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MDK-Prüfung: Formalitäten in den Griff bekommen

11.09.2020

Dokumentation und Formalismus haben ein sehr schlechtes Image. Dabei ist Formalismus nicht gleichzusetzen mit Bürokratie. Nur so finden Sie in der MDK-Prüfung alles, was Sie brauchen, und können nachweisen, dass Sie Ihre Arbeit gemacht haben. Wenn Sie also die Bestandsaufnahme Ihrer Dokumentation abgeschlossen haben, helfen Ihnen die folgenden 5 Schritte mit den Formalitäten.

1. Schritt: Regeln Sie, wer wann Dokumente erstellt

Nichts ist schlimmer, als wenn Ihre Mitarbeiter immer mit veralteten Regelungen konfrontiert werden und aus lauter Verzweiflung selbst Dokumente in den Umlauf bringen. Sie werden unglaubwürdig, zu Recht werden die Mitarbeiter die ganze Dokumentation für überflüssig halten.

Tipps:

  • Benennen Sie eine verantwortliche Person, die die Dokumente am Computer erstellt. Diese Person sollte alleine über die Änderungsrechte verfügen. Die Mitarbeiter hingegen erhalten die Leserechte. So vermeiden Sie Wildwuchs.
  • Regeln Sie, wie die Mitarbeiter Vorschläge und Änderungswünsche einbringen können.
  • Kennzeichnen Sie die Dokumente eindeutig, um alte von aktuellen Versionen zu unterscheiden. Hilfestellungen dazu erhalten Sie auf Seite 4 dieser Ausgabe.

2. Schritt: Regeln Sie, wann wer die Dokumente überarbeitet

Alle Dokumente in Ihrem Qualitätsmanagement-System müssen irgendwann einmal überarbeitet werden. Auslöser für die Überarbeitung können z. B. Rückmeldungen von Mitarbeitern sein oder aber auch externe Überprüfungen. Ebenso müssen Sie natürlich inhaltliche Überarbeitungen vornehmen, wenn sich Gesetze oder pflegewissenschaftliche Erkenntnisse verändern.

Tipps:

  • Legen Sie ein Intervall fest, z. B. jährlich, in dem Sie alle Dokumente hinsichtlich der Aktualität prüfen und ggf. inhaltlich anpassen. Sie können sehr gut interne Audits nutzen und die Überprüfung hier einbinden.
  • Benennen Sie Verantwortliche für die einzelnen Dokumente und die wichtige Gesetzesänderungen.

3. Schritt: Klären Sie eindeutig den Zugriff der Mitarbeiter auf die Dokumente

Sie tun Ihren Mitarbeitern einen großen Gefallen, wenn Sie klar regeln, wann sie wo und wie auf die Dokumente zugreifen können. Es nützt wenig, wenn Dokumente im PC aktuell sind, in der Papierversion allerdings nicht auf dem neuesten Stand.

  • Bewahren Sie entweder Kopiervorlagen an einem feststehenden Ort auf oder legen Sie einen zentralen Ordner in der EDV an, von dem aus benötigte Dokumente tagesaktuell ausgedruckt werden.
  • In jedem Fall muss ein Verantwortlicher benannt werden, der den Ordner pflegt und auch die Kopiervorlagen auf dem aktuellen Stand hält.

4. Schritt: Informieren Sie die Mitarbeiter zeitnah über Änderungen

Teilen Sie den Mitarbeitern mit, wenn sich Dokumente geändert haben.

Tipps:

  • Völlig neue Dokumente sprechen Sie in Teamsitzungen ausführlich durch.
  • Bei kleineren Anpassungen können Sie auch eine E-Mail schreiben oder diese im Rahmen der Übergabe mitteilen.
  • Oder Sie hängen eine Änderungsübersicht an einem zentralen Schwarzen Brett aus.

Hinweis: Wichtig ist, dass Sie dokumentieren, wann und wie Sie die Mitarbeiter über die Änderungen in Kenntnis gesetzt haben, z. B. im Teamsitzungsprotokoll.

5. Schritt: Regeln Sie eindeutig die Anforderungen an die Aufbewahrung

Es kann sein, dass Sie Dokumente, die Sie einmal abgeschafft haben, später noch einmal benötigen. Klären Sie daher eindeutig, welche Dokumente Sie wo und wie lange aufbewahren wollen.

Tipps:

  • Archivieren Sie die alten Versionen von Vorgabedokumenten in der EDV.
  • Sie können, wenn Sie möchten, zusätzlich eine Papierversion aufbewahren, müssen das aber nicht.
  • Ausgefüllte Dokumente archivieren Sie aufgrund gesetzlicher und von Ihnen festgelegter Fristen.
  • Alle Dokumente, die Regelungen enthalten, die dem Datenschutz unterliegen, gehen in den Papierschredder oder in die Datenmülltonne.

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