Finanzielle & digitale Sicherheit im Pflegealltag: Prävention, Meldewege, Rechtliches, Schulung

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Die finanzielle Ausbeutung pflegebedürftiger Menschen ist ein gravierendes und sich verstärkendes Problem in Deutschland. Das Ausmaß der Fälle, in denen Pflegebedürftige durch Einzelpersonen oder Banden finanziell oder digital geschädigt wurden, ist besorgniserregend.

Allein im Jahr 2022 verzeichnete das Bundeskriminalamt über 5.000 angezeigte Fälle von Enkeltrickbetrug mit einem Schaden von mehr als 30 Millionen Euro. Dies ist nur die Spitze des Eisbergs. Die Dunkelziffer muss weitaus höher angesetzt werden. Die Rheinische Post vom 25.11.2023 erklärt, dass allein in Nordrhein-Westfalen fast 21.000 Personen im Alter von 60 Jahren oder älter Opfer von Straftaten wurden.

Neben dem Betrug durch den Enkeltrick, Raub und Körperverletzung treffen vermehrt auch Betrugsformen wie Schockanrufe oder digitale Angriffe ältere Menschen im Pflegeheim oder in der ambulanten Pflege zu Hause. Ein besonders perfides Vorgehen, das oft in der Öffentlichkeit untergeht, ist der Betrug durch falsche Pfleger. Ein Beispiel aus Traunstein, bei dem eine deutschlandweit agierende Diebesbande Pflegeheimbewohner ausgenommen hat, zeigt, wie real die Gefahr von Raub und Betrug in Pflegeheimen in Deutschland ist. Die arglose Gewalt gegen Senioren im Kontext solcher Delikte nimmt zu, wie Berichte über Enkeltrick-Fälle mit körperlichen Übergriffen verdeutlichen.

Pflegeeinrichtungen und ambulante Dienste tragen in diesem Kontext eine besondere Verantwortung. Es ist ihre Aufgabe, pflegebedürftige Menschen aktiv vor diesen vielschichtigen Betrugsformen zu schützen. Ein bloßer Aushang im Flur genügt dafür nicht. Erforderlich ist ein systematisches Präventionsprogramm, das Risiken fundiert analysiert, klare Prozesse etabliert und alle Beteiligten – von Pflegekräften bis zu Angehörigen – umfassend schult. Nur durch ein solches, proaktives Vorgehen kann eine umfassende finanzielle und digitale Sicherheit im Pflegealltag gewährleistet werden.

Warum ist ein systematisches Präventionsprogramm unerlässlich?

Es gibt viele Herausforderungen, die auf pflegende Angehörige oder Pflegepersonal im Alten- und Pflegeheim einstürmen. Neben der Qualität der Pflege, dem Fachkräftemangel und individuellen Problemen mit Pflegebedürftigen rückt auch die finanzielle und digitale Sicherheit der Bewohner immer mehr in den Fokus.

Betrachtet man nüchtern die Zahlen und Statistiken, die zeigen, wie versucht wird, ältere Menschen finanziell zu schädigen, ist offensichtlich, das ein systematisches Präventionsprogramm unerlässlich ist. Maßnahmen zur Prävention gegen finanzielle Ausbeutung und Betrug dürfen nicht als weiterer bürokratischer Aufwand angesehen werden. Vielmehr sollte Prävention in einer digitalen Welt eine weitere zentrale Säule der professionellen Pflege sein.

Ein Präventionsprogramm schützt nicht nur die Bewohner und Patienten, sondern auch die Pflegekräfte und die Einrichtung selbst vor rechtlichen Schäden. Die Reputation des Pflegeheims wird gestärkt. Ein strukturiertes Vorgehen senkt zudem das Risiko von Betrug und Gewalttaten im Pflegeheim systematisch und schafft Handlungssicherheit für den Ernstfall.

