Online-Banking und Kartensicherheit im Pflegeheim

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Die Nutzung von Online-Banking und Bankkarten im Pflegeheim wirft wichtige Fragen zur Sicherheit und zum Schutz der Bewohner auf. Immer mehr Heimbewohner möchten ihre Finanzen auch im Alter digital verwalten. Viele sind es gewohnt, Zugriff auf ihr Online-Banking zu haben. Nahezu jeder Senior nutzt Bankkarten und viele bezahlen bargeldlos.

Online-Banking und der bargeldlose Zahlungsverkehr ermöglichen es ihnen, ein Stück Selbstständigkeit und Unabhängigkeit im Alltag zu bewahren, selbst wenn sie auf Pflege angewiesen sind. Gleichzeitig stellt der digitale Zahlungsverkehr Pflegeeinrichtungen und Angehörige vor die Herausforderung, sicherzustellen, dass die finanziellen Mittel der Bewohner vor Missbrauch, Betrug und Diebstahl geschützt bleiben. Besonders ältere oder weniger technikaffine Menschen können leicht Opfer von betrügerischen Aktivitäten werden. Aus diesem Grund sind zusätzliche Schutzmaßnahmen im Pflegeheim alternativlos.

Dieser Artikel gibt Pflegefachkräften und pflegenden Angehörigen einen umfassenden Überblick über die erlaubten Praktiken im Umgang mit Zahlungsmitteln in Pflegeheimen. Er beleuchtet praxisorientiert bewährte Vorgehensweisen, die sowohl die Autonomie der Bewohner respektieren als auch deren maximale Sicherheit gewährleisten. Dazu gehören unter anderem klare Regelungen zur Nutzung von Bankkarten, die Einführung von Sicherheitsmechanismen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und die regelmäßige Kontrolle von Kontoauszügen.

Was ist erlaubt und was sind Best Practices?

Die Kernfrage für Pflegeeinrichtungen und Angehörige lautet, was im Umgang mit den Finanzen der Bewohner rechtlich erlaubt ist. Grundsätzlich gilt, dass die finanzielle Selbstbestimmung der Bewohner so lange wie möglich gewahrt bleiben muss. Gleichzeitig trägt das Pflegeheim eine hohe Verantwortung, sie vor Schaden zu schützen.

PIN-Nummern von Bankkarten sollten generell nur dem Kontoinhaber bekannt sein. Würden Pflegekräfte Kenntnis über die PIN-Nummern der Kredit- oder EC-Karte haben, würde dies im Schadenfall vor Gericht als grobe Fahrlässigkeit gewertet werden. Selbst wenn die meisten Pflegefachkräfte ehrlich sind und das Beste für die Bewohner wünschen, würde die Weitergabe oder die Speicherung Tür und Tor für Missbrauch öffnen.

Entscheidend für die Sicherheit von Bankkarten und das Online-Banking sind klare, transparente Prozesse, die in enger Absprache mit gesetzlichen Betreuern oder bevollmächtigten Angehörigen erfolgen. Best Practices in modernen Pflegeeinrichtungen umfassen:

• Die Nutzung von Systemen mit Kartenlimits,
• Das Einrichten von Benachrichtigungen für Transaktionen und
• Die konsequente Trennung von Bargeld- und Kartenprozessen.

Mit diesen und weiteren Maßnahmen können die Risiken beim Online-Banking und bei der Bezahlung mit Kredit- und EC-Karte minimiert und Transparenz gewährleistet werden.

Die Rolle von Pflegepersonal und Angehörigen

Die sichere Verwaltung von Finanzen im Pflegeheim ist eine Gemeinschaftsaufgabe. Sie erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Pflegepersonal, der Heimleitung, den Bewohnern und deren Angehörigen oder gesetzlichen Betreuern.

