Abrechnung Fahrzeugflotte Pflege

Abrechnung der Fahrzeugflotte von Pflegeeinrichtungen

In der Pflege ist ein Fuhrpark essenziell notwendig. Sowohl in stationären Pflegeeinrichtungen als auch in ambulanten Pflegediensten wird eine Fahrzeugflotte unterhalten. Hierbei sind eine Vielzahl an Herausforderungen zu beachten. Denn die Anschaffung, Unterhaltung und Abrechnung einer Fahrzeugflotte in der Pflege ist mit immensen Kosten verbunden. Bei ambulanten Pflegediensten fallen für das Fuhrparkmanagement nach den Ausgaben für das Personal die zweitmeisten Kosten an. Das Fuhrparkmanagement ist daher von enormer Bedeutung für die Wirtschaftlichkeit und Effizient des gesamten Betriebs der Einrichtung.

Dieser Artikel gibt einen Überblick über die verschiedenen Herausforderungen rund um die Abrechnung der Fahrzeugflotte in der Pflege sowie die Abrechnungsfälle. Betrachtet werden nicht nur die Notwendigkeit, die Modellauswahl und die Finanzierung, sondern ebenso Alternativen zur üblichen Herangehensweise.

Abrechnung der Fahrzeugflotte von Pflegeeinrichtungen: Der Fuhrpark

Eine Pflegeeinrichtung unterhält in der Regel eine Fahrzeugflotte bei der Tätigkeitsstätte für unterschiedliche Zwecke und unterschiedliche Personenkreise. Der gesamte Fuhrpark der Einrichtung ist dabei nicht einheitlich, sondern für die verschiedenen Einsatzgebiete optimiert.

Aufgrund der enormen Anschaffungskosten für die Einrichtung existieren verschiedene Möglichkeiten zur Abrechnung der Fahrzeugflotte in der Pflege. Doch bevor diese im Detail evaluiert werden, gilt es, den Fuhrpark für Pflegeeinrichtungen genauer zu betrachten. Der Fokus liegt auf dem Verwendungszweck der Fahrzeugflotte sowie der jeweiligen Abrechnungsfälle.

Wofür wird eine Fahrzeugflotte in der Pflege benötigt?

Für die Fahrzeugflotte in der Pflege gibt es unterschiedliche Einsatzgebiete, die in Abhängigkeit mit der jeweiligen Funktion in der Tätigkeitsstätte stehen. Die Ansprüche an einen PKW für die Pflegedienstleitung (PDL) sehen anders aus als die Ansprüche der Haustechnik. Bei der Unterhaltung der Fahrzeugflotte in Pflegeeinrichtungen gilt es, die verschiedenen Einsatzgebiete im Hinterkopf zu behalten.

Typische Abrechnungsfälle für die Fahrzeugflotte:

• Firmenwagen mit Gehaltsumwandlung/geldwerter Vorteil
• Einkauf und Transport von Waren/Gütern/Medikamenten, die nicht geliefert wurden oder spontan benötigt werden
• Patienten-/Gäste-/Bewohnertransport zu Aktivitäten/Veranstaltungen
• Fahrten zu Krankenkassen, Apotheken, Ärzten, Angehörigen, usw.
• Bei ambulanten Pflegeeinrichtungen: Fahrten zu Pflegebedürftigen

Bei ambulanten Pflegediensten ist die Fahrzeugflotte essenziell für das Geschäftsmodell. Die Pflegefachkräfte fahren in der Regel täglich mit einem PKW zu den verschiedenen Pflegebedürftigen und versorgen diese ambulant. Das Fahrzeug wird aber ebenfalls dafür genutzt, die Pflegebedürftigen zu Aktivitäten der Tätigkeitsstätte zu fahren. Der ambulante Pflegedienst unterhält dafür eine Fahrzeugflotte, die beinahe der Anzahl der Pflegefachkräften entspricht. Ohne die Fahrzeugflotte geht in diesem Fall nichts.

Welche Fahrzeuge werden in der Pflege benötigt?

