Private Nutzung Dienstwagen

Pflichten ernst nehmen
Private Nutzung Dienstwagen
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Inhaltsverzeichnis

Der Dienstwagen in der Pflege und dessen private Nutzung bedeutet Rechte und Pflichten für alle Beteiligten

Viele Pflegekräfte bekommen von ihrem Unternehmen einen Dienstwagen zur Verfügung gestellt, den sie auch für private Fahrten nutzen dürfen. Zweifellos ist dabei die Privatnutzung ein Privileg, den der derzeitige Pflegekräftemangel möglich macht. Weil viele Beschäftigte in Pflegeberufen über einen geringen Arbeitslohn klagen, versuchen Betriebe mit verschiedenen Vergünstigungen, darunter die Bereitstellung eines Firmenwagens und dessen private Nutzung, potenzielle Mitarbeiter für einen Arbeitsplatz in ihrem Unternehmen zu gewinnen. 

Unsicherheiten und Fragen im Bezug auf den Firmenwagen im Vorfeld klären

Das Angebot für einen Firmenwagen ist verlockend, trotzdem gibt es viele Unsicherheiten in Zusammenhang mit den Rechten und Pflichten zu dessen Nutzung - sowohl die des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers. Wer trägt welche Kosten? Wozu ist der Betrieb verpflichtet? Wozu der Mitarbeiter? Wer zahlt im Schadensfall? Diese und noch weitere Fragen sollten geklärt sein, bevor es am Ende ein unschönes Erwachen gibt und eine der beiden Parteien möglicherweise draufzahlen muss. 

Keinen Mitarbeiter benachteiligen

Normalerweise überwiegen die Vorteile bei der Überlassung eines Firmenfahrzeugs nicht nur für dienstliche, sondern auch für private Fahrten. Eine arbeitsrechtliche Verpflichtung für Betriebe, ihren Mitarbeitern einen Wagen zur Verfügung zu stellen, existiert nicht. 

Was Sie beachten sollten: Es darf kein Mitarbeiter benachteiligt werden. Wenn gleichrangige Kollegen einen Dienstwagen besitzen, darf der Mitarbeiter auf einen Firmenwagen bestehen. 

Vereinbarung schriftlich festhalten

In der Krankenpflege und der ambulanten Seniorenpflege sind die Mitarbeiter größtenteils mit einem Firmenwagen im Dienst unterwegs. Doch längst nicht jeder Betrieb gestattet eine Privatnutzung. Sollte der Arbeitgeber seinen Pflegekräften den Pkw auch für private Zwecke anbieten, muss diese Vereinbarung schriftlich festgehalten werden. Genauso müssen auf dem Papier die Bedingungen zur Nutzung des Firmenwagens angegeben werden, wer im Fall eines Unfalls haftet.

In dieser Vereinbarung muss der Arbeitgeber festhalten, in welchen Fällen der Mitarbeiter für den eventuellen Schaden am Firmenwagen aufkommt und in welchen die Firma. Häufig wird z.B. die Regelung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart, dass die Angestellten für Schäden aufkommen müssen, die während einer Privatfahrt entstanden sind, allerdings nur bis zur Höhe eines Monatsgehalts.

Kosten eines Dienstwagens: Oft günstiger als Gehaltserhöhung 

Für einen Pflegedienst bedeutet die Anschaffung von Dienstwagen zunächst Mehrkosten. Berechnungsbeispiele zeigen jedoch, dass ein entsprechendes Fahrzeug unterm Strich günstiger ausfallen kann als eine Gehaltserhöhung.

Darüber hinaus ist das Auto auch ein attraktiver Entlohnungsbestandteil, der gutes Personal an die Firma binden kann. Unter bestimmten Bedingungen gibt es auch finanzielle Vorteile z.B. die Einsparung von Steuern sowie Lohnnebenkosten - sowohl für die Betriebe als auch für die Mitarbeiter. Vorausgesetzt, die Anschaffung bzw. der Leasingvertrag bleibt im finanziellen Rahmen. Ansonsten kann es sein, dass die finanziellen Vorteile, die ein Dienstwagen mit sich bringt, nicht mehr greifen können. 

An den geldwerten Vorteil denken

Weil der Pflegedienstinhaber die Kosten für Anschaffung, Versicherung sowie Unterhalt des Fahrzeuges zahlt und der Mitarbeiter daraus einen privaten Nutzen zieht, bewertet das Finanzamt einen Dienstwagen als einen Einkommensvorteil. Für diesen geldwerten Vorteil („Nutzungswert“ oder „Nutzungsentgelt“) fallen für den Arbeitnehmer Steuern an. Die jeweilige Summe richtet sich nach dem Listenpreis des Fahrzeugs (Brutto). Je höher dieser ausfällt, desto höher ist natürlich auch der zu versteuernde geldwerte Vorteil. 