Pflegekräfte sind in den meisten Fällen die ersten Ansprechpartner bei Alltagsfragen. Für die Bewohner sind sie, vor allem nach jahrelanger Zusammenarbeit, auch wichtige Vertrauenspersonen. Ihre Aufgabe ist es, die Bewohner zu unterstützen. Das Durchführen von finanziellen Transaktionen wie Überweisungen oder das Abholen von Bargeld mittels EC-Karte gehört nicht zu ihren Aufgaben.

Bei allen finanziellen Fragen spielen Angehörige oder Betreuer eine entscheidende Rolle. Sie sollten klare Vereinbarungen mit der Einrichtung treffen, wie mit den Finanzen des Pflegebedürftigen umgegangen wird. Themen wie die Verwaltung von Taschengeld, die Durchführung kleinerer Einkäufe oder der Zugriff auf Konten müssen eindeutig geregelt sein.

Bargeldprozesse versus Kartenprozesse

Der Umgang mit Bargeld stellt in Pflegeheimen ein erhebliches Risiko dar. Bargeld kann leicht verloren gehen, gestohlen oder veruntreut werden. Berichte über Diebstähle, bei denen Bargeld aus den Zimmern von Bewohnern entwendet wird, sind keine Seltenheit.

Ein Beispiel aus Freiberg, dass im MDR am 31.01.2024 thematisiert wurde, zeigt, wie schnell Bargeld in falsche Hände gelangen kann. Eine mutmaßliche Diebin, die als Reinigungskraft im Heim tätig war, hatte seit Sommer 2023 mehrfach Geldbeträge aus den Zimmern von Bewohnern entwendet. Es handelte sich meist um Kleinbeträge zwischen 15 und 300 Euro. Der Gesamtschaden der 11 Einzeltaten belief sich auf mehr als 1.000 Euro. Sie hat die Taten gestanden und als Motiv Geldnot angegeben. Die Polizei konnte die Tat durch eine fingierte Geldbörse und Überwachungstechnik aufklären.

Da dieser Fall aus Freiberg kein Einzelfall ist, sondern in jedem Pflegeheim vorkommen kann,  empfehlen Experten, die Bargeldbestände so gering wie möglich zu halten und stattdessen auf digitale Zahlungsmethoden umzusteigen.

Vorteile von Kartenzahlungen

Kartenzahlungen bieten aus nachvollziehbaren Gründen eine höhere Sicherheit und Transparenz. Jede Transaktion wird digital erfasst und ist auch nach Jahren über den Kontoauszug noch nachvollziehbar. Dies erschwert Betrug erheblich. Spezielle Systeme für die Verwahrgeld-Verwaltung ermöglichen es Bewohnern, ihr Guthaben digital zu prüfen, ohne dass Bargeld im Umlauf ist.

Die Verwahrgeld-Methode funktioniert nach einem bewährten Muster. Bewohner erhalten ein persönliches digitales Konto, auf das ihr Guthaben eingezahlt wird. Über Terminals oder Apps können sie ihr Guthaben einsehen und verwalten. Zahlungen, wie etwa für Einkäufe im Hauskiosk, werden direkt vom digitalen Konto abgebucht. Bargeld muss in diesem Fall nicht mehr oder nur in sehr kleinen Tranchen im Zimmer der Bewohner verwahrt werden. Ein weiterer Vorteil für die Verwaltung des Pflegeheims besteht darin, dass solche Systeme nicht nur die Sicherheit erhöhen, sondern auch den administrativen Aufwand für die Einrichtung reduzieren.

Digitale Sicherheit im Heimkontext

Pflegeeinrichtungen verwalten generell hochsensible Daten. Sie müssen sich aus diesem Grund intensiv mit dem Thema Cybersecurity auseinandersetzen. Die digitale Infrastruktur muss professionell geschützt werden, um Angriffe von außen abzuwehren.