• Typische Mittelklassewagen oder Limousinen für die PDL/Einrichtungsleitung
• Ggfls. Mittelklassewagen bzw. Kleinwagen für Stationsleitung
• Kleinwagen für den ambulanten Pflegedienst bzw. einzelne Pflegefachkräfte
• Transporter für die Haustechnik
• Klein- bzw. Minibus für den Transport von Bewohnern/Angehörigen/Patienten von der Tätigkeitsstätte zu Veranstaltungen 

Fuhrparkmanagement: Zuweisung von Fahrzeugen & Tourenplanung

Es ist weiter oben bereits angeklungen, dass die Zuweisung der Fahrzeuge durch den Fuhrparkmanager essenziell für ein erfolgreiches Fuhrparkmanagement ist. Die Tourenplanung im ambulanten Pflegedienst setzt voraus, dass ein entsprechendes Fahrzeug zur Verfügung steht. Die Tourenplanung muss darüber hinaus Sonn- und Feiertage sowie die Urlaube und geplante Abwesenheiten der Pflegekräfte beachten. Bei der Tourenplanung gilt darüber hinaus die Prämisse der Fahrzeitoptimierung. Touren sollten möglichst kurz gehalten und typische Verkehrssituationen beachtet werden. Im Ergebnis kann die Pflegefachkraft mehr Zeit bei den Pflegebedürftigen verbringen, anstatt im Stau zu stehen.

Bei stationären Pflegeeinrichtungen sollte die jeweilige Station bzw. der jeweilige Bereich das Fuhrparkmanagement selbst regeln. Ein interdisziplinärer Austausch, z. B. mit der Küche oder Physiotherapeuten, stellt darüber hinaus sicher, dass ungenutzte Fahrzeuge anderen Abteilungen zugutekommen können.

Auswahl der Fahrzeugflotte in der Pflege

Nachdem geklärt ist, wofür Fahrzeuge in der Pflege benötigt und für welche Personen diese Abrechnungsfälle gebraucht werden, gilt es, die passenden Fahrzeuge auszuwählen. Wer eine Pflegeeinrichtung oder einen Pflegedienst leitet, wird kontinuierlich mit Angeboten der Autohäuser versorgt. Es gilt hierbei nicht nach persönlichem Empfinden, augenscheinlich guten Angeboten oder der Fahrzeugaufbereitung auszuwählen, sondern hinsichtlich anderer Leitfaktoren. Das Ziel ist immer die optimale Versorgung der Pflegebedürftigen, die Fahrzeugflotte soll diesem Ziel dienlich sein. Die einzelnen Bereiche der Pflege stellen darüber hinaus unterschiedliche Anforderungen an einen PKW.

Leitkriterien für die Fahrzeugauswahl in der Pflege

Bei der Fahrzeugauswahl gilt es Leitkriterien zu beachten, die für alle Fahrzeugtypen gleichermaßen angewandt werden sollten. Diese stellen sicher, dass eine Fahrzeugauswahl nicht von persönlichen Motiven geprägt ist.

Leitkriterien für die Fahrzeugwahl in der Pflege:

• Passgenauigkeit auf den Verwendungszweck
• Wirtschaftlichkeit in der Anschaffung und Unterhalt
• Sicherheit für die Fahrer und ggfls. Pflegebedürftige/Angehörige
• Bedienbarkeit durch die Mitarbeiter
  
  

Besonderheiten bei der Fahrzeugauswahl für die Pflege

Was auf dem Papier gut klingt, entspricht nicht immer den Bedingungen in der Realität des Pflegealltags. Die Entscheider bei der Fahrzeugauswahl sollten unbedingt die Passgenauigkeit auf den jeweiligen Verwendungszweck als primäre Leitlinie beachten.

Die Pflege bedingt darüber hinaus einige Besonderheiten, die zu beachten sind. Zweitürer eignen sich beispielsweise nur, wenn keine Pflegebedürftigen transportiert werden sollen. Der Innenraum muss so gestaltet sein, dass relevante Utensilien griffbereit sind. Die Ladekapazität des Kofferraums muss ausreichend sein, um Gehhilfen oder andere Hilfsmittel zusammen mit den üblichen Pflegeutensilien zu transportieren. Darüber hinaus mit die Fahrzeugaufbereitung stimmen.

Ein besonderes Augenmerk sollte auf die Bedienbarkeit des Fahrzeugs gelegt werden. Hintergrund dieser Leitlinie besteht darin, dass Personen in der Pflege eine unterschiedliche Affinität zu Fahrzeugen besitzen. Es sollte hier ein Standard gefunden werden, der von den allermeisten Personen ohne große Schulung bedient werden kann.

Wie funktioniert die Finanzierung & Abrechnung der Fahrzeugflotte in der Pflege?

