatz geholt werden. Auch die Verordnung von Urlaub kann zu Diskussionen führen, genauso wie eine zu kurzfristige Bekanntgabe der Arbeitszeiten für den folgenden Monat. Für einen guten Überblick beim Dienstplan sorgen zum Beispiel verschiedene Muster, genauso kann eine Software helfen, den Plan zu strukturieren und auf Änderungen schnell zu reagieren. Generell sollte die PDL den Dienstplan in immer gleicher Weise Schritt für Schritt erstellen, um stets einen guten Überblick über die aktuelle Situation zu erhalten. 

Arbeitsschutz: Was sollte die PDL wissen?

Sehr wichtig: Der Arbeitsschutz in der Pflege. Auch für diesen ist die PDL als Führungskraft verantwortlich. Die Aufgabe der Pflegedienstleitung ist, stets sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter ihrem Arbeitsalltag sicher nachgehen können. Wenn eine PDL den Arbeitsschutz nicht im Blick behält, und es zu Mängeln kommt, kann sie für entstandenen Schaden haftbar gemacht werden. Nicht nur deshalb ist es unabdingbar, auf die Einhaltung der Schutzmaßnahmen zu achten, denn als Führungskraft hat die PDL eine Fürsorgepflicht für die Mitarbeiter. Mitarbeitervisiten zum Beispiel sind eine gute Gelegenheit, sich über die Einhaltung der Arbeitsschutzregeln ein Bild zu machen. Auf diese Weise dokumentiert die Pflegedienstleitung außerdem die Wahrnehmer ihrer Pflicht. Checklisten können helfen, die relevanten Themen zum Arbeitsschutz im Blick zu haben. Auf einer Checkliste sollten mindestens folgende Punkte stehen:

  • Trägt die Pflegekraft korrekte Schuhe?
  • Trägt die Pflegekraft entsprechende Schutzkleidung?
  • Bei ambulanten Diensten: Fährt die Pflegekraft den Firmenwagen sicher?
  • Arbeitet die Pflegekraft rückenschonend?
  • Ist die Pflegekraft über Unfallverhütungsmaßnahmen aufgeklärt worden?
  • usw.

Wichtig ist außerdem der Nachweis über die Durchführung der jährlichen Sicherheitsunterweisung. Diese gilt für alle Mitarbeiter – nicht nur für jene, die mit der Pflege beschäftigt sind, sondern auch für Personal in der Haustechnik, der Hauswirtschaft und der Verwaltung. Für jeden Mitarbeiter des Hauses muss ein entsprechender Nachweis erbracht werden. Auf diese Weise hat die PDL für ihren Bereich nachweislich Kenntnis darüber, dass sämtliche Arbeitsschutzbestimmungen umgesetzt werden. Gleichzeitig wird mit der Sicherheitsunterweisung auch deutlich, wo es Schulungsbedarf gibt.

Arbeitszeiten einhalten

Eine PDL hat darauf zu achten, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten einhalten. Geregelt sind diese im Arbeitsschutz- und im Arbeitszeitengesetz (ArbSchG, ArbZG). Danach dürfen Pflegekräfte höchstens zehn Stunden am Tag im Dienst sein. Das Arbeitsschutzgesetz erlaubt normalerweise nur acht Stunden, jedoch sind unter gewissen Voraussetzungen Abweichungen bis zu zehn Stunden möglich. Auch die Pausenzeiten sind geregelt: Wer zwischen sechs und neun Stunden arbeitet, hat einen Anspruch auf mindestens eine halbe Stunde Pause. Wer mehr als neun Stunden beschäftigt ist, darf eine Dreiviertelstunde pausieren. Generell darf die Pause in Abschnitte von je fünfzehn Minuten unterteilt werden.

Pausen sind gesetzlich vorgeschrieben

Wichtig: Nach maximal sechs Stunden muss die erste Pause gemacht werden. Bei Jugendlichen, also Personen in der Ausbildung, gelten andere Pausenzeiten. Die Ruhezeiten zwischen den Diensten sind ebenfalls klar vorgegeben. Normalerweise beträgt die gesetzliche Ruhezeit in Pflegeberufen elf Stunden. Zwischen zwei Diensten dürfen auch zehn Stunden liegen – aber nur, wenn innerhalb von vier Wochen ein Ausgleich bei einer Ruhezeit von zwölf Stunden erreicht werden kann. Und zum Nachtdienst: Generell gelten acht Stunden, die jedoch auf zehn Stunden ausgeweitet werden dürfen, doch nur dann, „wenn innerhalb von einem Kalendermonat oder innerhalb von vier Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden“ (Quelle: ArbZG, Paragraf 6). 