Sicherheit im Heimnetzwerk

Ein sicheres Heimnetzwerk ist die Grundlage für den Schutz digitaler Finanztransaktionen. Ein erster wichtiger Schritt ist die Segmentierung des Netzwerks in ein Verwaltungsnetzwerk, ein Bewohnernetzwerk und ein Netzwerk für medizinische Geräte. Durch die klare Trennung der Netze wird verhindert, dass ein Angreifer, der sich beispielsweise Zugang zum Gäste-WLAN verschafft, auf sensible Verwaltungsdaten zugreifen kann.

Der Einsatz professioneller Firewalls ist unerlässlich, um das Netzwerk vor unbefugten Zugriffen zu schützen. Diese Firewalls sollten über moderne Funktionen zur Bedrohungserkennung verfügen, um auch neue und unbekannte Angriffsarten abwehren zu können.

Verschlüsselung und Gerätehygiene

Alle Daten, die über das Netzwerk übertragen werden, müssen durch Verschlüsselung geschützt werden. Dies gilt insbesondere für die Kommunikation beim Online-Banking. Achten Sie darauf, dass die Verbindung zu Banken immer über das sichere HTTPS-Protokoll erfolgt.

Die Gerätehygiene ist ein weiterer wichtiger Aspekt. Computer, Tablets und Smartphones, die für Bankgeschäfte genutzt werden, müssen regelmäßig aktualisiert werden. Betriebssysteme und Anwendungen sollten grundsätzlich die neuesten Updates erhalten. Nur durch regelmäßige Updates des Betriebssystems und anderer Software können Sicherheitslücken wirksam geschlossen werden. Ebenfalls alternativlos ist die Installation einer zuverlässigen Antivirensoftware, um Schadsoftware wie Viren oder Trojaner abzuwehren.

Kerntechnologien für sicheres Online-Banking

Um Online-Banking sicher zu nutzen, sind verschiedene Technologien und Verfahren von zentraler Bedeutung. Diese Mechanismen schützen vor unbefugtem Zugriff und Betrug.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist ein entscheidender Sicherheitsstandard im modernen Online-Banking. 2FA wird nicht nur im Online-Banking genutzt. Auch E-Mail-Konten, Online-Versandhändler und internationale Onlineshops setzen auf diesen doppelten Schutzfaktor. 

2FA verlangt neben dem Passwort einen zweiten, unabhängigen Nachweis der Identität. Dies kann ein einmaliger Code sein, der an ein Mobiltelefon gesendet wird oder die Bestätigung über eine spezielle App. Selbst wenn es einem Betrüger gelingt, das Passwort zu stehlen, kann er ohne den zweiten Faktor nicht auf das Konto zugreifen.

TAN-Verfahren

TANs (Transaktionsnummern) sind ein zentraler Bestandteil der Zwei-Faktor-Authentifizierung in Deutschland. Früher wurden TANs auf Papierlisten verschickt. Seit einigen Jahren gibt es modernere und sicherere Verfahren.

• photoTAN: Bei diesem visuellen Verfahren wird mit einer speziellen App auf dem Smartphone ein grafischer Code gescannt. Dieser erzeugt die TAN für eine bestimmte Transaktion.
• pushTAN: Nutzer erhalten eine Benachrichtigung über eine registrierte App auf ihrem Smartphone. Der darin enthaltene Code wird zur Bestätigung der Transaktion im Online-Banking verwendet.

Moderne TAN-Verfahren sind grundsätzlich an eine konkrete Transaktion gebunden. Sie bieten einen hohen Schutz vor Manipulation.

3D Secure für Kartenzahlungen mit Kreditkarten

3D Secure ist ein Sicherheitsverfahren für Kreditkartenzahlungen im Internet. Es ist bekannt unter Namen wie „Visa Secure“ oder „Mastercard Identity Check“. Bei einer Online-Zahlung per Kreditkarte wird eine zusätzliche Authentifizierung erforderlich, beispielsweise per SMS-Code an ein vorher geprüftes Mobiltelefon. 3D-Secure stellt sicher, dass nur der rechtmäßige Karteninhaber die Transaktion durchführen kann.