Geldwerter Vorteil: Zwei Methoden für die Berechnung

Der Begriff „geldwerter Vorteil“ bedeutet, dass ein Mitarbeiter durch die Überlassung einer Sachleistung (in diesem Fall der Dienstwagen) durch das Pflegeunternehmen einen Vorteil erzielt. Es handelt sich um eine Vergütung, die zusätzlich zum Lohn gewährt, aber nicht in Geld ausgezahlt wird. Auf dieses Privileg müssen Steuern und Sozialabgaben entrichtet werden, zum Beispiel Fahrten zwischen der Wohnung des Arbeitnehmers und der Arbeitsstätte.

Es gibt zwei Methoden, um diese Summe zu berechnen: Die 1-Prozent-Regelung oder das Führen eines Fahrtenbuchs. 

1-Prozent-Regelung: Laut Einkommenssteuergesetz (EStG) muss der Mitarbeiter auf den geldwerten Vorteil Einkommenssteuer zahlen. Bei der 1-Prozent-Regelung wird der Listenpreis des Fahrzeugs zum Zeitpunkt der Erstzulassung als Berechnungsgrundlage herangezogen. Der private Nutzwert wird pauschal bestimmt. In diesem Fall muss eine monatliche, 1-prozentige Steuer entrichtet werden, die auf den Listenpreis und eine eventuelle Sonderausstattung Bezug nimmt. Außerdem wird der Weg zur Arbeitsstätte mit 0,03 Prozent pro gefahrenem Kilometer angesetzt. Das Ein-Prozent wird vom Finanzamt bei der Berechnung der Einkommenssteuer auf das monatliche Gehalt aufgeschlagen und später vom Nettolohn wieder abgezogen. 

Ein Beispiel: Angeschafft wird ein Firmenwagen für einen ambulanten Pflegedienst mit einem Listenpreis (Brutto) in Höhe von 24.000 Euro. Nach der 1-Prozent-Regelung muss der Mitarbeiter pauschal 240 Euro pro Monat versteuern. Hinzu kommen die Entfernungskilometer. Wer jeden Tag 20 Kilometer mit dem Dienstwagen zur Arbeitsstätte unterwegs ist, muss bei der derzeit gültigen Besteuerung 0,03 Prozent des Gesamtwerts für jeden Kilometer/Monat veranschlagen. Bei einem Beschaffungspreis von 24.000 Euro und 20 gefahrenen Kilometern pro Tag ergibt sich ein Betrag von 144 Euro. Diese Summe wird mit den pauschal angesetzten 240 Kilometern addiert: Der Arbeitnehmer muss also auf einen Betrag von 384 Euro pro Monat Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zahlen.

Was Sie beachten sollten: Wer nicht häufiger als 14 Tage pro Monat mit dem Dienstwagen zur Arbeit fährt, muss nur 0,002 Prozent für jeden gefahrenen Kilometer abführen. 

Je günstiger das Fahrzeug, desto weniger Steuern sind fällig

Die Steuerlast sinkt also, je günstiger die Anschaffung des Dienstwagens und je kürzer der Arbeitsweg ist. Ob es sich dabei um einen Neuwagen oder einen Gebrauchten handelt, spielt keine Rolle. 

Tipp

Bei reinen Elektrofahrzeugen oder Plug-in-Hybriden werden lediglich 0,5 Prozent des Listenpreises zur Ermittlung der Steuer herangezogen. Immer mehr Pflegedienste entscheiden sich für die Anschaffung von Elektrofahrzeugen, weil diese geradezu prädestiniert für die Anforderungen besonders in Städten sind: Normalerweise bestreiten die Mitarbeiter in Ballungsräumen viele kurze Fahrten, die ein geladener Akku problemlos am Tag bewältigen kann. Im ländlichen Raum sieht das anders aus. 

Fahrtenbuch bildet tatsächliche Fahrtstrecken ab

Wer sich für die Führung eines Fahrtenbuchs entscheidet, sollte sich zuerst darüber im Klaren sein, wie hoch der jeweilige prozentuale Anteil von Privatfahrten und dienstlicher Nutzung des Dienstwagens im Jahr ungefähr ausfällt. Meistens lohnt sich ein Fahrtenbuch, wenn viele Dienstfahrten auf der Tagesordnung stehen und deutlich weniger private Fahrten zurückgelegt werden. 

Fahrtenbuch: Bei einem Fahrtenbuch werden alle zurückgelegten Strecken nach bestimmten Kriterien notiert. Wichtig ist dabei, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten, andernfalls erkennen die Behörden das Buch (gebundenes Exemplar, keine Blattsammlung) möglicherweise nicht an. Während bei privaten Fahrten lediglich die gefahrenen Entfernungskilometer eingetragen werden müssen, gelten bei geschäftlichen Fahrten folgende Angaben:

  • Datum
  • Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Fahrt
  • Reiseziel
  • Route
  • Grund der Fahrt
  • Name des Kunden/Geschäftspartners

Wechsel ist innerhalb des Kalenderjahrs nicht möglich

Arbeitnehmer mit Dienstwagen müssen sich mit Beginn eines Kalenderjahres festlegen, welche Methode sie bei der Besteuerung wählen und der Pflegedienstleitung rechtzeitig mitteilen. Ein Wechsel innerhalb des Kalenderjahres ist nicht möglich. Ob nun die Berechnung nach Strecke (Fahrtenbuch) günstiger ist oder die Anwendung der 1-Prozent-Regelung, kann meistens im Vorfeld abgeschätzt werden. Die richtige Variante hängt vom individuellen Fahrverhalten ab. Dabei sollten folgende Faktoren berücksichtigt werden: 

  • Abschreibungsdauer des Fahrzeugs in Jahren
  • Anzahl der gefahrenen Kilometer pro Jahr
  • Entfernung Wohnung-Arbeitsplatz
  • Lohnsteuersatz
  • Gesamtkosten für Wartung, Versicherung, Benzin etc.