Die Basis eines solchen Programms ist eine fundierte Risikoanalyse. Dabei werden systematisch potenzielle Schwachstellen identifiziert, die Betrügern Tür und Tor öffnen könnten.

Risikoanalyse als professionelles Fundament

Eine sorgfältige Risikoanalyse beleuchtet mindestens die folgenden 3 Bereiche Ihrer Einrichtung oder Ihres Dienstes:

1. Bewohnerprofile

Analysieren Sie sorgfältig und objektiv die kognitiven und physischen Fähigkeiten der Ihnen anvertrauten Personen. Das Erstellen von schriftlichen Bewohnerprofilen gibt Ihnen einen besseren Überblick über deren individuellen Bedürfnisse. Achten Sie bei der Erstellung vor allem darauf, ob es bei Bewohnern in Ihrer Einrichtung spezifische Einschränkungen gibt, die die Anfälligkeit für Manipulation oder Missbrauch erhöhen.

Besonders gefährdet sind Bewohner, die an beginnender Demenz leiden. Durch die verminderte Urteilsfähigkeit stehen sie in besonderer Gefahr, Betrügern blind zu vertrauen und Opfer von Raub und Betrug zu werden. Gleiches trifft auf Personen mit starker Schwerhörigkeit oder Sehbehinderte Bewohner zu, die möglicherweise wichtige Informationen nicht richtig verstehen oder einordnen können. Alle Faktoren, die ein besonderes Risiko darstellen, erfordern Ihre verstärkte Aufmerksamkeit. Ziel ist es, dass die Betroffenen angemessen geschützt und unterstützt werden.

2. Besuchersituation

Eine wesentliche Gefahr für die finanzielle oder digitale Sicherheit der Bewohner eines Pflegeheims hängt mit externen Besuchern zusammen. Neben den Angehörigen und Freunden, die positive Beweggründe für einen Besuch haben, können auch Personen das Pflegeheim betreten, die die Bewohner ausnutzen und schädigen möchten.

Entscheidend ist daher, dass die Besucherregelungen im Haus dem Schutz der Bewohner dienen und ohne Ausnahme eingehalten werden. Gibt es beispielsweise klar definierte und kommunizierte Regeln dafür, wer wann Zutritt zur Einrichtung oder zu den privaten Wohnbereichen hat? Ein unkontrollierter oder schlecht überwachter Zugang oder Seiteneingänge, die nicht einsehbar sind, erleichtern Betrügern ihr Werk. Sie können unbemerkt von der Pflegedienstleitung und Pflegekräften wiederholt direkten Kontakt zu potenziellen, besonders schutzbedürftigen Opfern aufnehmen und ein Vertrauensverhältnis aufzubauen. Ein Schadenfall ist dann nur eine Frage der Zeit.

3. Kassenprozesse

Überprüfen Sie die Prozesse für den Umgang mit Bargeld und Bankkarten der Bewohner. Präzise und nachvollziehbare Regeln für die Verwahrung, den Zugriff und die Verwendung von Zahlungsmitteln sollten nicht verhandelbar sein. Unklare oder unzureichend dokumentierte Abläufe, wie beispielsweise die fehlende Protokollierung von Ausgaben, schaffen eine Grauzone, die Missbrauch begünstigt. Wichtig sind transparente Abläufe und Verfahrensweisen, die im Betrugsfall schnell Licht ins Dunkle bringen.

Acht präventive Maßnahmen im Alltag für Ihr Pflegeheim

Basierend auf der Risikoanalyse lassen sich konkrete und wirksame Schutzmaßnahmen ableiten, um die Bewohner vor finanziellem Missbrauch zu schützen. Die Anwendung der folgenden 8 präventiven Maßnahmen sind praxiserprobt und helfen, die Sicherheit der Bewohner zu bewahren.