Für werdende und stillende Mütter gelten andere Arbeitszeiten, ebenso wie für Mitarbeiter unter 18 Jahren.

Dienstwagen im Betrieb: Worauf kommt es an?

Auch die Organisation der Fahrzeugflotte gehört in die Hände der Pflegedienstleitung. Das betrifft in erster Linie ambulante Pflegedienste, doch auch Einrichtungen karitativer Träger halten normalerweise Fahrzeuge für die Beförderung ihrer Bewohner vor. Häufig kommt es zu Konflikten innerhalb der Firma, weil die Mitarbeiter Fahrzeuge nicht ordnungsgemäß hinterlassen. Die Wagen werden oft nicht aufgetankt oder aufgeräumt übergeben. Um Streitigkeiten zu vermeiden, sollten deshalb Regeln gelten, die die PDL aufstellt und überwacht. Ziel muss sein, dass die Dienstwagen nicht nur einwandfrei und sicher funktionieren, sondern auch gepflegt und sauber sind, denn die Fahrzeugflotte ist das  Aushängeschild eines ambulanten Pflegedienstes. Für die PDL ist unter anderem wichtig, sicherzustellen, dass alle Dienstwagen

  • verkehrssicher sind
  • gepflegt und sauber sind
  • immer einsatzbereit sind
  • regelmäßig gewartet werden
  • Arbeitsschutzmaßnahmen eingehalten werden

Dienstwagen beim Finanzamt angeben

Nicht nur die Pflegedienstleitung erhält in vielen Fällen einen Dienstwagen, der auch privat genutzt werden darf – wegen des Pflegekräftemangels kommen auch die Pflegekräfte zunehmend in den Genuss eines Firmenfahrzeuges auch für den privaten Gebrauch. Das betrifft nicht nur die ambulanten Dienste. Meistens haben Dienstwagen als Benefit eines Unternehmens Vorteile. PDL und Pflegekräfte, die einen Firmenwagen privat nutzen, müssen jedoch zusätzliche Kosten einplanen. Die Rede ist vom sogenannten geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmer, der bei Privatnutzung gilt. Diesen geldwerten Vorteil müssen PDL und Pflegekräfte versteuern. Der Nachweis für das Finanzamt erfolgt auf zweierlei Weise: Entweder durch ein Fahrtenbuch oder die 1%-Regelung. 

Fahrtenbuch: Eingetragen werden sowohl berufliche als auch private Fahrten. Das Führen eines Fahrtenbuchs bietet sich dann an, wenn der Dienstwagen nur für wenige private Fahrten genutzt wird. 

1%-Regelung: Hier wird ein Prozent des Bruttolistenpreises  des Fahrzeugs zum monatlichen Gehalt hinzugerechnet. Auf diese Weise erhöht sich das Bruttogehalt, und es werden höhere Steuern fällig. 

Fuhrparkmanagement: Eine weitere Aufgabe der PDL

Betriebsvereinbarungen abschließen, Tankkarten ausgeben, TÜV-Termine nicht vergessen: Auch Fuhrparkmanagement will gelernt sein: Unter anderem muss sich die PDL um die Abrechnungen für die verschiedenen Fahrzeuge kümmern. Die Wagen werden regelmäßig betankt und gewartet; gleichzeitig ist es wichtig, an regelmäßige Inspektionen zu denken, Versicherungen abzuschließen und eventuelle Leasing-Verträge zu bedienen. Bei der Abrechnung der verschiedenen Leistungen sind verschiedene Modelle möglich. Normalerweise wird zwischen der geschlossenen und der offenen Abrechnung sowie der Ist-Kosten-Abrechnung unterschieden. Entsprechende Software kann helfen, sämtliche Verbindlichkeiten und Pflichten im Blick zu behalten.

Unterwegs mit dem Elektroauto

Viele ambulante Pflegedienste haben ihre Fahrzeuge mit Verbrennungsmotoren gegen Elektroautos eingetauscht. Der Staat bezuschusst die Anschaffung entsprechender Fahrzeuge mit Subventionen und darüber hinaus auch im Rahmen des Elektromobilitätsgesetzes (EmoG). Gerade in Städten kann sich die Anschaffung von E-Autos lohnen, also in solchen Fällen, wenn viele kurze Wege zurückzulegen sind. Bei längeren Fahrten über Land stellt sich nach wie vor die Frage nach ausreichend Möglichkeiten zum Wiederaufladen des Akkus. Neben den allgemeinen Aufgaben rund um die Pflege und Wartung des Fuhrparks muss bei Elektrofahrzeugen im Voraus geklärt werden, dass die Dienstwagen stets aufgeladen sind. Bei Angestellten, die das Fahrzeug für den privaten Gebrauch nutzen und ihn nach Dienstschluss mit nach Hause nehmen, müssen zum Beispiel Vorbereitungen zur Aufladung des Akkus zuhause getroffen werden.