Schutz vor gängigen Betrugsmaschen: Was Pflegekräften wissen sollten

Neben den technischen Schutzmaßnahmen, wie 2FA oder TAN-Verfahren ist die Aufklärung über Betrugsmaschen ein wesentlicher Baustein der Betrugsprävention. Kriminelle entwickeln ihre Methoden ständig weiter, um an sensible Daten und Geld zu gelangen.

Es ist entscheidend, die Bewohner im Pflegeheim zu sensibilisieren und mit den gängigen Betrugsmaschen vertraut zu machen. Gerade gutgläubige Senioren stehen in der Gefahr, Opfer von Phishing oder anderen Betrügereien zu werden.

Was ist Phishing?

Phishing ist eine der häufigsten Methoden, um an Zugangsdaten für das Online-Banking zu gelangen. Betrüger versenden gefälschte E-Mails oder SMS, die vorgeben, von der Bank des Opfers zu stammen. In diesen Nachrichten wird der Empfänger oft unter einem Vorwand aufgefordert, auf einen Link zu klicken und seine Zugangsdaten einzugeben. Die Gründe für die Anfrage klingen harmlos. In den meisten Fällen sollen Daten überprüft werden. Die verlinkte Webseite ist allerdings eine Fälschung der echten Bank-Webseite.

Seniorinnen und Senioren, die wenig Kenntnisse vom Aufbau von Internetseiten haben, identifizieren die gefälschte Seite als Bank-Webseite und geben ihre personenbezogenen Daten, Passwörter und andere Informationen ein.

Wie erkennt man Phishing-Versuche?

• Unpersönliche Anrede („Sehr geehrter Kunde“).
• Dringender Handlungsbedarf und Drohungen (z.B. Kontosperrung).
• Rechtschreib- und Grammatikfehler.
• Aufforderung zur Eingabe sensibler Daten.
• Verdächtige Absenderadresse oder Links.

Um Senioren im Pflegeheim für Phishing-Versuche zu sensibilisieren, sollten regelmäßige Schulungen und Gespräche in einfacher und verständlicher Sprache angeboten werden. Dabei können konkrete Beispiele gezeigt werden, wie Phishing-E-Mails aussehen und welche Risiken sie bergen.

Zudem ist es hilfreich, den Bewohnern praktische Tipps an die Hand zu geben. Sie sollten zum Beispiel niemals persönliche oder finanzielle Informationen über E-Mails preiszugeben. Im Zweifel sollte immer eine Vertrauensperson im Pflegeheim ansprechbar sein, die den Fall prüft.

Passwortschutz und die Nutzung von Passwortmanagern

Ein starkes Passwort macht es Betrügern und Hackern schwer, Zugang zu personenbezogenen Informationen und Kontodaten zu bekommen. Ein Passwort sollte aus einer Kombination aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen bestehen. Verwenden Sie stets abweichende Passwörter für unterschiedliche Dienste.

Da es schwierig ist, sich viele komplexe Passwörter zu merken, empfiehlt sich die Nutzung eines Passwortmanagers. Ein Passwortmanager ist eine verschlüsselte Software, die alle Passwörter eines Nutzers sicher speichert. Im Betriebssystem iOS von Apple ist ein Passwortmanager beispielsweise kostenlos enthalten. Auch andere Betriebssysteme auf Smartphone, Tablets und PCs nutzen kostenlose Passwortmanager.

Der Passwortmanager kann neben der Speicherung der Passwörter auch automatisch sichere, zufällige Passwörter für neue Konten erstellen.

Praktische Handlungsempfehlungen für Pflegeeinrichtungen

Um ein sicheres Umfeld für die finanzielle Verwaltung zu schaffen, sollten Pflegeeinrichtungen konkrete Richtlinien und Prozesse etablieren.