1. Implementieren Sie das Vier-Augen-Prinzip: Finanzielle Transaktionen für Bewohner sollten niemals, auch nicht im Notfall von einer einzelnen Person durchgeführt werden. Stellen Sie sicher, dass immer eine zweite, autorisierte Person anwesend ist, die den Vorgang prüft und gegenzeichnet.
2. Legen Sie eine klare Besucherregelung fest: Definieren Sie feste Besuchszeiten und klare Regel für die Besuche. Unbekannte Besucher sollten sich immer anmelden und ihr Anliegen klar darlegen, bevor sie Zutritt zu den Bewohnern erhalten.
3. Entwickeln Sie eine Telefon-Policy: Schulen Sie Ihr Personal darin, bei verdächtigen Anrufen, beispielsweise bei Geldforderungen oder der Preisgabe persönlicher Informationen gezielte Kontrollfragen zu stellen. Im Zweifelsfall sollte das Gespräch beendet oder Rücksprache mit der Pflegeleitung genommen werden. Sensibilisieren Sie das gesamte Personal und kommunizieren Sie Beispiele aus der Presse, die zeigen, wie Betrüger im Pflegeheim vorgehen.
4. Führen Sie eine lückenlose Dokumentation: Jeder finanzielle Vorgang, der im Namen eines Bewohners getätigt wird, muss detailliert, datiert und von den beteiligten Personen unterschrieben dokumentiert werden. Dies schafft Transparenz und dient als wichtiger Nachweis.
5. Sichern Sie Bargeld und Wertsachen: Etablieren Sie sichere Verwahrungsmöglichkeiten für das Bargeld und die Bankkarten der Bewohner. Definieren Sie klare Prozesse für die Ein- und Auszahlung und protokollieren Sie jeden Zugriff. Achten Sie auch darauf, dass PIN-Nummern oder Informationen zu Konten und Karten gesichert aufbewahrt werden. Software, die die Cybersicherheit erhöht, beispielsweise ein VPN-Netzwerk (Virtual Private Network) sind wichtig, um auch die digitale Sicherheit im Haus zu erhöhen.
6. Etablieren Sie eine Obergrenze für Bargeldtransaktionen: Legen Sie einen Höchstbetrag für Bargeldabhebungen oder -ausgaben fest, die vom Personal für Bewohner getätigt werden dürfen.
7. Sensibilisieren Sie die Bewohner: Führen Sie regelmäßige, einfache und verständliche Informationsgespräche mit den Bewohnern über gängige Betrugsmaschen (z. B. Enkeltrick) durch. Ermutigen Sie Bewohner und Angehörige, bei jedem Verdacht sofort das Personal zu informieren.
8. Regelmäßige Schulung erhöht die Sicherheit: Als Pflegekraft oder im Pflegeteam sind sie bei digitalem oder finanziellem Betrug die erste Verteidigungslinie. Regelmäßige Schulungen helfen dabei, die neuesten Betrugsmethoden zu erkennen und richtig auf verdächtige Situationen zu reagieren.

Meldewege und Dokumentation bei Missbrauchsverdacht

Schnelles und rechtssicheres Handeln sind entscheidend, wenn der Verdacht aufkommt, dass Pflegebedürftige und Heimbewohner finanziell geschädigt wurden. Klare Meldewege stellen in einem solchen Fall sicher, dass die richtigen internen und externen Personen und Stellen unverzüglich informiert werden und die betroffene Person geschützt wird.

Unterschieden werden müssen jeweils der interne und der externe Meldeweg:

Interner Meldeweg

Der interne Meldeweg muss allen Mitarbeitern bekannt sein. Er regelt, wer im Verdachtsfall umgehend zu informieren ist.

• Erste Anlaufstelle: Die Pflegedienstleitung (PDL) oder die Heimleitung ist die erste Anlaufstelle. Sie bewertet die Situation und entscheidet über die nächsten Schritte.
• Qualitätsmanagement: Das Qualitätsmanagement (QM) sollte ebenfalls involviert werden, um den Vorfall zu dokumentieren und Prozesse zu überprüfen.
• Schutz der betroffenen Person: Die wichtigste Maßnahme ist der sofortige Schutz der betroffenen Person. Das kann bedeuten, den Kontakt zu verdächtigen Personen zu unterbinden oder finanzielle Zugänge zu sperren.

