Arbeitszeiten im Pflegedienst: Sonderregelungen & Richtlinien

Ein Dienstplan muss allen Situationen gerecht werden
Ein junger Mann und eine Seniorin im Rollstuhl befinden sich in einem Park. Beide lächeln einander an.
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Inhaltsverzeichnis

Gerade die Arbeitszeiten im Pflegedienst sind ein umfassendes Thema. Viele Patienten m√ľssen rund um die Uhr betreut werden. Es gibt mittlerweile die verschiedensten Arbeitszeitmodelle, die vom Arbeitgeber immer h√§ufiger an die individuellen Bed√ľrfnisse der Mitarbeiter angepasst werden. Im Arbeitsvertrag k√∂nnen die entsprechenden Dienstvereinbarungen festgehalten werden. Das betrifft neben der Entlohnung der Dienstzeiten z. B. auch die Verg√ľtung von Fahrtzeiten und anderen Vereinbarungen.

In der ambulanten Pflege dominiert das Zwei-Schicht-System

Im station√§ren Bereich ist ein Drei-Schicht-System weitestgehend normal, w√§hrend bei ambulanten Pflegediensten √ľblicherweise das Zwei-Schicht-System dominiert. Hier ist ein Nachtdienst h√§ufig nicht notwendig ‚Äď h√§ufig k√ľmmern sich pflegende Angeh√∂rige, oder der Patient ist in der Lage, w√§hrend der Nacht allein zurechtzukommen. Anders ist das allerdings bei Pflegediensten, die eine ambulante Intensivbetreuung Schwerstkranker anbieten (24-Stunden-Betreuung). Hier ist eine Nachtwache unverzichtbar.¬†

Pflegeberufe sind offen f√ľr unterschiedliche Arbeitsmodelle

In station√§ren Einrichtungen wechseln viele Arbeitnehmer vom Fr√ľhdienst in den Sp√§tdienst und umgekehrt, w√§hrend Kollegen ausschlie√ülich den Nachtdienst √ľbernehmen. √úblich ist hier der sogenannte versetzte Dienst mit regelm√§√üigen, kurzen Fr√ľh- und Sp√§tdiensten. Auf diese Weise werden besonders arbeitsintensive Zeiten mit mehr Personal abgedeckt. Gleichzeitig sind Pflegeberufe auch offen f√ľr Teilzeit- oder Minijob-Modelle. Je nach Vereinbarung sind Vertr√§ge mit unterschiedlichen Stunden pro Woche denkbar ‚Äď in der ambulanten Pflege ebenso wie in der station√§ren. ¬†

Ein gut strukturierter Dienstplan erfordert viele Kenntnisse

Der Dienstplan stellt sicher, dass stets gen√ľgend Mitarbeiter an jedem Tag der Woche f√ľr die Pflege und Betreuung Ihrer Patienten und Bewohner bereitstehen. Um einen funktionierenden Plan erstellen zu k√∂nnen, m√ľssen unterschiedlichste Aspekte ber√ľcksichtigt werden. Ein gut strukturierter Dienstplan ist Dreh- und Angelpunkt f√ľr einen funktionierenden Arbeitsablauf und damit ein wichtiges Planungsinstrument f√ľr die Organisation der Arbeitszeiten. Er gibt Ihnen und Ihren Mitarbeitern die M√∂glichkeit, die anstehenden T√§tigkeiten angemessen zu planen und dabei die jeweiligen (auch maximal zul√§ssigen) Stunden, die der Arbeitnehmer arbeitet, zu √ľberblicken. Allerdings m√ľssen Sie bei der Erstellung viele Faktoren im Auge behalten. Besonders wichtig f√ľr die Pflegedienstleitung sind deshalb umfassende Kenntnisse zu Arbeitsrecht, zum Arbeitszeitgesetz und zum Tarifvertrag. ¬†

Tipp

Legen Sie sich das Arbeitszeitgesetz und den Tarifvertrag parat (auf den Desktop oder als Ausdruck), um im Zweifel schnell nachlesen zu k√∂nnen, z. B. wieviele Stunden am St√ľck maximal gearbeitet werden darf.

