Verlag & Akademie

Durch Festlegung der Rüstzeiten können Sie Kosten sparen

26.11.2018

Häufig kommen Mitarbeiter zu ganz unterschiedlichen Zeiten zum Dienstbeginn in das Pflegedienstbüro, um sich auf die Diensttour vorzubereiten. Doch auch bei den Rüstzeiten sollten Sie als PDL den Rotstift ansetzen, denn über das Jahr gerechnet können Sie mit Rüstzeitvorgaben enorme Kosten sparen.

Beispiel: Ihre Mitarbeiterin hat einen Gesamtkosten- Stundensatz in Höhe von 35,50 €. Sie kommt jeden Morgen 30 Minuten früher in das Pflegebüro, um sich auf die Tour vorzubereiten, obwohl man dafür nur 15 Minuten benötigt. Die übrigen 15 Minuten trinkt die Mitarbeiterin Kaffee, schreibt sich diese Zeit jedoch als Arbeitszeit auf. Für Ihren Pflegedienst sind dies nutzlose Kosten.

Rechnung: 35,50 € : 60 Minuten = 0,59 € pro Minute x 15 Minuten = 8,85 € x 20 Diensttage pro Monat = 177 € x 12 Monate = 2.124 € pro Jahr

Fazit: Bei dieser Mitarbeiterin können Sie jährlich bis zu 2.124 € an Kosten sparen.

Ermitteln Sie die Rüstzeiten ganz genau

Rüstzeit ist die Zeit, die Ihre Mitarbeiter benötigen, um sich auf ihre Diensttour vorzubereiten. Zur Rüstzeit in einem ambulanten Pflegedienst gehören u. a. folgende Tätigkeiten:

  • Schlüssel für die Diensttour dem Schlüsselkasten entnehmen
  • Tourenplan auf Änderungen kontrollieren
  • Informationsbuch lesen
  • Gegenstände einpacken, die zu dem Kunden mitgenommen werden müssen
  • Medikamente für die Diensttour stellen
  • Arbeitskleidung anziehen, wenn Ihre Mitarbeiter einheitliche Arbeitskleidung tragen müssen
  • Dienstfahrzeug auf Schäden kontrollieren

Hinweis: In der Regel benötigt ein Mitarbeiter für diese Tätigkeiten nicht länger als 15 Minuten. Allerdings sollten Sie einmal ermitteln, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter wirklich benötigen, und diese dann als Rüstzeit vorgeben.

Mustertext: Rüstzeitenregelung im Arbeitsvertrag

§ (...) Arbeitszeit

  1. Die regelmäßige Wochenarbeitszeit beträgt … Stunden.
  2. Die Arbeitszeit beginnt 15 Minuten vor dem 1. Kundeneinsatz durch Anwesenheit im Pflegebüro, um sich auf die Diensttour vorzubereiten.
  3. Die Arbeitszeit endet 15 Minuten nach dem letzten Kundeneinsatz zur Informationsweitergabe und Nachbearbeitung der Diensttour.
  4. Alle Mitarbeiter müssen Früh-, Spät-, Nacht- und geteilten Dienst übernehmen.
  5. Der Mitarbeiter ist verpflichtet, 2-mal monatlich Wochenenddienste zu übernehmen.
  6. Der Mitarbeiter ist verpflichtet, Feiertagsdienste zu übernehmen.
  7. Der Arbeitgeber kann bei Bedarf Überstunden anordnen.
  8.  ...

Die Nachbearbeitungszeit

Genauso wie mit den Rüstzeiten verhält es sich auch mit den Nachbearbeitungszeiten. Wenn Ihre Pflegekraft laut Tourenplan den letzten Pflegeeinsatz um 12 Uhr beendet und 10 Minuten in das Pflegebüro zurückfährt, hat sie danach in der Regel noch folgende Tätigkeiten durchzuführen:

  • Dienstwagen aufräumen und Fahrtenbuch führen
  • Kundenschlüssel zurückhängen
  • PDL informieren, wenn es auf der Tour oder bei einem Pflegekunden zu Besonderheiten gekommen ist
  • Übergabebuch schreiben
  • Bestellbuch führen (Medikamente, Hilfsmittel usw.)
  • Arbeitskleidung tauschen
  • Tourenplan für den nächsten Tag kontrollieren

Für diese Routinearbeiten sind in der Regel 10–15 Minuten notwendig. Häufig ist es aber so, dass sich Pflegemitarbeiter mehr Zeit aufschreiben. Ich habe schon erlebt, dass Mitarbeiter nach Ende der Tour im Dienstwagen minutenlang ihr Privathandy checken, privat mit Kollegen klönen, in Ruhe noch einen Kaffee trinken und sich diese Zeiten als Arbeitszeit aufgeschrieben haben. Natürlich soll man nicht zu pingelig sein. Doch wenn sich dieser Mitarbeiter nach jeder Tour wie selbstverständlich 30 Minuten längere Dienstzeit aufschreibt, obwohl private Dinge erledigt werden, ist das dem Arbeitgeber gegenüber unfair.

Rüst- und Nachbereitungszeiten festlegen

Legen Sie die Rüst- und Nachbearbeitungszeiten schriftlich fest, denn damit sind diese Bestandteil von Arbeitsverträgen oder Dienstvorschriften. Wenn Sie die Rüstzeiten neu einführen, sollten Sie diese gegen Unterschrift von allen Mitarbeitern bestätigen lassen. Folgendes Muster können Sie dafür verwenden:

Mustertext: Rüst- und Nachbearbeitungszeiten nachträglich einführen

Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag:

Zwischen den Parteien besteht seit dem _____ ein unbefristetes Arbeitsverhältnis. Dies vorausgeschickt, vereinbaren die Parteien Folgendes:

  • Die Arbeitszeit beginnt _____ Minuten vor dem 1. Kundeneinsatz durch Anwesenheit im Büro, um sich auf die Diensttour vorzubereiten.
  • Die Arbeitszeit endet _____ Minuten nach dem letzten Kundeneinsatz zur Informationsweitergabe und Nachbereitung der Diensttour.

Datum, Unterschrift Arbeitgeber ______________

Arbeitnehmer__________________

Prüfen Sie die vorgegebenen Zeiten

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, die Stundenzettel Ihrer Mitarbeiter zu kontrollieren. Sollten Sie feststellen, dass ein Mitarbeiter regelmäßig die Zeitvorgaben überschreitet, sollten Sie ein Gespräch mit ihm führen und ermitteln, warum er mehr Zeit z. B. für Diensttour, Rüstzeit usw. benötigt als andere Mitarbeiter. Kann er Ihnen kein sachliches Argument liefern, sollten Sie die Überstunden nicht akzeptieren. Zudem ist es sinnvoll, eine Spalte auf Ihren Stundenzetteln einzufügen, in der Ihre Mitarbeiter die Überschreitung der vorgegebenen Zeiten begründen müssen.

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