Fahrzeugflotte Pflegedienst 

Firmeneigener Fuhrpark benötigt ein gutes Management
Fahrzeugflotte Pflegedienst 
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Egal, ob Sie sich mit dem Gedanken tragen, einen Pflegedienst zu eröffnen, bereits Inhaber eines Pflegedienstes oder PDL sind, müssen Sie sich neben allen Themen rund um die Pflegeprozesse auch um Organisatorisches kümmern: Das Management der firmeneigenen Fahrzeugflotte ist ein Kapitel für sich. Das gilt nicht nur für die ambulanten Unternehmen, sondern genauso für Altenhilfswerke, Altenpflegewerke, Betreuungsdienste und andere Einrichtungen, die mit der Krankenpflege beschäftigt sind. 

Unterhaltung eines Fuhrparks verursacht hohe Kosten

Beim Fuhrpark eines kleineren, ambulanten Pflegedienstes sind häufig andere Aspekte zu bedenken als bei großen Unternehmen oder karitativen Einrichtungen. Jeder Betrieb muss bei der Mobilität seinen individuellen Bedürfnissen Rechnung tragen. Die firmeneigenen Wagen sind zwar eines der Aushängeschilder des Betriebs, unbestritten ist auch, dass die Unterhaltung des Fuhrparks hohe Kosten verursacht.

Was ist bei einem firmeneigenen Fuhrpark zu bedenken?

Meistens ist der Fuhrpark und dessen Management die zweithöchste Kostenfaktor eines Pflegedienstes. Dieser Aspekt darf in keiner Kostenaufstellung vernachlässigt werden. Mit dem Kauf einer Fahrzeugflotte ist es nämlich noch lange nicht getan. Der Arbeitgeber ist z.B. dafür verantwortlich, dass seine Mitarbeiter in technisch einwandfreien Fahrzeugen unterwegs sind. Das bedeutet eine regelmäßige Wartung des Fuhrparks sowie eine mögliche Flottenversicherung. Entscheidend ist also ein gut strukturiertes Management, das mit einer gezielten Kostenberechnung beginnt. Sowohl bei einer Neuanschaffung als auch bei einer bestehenden Fahrzeugflotte ist ein kompletter Überblick über alle Kosten wichtig – angefangen bei den Steuern über den jeweiligen Kraftstoffverbrauch und Flottenversicherung bis hin zu möglichen Reparaturen. Bei einer bestehenden Fahrzeugflotte sollten z.B. folgende Faktoren in die aktuelle Kostenberechnung einbezogen werden: 

  • Kaufpreise/Abschreibung oder Leasingraten
  • Steuern
  • Beiträge zu Versicherungen (z. B. Flottenversicherung)
  • Wartungskosten
  • (mögliche) Reparaturkosten
  • Treibstoffkosten (Kraftstoffverbrauch)
  • Kosten für die Fahrzeugpflege (Wäsche etc.)
  • Kosten für Instandsetzung und -haltung (Ersatzteile/Verschleiß)

Was sollten Sie bei der Neuanschaffung bedenken?

Bei der Neuanschaffung ist es notwendig, sich einen Überblick über die günstigsten Finanzierungsmöglichkeiten zu verschaffen. Generell gilt die Regel, dass sich Leasing besonders dann rechnet, je größer der Fuhrpark ist. Von Vorteil ist auch, die unterschiedlichen Konditionen der Versicherer miteinander zu vergleichen. 

Darauf sollten Sie achten: Viele Händler und Versicherer bieten regelmäßig Sonderaktionen für ihre Finanzierungen bzw. Versicherungen an. Umhören lohnt sich also. 

Welche Fahrzeuge werden benötigt?

Schätzungen zufolge sind tagtäglich rund 150.000 Pflegedienst-Fahrzeuge auf deutschen Straßen im Einsatz. (Quelle: pflegen-online) Welche Fahrzeugtypen für die Flotte benötigt werden, hängt davon ab, welche Angebote von dem jeweiligen Unternehmen bereitgehalten werden und wieviele Mitarbeiter im Einsatz sind. Ambulante Pflegedienste benötigen in der Regel lediglich einen Kleinwagen (vorzugsweise mit niedrigem Kraftstoffverbrauch). Normalerweise erhält jeder Angestellte, der von Patient zu Patient fährt, ein Fahrzeug. Sinnvoll kann es ebenfalls sein, der Pflegedienstleitung einen Wagen zur Verfügung zu stellen.