Arbeitszeiten im Pflegedienst: Arbeitszeitgesetz unbedingt einhalten

Gerade das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ist umfassenden Regelungen unterworfen. Es dient der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes der Arbeitnehmer und regelt neben der werktäglichen Arbeitszeit auch die Beschäftigung am Wochenende und an Feiertagen. Ebenso sind in diesem Arbeitszeitgesetz Verordnungen zu Ruhepausen und Ruhezeit festgeschrieben. Laut Paragraf 5 (Absatz 1) muss z. B. eine ununterbrochene Ruhepause nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit von mindestens elf Stunden eingehalten werden. 

Wichtig sind genaue Kenntnisse √ľber Sonderregelungen von Arbeitszeiten

Gerade in Krankenh√§usern und anderen Einrichtungen zur sogenannten Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen¬†gelten viele Sonderregelungen. So kann die Ruhezeit in Pflegeberufen um bis zu einer Stunde verk√ľrzt werden,¬†

‚Äěwenn jede Verk√ľrzung der Ruhezeit innerhalb eines Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen durch Verl√§ngerung einer anderen Ruhezeit auf mindestens zw√∂lf Stunden ausgeglichen wird‚Äú .

(§ 5, Absatz 2, ArbZG)

Dar√ľber hinaus k√∂nnen laut Gesetz auch¬†

‚ÄěK√ľrzungen der Ruhezeit durch Inanspruchnahmen w√§hrend der Rufbereitschaft, die nicht mehr als die H√§lfte der Ruhezeit betragen, zu anderen Zeiten ausgeglichen werden‚Äú .

(§ 5, Absatz 3)

Der Dienstplan ist ein interaktives Dokument

Nat√ľrlich √§ndert sich fast jeder Ihrer Dienstpl√§ne w√§hrend seiner G√ľltigkeitsdauer mehrfach. So werden durch nicht vorab planbare Ereignisse (z. B. Erkrankung eines Mitarbeiters) immer wieder Anpassungen n√∂tig. Diese kurzfristigen √Ąnderungen k√∂nnen in Ihrer Einrichtung zu Konflikten f√ľhren, wenn z.B. ein Mitarbeiter einspringen und dadurch zu viele Stunden arbeiten muss.

Arbeitszeiten im Pflegedienst: Sorgen Sie f√ľr Klarheit

In Ausnahmesituationen können Mitarbeiter und Leitungskräfte verschiedener Auffassung sein. So sind folgende Situationen in vielen Einrichtungen Gegenstand von Diskussionen:

Eine Dienstplan√§nderung wird kurzfristig durchgef√ľhrtBeispiel: Nach Bekanntgabe oder Ver√∂ffentlichung des Dienstplans wird kurzfristig von Ihrer Schichtleitung einer Ihrer Mitarbeiter aus seinem ‚ÄěFrei‚Äú zum Dienst gerufen. Das ist einseitig nicht m√∂glich, sondern kann nur mit Einverst√§ndnis Ihres Mitarbeiters erfolgen. Es besteht grunds√§tzlich kein Weisungs- bzw. Direktionsrecht in der Freizeit Ihrer Mitarbeiter. Das Erscheinen Ihres Mitarbeiters zur Arbeit ist eine freiwillige Entscheidung.
Ihr Mitarbeiter wird bei Personalmangel aus dem ‚ÄěFrei‚Äú verpflichtetEs gibt Leitungskr√§fte, die der Ansicht sind, dass beim Personalmangel ein Notfall vorliege und dass der Arbeitgeber daher den Mitarbeiter zum Dienst verpflichten kann. Das ist falsch. Ein struktureller Personalmangel ist kein Notfall, sondern liegt im Betriebsrisiko des Arbeitgebers. Ein Notfall liegt z. B. bei Hochwasser vor. Das Betriebsrisiko kann der Arbeitgeber jedoch nicht auf die Mitarbeiter abw√§lzen. Der Arbeitgeber hat f√ľr die ausreichende Personalbesetzung zu sorgen.
Es wird kurzfristig Urlaub oder √úberstundenabbau angeordnetBei vorhandenem kurzfristigem Arbeitsmangel darf grunds√§tzlich den Mitarbeitern kein Urlaub ‚Äěverordnet‚Äú werden, denn dieser dient der Erholung Ihres Mitarbeiters. Des Weiteren steht vor der Urlaubsgenehmigung zun√§chst auch der Urlaubswunsch Ihres Mitarbeiters. √úberstunden k√∂nnen jedoch auch kurzfristig abgebaut werden. So kann z. B. einer Ihrer Mitarbeiter trotz einer geplanten 7-Stunden- Schicht nach 3 Stunden ins Frei geschickt werden. Es besteht kein Anspruch auf Erholung w√§hrend des √úberstundenabbaus, da dies lediglich eine Verlagerung von Arbeitszeit und Freizeit ist.
Der Dienstplan wird nicht rechtzeitig ausgeh√§ngtKennen Sie die Diskussionen √ľber die Bekanntgabepflicht eines Dienstplans? Ein Gesetz, wann sp√§testens der Dienstplan bekannt gegeben werden muss, gibt es nicht.

