Arbeitszeiten im Pflegedienst

Ein Dienstplan muss allen Situationen gerecht werden
Arbeitszeiten im Pflegedienst
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Inhaltsverzeichnis

Gerade die Arbeitszeiten im Pflegedienst sind ein umfassendes Thema. Viele Patienten müssen rund um die Uhr betreut werden. Es gibt mittlerweile die verschiedensten Arbeitszeitmodelle, die vom Arbeitgeber immer häufiger an die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst werden. Im Arbeitsvertrag können die entsprechenden Dienstvereinbarungen festgehalten werden. Das betrifft neben der Entlohnung der Dienstzeiten z. B. auch die Vergütung von Fahrtzeiten und anderen Vereinbarungen.

In der ambulanten Pflege dominiert das Zwei-Schicht-System

Im stationären Bereich ist ein Drei-Schicht-System weitestgehend normal, während bei ambulanten Pflegediensten üblicherweise das Zwei-Schicht-System dominiert. Hier ist ein Nachtdienst häufig nicht notwendig – häufig kümmern sich Angehörige, oder der Patient ist in der Lage, während der Nacht allein zurechtzukommen. Anders ist das allerdings bei Pflegediensten, die eine ambulante Intensivbetreuung Schwerstkranker anbieten (24-Stunden-Betreuung). Hier ist eine Nachtwache unverzichtbar. 

Pflegeberufe sind offen für unterschiedliche Arbeitsmodelle

In stationären Einrichtungen wechseln viele Arbeitnehmer vom Frühdienst in den Spätdienst und umgekehrt, während Kollegen ausschließlich den Nachtdienst übernehmen. Üblich ist hier der sogenannte versetzte Dienst mit regelmäßigen, kurzen Früh- und Spätdiensten. Auf diese Weise werden besonders arbeitsintensive Zeiten mit mehr Personal abgedeckt. Gleichzeitig sind Pflegeberufe auch offen für Teilzeit- oder Minijob-Modelle. Je nach Vereinbarung sind Verträge mit unterschiedlichen Stunden pro Woche denkbar – in der ambulanten Pflege ebenso wie in der stationären.  

Ein gut strukturierter Dienstplan erfordert viele Kenntnisse

Der Dienstplan stellt sicher, dass stets genügend Mitarbeiter an jedem Tag der Woche für die Pflege und Betreuung Ihrer Patienten und Bewohner bereitstehen. Um einen funktionierenden Plan erstellen zu können, müssen unterschiedlichste Aspekte berücksichtigt werden. Ein gut strukturierter Dienstplan ist Dreh- und Angelpunkt für einen funktionierenden Arbeitsablauf und damit ein wichtiges Planungsinstrument. Er gibt Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, die anstehenden Tätigkeiten angemessen zu planen und dabei die jeweiligen (auch maximal zulässigen) Stunden, die der Arbeitnehmer arbeitet, zu überblicken. Allerdings müssen Sie bei der Erstellung viele Faktoren im Auge behalten. Besonders wichtig für die Pflegedienstleitung sind deshalb umfassende Kenntnisse zu Arbeitsrecht, zum Arbeitszeitgesetz und zum Tarifvertrag.  

Tipp

Legen Sie sich das Arbeitszeitgesetz und den Tarifvertrag parat (auf den Desktop oder als Ausdruck), um im Zweifel schnell nachlesen zu können, z. B. wieviele Stunden am Stück maximal gearbeitet werden darf.

Arbeitszeiten Pflegedienst: Arbeitszeitgesetz unbedingt einhalten

Gerade das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ist umfassenden Regelungen unterworfen. Es dient der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes der Arbeitnehmer und regelt neben der werktäglichen Arbeitszeit auch die Beschäftigung am Wochenende und an Feiertagen. Ebenso sind in diesem Arbeitszeitgesetz Verordnungen zu Ruhepausen und Ruhezeit festgeschrieben. Laut Paragraf 5 (Absatz 1) muss z. B. eine ununterbrochene Ruhepause nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit von mindestens elf Stunden eingehalten werden. 

Wichtig sind genaue Kenntnisse über Sonderregelungen

Gerade in Krankenhäusern und anderen Einrichtungen zur sogenannten Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen gelten viele Sonderregelungen. So kann die Ruhezeit in Pflegeberufen um bis zu einer Stunde verkürzt werden, 

„wenn jede Verkürzung der Ruhezeit innerhalb eines Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen durch Verlängerung einer anderen Ruhezeit auf mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird“ .

(Paragraf 5, Absatz 2, ArbZG)

Darüber hinaus können laut Gesetz auch 

„Kürzungen der Ruhezeit durch Inanspruchnahmen während der Rufbereitschaft, die nicht mehr als die Hälfte der Ruhezeit betragen, zu anderen Zeiten ausgeglichen werden“ .