Bei der häuslichen Intensivbetreuung, in der generell eine Pflegefachkraft ihren kompletten Arbeitstag bei einem Patienten verbringt, wird in der Regel auf einen Firmenwagen verzichtet.

Individuelle Transportlösungen

Einrichtungen wie z.B. ein Altenpflegewerk, Wohlfahrtsverbände oder weitere Betreuungsdienste, die Pflegebedürftige zu teilstationären Einrichtungen und zurück nach Hause transportieren, sind mit Kleinbussen gut beraten. Nicht immer können die Angehörigen diesen Part übernehmen. Wichtig ist ebenfalls, dass auch ein Transport von Rollstuhlfahrern möglich ist. Das bedeutet häufig die Anschaffung kostenintensiver Fahrzeuge mit Sonderausstattung. 

Neuanschaffung bringt viele Fragen mit sich

Diesel, Benziner oder E-Auto?

Hinzu kommt, dass bei der Anschaffung darauf geachtet werden muss, in einer Stadt überall mit den Wagen unterwegs sein zu dürfen (Stichwort Umweltzone). Wer keine gültige Plakette für alle Bereiche an seinen Fahrzeugen vorweisen kann, hat oft schlechte Karten bei der Gewinnung neuer Kunden. Vor diesem Hintergrund liebäugeln Pflegebetriebe mehr und mehr mit der Anschaffung von Fahrzeugen, die mit alternativen Kraftstoffen betrieben werden wie etwa Elektroautos. Wer aber lädt die Fahrzeuge regelmäßig auf? Auch an der Kardinalsfrage „kaufen oder leasen?“ kommt kein Unternehmer vorbei.

Darüber hinaus sollten Sie sich bei der Neuanschaffung eines Fuhrparks nicht erst im Autohaus mit der Frage auseinandersetzen, ob die Pkws mit herkömmlichen Kraftstoffen betrieben werden sollen oder ob Elektrofahrzeuge eine Alternative darstellen.

Mittlerweile gibt es für ambulante Pflegedienste Fahrzeuge, deren Innenraum auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter abgestimmt ist. In der Regel bleibt bei der Versorgung der pflegebedürftigen Menschen nicht viel Zeit für die Grundpflege - der Mitarbeiter steigt ständig in das Fahrzeug ein oder aus ihm aus. Wie also können Pflegedokumente mit sensiblen Daten ohne großen Aufwand vor fremden Blicken geschützt werden? Wohin mit dem Desinfektionsbehälter? Wird in der dunklen Jahreszeit eine zusätzliche Lichtquelle im Fahrzeug benötigt?

Was Sie beachten sollten: Nicht immer sind alle Fahrzeuge Ihres Fuhrparks einsatzbereit. Gewährleisten Sie deshalb, dass die Mitarbeiter ohne ihren Dienstwagen, der sich vielleicht in Reparatur befindet oder gewartet werden muss, an ihren Arbeitsplatz gelangen. 

Fahrzeugflotte Pflegedienst: Kaufen oder lieber leasen?

Egal, ob kaufen oder leasen – beide Varianten haben Vor- und Nachteile. Die Tendenz geht zum Leasing. Meistens sind es große Firmen, die ihren Fuhrpark nicht ankaufen, sondern mit Leasingpartnern zusammenarbeiten . Bei den kleinen und mittleren Unternehmen halten sich die beiden Optionen die Waage. Meistens hängt die Entscheidung großer Betriebe, die Fahrzeugflotte leasen zu wollen, mit der Kreditvergabe durch die Banken zusammen. Diese akzeptieren bei der Finanzierung größtenteils eher die Leasing-Variante und stehen dem Ankauf eines kompletten Fuhrparks häufig skeptisch gegenüber.  

Was Sie beachten sollten: Entscheiden Sie strategisch, wenn Sie die Finanzierungskosten berechnen. Vergleichen Sie alternative Geldanlagen mit hoher Rendite Ihres bestehenden Kapitals mit den Konditionen eines Bankdarlehens. 