Sorgen Sie f√ľr eine rechtzeitige Freigabe des Dienstplans

Bei der Erstellung des Dienstplans zu den Arbeitszeiten im Pflegedienst sollten Sie im Rahmen Ihrer F√ľrsorgepflicht ber√ľcksichtigen, diesen rechtzeitig freizugeben. Mitarbeiter m√ľssen sowohl ihre Dienstzeiten als auch die Freizeit rechtzeitig planen k√∂nnen. Allerdings darf die Frist der Ver√∂ffentlichung Ihres Dienstplanes keinesfalls geringer sein als die Frist der Abrufarbeit gem√§√ü ¬ß 12 Abs. 2 Teilzeit- und Befristungsgesetz von mindestens 4 Tagen.

Tipp

In der Praxis hat sich in vielen Einrichtungen bewährt, dass der Dienstplan mindestens 2 Wochen vor Inkrafttreten ausgehängt wird.

Arbeitszeiten-Regelungen: Wegezeit und Fahrzeit

Andere Fragen zu den Arbeitszeiten im Pflegedienst, die besonders in der ambulanten Pflege regelm√§√üig zu Unstimmigkeiten f√ľhren, betreffen die Wegezeit bzw. Fahrzeit. W√§hrend die Zeit, die der Arbeitnehmer f√ľr den Weg zum Betrieb ben√∂tigt, Wegezeit genannt wird, betrifft die Fahrzeit jene Fahrten, die der Mitarbeiter vom Betrieb aus zu den pflegebed√ľrftigen Kunden zur√ľcklegt.¬†

In diesem Zusammenhang ist f√ľr Sie Folgendes wichtig zu wissen:

Wegezeit stellt grunds√§tzlich keine Arbeitszeit darSie wird dementsprechend nicht verg√ľtet (Ausnahme Bereitschaftsdienst: Hier muss eine Verg√ľtung f√ľr die Fahrt zum Betrieb erfolgen)
Fahrten vom Betrieb zu Pflegebed√ľrftigen gelten als Arbeitszeit Die Fahrten unterliegen deshalb einer Entlohnung. Jedoch ist arbeitsrechtlich nicht geregelt, wie hoch diese auszufallen hat. Die Verg√ľtung kann z. B. √ľber den Arbeitsvertrag geregelt werden (Mindestlohngesetz muss eingehalten werden)
Im Falle keines festen Arbeitsplatzes oder ‚ÄďortsIn diesem Fall ist bereits die Strecke von der Wohnung zum Einsatzort als Arbeitszeit zu bewerten.¬†

Beispiel: Die Zeit, die eine Pflegekraft morgens z. B. mit √∂ffentlichen Verkehrsmitteln zum Betrieb ben√∂tigt, um den Dienst anzutreten, ist Wegezeit und wird nicht entlohnt. Steigt sie anschlie√üend in den Firmenwagen und f√§hrt zum ersten pflegebed√ľrftigen Kunden, bekommt sie diese Zeit (Fahrzeit) verg√ľtet. F√§hrt die Pflegekraft von ihrer eigenen Wohnung aus direkt zu einem Patienten, gilt dies als Arbeitszeit und wird bezahlt. ¬†

Tipp

Beachten Sie hier besonders, dass sich diese Regelung auf die gesetzlich zulässige Arbeitszeit auswirkt. 