(Paragraf 5, Absatz 3)

Der Dienstplan ist ein interaktives Dokument

Natürlich ändert sich fast jeder Ihrer Dienstpläne während seiner Gültigkeitsdauer mehrfach. So werden durch nicht vorab planbare Ereignisse (z. B. Erkrankung eines Mitarbeiters) immer wieder Anpassungen nötig. Diese kurzfristigen Änderungen können in Ihrer Einrichtung zu Konflikten führen, wenn z.B. ein Mitarbeiter einspringen und dadurch zu viele Stunden arbeiten muss.

Arbeitszeiten Pflegedienst: Sorgen Sie für Klarheit

In Bezug auf Ausnahmesituationen können Mitarbeiter und Leitungskräfte verschiedener Auffassung sein. So sind folgende Situationen in vielen Einrichtungen Gegenstand von Diskussionen:

  • Eine Dienstplanänderung wird kurzfristig durchgeführt.
    Beispiel: Nach Bekanntgabe oder Veröffentlichung des Dienstplans wird kurzfristig von Ihrer Schichtleitung einer Ihrer Mitarbeiter aus seinem „Frei“ zum Dienst gerufen. Das ist einseitig nicht möglich, sondern kann nur mit Einverständnis Ihres Mitarbeiters erfolgen. Es besteht grundsätzlich kein Weisungs- bzw. Direktionsrecht in der Freizeit Ihrer Mitarbeiter. Das Erscheinen Ihres Mitarbeiters zur Arbeit ist eine freiwillige Entscheidung.
  • Ihr Mitarbeiter wird bei Personalmangel aus dem „Frei“ verpflichtet.
    Es gibt Leitungskräfte, die der Ansicht sind, dass beim Personalmangel ein Notfall vorliege und dass der Arbeitgeber daher den Mitarbeiter zum Dienst verpflichten kann. Das ist falsch. Ein struktureller Personalmangel ist kein Notfall, sondern liegt im Betriebsrisiko des Arbeitgebers. Ein Notfall liegt z. B. bei Hochwasser vor. Das Betriebsrisiko kann der Arbeitgeber jedoch nicht auf die Mitarbeiter abwälzen. Der Arbeitgeber hat für die ausreichende Personalbesetzung zu sorgen.
  • Es wird kurzfristig Urlaub oder Überstundenabbau angeordnet.
    Bei vorhandenem kurzfristigem Arbeitsmangel darf grundsätzlich den Mitarbeitern kein Urlaub „verordnet“ werden, denn dieser dient der Erholung Ihres Mitarbeiters. Des Weiteren steht vor der Urlaubsgenehmigung zunächst auch der Urlaubswunsch Ihres Mitarbeiters. Überstunden können jedoch auch kurzfristig abgebaut werden. So kann z. B. einer Ihrer Mitarbeiter trotz einer geplanten 7-Stunden- Schicht nach 3 Stunden ins Frei geschickt werden. Es besteht kein Anspruch auf Erholung während des Überstundenabbaus, da dies lediglich eine Verlagerung von Arbeitszeit und Freizeit ist.
  • Der Dienstplan wird nicht rechtzeitig ausgehängt.
    Kennen Sie die Diskussionen über die Bekanntgabepflicht eines Dienstplans? Ein Gesetz, wann spätestens der Dienstplan bekannt gegeben werden muss, gibt es nicht.

Sorgen Sie für eine rechtzeitige Freigabe des Dienstplans

Bei der Erstellung des Dienstplans zu den Arbeitszeiten im Pflegedienst sollten Sie im Rahmen Ihrer Fürsorgepflicht berücksichtigen, diesen rechtzeitig freizugeben. Mitarbeiter müssen sowohl ihre Dienstzeiten als auch die Freizeit rechtzeitig planen können. Allerdings darf die Frist der Veröffentlichung Ihres Dienstplanes keinesfalls geringer sein als die Frist der Abrufarbeit gemäß § 12 Abs. 2 Teilzeit- und Befristungsgesetz von mindestens 4 Tagen.

Tipp

 In der Praxis hat sich in vielen Einrichtungen bewährt, dass der Dienstplan mindestens 2 Wochen vor Inkrafttreten ausgehängt wird.

Regelungen bei der Wegezeit und der Fahrzeit

Andere Fragen zu den Arbeitszeiten im Pflegedienst, die besonders in der ambulanten Pflege regelmäßig zu Unstimmigkeiten führen, betreffen die Wegezeit bzw. Fahrzeit. Während die Zeit, die der Arbeitnehmer für den Weg zum Betrieb benötigt, Wegezeit genannt wird, betrifft die Fahrzeit jene Fahrten, die der Mitarbeiter vom Betrieb aus zu den pflegebedürftigen Kunden zurücklegt. 