Finanzen und Controlling: Tipps für die Pflegedienstleitung

Ein großer Tätigkeitsbereich der PDL bezieht sich auf die Finanzen des Unternehmens sowie das entsprechende Controlling. Aufgabenbereiche sind zum Beispiel die Abrechnung der Pflegesätze mit den Krankenkassen, die Überwachung des Budgets, oder auch die Aufstellung von Haushaltsplänen. Pflegesatzverhandlungen zum Beispiel sind wichtig, um zu wissen, wieviel Geld eine Pflegeeinrichtung oder ein Pflegedienst ihren Kunden, Bewohnern und Patienten in Rechnung stellen dürfen.

Pflegesatzverhandlungen und Steuern: Finanzen sind ein weites Feld

In Seniorenheimen sind die Bestandteile von Pflegesatzverhandlungen die Pflegeleistung, die Kosten für die Verpflegung und Unterkunft sowie die Investitionskosten. Dabei können Pflegedienstleiter individuell verhandeln, oder sich an Pauschalverhandlungen beteiligen – je nach Bundesland. Um zu berechnen, ob die Pauschale ausreichend ist, müssen natürlich alle Kosten gut abgeschätzt und die Plankostenrechnung gut kalkuliert werden. 

Steuern und die Besteuerung von Pflegediensten: Es ist ein weites Feld, bei der die PDL mitwirkt – ob in kleinen oder großen Betrieben. Die steuerrelevanten Aspekte in der Pflege sind besonders facettenreich - steuerliche Grundlagenkenntnisse sind deshalb unverzichtbar. 

Gerade in ambulanten Pflegediensten muss sich die PDL mit den unterschiedlichsten Fragen rund um die Steuer auseinandersetzen. Wichtig zu wissen ist zum Beispiel, dass jene Leistungen, die dazu dienen, körperlich, geistig oder seelisch bedürftige Menschen zu betreuen, von der Umsatzsteuer befreit werden (Paragraf 4, Nr. 16 UStG). Das gilt für Einrichtungen öffentlichen Rechts oder anderen anerkannten Trägern. Für Betreuungs- und Pflegeleistungen von Einrichtungen, die sozialrechtlich nicht anerkannt sind, gilt nur unter bestimmten Bedingungen ebenfalls eine Befreiung von der Umsatzsteuer (in dem Fall, wenn ein Großteil der Kosten im Kalenderjahr von Sozialversicherungsträgern übernommen wird). Die PDL muss im Fall der Befreiung von der Umsatzsteuer entsprechende Belege liefern. Diese sind unter anderem: 

  • der Nachweis über die vorhandene Pflegebedürftigkeit samt Genehmigung durch eine Behörde oder Arzt,  
  • ein Nachweis über die Kosten (Rechnungsbelege, Kostenerstattungsbelege gesetzlicher Träger, 
  • Name und Anschrift der pflege- oder hilfsbedürftigen Person, 
  • Nachweis über das Entgelt für die gesamte Leistung sowie der Beleg über die Höhe des Kostenersatzes
  • Alle Fälle des Kalenderjahres / alle Fälle, bei denen die Kosten durch Sozialversicherungsträger übernommen werden

Darüber hinaus gibt es verschiedene Regelungen zur Einkommenssteuer (gewerbliche Einkünfte) und Gewerbesteuer. Auch hier gilt: In manchen Fällen sind ambulante Pflegedienste von der Gewerbesteuer befreit (Paragraf 3 Nr. 20 GewStG) – und zwar dann, wenn ein Großteil der Kosten für  Versorgungen von Sozialversicherungsträgern oder von der Sozialhilfe  übernommen werden. Gerade ambulante Pflegedienste werden häufig vom Finanzamt überprüft – insbesondere umsatzsteuer- und umsatzsteuerpflichtige Umsätze sowie Pflegevereinbarungen, Buchführung, Arbeitsverträge und Kassenbücher.