Wie informieren Sie Ihre Mitarbeiter √ľber den Umgang mit dem Dienstplan?

Einige Ihrer Mitarbeiter sind u. U. √ľber den Umgang mit dem Dienstplan nicht ausreichend informiert. Dadurch k√∂nnen erhebliche Fehler im Arbeitsablauf der einzelnen Wohnbereiche entstehen.

Beispiel:¬†Einer Ihrer Mitarbeiter √§ndert am Freitag eigenm√§chtig auf dem Dienstplan seinen Fr√ľhdienst: Aus einem langen Fr√ľhdienst bis 14.00 Uhr macht er einen kurzen Fr√ľhdienst bis 10.00 Uhr. Sie k√∂nnen in diesem Fall sicher sein, dass der Fr√ľhdienst an dem besagten Freitag ab 10.00 Uhr problematisch wird.

Informieren Sie Ihre MitarbeiterDamit in Ihrer Einrichtung solch eine Situation erst gar nicht entsteht, sollten Sie alle Ihre Mitarbeiter √ľber den Umgang mit dem Dienstplan verbindlich informieren.

Die differenzierte Ausarbeitung des Dienstplans erleichtert Planungen

Sie sehen also, dass die unterschiedlichen M√∂glichkeiten der Arbeitszeitgestaltung ‚Äď Vollzeit, Teilzeit, verschiedene Schichtsysteme ‚Äď einer differenzierten Betrachtung und Ausarbeitung des Dienstplans bedarf: Wenn viele Mitarbeiter z.B. in Vollzeit arbeiten, ist die Umsetzung angemessener Dienstpl√§ne Monat f√ľr Monat leichter als in F√§llen, in denen der Arbeitstag der Pflegekr√§fte auf vielen unterschiedliche Arbeitsmodellen basiert.¬† ¬†

Muster: Informationsblatt zum Umgang mit dem Dienstplan

Verbindliche Vorgabe f√ľr den Umgang mit dem Dienstplan:

  • Die PDL ist f√ľr die Erstellung des Dienstplans und die ordnungsgem√§√üe Aufbewahrung nach dessen Ablauf verantwortlich.
  • Der ausgeh√§ngte Dienstplan ist ein offizielles Dokument. Eintragungen sind mit einem dokumentenechten Stift durchzuf√ľhren. Kein Mitarbeiter darf in diesem Dokument etwas ausstreichen, √ľberkleben oder √ľbermalen.
  • Einen ausgeh√§ngten Dienstplan darf nur die PDL oder ihre Stellvertretung bzw. die WBL (Wohnbereichsleitung) ‚Äď nach Absprache mit den betroffenen Mitarbeitern ‚Äď ab√§ndern.
  • Ein von der PDL unterschriebener und ausgeh√§ngter Dienstplan ist f√ľr alle Mitarbeiter verbindlich.
  • Ein Tausch von Diensten unter den Mitarbeitern ist nur in Ausnahmef√§llen m√∂glich, sofern die PDL oder deren Stellvertretung bzw. die WBL dem Tausch zugestimmt hat.
  • Kopieren des Dienstplanes ist aus datenschutzrechtlichen Gr√ľnden nicht gestattet. Es d√ľrfen Dienstzeiten von anderen Mitarbeitern nicht an Dritte weitergegeben werden.
  • Schreiben Sie das Datum auf. Das Dokument sollten der zust√§ndige Mitarbeiter und die Pflegedienstleitung unterschreiben.¬†Nach erfolgter Information geht das Dokument an die PDL zur Ablage in die Personalakte.

Tipp

Bei der Qualit√§tspr√ľfung durch den MDK wird bei der Ablauforganisation besonderer Wert auf die Dienstplangestaltung gelegt. Beachten Sie daher unbedingt die Kriterien in der Pr√ľfanleitung zum Erhebungsbogen zur Pr√ľfung in der station√§ren Pflege (Seite 78, 4. Ablauforganisation 4.4). Darin hei√üt es: ‚ÄěLiegen geeignete Dienstpl√§ne f√ľr die Pflege vor?‚Äú

Zeigen Sie die Vorteile eines guten Dienstplans auf

M√∂glicherweise gibt es einige Mitarbeiter in Ihrer Einrichtung, die den vorgegebenen Umgang mit dem Dienstplan als √ľbertrieben ansehen. Erkl√§ren Sie diesen Mitarbeitern, dass ein gut durchdachter und ordentlich gef√ľhrter Dienstplan f√ľr alle Mitarbeiter von erheblichem Vorteil ist.