Als einer der größten Kostenfaktoren gilt es, die Fahrzeugflotte und deren Abrechnungsfälle genau im betriebswirtschaftlichen Blick zu behalten. Hierfür sind nicht nur die Anschaffungskosten von Interesse, sondern auch der laufende Betrieb, die Instandhaltung und natürlich die steuerliche Behandlung. Damit die betriebswirtschaftliche Behandlung der Fahrzeugflotte korrekt funktioniert, müssen alle Kosten richtig erfasst, zugeordnet und ausgewertet werden. Die Auswertung lässt Schlüsse darüber zu, ob Optimierungspotenzial beim Fuhrparkmanagement besteht.

Welche Kosten verursacht ein Fuhrpark?

Die Gesamtkosten des Fuhrparks müssen detailliert erfasst werden, um eine Vergleichbarkeit zwischen anderen Unternehmen herzustellen. Die folgende Übersicht zeigt, welche Kosten durch den Fuhrpark in der Pflege anfallen.

Fuhrpark Kosten in der Pflege:

• Abschreibungen der Fahrzeuge (Kauf) bzw. Leasingkosten (Leasing)
• Kosten für KFZ-Versicherungen, Versicherungsmakler
• KFZ-Steuern
• Autopflege: Außenreinigung, Innenreinigung, Autoreinigung
• Instandhaltungskosten (Wartung, Reparaturen, Fahrzeugaufbereitung)
• Tankkosten
• Kilometergeld bei Nutzung privater Autos
• Marketing & Corporate-Identity

Welche Finanzierungsmöglichkeiten gibt es für einen Fuhrpark?

Die Anschaffung eines Fuhrparks in der Pflege ist mit einem hohen Kostenfaktor verbunden. Da häufig direkt eine Vielzahl an Fahrzeugen erworben werden muss, sollte Kostenfaktor intensive Aufmerksamkeit geschenkt werden.

• Kauf der Fahrzeuge aus dem Eigenkapital der Pflegeeinrichtung

Eine Möglichkeit ist der direkte Kauf der Fahrzeuge aus dem Eigenkapital der Einrichtung. Bei dieser Methode gehen die Fahrzeuge ins Betriebsvermögen über, bei einem späteren Verkauf fließen die Einnahmen zurück ins Unternehmen.

Der Wert der Fahrzeuge wird in der Buchhaltung mit etwa 17 % pro Jahr abgeschrieben. Die Fahrzeuge erhöhen das Anlagevermögen in der Bilanz. Werden direkt mehrere Fahrzeuge erworben, besteht eine gute Chance, einen individuellen Rabatt auszuhandeln.

• Kauf der Fahrzeuge mittels einer Finanzierung

Die Fahrzeugflotte kann auch über eine Finanzierung direkt erworben werden. Hierfür geben Banken bzw. Finanzdienstleister der Hersteller, sogenannte Auto-Banken, gerne Kredite. Voraussetzung ist jedoch, dass der Business Plan, der Finanzplan und entsprechende Sicherheiten vorhanden sind. Die Bonität des Geschäftsführers muss ebenfalls den Vorgaben entsprechen. Auf den Pflegebetrieb kommen in diesem Fall statt einmaliger Anschaffungskosten in der Regel monatliche Kreditkosten zu. Diese müssen durch den Pflegebetrieb gedeckt werden.

• Leasing der Fahrzeuge für den Fuhrpark einer Pflegeeinrichtung

Als Alternative zur Kreditfinanzierung bieten Autohäuser das Leasing an. Bei dieser Methode zahlt das Pflegeunternehmen die monatliche Leasingrate und erhält im Gegenzug direkt das Fahrzeug zur Nutzung.

Beachtet werden muss, dass Leasingverträge sehr komplex sind und die Vertragsbedingungen genau analysiert werden müssen. Diese beinhalten z. B. Regelungen hinsichtlich der Werkstatt-Wahlmöglichkeiten oder Wartungsintervalle, die den Pflegedienst einschränken können. Die Leasingrate wird unter Berücksichtigung der Nutzungsdauer, der Kilometer und des zu erwartenden Rückgabe-Wertes des Fahrzeugs ermittelt. 

• Miete der Fahrzeugflotte für die Pflege 

Möchte eine Pflegeinstitution keine Fahrzeuge kaufen oder leasen, so besteht die Möglichkeit, dass Fahrzeuge von anderen Unternehmen für die Nutzungsdauer geliehen werden können. Bei diesem Modell müssen monatliche Mietgebühren entrichtet werden. Aufgrund der geringen Attraktivität werden Mietwagen primär zur Überbrückung genutzt.