Für und Wider einer geleasten oder gekauften Fahrzeugflotte verdeutlichen folgende Beispiele stichwortartig:

LeasingKauf
  
Eigenkapital bleibt unangetastetFahrzeug kann wiederverkauft werden
Leasingraten sind absetzbarKapital wird gebunden
Fahrzeugflotte besteht aus neueren ModellenWenig Planungssicherheit bei Kosten
PlanungssicherheitRestwertrisiko
Attraktive Rabatte der AnbieterGewinnminderung (Abschreibung)
Fahrzeug ist Eigentum der LeasingfirmaFahrzeug ist Eigentum der Firma
Nutzung mit EinschränkungenKeine Rückgabeschwierigkeiten
Kein Restwertrisiko (Kilometerverträge)Gewährleistungspflicht beim Verkauf
Nachzahlungen möglichViel Kapital notwendig
Leasingfirma entscheidet über VersicherungSelbstbestimmung
Vorfälligkeitsentschädigung bei Totalschadenaufwändiger Autoverkauf

Leasing: höhere Zinsen und Gewinnaufschläge 

Wenn Sie per Kredit finanzieren, können Sie individuelle Vereinbarungen zu Sonderzahlungen, Laufzeit, Ratenhöhe etc. mit der Bank treffen. Beim Leasing gibt es engere Grenzen. Die Höhe der Leasingrate besteht üblicherweise aus dem Anschaffungspreis, dem Restwert und der Verzinsung. Wichtig zu wissen ist, dass die Zinsen meistens höher ausfallen als bei einem Kredit. Oft werden von den Vertragspartnern auch Gewinnaufschläge mitberechnet. Für Großkunden können sich die Nachteile wegen üblicher Sonderkonditionen wieder rechnen. 

Was Sie beachten sollten: Wer seinen Fuhrpark kauft, kann sich jederzeit von seinen Pkws trennen, sollte z.B. die Mitarbeiteranzahl schrumpfen. Bei der Leasing-Variante ist das nicht möglich. Außerdem bietet sich für bestimmte Fahrzeugformen eher ein Kauf an (Transporter, umgerüstete Sonderfahrzeuge), weil diese meistens nur zu unattraktiven Konditionen geleast werden können – wenn überhaupt. 

Individuelle Situation ist entscheidend

Für die Entscheidung Leasing oder Kauf der mobilen Flotte sind also die jeweils individuellen Gegebenheiten des Betriebs entscheidend. Beides hat Vor- und Nachteile, die bei einem Unternehmen mehr greifen als bei einem anderen. Deshalb sollten sich sowohl Pflegedienstbetreiber als auch Wohlfahrtsverbände und andere Einrichtungen Zeit für die Entscheidung nehmen.   

Elektroautos sind ideal für kurze Strecken in den Städten

Elektromobilität wird staatlich gefördert und ist auch für Pflegebetriebe eine interessante Alternative zu einem Kfz, das mit herkömmlichem Kraftstoff betrieben wird und somit einen erhöhten Kraftstoffverbrauch aufweist. Der Umweltaspekt spielt dabei eine wesentliche Rolle. Besonders in Städten können die Autos ohne großen Aufwand von A nach B gelangen. Nach Feierabend können die Fahrzeuge über Nacht von der Pflegekraft bei sich zu Hause aufgeladen werden. 

Vor- und Nachteile eines E-Autos

E-Autos in ländlicher Umgebung schwierig

Stehen jedoch viele Fahrten in der ländlichen Umgebung an, wird es schwieriger. Gerade im Umkreis von Städten ist die Infrastruktur häufig noch nicht auf E-Autos eingestellt. Es gibt hier deutlich weniger Lademöglichkeiten für das Kfz, was im Übrigen auch schlicht zu viel Zeit kosten würde.

Unternehmen können bei der Anschaffung von Elektrofahrzeugen von verschiedenen Fördermöglichkeiten profitieren. Bei der Vielzahl von Angeboten, die sowohl auf Bundes- als auch auf Kommunalebene existieren, ist der Überblick nicht leicht. 

Andere Regelungen sowie Fördermöglichkeiten im Vergleich zu herkömmlichen Fahrzeugen sind z. B.:

  • Steuerliche Förderung mit Erlass der Kfz-Steuer
  • Änderungen beim Nachteilsausgleich der Dienstwagenbesteuerung
  • Veränderungen in der Lohnsteuer
  • Förderungen des Bundesministeriums, des Landes und der Kommune 
  • KfW-Förderung
  • Umweltbonus

Durchschnittliche Berechnungen haben ergeben, dass gerade in Städten nahezu hundert Prozent der häuslichen Versorgungen mit einem E-Auto erreichbar wären und damit der Kraftstoffverbrauch drastisch reduziert werden könnte. 