Rentabilität: Kennzahlen sind wichtig

Die Rentabilität eines Pflegedienstes steht im Unternehmen stets im Fokus – um diese zu gewährleisten, muss auch die PDL einen Beitrag leisten. Denn ohne die regelmäßige Erhebung von wirtschaftlichen Daten können keine notwendigen Maßnahmen eingeleitet werden und die Existenz von Pflegeeinrichtungen auf dem Spiel stehen. Deshalb steht auch die PDL in der Verantwortung – gemeinsam mit der Geschäftsführung, beziehungsweise dem Inhaber des Unternehmens. In der Praxis hat sich deshalb eine kurze, monatliche Zusammenfassung samt Controllingdaten  über die relevanten Informationen durch die PDL bewährt. In diesem Zusammenhang ist für die PDL wichtig, 

  • ob eine regelmäßige Kommunikation mit dem Geschäftsführer/Inhaber stattfindet
  • ob ein Verfahren für die Erhebung von relevanten Daten festgelegt wurde
  • ob wirtschaftliche Ziele geklärt worden sind
  • ob es festgelegte, für den Pflegedienst relevante Kennzahlen gibt

Besonders wichtig ist dabei die Erhebung von Kennzahlen. Eine Kennzahl dient dazu, zu verdeutlichen, wie hoch zum Beispiel der Anteil der Lohnkosten an den Gesamtkosten ist. Eine wichtige Kennzahl ist auch die Umsatzrendite, weil diese eine Aussage über die Effektivität der Arbeit eines Pflegedienstes treffen kann. 

Die größten Kostenfaktoren in der Pflege stellen normalerweise zunächst die Personalkosten und an zweiter Stelle der Fuhrpark dar. Laut einer Faustregel sollten die Lohnkosten niemals über 80 Prozent klettern. Von den restlichen 20 Prozent müssen alle anderen Kosten bestritten werden – dabei betragen die Kosten für den Fuhrpark meistens rund zehn Prozent der Gesamtkosten. 

Fuhrpark-Kosten: 

  • Abschreibung von Fahrzeugen
  • Leasingkosten
  • Kfz-Steuern und –Versicherungen
  • Reparaturkosten, Wartungskosten
  • Kosten für die Pflege
  • Benzinkosten
  • Erstattung von Kilometergeld

Als akzeptabel werden normalerweise Personalkosten in Höhe von 70 bis 75 Prozent der Gesamtkosten angesehen.

Recht: Datenschutz, Pflegefehler, Aufbewahrungsfristen

Datenschutz ist in der Pflege ein großes Thema. Sensible und damit schützenswerte Patientendaten gehören nicht in die Hände von jedem.  Seit Mai 2018 gilt die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), mit der ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Grundrechten und der Verarbeitung von personenbezogenen Daten erreicht werden soll. Unter anderem ist seitdem für einen Großteil der  Unternehmen ein Datenschutzbeauftragter Pflicht (Unternehmen mit mehr als zehn Mitarbeitern, und dem Umgang mit personenbezogenen Daten). Im Gesundheitswesen  beziehen sich die personenbezogenen Daten insbesondere auf körperliche oder geistige Gesundheit von Personen und sind deshalb besonders sensibel. Der Arbeitgeber muss als verantwortlicher Unternehmer seine Mitarbeiter zum Thema Datenschutz schulen. Bei Nichtbeachtung der Richtlinien drohen erhebliche Bußgelder.

Für die Betriebe und damit auch für die PDL ist die Sicherung entsprechender Daten eine große Herausforderung, denn die Einhaltung der Vorgaben des Datenschutzgesetzes ist erste Pflicht. Weiterbildung ist also Pflicht.

Vorsicht: Mobiltelefon birgt Konfliktpotential

Problematische Bereiche beim Datenschutz sind unter anderem Social Media, insbesondere Messengerdienste wie Whatsapp, die häufig für die Kommunikation unter den Mitarbeitern genutzt werden. Mobiltelefone stellen generell ein Problem dar, wenn mit diesem zum Beispiel Fotos zu Dokumentationszwecken gemacht werden. Wichtig für die PDL ist auch, alle Mitarbeiter zum Themenbereich Auskunftsrecht und Löschpflichten zu sensibilisieren. Besonders wichtig ist die Einhaltung der Schweigepflicht. Auskunft sollte nur an jene Personen erteilt werden, die ausdrücklich benannt worden sind – das gilt auch für telefonische Auskünfte. Wenn eine Auskunft erteilt werden darf, müssen die Mitarbeiter jedoch darauf achten, dass Dritte nicht mithören können. 