In diesem Zusammenhang ist für Sie Folgendes wichtig zu wissen:

  • Wegezeit stellt grundsätzlich keine Arbeitszeit dar und wird dementsprechend nicht vergütet (Ausnahme Bereitschaftsdienst: Hier muss eine Vergütung für die Fahrt zum Betrieb erfolgen)
  • Fahrten vom Betrieb zu Pflegebedürftigen gelten als Arbeitszeit und unterliegen deshalb einer Entlohnung. Jedoch ist arbeitsrechtlich nicht geregelt, wie hoch diese auszufallen hat. Die Vergütung kann z. B. über den Arbeitsvertrag geregelt werden (Mindestlohngesetz muss eingehalten werden)
  • Im Falle keines festen Arbeitsplatzes oder –orts ist bereits die Strecke von der Wohnung zum Einsatzort als Arbeitszeit zu bewerten. 

Beispiel: Die Zeit, die eine Pflegekraft morgens z. B. mit öffentlichen Verkehrsmitteln zum Betrieb benötigt, um den Dienst anzutreten, ist Wegezeit und wird nicht entlohnt. Steigt sie anschließend in den Firmenwagen und fährt zum ersten pflegebedürftigen Kunden, bekommt sie diese Zeit (Fahrzeit) vergütet. Fährt die Pflegekraft von ihrer eigenen Wohnung aus direkt zu einem Patienten, gilt dies als Arbeitszeit und wird bezahlt.  

Tipp

Beachten Sie hier besonders, dass sich diese Regelung auf die gesetzlich zulässige Arbeitszeit auswirkt. 

Wie informieren Sie Ihre Mitarbeiter über den Umgang mit dem Dienstplan?

Einige Ihrer Mitarbeiter sind u. U. über den Umgang mit dem Dienstplan nicht ausreichend informiert. Dadurch können erhebliche Fehler im Arbeitsablauf der einzelnen Wohnbereiche entstehen.

Beispiel: Einer Ihrer Mitarbeiter ändert am Freitag eigenmächtig auf dem Dienstplan seinen Frühdienst: Aus einem langen Frühdienst bis 14.00 Uhr macht er einen kurzen Frühdienst bis 10.00 Uhr. Sie können in diesem Fall sicher sein, dass der Frühdienst an dem besagten Freitag ab 10.00 Uhr problematisch wird.

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter: Damit in Ihrer Einrichtung solch eine Situation erst gar nicht entsteht, sollten Sie alle Ihre Mitarbeiter über den Umgang mit dem Dienstplan verbindlich informieren.

Die differenzierte Ausarbeitung des Dienstplans erleichtert Planungen

Sie sehen also, dass die unterschiedlichen Möglichkeiten der Arbeitszeitgestaltung - Vollzeit, Teilzeit, verschiedene Schichtsysteme – einer differenzierten Betrachtung und Ausarbeitung des Dienstplans bedarf: Wenn viele Mitarbeiter z.B. in Vollzeit arbeiten, ist die Umsetzung angemessener Dienstpläne Monat für Monat leichter als in Fällen, in denen der Arbeitstag der Pflegekräfte auf vielen unterschiedliche Arbeitsmodellen basiert.   

Muster: Informationsblatt zum Umgang mit dem Dienstplan

Verbindliche Vorgabe für den Umgang mit dem Dienstplan:

  • Die PDL ist für die Erstellung des Dienstplans und die ordnungsgemäße Aufbewahrung nach dessen Ablauf verantwortlich.
  • Der ausgehängte Dienstplan ist ein offizielles Dokument. Eintragungen sind mit einem dokumentenechten Stift durchzuführen. Kein Mitarbeiter darf in diesem Dokument etwas ausstreichen, überkleben oder übermalen.
  • Einen ausgehängten Dienstplan darf nur die PDL oder ihre Stellvertretung bzw. die WBL – nach Absprache mit den betroffenen Mitarbeitern – abändern.
  • Ein von der PDL unterschriebener und ausgehängter Dienstplan ist für alle Mitarbeiter verbindlich.
  • Ein Tausch von Diensten unter den Mitarbeitern ist nur in Ausnahmefällen möglich, sofern die PDL oder deren Stellvertretung bzw. die WBL dem Tausch zugestimmt hat.
  • Kopieren des Dienstplanes ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht gestattet. Es dürfen Dienstzeiten von anderen Mitarbeitern nicht an Dritte weitergegeben werden.