Wichtig

Häufig gibt es Streit darüber, ob ein Dienstwagen überhaupt genutzt wird, um private Fahrten zu unternehmen. In der Regel geht die Finanzbehörde davon aus, es sei denn, sie wurde von Vornherein ausdrücklich ausgeschlossen. Ohne ein schriftliches Privatnutzungsverbot wird das Finanzamt eine Privatnutzung vermuten und entsprechend des geldwerten Vorteils veranschlagen – selbst dann, wenn nachgewiesen werden kann, dass der Arbeitnehmer ein weiteres privates Auto fährt.

Bundesfinanzhof hat geurteilt

Solche Streitereien landen nicht selten vor dem Bundesfinanzhof (BFH). Die Behörde hat in diesem Zusammenhang mit einem Urteil aus 2013 noch einmal die Bedeutung eines einwandfreien Fahrtenbuchs unterstrichen. In dem Fall, bei dem die Pflegedienstleitung eines Unternehmens das Dienstfahrzeug lediglich für betriebliche Fahrten nutzte und den Arbeitsweg mit dem Fahrrad bestritt, kannte der BFH kein Pardon: Weil kein Fahrtenbuch vorlag, verlangte das Finanzamt eine Nachversteuerung. Der Klageweg, den der Pflegedienst daraufhin bestritt, endete mit einem Sieg für das Finanzamt.

Gesamtkosten gehören in die Steuererklärung

Für die Steuererklärung muss der Mitarbeiter über einen entsprechenden Nachweis des Arbeitgebers die Gesamtkosten des Fahrzeugs angeben. Dazu gehören auch die Abschreibung beziehungsweise die Höhe der Leasingraten sowie Kosten für Inspektionen, Reifen, Benzin und Öl. Erforderlich sind ebenfalls die Höhe der Kfz-Steuer, der Versicherungskosten und der Garage.

Fragen zur Nutzung des Dienstwagens

Auf jeden Fall sollten sich Arbeitnehmer bei ihrem Pflegedienst genau erkundigen, wie die Rechte und Pflichten rund um den Dienstwagen und dessen Nutzung geregelt sind, bevor sie auf ein entsprechendes Angebot des Arbeitgebers eingehen. Darunter fallen auch Fragen nach den Versicherungen, eventuellen Regelungen bei Privatfahrten, nach den Wartungskosten und vielen anderen Dingen. Das schützt vor Missverständnissen. 

Diese Aspekte sollten nicht vernachlässigt werden:

Pflege: Das Fahrzeug muss vom Arbeitnehmer vorsichtig und pfleglich behandelt werden. Das bedeutet auch, dass starke Verschmutzungen vermieden werden sollten. Genauso sollte auf Tabakkonsum im Fahrzeug verzichtet werden.

Verleihen: Der Firmenwagen darf niemals verliehen werden. Andere Personen als der begünstigte Mitarbeiter dürfen das Fahrzeug nicht bewegen.

Verkehrssicherheit: Der Mitarbeiter muss für die Verkehrssicherheit sorgen, zum Beispiel muss er regelmäßig den Luftdruck überprüfen und die Funktion der Fahrzeugleuchten überprüfen.

Waschanlage: Unbedingt darauf achten, dass Antennen, Spiegel und andere Bauteile eingeklappt werden.

Schäden: Schäden am Fahrzeug müssen sofort dem Betrieb gemeldet werden. Das betrifft nicht nur solche von anderen Verkehrsteilnehmern verursachte, sondern auch selbst verschuldete. 

Alkohol: Fahrten unter Alkoholeinfluss sind wie für jeden anderen Nutzer eines Pkws untersagt. Auch das Unternehmen wird davon erfahren.

Wenn der Arbeitgeber z.B. die vollen Kosten für die Unterhaltung, Pflege und Wartung des Firmenfahrzeugs übernimmt, sollte dieser Punkt genauestens in der Dienstwagenregelung der Firma stehen. 

Private Nutzung Dienstwagen: Pflichten ernst nehmen

Wenn ein Dienstwagen in Aussicht gestellt wird, müssen sich alle beteiligten Parteien an die vereinbarten Regeln zur dienstlichen Nutzung, aber auch zur Privatnutzung halten, damit niemandem Nachteile entstehen. Mitarbeiter müssen Pflege, Wartung etc. ernst nehmen und die Arbeitgeber für einen einwandfreien Versicherungsschutz und eine korrekte Anmeldung sorgen.