Ähnliche Vorsicht vor ist auch bei der Aufbewahrung der Pflegedokumentation und anderen Unterlagen notwendig. Im Sinne der DSGVO ist zum Beispiel die Pflegedokumentation 30 Jahre verwahrt werden – und mindestens so lange, bis geklärt ist, dass weder vom Bewohner noch von Angehörigen oder Erben  Ansprüche erhoben werden können. Allerdings ist es unwahrscheinlich, dass nach zehn oder mehr Jahren noch Klagen angestrebt werden und die Einlagerung von Akten kann große Lagerkapazitäten erfordern.  Viele Pflegebetriebe lagern die Pflegedokumentation deshalb über einen kürzeren Zeitraum ein und lediglich bei nicht vollends geklärten Todesumständen über einen Zeitraum von 30 Jahren. Für weitere Unterlagen gelten andere Zeiträume zur Einlagerungspflicht. Die Aufbewahrung der Pflegedokumentation ist auch in Zusammenhang mit Pflegefehlern wichtig. Fehler passieren – auch in der Pflege. In manchen Fällen ist auch die PDL für Pflegefehler verantwortlich, die durch Pflegekräfte entstanden sind – möglicherweise dann, wenn die notwendige Sorgfalt zum Beispiel bei der Organisation der Arbeit oder bei der Überwachung der Mitarbeiter durch die PDL vernachlässigt worden ist.

Rechtliche Hintergründe genau kennen

Rechtssicherheit gehört generell zu den wichtigsten Kenntnissen einer PDL. Dementsprechend ist das Thema breit gefächert. Welche Rechte Patienten haben, welche die Mitarbeiter und Angehörigen – tagtäglich wird die Pflegedienstleitung mit unterschiedlichsten Definitionen der rechtlichen Situation für die verschiedenen Arbeitsbereiche konfrontiert. Unter anderem auch, wenn es um die Delegation von ärztlichen Leistungen geht – ein Thema , bei dem es besonders darauf ankommt, die rechtlichen Hintergründe genauestens zu kennen. Alle Bewohner und Patienten haben Anspruch auf qualifizierte Betreuung. Dazu gehört zu einem großen Teil die medizinische Versorgung, die mit dem behandelnden Arzt abgesprochen werden muss.

Wann aber liegen rechtssichere Voraussetzungen vor, dass die Pflegekräfte ärztliche Leistungen übernehmen – und wann nicht? Ist es wirklich rechtssicher, einem Patienten nach ärztlicher Anweisung ein Medikament zu verabreichen, wenn der Arzt die Diagnose am Telefon getroffen hat? Und in welchen Fällen können Pflegekräfte die Anordnungen des Arztes ablehnen (Remonstrationsrecht)? Allein diese Fragen verdeutlichen, wie wichtig es ist, als PDL über die rechtlichen Hintergründe der verschiedensten Bereiche genau Bescheid zu wissen.

Krankenkassen und Pflegekassen: Eine weitere Aufgabe der PDL

Der Umgang  mit Krankenkassen und deren Medizinischem Dienst erfordert für die PDL vor allem umfangreiche Kenntnisse und Nervenstärke. Die Aufgaben auf diesem Gebiet sind vielfältig und beschränken sich keineswegs auf die Abrechnung von Pflegesätzen oder die Beantragung von Verträgen zur Pflege beeinträchtigter Menschen. Häufig hat es die PDL auch mit Situationen zu tun, bei denen sie sich mit den Krankenkassen auseinandersetzen muss – zum Beispiel dann, wenn Leistungen, die von oder für Pflegekunden beantragt worden sind, von der Krankenkasse nicht übernommen werden. 

Patienten bei der Durchsetzung von Ansprüchen helfen

Teilweise sogar illegal, zum Beispiel beim Recht eines Patienten auf Verhinderungspflege. Um diesen Anspruch durchzusetzen, müssen die Patienten Widerspruch einlegen. Auch dabei kann eine PDL helfen, zum Beispiel mit Formulierungshilfen. Gerade Angehörige stehen der Bürokratie in Sachen Pflege oft hilflos gegenüber, und gerade beim Thema Widerspruch wissen viele nicht, wie sie sich am besten gegen Leistungsverweigerungen durch die Kranken- und Pflegekasse zur Wehr setzen sollen. Krankenkassen gehen oft sehr geschickt dabei vor, zum Beispiel mit Fragebogen voller möglicher Fallstricke, die die Versicherten ausfüllen müssen. Hier zeigt sich erneut, wie wichtig das Wissen um rechtliche Hintergründe gerade beim Thema Leistungsübernahme für die PDL ist. 

Generell schließt die PDL mit den zuständigen Pflegekassen einen sogenannten Versorgungsvertrag nach dem Sozialgesetzbuch ab. Mit diesem Vertrag wird die Erlaubnis erteilt, die pflegerische Versorgung des Patienten oder Kunden zu übernehmen. In dem Vertrag sind die Bedingungen genau geregelt. Ohne einen entsprechenden Vertrag kann von einem Pflegedienst keinerlei Pflege übernommen werden. Viele Menschen haben außerdem eine private Zusatzversicherung für den Pflegefall abgeschlossen, um den Versicherungsschutz zu ergänzen. 