• Nutzung der privaten Fahrzeuge der Pflegekräfte

Als letzte Möglichkeit können auch private Fahrzeuge der Mitarbeiter genutzt werden. In diesem Fall zahlt der Arbeitgeber den Pflegekräften für die Nutzung der Fahrzeuge. Details zu diesem Modell werden später in diesem Artikel diskutiert.

Fahrzeugflotte in Pflegeeinrichtungen: Kaufen oder Leasen? 

Regelmäßig stellt sich die Frage danach, ob eine Pflegestätte ein Fahrzeug besser kaufen oder leasen sollte. Dies ist ein sehr individueller Fall, der von zahlreichen Faktoren abhängt. Für den Kauf spricht vor allem die Flexibilität hinsichtlich der Nutzung, Wartung und Reparatur. Auch der bilanzielle Vorteil ist nicht zu vernachlässigen.

Dagegen spricht primär die hohe Kapitalbindung. Diese fällt beim Leasing nicht an, Leasingraten sind häufig sogar günstiger als Kreditraten. Es ist jedoch zu beachten, dass damit Freiheiten zur Nutzung eingebüßt werden. Reparaturen oder eine Mehrnutzung können für hohe Mehrkosten sorgen.

Was ist bei der Überlassung von Dienstwagen zu beachten?

In vielen Arbeitsverträgen mit der Pflegeleitung ist eine Überlassung von Dienstwagen, z. B. für den privaten Gebrauch, entsprechend geregelt. Diese Vereinbarungen beinhalten z. B. die Nutzungsart und die Einzelheiten der Nutzung im Detail. Die Überlassung des Dienstwagens ist steuerlich als geldwerter Vorteil zu betrachten, wenn eine entgeltliche Überlassung stattfindet. Dies ist der Regelfall, wenn ein Fahrzeug für eine gewisse Dauer übergeben wird. Die Bemessensgrundlage des Arbeitnehmers ändert sich dementsprechend.

Bei der steuerlichen Betrachtung des geldwerten Vorteils wird dieser dem Bruttolohn hinzugerechnet, um die korrekte Höhe des Lohnsteuerabzuges sowie der Sozialversicherungskosten zu ermitteln. Bei den Nettobezügen des Arbeitnehmers wird der geldwerte Vorteil anschließend wieder abgezogen, da er diesen ja in Form des Dienstwagens erhält. Der Arbeitgeber verrechnet die Gewinnermittlung in Höhe des geldwerten Vorteils mit einem Ertrag aus verrechneten Sachbezügen. 

Zur Berechnung des korrekten Werts des Fahrzeugs, welcher für den geldwerten Vorteil herangezogen wird, kommt entweder die Fahrtenbuch-Regelung oder die 1-%-Methode zum Einsatz. Zur Berechnung der 1-%-Methode wird der Brutto-Inlands-Listenpreis des Fahrzeugs auf volle 100 € abgerundet und davon 1 % pro Monat angesetzt. Erhöht wird dieser Betrag um 0,03 % je Entfernungskilometer vom Wohnort zur ersten Tätigkeitsstätte. Pauschal versteuerte Fahrtkosten mindern den anzusetzenden Betrag entsprechend.

Private Fahrzeuge der Pflegekräfte statt Fuhrpark: Wie funktionieren Abrechnung & Nutzung?

Zur Überbrückung von Spitzen, bei Ausfällen von Fahrzeugen oder gar als Alternative zu einem eigenen Fuhrpark setzen ambulante Pflegedienste auch auf die Nutzung der privaten Fahrzeuge der Pflegekräfte. Bei diesem Modell muss die Pflegeeinrichtung nicht erst Fahrzeuge erwerben. Es werden stattdessen die privaten PKW der Angestellten genutzt. Für das Pflegeunternehmen hat dies einige Vorteile und auch die Pflegekraft muss sich nicht an ein neues Fahrzeug gewöhnen. Hinzu kommt ein großes Maß an Flexibilität hinsichtlich der Pflegeplanung sowie der Tourenplanung.

Wann ist es sinnvoll, private Fahrzeuge der Pflegekräfte zu nutzen?