Diese 4 Kriterien sollte der Dienstplan beinhalten:

  1. Zulagen können korrekt abgerechnet werden.
  2. Personelle Ressourcen Ihrer Pflegekräfte werden nicht verschwendet (z. B. wenn kein Mitarbeiter im Urlaub, krank oder auf einer Fortbildung ist), da Sie anhand des Dienstplanes dementsprechend reagieren können.
  3. Ihre Wohnbereiche sind in der Lage, effizient und bewohnerbezogen (Bezugspflege) zu arbeiten.
  4. Die Arbeitszufriedenheit Ihrer Mitarbeiter wird weitestgehend gewährleistet.
Diese Regelungen m√ľssen Sie bei der Erstellung des Dienstplans beachten.

Erstellen Sie Ihren Dienstplan in 7 Schritten

Um die oben angegebenen Kriterien zu erf√ľllen, sollten Sie die Gestaltung Ihres Dienstplans Schritt f√ľr Schritt durchf√ľhren. Folgende Eintragungen sollten Sie vornehmen:

  • Schritt 1:¬†Bereits eingeplante Abwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter: externe Fortbildungen, interne Seminare, Urlaub, Sonderurlaub, Krankheit, Kuren, Dienstbefreiung, Mutterschutz etc.
  • Schritt 2:¬†Besetzung an Wochenenden und Feiertagen: geplante Wochenenddienste, dienstfreie Wochenenddienste (mindestens 15 Sonntage im Jahr m√ľssen besch√§ftigungsfrei sein), daraus resultierende Feiertagsbesetzung, Feiertagsausgleich.
  • Schritt 3:¬†Besetzung der Nachtdienste: mindestens eine Pflegefachkraft pro Schicht ist anwesend, Freizeitausgleich f√ľr Nachtdienste.
  • Schritt 4:¬†Besetzung der Fr√ľh- und Sp√§tschicht: Besetzung der Fr√ľhschicht, mindestens eine Pflegefachkraft pro Schicht ist anwesend.
  • Schritt 5:¬†Abgleich mit der Besetzungsvorgabe: Vergleichen Sie die Besetzung der einzelnen Schichten mit den

    Vorgaben (Beispiel: Wohnbereich 1 hat 20 Bewohner, der Fr√ľhdienst sollte mit 5‚Äď7 Mitarbeitern in der Pflege besetzt sein). Die Ober- und Untergrenzen sollten eingehalten werden.
  • Schritt 6:¬†√úberpr√ľfen durch eine Bilanzierung die Arbeitszeiten: Die geplanten Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter sollten Sie addieren und mit der Soll-Arbeitszeit abgleichen.
  • Schritt 7:¬†Fertigstellung: Kontrollieren Sie den Dienstplan noch einmal auf Stimmigkeit. Unterschreiben Sie den Dienstplan, und h√§ngen Sie ihn aus (bei Bedarf √ľberreichen Sie Kopien des Dienstplans an die Heimleitung und ‚Äď falls vorhanden ‚Äď an den Betriebsrat).

In der Praxis stellen die Einf√ľhrung und Dokumentation von Expertenstandards f√ľr alle F√ľhrungskr√§fte wie Pflegedienstleitungen, Heimleitungen, Team- sowie Wohnbereichsleitungen und Qualit√§tsbeauftragten eine Riesenherausforderung dar. Mit dem ‚ÄěHandbuch: Expertenstandards MDK ‚Äď sicher dokumentieren‚Äú stellen Sie sich dieser Herausforderung mit gut geschulten Mitarbeitern!

Fazit

Ein gut durchdachter Dienstplan mit klar strukturierten Arbeitszeiten gibt Ihren Mitarbeitern Sicherheit in der eigenen Planung. Sie als Leitung k√∂nnen sich bei einer Pr√ľfung durch die Heimaufsicht oder den MDK entspannt zur√ľcklehnen, da Ihr Dienstplan den Anforderungen in jeder Form entspricht.