Was Sie beachten sollten: Erst ab einem bestimmten Preis pro Kilowattstunde Strom rechnen sich Elektrofahrzeuge. Beispielhafte Abrechnungen erleichtern die Entscheidung. 

Welche weiteren Einsparpotenziale sollten beachtet werden?

Die vereinbarten Tagespauschalen reichen häufig nicht aus, kostendeckend zu arbeiten. Davon sind besonders Tagespflegeeinrichtungen und ambulante Dienste betroffen. Über die Schiedsstelle beim Verbraucherschutz ist es allerdings möglich, angemessene Transportpauschalen zu bekommen. 

Neben Sonderaktionen und Rabatten für Anschaffung oder Leasing können auch Sponsorenverträge helfen, die Betriebskosten zu senken. 

Pflegebetriebe: Dienstwagen zur Privatnutzung ist attraktiv

Ein regelmäßiges Thema in vielen Pflegebetrieben sind Fragen nach Autos, die sich zwar in Firmeneigentum befinden, von den Mitarbeitern jedoch auch privat genutzt werden dürfen. Häufig wird in der Pflege über den geringen Verdienst geklagt, deshalb kann ein Ausgleich über einen Dienstwagen zur privaten Nutzung ein lukratives Angebot und eine echte Hilfe für die Mitarbeiter sein. Die Bereitstellung eines Fahrzeugs kann dazu beitragen, Pflegeberufe attraktiver zu gestalten. Wenn Ihnen der Arbeitgeber als eine von vielen zusätzlichen Leistungen, die Pflegekräften immer häufiger angeboten werden, einen Firmenwagen zur privaten Verfügung anbietet, fallen jedoch Steuern an. 

Auf Dienstwagen fallen Steuern an

Das Finanzamt sieht den Dienstwagen in diesem Fall als unentgeltliche Überlassung und damit als Sachzuwendung an. Auf diesen geldwerten Vorteil müssen die Angestellten Einkommenssteuer zahlen. Dabei gibt es für den Arbeitnehmer zwei Möglichkeiten: Die pauschale Besteuerung über die sogenannte Ein-Prozent-Regel oder die Führung eines Fahrtenbuchs, für die im Übrigen strenge Regeln gelten. Es ist nicht möglich, während des laufenden Kalenderjahres zwischen diesen beiden Varianten zu springen. Zu Jahresbeginn müssen sich Arbeitnehmer für eine Methode entscheiden. 

Ein-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch?

Meistens entscheiden sich die Mitarbeiter bei der Besteuerung für die Ein-Prozent-Regelung. Mit dieser kann für die private Nutzung eines Fahrzeugs für jeden Monat des Kalenderjahres ein Prozent des Listenpreises angesetzt werden – egal, ob der Pkw gekauft, geleast oder gemietet wurde. Entscheidet sich das Unternehmen oder der Mitarbeiter für die Führung eines Fahrtenbuchs, muss es eine Vielzahl von Regeln einhalten, damit das Finanzamt das Dokument anerkennt. 

Welche Angaben müssen in einem Fahrtenbuch festgehalten werden? Bei Dienstfahrten gilt: 

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Fahrt
  • Reiseziel und –bei Umwegen- auch Route angeben
  • Zweck der Fahrt

Bei Privatfahrten muss zu Beginn und am Ende der Fahrt ebenfalls der Kilometerstand in das Fahrtenbuch eingetragen werden. Bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz (Betrieb) ist ein kurzer Vermerk ausreichend, z.B. W-A (Wohnung-Arbeitsplatz). 

Was Sie wissen sollten: Selbst, wenn Tag für Tag dieselbe Route gefahren wird, reicht die Angabe von repräsentativen Zeiträumen nicht aus. Auch in diesem Fall muss jeder Tag durch einen Eintrag belegt werden. 

Privatnutzung im Arbeitsvertrag ausdrücklich festhalten

Die private Nutzung eines Dienstwagens muss im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Dabei muss unterschieden werden, ob diese Nutzung eingeschränkt oder uneingeschränkt gelten soll. Darf der Angestellte den Wagen grundsätzlich für Privatfahrten nutzen, gilt dies auch zu Zeiten, in denen er keine Arbeitsleistung erbringen muss (Mutterschutz, Krankheit etc.). Bei Arbeitsunfähigkeit gilt dies jedoch nur bis zum Ende der Entgeltzahlung.  