Die Leistungen sind sehr unterschiedlich, je nach Vertrag. Möglich sind unter anderem Pflegerente, ein Pflegekostenzuschuss, privates Pflegegeld oder auch Einmalzahlungen. So muss die PDL ermitteln und im Kontakt mit Kunden oder Angehörigen erörtern, welche Kosten von der Krankenkasse und welche von der Pflegekasse getragen werden und in welchen Bereichen die private Zusatzversicherung greift. 

In Zusammenhang mit den Pflegekassen ist außerdem wichtig, ob die Kunden oder Patienten im Rahmen ihrer Versicherungspflicht gesetzlich oder privat, beziehungsweise freiwillig versichert sind. Jeder Pflegebedürftige muss versichert sein, ansonsten kann kein Pflegevertrag zustande kommen. Personen, die gesetzlich krankenversichert beziehungsweise familienversichert sind, sind automatisch über ihre Krankenkasse pflegeversichert. Privat Krankenversicherte sind dazu verpflichtet, eine private Pflegeversicherung abzuschließen. Die Leistungen, die Pflegebedürftige erhalten, hängen von dem Grad der Pflegebedürftigkeit (Pflegegrad), der Dauer und der Art der Pflege ab. 

  • Gesetzlich Krankenversicherte: Sind bei ihrer Krankenversicherung automatisch pflegeversichert
  • Familienversicherte: Sind bei der Krankenversicherung des Familienmitgliedes automatisch pflegeversichert
  • Privatkrankenversicherte: Müsse selbst eine Pflegeversicherung abschließen
  • Freiwillig Versicherte in der gesetzlichen Krankenversicherung: Pflicht zur Versicherung in der Pflegeversicherung der jeweiligen Kasse. Bei Eintritt gilt ein dreimonatiger Zeitraum, sich von dieser Pflicht befreien zu lassen und in eine private Pflegeversicherung zu wechseln

Gesetzeslage: Pflegebedürftigkeitsbegriff seit 2017

Viele Menschen sind in ihrem Alltag eingeschränkt oder auch chronisch erkrankt. Wann aber ist ein Mensch nach dem Gesetz pflegebedürftig? Die Frage ist im Sozialgesetzbuch (SGB) geregelt (Elftes Buch, Paragraf 14 und 15). Wenn eine Person laut SGB als pflegebedürftig gilt, hat er Anspruch auf Pflegeleistungen. Seit 2017 gelten nach SGB folgende Definitionen: 

„Pflegebedürftig (…) sind Personen, die gesundheitlich bedingte Beeinträchtigungen der Selbständigkeit oder der Fähigkeiten aufweisen und deshalb der Hilfe durch andere bedürfen. Es muss sich um Personen handeln, die körperliche, kognitive oder psychische Beeinträchtigungen oder gesundheitlich bedingte Belastungen oder Anforderungen nicht selbständig kompensieren oder bewältigen können. Die Pflegebedürftigkeit muss auf Dauer, voraussichtlich für mindestens sechs Monate, und mit mindestens der in § 15 festgelegten Schwere bestehen.“

Antrag auf Pflege: MDK prüft sechs Bereiche

Jedoch leitet sich nicht aus jeder Pflegebedürftigkeit ein Anspruch auf gesetzliche Pflegebedürftigkeit ab. Wichtig ist, dass den Betroffenen einer der fünf Pflegegrade zugesprochen wird. Wer beispielsweise nur sehr wenig Hilfe im Alltag benötigt, bekommt nicht automatisch einen Pflegegrad zugestanden. Die Entscheidung darüber trifft die Pflegekasse, die sich meist an die Einschätzung des Medizinischen Dienstes der Krankenkassen oder von Sachverständigen (bei privat Versicherten) hält. Diese Einschätzungen und Beurteilungen zielen darauf ab, zu ermitteln, wie selbstständig die betroffenen Personen in verschiedenen Bereichen des Alltags sind. Berücksichtigt werden bei der Begutachtung auch ärztliche Diagnosen, Entlassungsberichte und Dokumentationen von Pflegeeinrichtungen.  

Die sechs Bereiche, die begutachtet werden, sind 

  • Mobilität (körperliche Beweglichkeit, etc.)
  • Kognitive und kommunikative Möglichkeiten (Orientierung, sprechen, verstehen, etc. 
  • Selbstversorgung (Waschen, Toilettenbesuch, etc.)
  • Alltagsleben und soziale Kontakte (Gestaltung des Tagesablaufs, etc.)
  • Psychische Probleme, Verhaltensweisen (Unruhe, Abwehr, etc.)
  • Umgang mit krankheits- oder therapiebegleitenden Maßnahmen (selbstständige Medikamenteneinnahme, etc.)