Policy-Muster „Zahlungsmittel im Heim“

Erstellen Sie eine verbindliche Richtlinie für den Umgang mit Zahlungsmitteln. Diese sollte klar regeln:

• Dass PINs und Passwörter niemals vom Personal entgegengenommen oder aufbewahrt werden dürfen.
• Wer für die Verwaltung von Taschengeld zuständig ist und wie dies dokumentiert wird.
• Wie Einkäufe für Bewohner abgewickelt und belegt werden (Vier-Augen-Prinzip).
• Welche Bargeld-Obergrenzen und Limits im Heim gelten.
• Wie die Kommunikation mit Angehörigen und Betreuern über finanzielle Angelegenheiten erfolgt.

Lassen Sie diese Richtlinie rechtlich prüfen und schulen Sie alle Mitarbeiter regelmäßig im Umgang.

Checkliste für den Tagesabschluss

Führen Sie eine tägliche Checkliste für die Verwaltung ein, um die Ordnungsmäßigkeit sicherzustellen:

• Sind alle Bargeldausgaben und -einnahmen des Tages protokolliert?
• Wurden alle Belege den entsprechenden Transaktionen zugeordnet?
• Stimmt der Kassenbestand mit den Aufzeichnungen überein?
• Wurden alle Transaktionen nach dem Vier-Augen-Prinzip geprüft und abgezeichnet?

Diese einfache Maßnahme schafft Transparenz und erleichtert die Kontrolle. Voraussetzung ist, dass sie jeden Tag umgesetzt wird. Egal wie stressig der Tag war – eine Kassenabrechnung muss grundsätzlich erfolgen. Ansonsten sind Ungenauigkeiten und Fehlbestände unvermeidbar.

5-Punkte-Plan: Wie Sie Heimbewohner aktiv schützen und aufklären

Ein informierter und mündiger Heimbewohner stellt den effektivsten Schutz dar. Setzen Sie die folgenden Maßnahmen um, um die Sicherheit Ihrer Bewohner zu gewährleisten:

1. Regelmäßige Informationsgespräche durchführen: Etablieren Sie einfache und verständliche Informationsrunden, um Bewohner fortlaufend über relevante Sicherheitsthemen aufzuklären. Visualisierungen wie Bilder und Videos erhöhen die Aufmerksamkeit und werden von den Senioren besser behalten.
2. Gängige Betrugsmaschen erläutern: Klären Sie über verbreitete Betrugsstrategien wie den „Enkeltrick“ oder Phishing-Versuche auf. Vermitteln Sie, woran man Betrug objektiv erkennt.
3. Zur sofortigen Meldung ermutigen: Fordern Sie Bewohner aktiv dazu auf, verdächtige Anrufe, E-Mails oder Nachrichten umgehend dem Personal oder ihren Angehörigen mitzuteilen.
4. Sensibilisierung für PIN- und Passwortsicherheit: Erklären Sie nachdrücklich, dass PINs und Passwörter niemals an Dritte und auch nicht an das Pflegepersonal weitergegeben werden dürfen. Nur so kann ein unbefugter Zugriff verhindert werden.
5. Angehörige aktiv einbinden: Beziehen Sie die Angehörigen in den Aufklärungsprozess ein.

Ihr Weg zu mehr Sicherheit im Alten- und Pflegeheim

Online-Banking- und Kartensicherheit im Pflegeheim sicher zu gestalten, ist eine komplexe, aber lösbare Aufgabe. Sie erfordert eine Kombination aus technischen Schutzmaßnahmen, klaren organisatorischen Prozessen und kontinuierlicher Aufklärung aller Beteiligten.

Eine Kultur der Sicherheit und Transparenz im Pflegeheim sollte das Ziel aller Maßnahmen sein. Durch derartige Sicherheitskonzepte schützen sie nicht nur das Vermögen der Bewohner, sondern stärken auch das Vertrauen in ihre professionelle Pflege und Betreuung. Ein proaktiver Ansatz, der auf Prävention und klaren Handlungsanweisungen basiert, ist der Schlüssel, um den Herausforderungen der digitalen Finanzwelt sicher zu begegnen.