Ein Berechnungsbeispiel: Angestellte, die einen Wagen im Wert von 20.000 Euro fahren, müssen einen geldwerten Vorteil in Höhe von 200 Euro monatlich geltend machen. Auf diesen Betrag fallen dann monatlich Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Sozialversicherungsbeiträge und eventuell Kirchensteuer an. 

Was Sie wissen sollten: Können Sie das Fahrzeug krankheitsbedingt nicht nutzen, entfällt der geldwerte Vorteil für die entsprechenden vollen Monate. Natürlich darf das Fahrzeug in diesem Zeitraum nicht von anderen Personen, z. B.  Familienmitgliedern benutzt werden. Eine andere Pflegekraft jedoch darf das Fahrzeug so lange nutzen und entsprechend beim Finanzamt angeben. Außerdem erhöhen nachträgliche Installationen (z. B. Navigationsgerät) nicht den geldwerten Vorteil. Mit einem Fahrtenbuch wiederum werden die tatsächlichen Kosten abgebildet, die dann auch für die Besteuerung herangezogen werden müssen. 

Wichtig sind außerdem folgende Aspekte:

  • Elektroautos und sogenannte Plug-in-Hybride werden gefördert, so dass der Arbeitnehmer nur den halben Listenpreis ansetzen muss
  • Wenn der Arbeitgeber zur privaten Nutzung einen Betrag beisteuert, kann der geldwerte Vorteil bis auf Null sinken
  • Fahrtenbuchregelung: Wenn Firmenwagen auch für Fahrten zwischen der Wohnung und dem Arbeitsplatz benutzt wird und die Ein-Prozent-Regelung angewendet wird, muss der monatliche Pauschalwert um 0,03 Prozent des Listenpreises erhöht werden 
  • Wer mit einem Dienstwagen nur von der eigenen Wohnung bis zum Arbeitsplatz fährt, muss keine Steuern dafür zahlen
  • Wer nicht mehr als 180 Fahrten im Jahr zurücklegt, muss für jede Fahrt 0,002 Prozent des Listenpreises angeben 

Was Sie wissen sollten: Werden bei Privatfahrten Kosten wie z.B. Maut, Fähre, Autozug etc. fällig und vom Arbeitgeber erstattet, sind diese Ausgaben in vollem Umfang steuerpflichtig.

Dienstwagen für die PDL

Obwohl die Pflegedienstleitung meistens in den Räumlichkeiten des Betriebs beschäftigt ist und sich um Organisation und Verwaltung des Unternehmens kümmert, kann sich auch hier ein Dienstwagen lohnen. Oft sucht die PDL die zu betreuenden Patienten zum Vorgespräch, bei Vertragsabschluss oder zwischendurch auf, um nach dem Rechten zu sehen. Auch Fahrten zwischen Betrieb und Senioreneinrichtungen, Krankenhäusern oder anderen mit dem Pflegeberuf in Verbindung stehenden Einrichtungen fallen an. Auch hier kann natürlich ein Firmenwagen als Gehaltsaufwertung dienen oder eine Belohnung darstellen. 

Wer führt das Fuhrparkmanagement?

Egal, wie klein oder groß ein Fuhrpark ist – Sie müssen sich regelmäßig um die Fahrzeuge kümmern. Dabei gilt es, eine Reihe rechtlicher Pflichten zu beachten und regelmäßige Wartungen vornehmen zu lassen.  Ein hohes Maß an Verantwortung ist dabei zwingend, denn es gibt viele Risiken, die bedacht werden müssen. Das Fuhrparkmanagement kann dem Geschäftsführer obliegen, dem Inhaber oder auf andere Personen übertragen werden. 

Zu den Mindestaufgaben des Fuhrparkmanagements zählen unter anderem: 

  • Feststellung, dass ein neuer Mitarbeiter geeignet im Umgang mit dem Fahrzeug ist
  • Jährliche Unterweisung aller Fahrer zum Arbeitsschutz
  • Halbjährliche Prüfung der Führerscheine der Mitarbeiter
  • Bei Fahrtenbüchern: Konsequente Führung einhalten und kontrollieren
  • Regelmäßige Sicherheitsprüfungen
  • Einhaltung gesetzlicher Prüfungen wie TÜV