Ehrenamt in der Pflege: Dringend benötigte Helfer

Ehrenamtlich engagierte Personen im Pflegebereich können ein unschätzbarer Nutzen sein, um hauptamtliche Pflegekräfte zu entlasten. Die meisten Ehrenamtlichen übernehmen in der Pflege die soziale Betreuung.  Gerade vor dem Hintergrund des demografischen Wandels – bei steigenden Zahlen von Pflegebedürftigen – kommt Ehrenamtlern eine große Bedeutung zu. Zwar haben ehrenamtliche Helfer meist keine berufliche Qualifikation, allerdings stehen sie weniger unter Zeitdruck wie hauptamtliche Pflegekräfte. Die Möglichkeiten, mit denen eine PDL ehrenamtliche Helfer in die Alltagsarbeit einbinden kann, sind vielfältig.

Es sind die unterschiedlichsten Arbeitsfelder, in denen bürgerliches Engagement helfen kann: Unter anderem können Ehrenamtliche Angebote für die Tagesstrukturierung von Bewohnern, Patienten oder Kunden übernehmen und die Lebensqualität durch Dinge wie Vorlesen, Basteln, Singen, Spazierengehen von pflegebedürftigen Personen erhöhen. Damit entlasten sie gleichzeitig die Angehörigen, insbesondere bei Demenz. 

Ehrenamt: Anerkennung ist wichtig

Sehr wichtig ist jedoch, dass die Arbeit der engagierten Bürger in den Einrichtungen und Unternehmen entsprechend gewürdigt wird – nicht nur von der PDL. Auch sollten ehrenamtliche Tätige  geschult und fachlich begleitet werden. Als Anerkennung für das Engagement bieten sich neben Aufwandsentschädigungen und der Ausstellung einer sogenannten Ehrenamtskarte gesellige Treffen, Gutscheine oder andere Vergünstigungen an. Auch das Pflegeneuausrichtungsgesetz (PNG), mit dem mehr Leistungen und Geld aus der sozialen Pflegeversicherung unter anderem für Demenzkranke oder für die Errichtung von Wohngruppen fließen, unterstützt das Ehrenamt in der Pflege, unter anderem mit der Möglichkeit für Pflegeeinrichtungen, zusätzliche Alltagshelfer zu beschäftigen, die über Zuschüsse für Betreuungs- und Entlastungsleistungen finanziert werden können.

Grundsätzlich sichert das Pflegeneuausrichtungsgesetz zum ersten Mal dauerhaft psychisch kranken Menschen und geistig Behinderten sowie Demenzkranken  mit einer deutlich eingeschränkten Alltagskompetenz umfassendere Leistungen zu. Darunter fällt zum Beispiel erstmals ein Pflegegeld für Menschen der Pflegestufe 0 (jetzt 2). Neben dem Pflegegeld können Demenzkranke seitdem Zuschüsse für eine Verhinderungspflege in Anspruch nehmen. Darüber hinaus beinhaltet das PNG auch die Förderung von ambulanten Wohngruppen oder Wohngemeinschaften durch Finanzierungshilfen. Das PNG ist im Jahr 2012 in Kraft getreten.

Ehrenamt und Demenz: Eine schwierige Aufgabe

Es gibt viele Menschen, die besonders dementiell Erkrankten helfen möchten: Das kann Nachbarschaftshilfe sein, aber auch die Begleitung von Angehörigen oder Mitarbeit in entsprechenden Einrichtungen. Etliche Ehrenamtler lassen sich zum Beispiel zur Präsenzkraft (Betreuungsassistent) weiterbilden und machen ihr Engagement zum Beruf. Für Pflegeeinrichtungen sind ehrenamtlich tätige Personen eine echte Unterstützung, ebenso wie für Demenzkranke und deren Angehörige. Ehrenamtliche werden besonders in folgenden Bereichen gern eingesetzt:  

  • Betreuen professionelle Gruppen für Demenzkranke (Gedächtnistraining, etc.) 
  • Stützen als Pflegebegleiter Angehörige von dementiell Erkrankten (helfen bei der Pflege, etc.)
  • Beraten als selbst Betroffene Angehörige von Demenzkranken (Teilen ihr Wisse, etc.)
  • Schenken Angehörigen Zeit für Freizeitaktivitäten (ermöglichen Kinobesuche, etc.)
  • Entlasten Pflegepersonal (übernehmen soziale Aufgaben, etc.)

Tipp: Wer Ehrenamtliche in den Arbeitsalltag eingliedern möchte, kann beispielsweise mit einem örtlichen Pflegestützpunkt Kontakt aufnehmen. Ein Pflegestützpunkt funktioniert wie ein Wegweiser. Dort gibt es alle möglichen Informationen rund um die Pflege. Neben Beratungen über die Leistungen aus dem sozialen Sicherungssystem verfügen viele Pflegestützpunkte auch über Kontakte zu ehrenamtlichen Helfern in der Pflege.