Schreiben Sie das Datum auf. Das Dokument sollten der zuständige Mitarbeiter und die Pflegedienstleitung unterschreiben. Nach erfolgter Information geht das Dokument an die PDL zur Ablage in die Personalakte.

Tipp

Bei der Qualitätsprüfung durch den MDK wird bei der Ablauforganisation besonderer Wert auf die Dienstplangestaltung gelegt. Beachten Sie daher unbedingt die Kriterien in der Prüfanleitung zum Erhebungsbogen zur Prüfung in der stationären Pflege (Seite 78, 4. Ablauforganisation 4.4). Darin heißt es: „Liegen geeignete Dienstpläne für die Pflege vor?“

Zeigen Sie die Vorteile eines guten Dienstplans auf

Möglicherweise gibt es einige Mitarbeiter in Ihrer Einrichtung, die den vorgegebenen Umgang mit dem Dienstplan als übertrieben ansehen. Erklären Sie diesen Mitarbeitern, dass ein gut durchdachter und ordentlich geführter Dienstplan für alle Mitarbeiter von erheblichem Vorteil ist.

Folgende Kriterien sollte der Dienstplan beinhalten:

  • Zulagen können korrekt abgerechnet werden.
  • Personelle Ressourcen Ihrer Pflegekräfte werden nicht verschwendet (z. B. wenn kein Mitarbeiter im Urlaub, krank oder auf einer Fortbildung ist), da Sie anhand des Dienstplanes dementsprechend reagieren können.
  • Ihre Wohnbereiche sind in der Lage, effizient und bewohnerbezogen (Bezugspflege) zu arbeiten.
  • Die Arbeitszufriedenheit Ihrer Mitarbeiter wird weitestgehend gewährleistet.
Diese Regelungen müssen Sie bei der Erstellung des Dienstplans beachten.

Erstellen Sie Ihren Dienstplan in 7 Schritten

Um die oben angegebenen Kriterien zu erfüllen, sollten Sie die Gestaltung Ihres Dienstplans Schritt für Schritt durchführen. Folgende Eintragungen sollten Sie vornehmen:

  • Schritt 1: Bereits eingeplante Abwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter: externe Fortbildungen, interne Seminare, Urlaub, Sonderurlaub, Krankheit, Kuren, Dienstbefreiung, Mutterschutz etc.
  • Schritt 2: Besetzung an Wochenenden und Feiertagen: geplante Wochenenddienste, dienstfreie Wochenenddienste (mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen beschäftigungsfrei sein), daraus resultierende Feiertagsbesetzung, Feiertagsausgleich.
  • Schritt 3: Besetzung der Nachtdienste: mindestens eine Pflegefachkraft pro Schicht ist anwesend, Freizeitausgleich für Nachtdienste.
  • Schritt 4: Besetzung der Früh- und Spätschicht: Besetzung der Frühschicht, mindestens eine Pflegefachkraft pro Schicht ist anwesend.
  • Schritt 5: Abgleich mit der Besetzungsvorgabe: Vergleichen Sie die Besetzung der einzelnen Schichten mit den
    Vorgaben (Beispiel: Wohnbereich 1 hat 20 Bewohner, der Frühdienst sollte mit 5–7 Mitarbeitern in der Pflege besetzt sein). Die Ober- und Untergrenzen sollten eingehalten werden.
  • Schritt 6: Überprüfen durch eine Bilanzierung die Arbeitszeiten: Die geplanten Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter sollten Sie addieren und mit der Soll-Arbeitszeit abgleichen.
  • Schritt 7: Fertigstellung: Kontrollieren Sie den Dienstplan noch einmal auf Stimmigkeit. Unterschreiben Sie den Dienstplan, und hängen Sie ihn aus (bei Bedarf überreichen Sie Kopien des Dienstplans an die Heimleitung und – falls vorhanden – an den Betriebsrat).

In der Praxis stellen die Einführung und Dokumentation von Expertenstandards für alle Führungskräfte wie Pflegedienstleitungen, Heimleitungen, Team- sowie Wohnbereichsleitungen und Qualitätsbeauftragten eine Riesenherausforderung dar. Mit dem "Handbuch: Expertenstandards MDK - sicher dokumentieren" stellen Sie sich dieser Herausforderung mit gut geschulten Mitarbeitern!

Fazit

Ein gut durchdachter Dienstplan gibt Ihren Mitarbeitern Sicherheit in der eigenen Planung. Sie als Leitung können sich bei einer Prüfung durch die Heimaufsicht oder den MDK entspannt zurücklehnen, da Ihr Dienstplan den Anforderungen in jeder Form entspricht.