Regelmäßige Personalgespräche sorgen für mehr Zufriedenheit und Leistungsbereitschaft

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Als Heimleiter wissen Sie: Ihre Mitarbeiter sind Ihr größtes Kapital. Unzufriedene Mitarbeiter führen zu hoher Fluktuation und erhöhtem Krankenstand. Das vergiftet nicht nur oft die Atmosphäre in Ihrer Einrichtung, sie sind vor allem eines: teuer! Schauen Sie Ihren Mitarbeitern hinter die Stirn. Oft denken wir, wir wissen, wie unsere Mitarbeiter „ticken“, wo sie hinwollen und wo es hakt. Selbstverständlich glauben wir auch, dass der Mitarbeiter weiß, wie wir „ticken“. Unsere Ziele sind doch offensichtlich, oder? Fast wie in Beziehungen glauben wir, jeweils voneinander bestimmte Dinge zu wissen. Kommt es zum Konflikt, ist es oft erstaunlich zu erfahren, was der jeweils andere angenommen hat. Lesen Sie, wie Sie Schritt für Schritt ein gutes Personalgespräch führen können.

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Offenheit ist Trumpf

Es hat sich bewährt, mindestens 1-mal im Jahr ein Personalgespräch durchzuführen. Es ist an Ihnen als Vorgesetzter, dieses Gespräch als feste Institution zu verankern. Durch Ihre Gesprächsführung tragen Sie maßgeblich zum Erfolg des Gespräches bei. Gespräche, in denen Vorgesetzte ihre Machtposition ausnutzen, ohne auf den einzelnen Mitarbeiter einzugehen, sind kontraproduktiv. In einem offenen Mitarbeitergespräch können die Belange und persönlichen Motive der Mitarbeiter ebenso berücksichtigt werden wie Ihre unternehmerischen Ziele. Dies führt dauerhaft zu einem positiven Arbeitsklima und zu einer langfristigen Bindung der Mitarbeiter an „ihr“ Unternehmen. Mitarbeiter, die ihren persönlichen Beitrag zum Unternehmenserfolg kennen und Wertschätzung erfahren, sind eher bereit, selbstständig zu denken, und können – ein offenes Arbeitsklima vorausgesetzt – auch mit angemessener sachlicher Kritik umgehen.

So kommen Sie Schritt für Schritt zu einem guten Personalgespräch

1. Schritt: Bereiten Sie das Gespräch vor, klären Sie die Inhalte

Vor Beginn eines Personalgespräches steht die gründliche Planung Ihrerseits. Neben der Festlegung der eigentlichen Inhalte sind auch die möglichen persönlichen Ziele der Akteure, d. h. insbesondere des Mitarbeiters, zu berücksichtigen. Die Beschränkung auf eine überschaubare Anzahl von Inhalten mit einer entsprechenden Priorisierung ist hilfreich.

Bei einem neuen Mitarbeiter könnte dies z. B. so aussehen:
Gesprächsinhalte:

1. Einleben im Team
2. Konkrete Arbeitsleistung
3. Erforderliche / gewünschte Fortbildungen

Falls der Mitarbeiter länger bei Ihnen ist, könnte dies so aussehen:
Gesprächsinhalte:

1. Berufliche Weiterentwicklung im Hause
2. Übernahme spezieller Fach- oder Führungsaufgaben
3. Erforderliche Weiterbildungen

Die eigentliche Gesprächsvorbereitung lässt sich in die Festlegung des organisatorischen Rahmens (Teilnehmer, Zeit, Raum, technische Hilfsmittel) und eine psychologische Vorbereitung (Ihre Erwartungen, mögliche Reaktionen, eigene Beziehung zu anderen Akteuren) unterteilen.

2. Schritt: Führen Sie das Gespräch durch

Jedes Mitarbeitergespräch verläuft in 4 grundlegenden Phasen. Es beginnt mit einer Eröffnungs- oder Begrüßungsphase, in der ohne Bezug auf die Sachthemen ein persönlicher Kontakt zwischen Ihnen und dem Mitarbeiter hergestellt wird. Diese Phase ist sehr wichtig für einen positiven Gesprächsverlauf. Hier können Sie eine angenehme Gesprächsatmosphäre herstellen. In der anschließenden Informationsphase werden erstmalig die beabsichtigten Sachthemen angesprochen, um alle Teilnehmer auf einen gemeinsamen Informationsstand bezüglich des Zwecks und Ziels des Gespräches zu bringen. Dabei sollten Sie den persönlichen Kontakt aus der 1. Phase aufrechterhalten.

Tipp: Wissen Sie im Vorhinein, dass das Gespräch primär kritische Aspekte hat, wählen Sie besser eine kurze Einleitung, um authentisch zu bleiben. In der Kernphase erörtern Sie dann die Sachthemen. Diese Phase dient dazu, die Ziele der Personalentwicklung zu ermitteln und zu konkretisieren. Das Gespräch endet mit der Abschlussphase. Hier fassen Sie das Ergebnis des Gespräches zusammen, fragen nach offenen Punkten und versuchen, die positiven Gefühle aus der Eröffnungsphase zu verfestigen.

3. Schritt: Protokollieren Sie das Personalgespräch

Zu einem professionellen Personalgespräch gehört die systematische schriftliche Auswertung. Fassen Sie die Vereinbarungen zusammen, protokollieren Sie die Ziele, vereinbaren Sie die entsprechenden Maßnahmen zur Umsetzung. Am Ende unterschreiben alle an dem Gespräch Beteiligten das Protokoll. Dieser Teil wird oft als mühselig empfunden, er ist aber dennoch notwendig. Ohne eine schriftliche Fixierung nehmen Sie dem Personalgespräch die volle Wirkung!

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