Externe Meldestellen

Je nach Schwere des Verdachts müssen neben den internen Stellen zwingend auch externe Stellen eingeschaltet werden.

Service: Vorlage für ein Incident Formular

Eine standardisierte Dokumentation ist für die rechtssichere Aufarbeitung bei Vorfällen oder einem Verdacht auf Missbrauch unerlässlich. Ein sogenanntes Incident Formular (Deutsch:  Vorfallbericht-Formular oder Schadenformular) ist geeignet, alle relevanten Informationen strukturiert zu erfassen.

Incident Formular Finanzmissbrauch Verdacht

• Datum und Uhrzeit des Vorfalls/der Beobachtung.
• Name der betroffenen Person.
• Meldende Person und Funktion.
• Genaue Beschreibung des Verdachts: Was ist passiert? Wer war beteiligt? Welche Summen sind betroffen?
• Sofortmaßnahmen zum Schutz der Person: Welche Schritte wurden unternommen?
• Informierte Personen: Intern Name, Funktion, Datum, Uhrzeit.
• Externe Stellen, die informiert wurden: Name der Stelle, Ansprechpartner, Datum, Uhrzeit.
• Anlagen: Kopien von Belegen, Fotos, Notizen.
• Unterschrift der meldenden Person.

Vollmachten und Einwilligungsfähigkeit in der Praxis

Im Pflegealltag stellt sich oft die Frage: Wer darf was entscheiden? Ohne juristisches Fachwissen ist die Unterscheidung zwischen Vorsorgevollmacht und gesetzlicher Betreuung oft schwierig. Klare Kenntnisse sind jedoch entscheidend, um rechtssicher zu handeln.

Entscheidend für Pflegekräfte: Die wichtigsten Dokumente verstehen

Pflegekräfte tragen die zentrale Verantwortung, wenn es um die Einhaltung rechtlicher Vorgaben und die Wahrung der Selbstbestimmung von Pflegebedürftigen geht. Häufig müssen sie kurzfristig, in stressigen Situationen oder in Sekundenbruchteilen entscheiden. Ein fundiertes Verständnis der relevanten Dokumente und Vollmachten ist aus diesem Grund essenziell, um im Arbeitsalltag kompetente und rechtssichere Entscheidungen zu treffen.

Die folgenden beiden Dokumente sind für jede Pflegefachkraft wesentlich:

Die Vorsorgevollmacht

Die Vorsorgevollmacht ist eines der wichtigsten rechtlichen Instrumente für Senioren. Die Vorsorgevollmacht ermöglicht es einer Person, vorausschauend zu bestimmen, wer im Falle der eigenen Entscheidungsunfähigkeit durch Krankheit, Unfall oder fortgeschrittenes Alter in ihrem Namen handeln soll. Durch die Vorsorgevollmacht wird eine Vertrauensperson (der Bevollmächtigte) ermächtigt, wichtige Entscheidungen in verschiedenen Lebensbereichen zu treffen.

Der große Vorteil dieser Regelung besteht darin, dass der Bevollmächtigte unmittelbar handlungsfähig ist. Eine vorherige, gerichtliche Genehmigung oder das Einschalten eines Betreuungsgerichts ist nicht notwendig. Dies gewährleistet eine schnelle und unbürokratische Vertretung der eigenen Interessen und Wünsche des Betroffenen. Im Falle einer temporären oder vollständigen Unfähigkeit kann eine schnelle Entscheidung im Sinne des Vollmachtgebers erfolgen.