Wie bereits angedeutet, ist es vor allem dann sinnvoll, auf die privaten Fahrzeuge der Pflegekräfte zurückzugreifen, wenn keine anderen PKW verfügbar sind. Dafür kann es zahlreiche Gründe geben. Etwa aufgrund von Spitzenzeiten, zu denen kurzfristig externe Pflegekräfte eingesetzt werden müssen, um diese abzufangen. Auch in Perioden, in denen keine Urlaubstage liegen und kein Krankenstand vorherrscht, kann es schon mal eng werden. Wartungen, Reparaturen, Unfälle, Fahrzeugaufbereitung oder Ausfälle von Dienstwagen können ebenfalls die Anzahl verfügbarer Fahrzeuge beeinträchtigen.

Ein weiterer Vorteil liegt in einer erhöhten Flexibilität bei der Tourenplanung. Es muss keine Übergaben der Fahrzeuge stattfinden. Verschiebt sich der Tagesablauf an einer Stelle, z. B. aufgrund des Verkehrs, kann die nachfolgende Pflegekraft ihren eigenen PKW nutzen.

Privatfahrzeuge der Mitarbeiter nutzen: Abrechnung der Fahrzeugflotte in der Pflege

Eine Abrechnung kann entweder pauschal mit 30 ct pro Kilometer oder mit einem individuellen Kostensatz abgerechnet werden. Bei der Vergütung via individuellem Kostensatz werden die Fahrzeugkosten des Mitarbeiters gesammelt und zu den im Jahr gefahrenen Kilometern ins Verhältnis gesetzt. 

Die folgenden Kosten fallen beispielsweise an:

• Abschreibung bzw. Leasing- oder Finanzierungskosten
• KFZ-Versicherung
• Wartungs- und Instandhaltungskosten
• Kosten für Autoreinigung und Außenreinigung
• Kraftstoffkosten

Pflegekräfte profitieren bei der Fahrtkostenerstattung davon, dass die Beträge steuer- und sozialversicherungsfrei ausgezahlt werden können. Als Folge bieten gerade im ambulanten Pflegedienst viele Pflegefachkräfte gerne die Nutzung des Privatfahrzeuges an. Es sollte vonseiten der Pflegeleitung aber auch auf die Nachteile eingegangen werden. Es wird beispielsweise kein einheitliches Bild nach außen vermittelt.

Welche Alternativen gibt es zum klassischen Fuhrpark in der Pflege?

Im Jahre 2018 machte die Caritas mit einem Pilot-Projekt auf sich aufmerksam. In diesem setzte die ambulante Pflegeversorgung auf Elektroautos zur Ausstattung einiger Pflegestationen. Längst gibt es mit den E-Autos eine attraktive Alternative zu herkömmlichen Benzinern oder Dieselfahrzeugen. Diese können unter Umständen auch staatlich gefördert werden. Was dabei jedoch nicht vergessen werden darf: E-Autos benötigen eine passende Lade-Infrastruktur, die nur für die wenigsten Privatpersonen bisher zu Hause verfügbar ist. Mit der Anschaffung von Elektroautos ist es nicht getan, es muss auch für die passende Infrastruktur gesorgt werden. 

In diesem Zuge wurde auch über E-Scooter, E-Bikes und Lasten-E-Bikes in der Gesellschaft diskutiert. Aufgrund der eingeschränkten Reichweite, der fehlenden Möglichkeit des Transportes aller Utensilien oder der Pflegebedürftigen und der Abhängigkeit vom Wetter, sind diese Modelle nicht für den Pflegealltag im ambulanten Pflegedienst geeignet. Entsprechende Alternativen bieten sich aber durchaus für den stationären Pflegebetrieb als Alternative zum Firmenwagen an. Entsprechende Vorschläge können sowohl von der Pflegeleitung als auch von den einzelnen Betroffenen eingereicht werden. 

Fazit: Abrechnung der Fahrzeugflotte in der Pflege

Abschließend bleibt festzuhalten, dass die Fahrzeugflotte einen essenziellen Platz im Pflegealltag innehat. In der ambulanten Pflege bildet sie zudem das Rückgrat, mit dem die Pflegefachkräfte überhaupt erst ihre Arbeit verrichten können. Dementsprechend sind auch die Kosten maßgeblich. Dem Fuhrparkmanagement muss eine gewichtige Rolle im Pflegebetrieb zugeteilt werden.

Wer beim Fuhrparkmanagement und der Abrechnung der Fahrzeugflotte in der Pflege gründlich arbeitet, kann Einsparungen erzielen. Somit bleibt sichergestellt, dass die Fahrzeugflotte in der Pflege aktuell und einsatzbereit bleibt.