Pflegekurse für ehrenamtliche Helfer und Angehörige

Viele Tätigkeiten, die in Zusammenhang mit der Pflege stehen, können auch von Angehörigen oder Ehrenamtlichen übernommen werden. Gesetzliche Krankenkassen und private Vorsorgeunternehmen müssen laut SGB Pflegekurse anbieten. Sehr viele Angehörige besuchen entsprechende Kurse, aber auch die Zahl der Ehrenamtlichen, die pflegerische Grundkenntnisse erlangen möchten, wächst.   

„Die Pflegekassen haben für Angehörige und sonstige an einer ehrenamtlichen Pflegetätigkeit interessierte Personen unentgeltlich Schulungskurse durchzuführen, um soziales Engagement im Bereich der Pflege zu fördern und zu stärken, Pflege und Betreuung zu erleichtern und zu verbessern sowie pflegebedingte körperliche und seelische Belastungen zu mindern und ihrer Entstehung vorzubeugen.“ (Buch 11, Paragraf 45, Sozialgesetzbuch)

Demnach können nicht nur Angehörige eines Pflegebedürftigen, sondern auch ehrenamtlich Interessierte kostenfrei an einem Pflegekurs teilnehmen. Möglich sind öffentliche Pflegekurse oder auch individuelle Pflegeschulungen im Haus eines Pflegebedürftigen. Die öffentlich organisierten Pflegekurse werden meistens von Pflegekassen, an Volkshochschulen oder von Sozialstationen angeboten. Die Kosten für alle Angebote werden von der Pflegekasse übernommen.

Marketing und PR: Auch das muss PDL leisten

Zu den Aufgaben der PDL gehört auch die Außendarstellung des Unternehmens. Imagepflege ist wichtig, denn sie trägt dazu bei, die Bekanntheit der Pflegeeinrichtung zu steigern – genauso hilft sie auch, das eigene Unternehmen von anderen abzugrenzen und Vertrauen zu schaffen. Es gibt über den klassischen Tag der offenen Tür hinaus viele Möglichkeiten, eine Pflegeeinrichtung oder einen ambulanten Dienst in das Licht der Öffentlichkeit zu rücken. Zunächst ist eine gute Mund-zu-Mund-Propaganda in der Branche ein wesentliches Kriterium über das Ansehen eines Unternehmens – das gilt auch für den Pflegebereich.

PR in der Pflege: Gäste kommunizieren die Einrichtung nach außen

Darüber hinaus können Einrichtungen und ambulante Dienste auch ihre Homepage nutzen, um über die notwendigen Informationen hinaus Imagepflege zu betreiben. Dazu gehören Fotos, Informationen über geplante Aktivitäten und vieles mehr. Ein weiteres Marketing-Instrument ist ein offenes Haus: Schulkinder, Vereine oder Nachbarn sind oft gern gesehene Gäste in einer Pflegeeinrichtung kommunizieren das Unternehmen nach außen.

Auch die örtlichen Medien können zum Beispiel für Marketing-Zwecke genutzt werden. Gerade die örtlichen Tageszeitungen sind echte Multiplikatoren, und es steht Pflegeeinrichtungen sicher gut zu Gesicht, hin und wieder bei der redaktionellen Berichterstattung berücksichtigt zu werden. 

Darüber hinaus dient ein gutes Pflegemarketing auch der Kundenakquise und –pflege. Wichtig ist bei allen Marketing-Maßnahmen, seine Kompetenz als Pflegeanbieter in den Mittelpunkt zu rücken. Mit den richtigen Maßnahmen kann gezieltes Marketing nicht nur das Image verbessern, sondern auch die Auslastung erhöhen, die Bekanntheit steigern und eine Abgrenzung zu anderen Unternehmen schaffen. 

Fazit

Der Beruf als Pflegedienstleitung geht mit großer Verantwortung einher. Wer sich dafür entscheidet, benötigt neben einer fundierten Ausbildung viele andere Qualifikationen, die sich nicht unbedingt erlernen lassen, sondern vielmehr Charaktereigenschaften sind: Ohne gutes Organisationsvermögen, Stressresistenz und die Fähigkeit zur Empathie besteht die Gefahr, dass eine PDL mit ihrer Berufswahl scheitert. Wer sich in dem oft stressigen Arbeitsalltag als PDL bewährt, ist in der Pflege – nicht zuletzt durch die Herausforderungen des demografischen Wandels – gut aufgehoben.