Betreuungsverfügung und Betreuerausweis

Liegt keine Vorsorgevollmacht vor, bestellt das Betreuungsgericht einen gesetzlichen Betreuer. Dieser erhält einen Betreuerausweis, der ihn zum Handeln im Namen der betreuten Person legitimiert. Der Ausweis listet im Detail auf, für welche Aufgabenbereiche (z. B. Vermögenssorge, Gesundheitsfürsorge) die Betreuung gilt.

Wie können Sie als Pflegefachkraft die Einwilligungsfähigkeit prüfen?

Als Einwilligungsfähigkeit bezeichnet man im Allgemeinen die Fähigkeit einer Person, die Bedeutung und Tragweite einer Entscheidung zu verstehen und danach zu handeln.

Wichtig für Pflegekräfte: Die Einwilligungsfähigkeit kann je nach Tagesform und Komplexität der Situation variieren. Als Pflegekraft können Sie dies durch einfache Fragen prüfen.

• Kann der Bewohner erklären, was er gerade unterschreiben soll?
• Versteht er die Konsequenzen?
• Kann er seine Entscheidung in einfachen Worten erklären?
• Wirkt er entscheidungsfähig oder abwesend?

Bei Zweifeln sollte keine Entscheidung getroffen werden, ohne den gesetzlichen Vertreter hinzuzuziehen.

Service: Checkliste Dokumente prüfen und ablegen

1. Vollmacht oder Betreuerausweis anfordern: Bitten Sie Angehörige oder Betreuer bei Aufnahme um Vorlage der Originaldokumente.
2. Kopie anfertigen und ablegen: Machen Sie eine Kopie für die digitale oder schriftliche Bewohnerakte. Vermerken Sie darauf, dass das Original vorgelegen hat.
3. Gültigkeit und Umfang prüfen: Prüfen Sie den genauen Umfang der Vollmacht oder der Betreuung. Ist die Person für finanzielle Angelegenheiten zuständig? Wie lange ist seine Vollmacht gültig?
4. Kontaktdaten notieren: Halten Sie die aktuellen Kontaktdaten des Bevollmächtigten oder Betreuers fest.

Service: Gesprächsleitfaden für Angehörige

Ein offenes Gespräch zwischen Pflegefachkraft und Angehörigen bei der Aufnahme und danach schafft Vertrauen. Immerhin geben die Angehörigen ihre Mutter, ihren Vater oder andere Pflegebedürftige in die Obhut des Pflegeheims. Eine offene Kommunikation hilft gleichzeitig, Missverständnisse auszuräumen und Verantwortlichkeiten gezielt zu klären. Sie stellt sicher, dass alle Beteiligten ihre Rollen und Aufgaben klar verstehen. So entsteht eine Grundlage für eine effektive Zusammenarbeit.

1. Bedeutung erklären „Um die Sicherheit Ihrer Angehörigen zu gewährleisten, müssen wir wissen, wer im Ernstfall entscheidungsbefugt ist. Haben Sie eine Vorsorgevollmacht oder eine gesetzliche Betreuung?“
2. Dokumente erfragen „Könnten Sie uns bitte die entsprechenden Dokumente vorlegen, damit wir eine Kopie für unsere Unterlagen machen können?“
3. Rollen klären „Lassen Sie uns gemeinsam besprechen, wie wir im Alltag bei finanziellen Fragen zusammenarbeiten, zum Beispiel bei kleinen Einkäufen oder der Verwaltung des Taschengeldes.“
4. Transparenz schaffen „Wir dokumentieren alle finanziellen Vorgänge sehr genau. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Einsicht zu nehmen.“

Schulung als Schlüssel zur Prävention

Wissen schützt und befähigt. Regelmäßige und praxisnahe Schulungen stellen den effektivsten Ansatz dar, um Pflegekräfte, Bewohnerinnen und Bewohner sowie deren Angehörige umfassend für die vielfältigen Gefahren von Betrug zu sensibilisieren. Durch gezielte Aufklärung kann ein tieferes Verständnis für die Mechanismen von aktuellen Betrugsmaschen geschaffen werden. Neben der Theorie sind klare Handlungsrichtlinien, eine systematische Organisationsentwicklung und eine positive Sicherheitskultur weitere Stellschrauben um Betrug, Ausnutzung und digitalen Raub frühzeitig zu erkennen und abzuwehren. Die folgenden drei Bereiche sind dabei von besonderer Relevanz:

Betrugsmaschen erkennen

Betrüger werden immer kreativer, um ältere Menschen im Pflegeheim oder zu Hause zu schädigen. Aus Sicht der Pflegefachkräfte ist es daher wichtig, die gängigsten Maschen zu kennen, um Betrugsversuche im Alltag zu erkennen und abzuwehren. Im separaten Artikel: „Betrugsmaschen erkennen – Handlungscodes für die Pflege“ erhalten Sie detaillierte und praxisorientierte Informationen über Betrugsmaschen. Handlungscodes für die Pflege und Telefonleitfäden sichern Sie und die Bewohner ihres Pflegeheims vor Gefahren. Sie lernen typische „Red Flags“ für Enkeltrick, Schockanrufe, Messenger Betrug und Haustürgeschäfte kennen.

Digitaler Basisschutz für Bewohner

Viele ältere Menschen nutzen Smartphones und Tablets. Sie sind jedoch häufig mit den Sicherheitseinstellungen überfordert. Unser spezialisierter Beitrag zur digitalen Basissicherheit mit dem Thema: „IT-Sicherheit im Pflegeheim – digitaler Basisschutz ohne Überforderung“ bietet praxisnahe Beispiele und wertvolle Tipps, um diese Herausforderungen zu meistern. Beleuchtet werden essenzielle Themen wie die Konfiguration des Sperrbildschirms, die Etablierung sicherer PINs, die effektive Verwaltung von Kontakten sowie der verantwortungsbewusste Umgang mit Bankkarten.

Online Banking und Kartensicherheit

Die Nutzung von Online Banking im Heimkontext wirft viele Fragen auf. Der weiterführende  Artikel „Online Banking und Kartensicherheit im Pflegeheim“ liefert genau zu diesem wichtigen Fachbereich klare Antworten und Entscheidungshilfen. Er enthält Mustervorlagen für Richtlinien und Checklisten, um den Umgang mit Zahlungsmitteln im Pflegeheim sicher zu gestalten.

Mehr als wichtig: Strategische Implementierung eines umfassenden Sicherheitskonzepts in Pflegeeinrichtungen

Die finanzielle und digitale Sicherheit im Pflegealltag stellt eine essenzielle Gemeinschaftsaufgabe dar. Angesichts der Gefahren und Bedrohungen sollte die Abwehr von Gefahren nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Die Einrichtung eines robusten Präventionsprogramms, das auf einer detaillierten Risikoanalyse basiert, ist wesentlich. Dieses Programm sollte nicht nur präzise Prozesse für den alltäglichen Betrieb definieren, sondern auch klare Handlungspfade für den Ernstfall vorsehen, um adäquat auf Herausforderungen reagieren zu können.

Die kontinuierliche Stärkung aller beteiligten Akteure durch gezielte und regelmäßige Schulungsmaßnahmen ist ein weiterer kritischer Erfolgsfaktor. Nur durch eine umfassende Sensibilisierung und Befähigung des Personals kann ein nachhaltiger Schutz der Ihnen anvertrauten Menschen gewährleistet werden.

Die Investition in ein umfassendes, zukunftsorientiertes Sicherheitskonzept bedeutet nicht nur mehr Sicherheit für die Heimbewohner. Sie erhöht gleichzeitig das Vertrauen und die Reputation in Ihre Einrichtung. Ein proaktiver Ansatz in der Sicherheitsstrategie unterstreicht zudem Ihre Verpflichtung gegenüber den höchsten Pflegestandards. Die Schaffung einer sicheren Umgebung ist somit ein Fundament für Exzellenz in der Pflege.