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5 Grundsätze: So wird Ihr QM-Handbuch übersichtlich
28.02.2020
Es kommt nicht selten vor, dass die Regelungen, Instrumente und Maßnahmen, die im Rahmen des Qualitätsmanagements festgelegt wurden, im Arbeitsalltag eine nur untergeordnete Rolle spielen. Mitarbeiter verbinden QM mit „Bürokratie“ und „Zusatzarbeit“ anstelle mit Handlungssicherheit und Klarheit. Das Problem dabei sind oft auch unstrukturierte oder schlichtweg überladene QM-Handbücher.
Häufig sind QM-Handbücher endlose Bleiwüsten, und kein Mitarbeiter findet sich mehr darin zurecht. Da muss man sich nicht wundern, wenn das QM selbst auch nicht gelebt wird. Manchmal kommt es sogar so weit, dass ganze QM-Systeme genau daran scheitern, da sie im Dschungel der Bürokratie untergehen.
Wenn Sie also Ihr QM-Handbuch so gestalten, dass Ihre Mitarbeiter die für sie relevanten Informationen schnell abrufen können und diese für sich als wichtige Arbeitshilfe verstehen, steigt automatisch die Akzeptanz Ihres QM-Systems. Halten Sie sich bei der Gestaltung Ihres QM-Handbuchs also unbedingt an die folgenden 5 Grundsätze, damit Ihre Mitarbeiter wieder gern damit arbeiten.
Grundsätze zur Gestaltung eines QM-Handbuchs
Grundsatz 1: Gestalten Sie Ihr QM- Handbuch leserfreundlich
Zunächst ist wichtig, dass Ihr QM-Handbuch leserfreundlich gestaltet ist. Oftmals stellt sich heraus, dass QM-Handbücher zu abstrakt und technokratisch daherkommen. Das Handbuch muss nicht in gedruckter Form vorliegen, sondern kann durchaus auch EDV-basiert, z. B. in einem Intranet, betriebsintern veröffentlicht sein. Halten Sie sich deswegen unbedingt an die unten aufgeführten Gestaltungstipps.
Der Vorteil einer computergestützten Fassung besteht darin, dass überarbeitete Dokumente zentral ausgetauscht werden können und somit das Qualitätsmanagementhandbuch aktualisiert ist. Befindet sich das Qualitätsmanagementhandbuch hingegen in einem Ringbuch, muss bei Aktualisierungen sichergestellt werden, dass alle Handbücher im Betrieb auch tatsächlich auf den neuesten Stand gebracht werden. Bevor es also an die Erstellung eines Qualitätsmanagementhandbuchs geht, sollte zunächst geklärt werden, in welcher Form es realisiert werden soll.
Grundsatz 2: Sorgen Sie für einen logischen Aufbau
Viele QM-Handbücher sind im Laufe der Jahre unübersichtlich geworden, da immer wieder Ergänzungen um neue Dokumente vorgenommen und die Struktur womöglich nicht angepasst wurde. Idealerweise gibt es eine hierarchische Ordnung im Aufbau eines Qualitätsmanagementhandbuchs. An dieser sollten Sie sich orientieren:
An 1. Stelle steht die Systembeschreibung des Qualitätsmanagementsystems. Sie beinhaltet die Ziele, Strategien und die Beschreibung der Systematik. An 2. Stelle folgen Ihre Verfahrensanweisungen der Prozesse. In ihnen werden Abläufe und Zuständigkeiten von Verfahren geregelt. An 3. Stelle folgen die Arbeitsanweisungen. Dazu gehören z. B. Pflegestandards, Dienstanweisungen oder Bedienungsanleitungen.
Grundsatz 3: Gestalten Sie Verfahrensanweisungen als Flussdiagramm
Verfahrensanweisungen sollten in einer einheitlichen Struktur erstellt sein. Diese können Sie einrichtungsspezifisch festlegen. Berücksichtigen Sie aber: Eine einheitliche Struktur trägt erheblich zur Lesbarkeit und Verständlichkeit einer Verfahrensanweisung bei und erleichtert es Ihren Mitarbeitern nach ihr zu arbeiten.
Einzelne Prozesse können z. B. in einem Flussdiagramm dargestellt werden. Die grafische Darstellung ermöglicht einen direkten Überblick über den Ablauf. Außerdem gibt es in der Erstellungsphase eines Flussdiagramms häufig den positiven Effekt, dass durch die theoretische Betrachtungsweise des Prozesses bereits Schwachstellen erkannt werden. Beim Einsatz von Flussdiagrammen muss aber darauf geachtet werden, dass die verwendeten Symbole den Mitarbeitern bekannt sind. Eine Erläuterung sollte im Qualitätshandbuch enthalten sein.
Grundsatz 4: Sorgen Sie für Orientierung mit einer klaren Nummerierung
Damit Ihre Mitarbeiter immer mit den aktuell gültigen Dokumenten arbeiten, müssen diese beispielsweise durch eine Versionsnummer oder das Datum gekennzeichnet sein. Erstere gibt Auskunft über die Anzahl der Überarbeitungen. Wurde ein Dokument neu erarbeitet, erhält es z. B. die Nummer „1.0“, bei einer erneuten Überarbeitung „1.1“.
Damit Ihre Mitarbeiter nachvollziehen können, welche Versionsnummer die aktuell gültige ist, kann eine entsprechende Liste im QM-Handbuch geführt werden. Eine EDV-basierte Lösung hat hier Vorteile. Die Formulare können dort problemlos durch die neue Version ersetzt werden.
Grundsatz 5: Halten Sie sich im Inhalt an die Mindestvorgaben
Wie bereits erläutert, gibt es keine Vorgaben, welche exakten Inhalte ein Qualitätshandbuch genau enthalten muss. Die Gliederung sollte sich aber deutlich am Aufbau des zugrunde gelegten Qualitätsmanagementsystems orientieren.
So gestalten Sie Ihr QM-Handbuch leserfreundlich
- Ansprechende Optik: Hier ist eine durchgängig gleichbleibende Struktur bei denselben Dokumentationsarten (z. B. Verfahrensanweisungen) sinnvoll. Außerdem kann die Corporate Identity durch Einbindung des Corporate Design gestärkt werden.
- Logischer Aufbau und einfache Gliederung: Dokumente müssen thematisch geordnet und idealerweise in Kapiteln zusammengefasst sein.
- knapp gehaltene Texte und eine einheitliche Terminologie: keine ausschweifenden Verfahrensbeschreibungen – so viel wie nötig, so wenig wie möglich
- grafische Hilfsmittel zur Visualisierung einsetzen: z.B. Flussdiagramme
- ein konsequentes und eindeutiges Identifikationssystem