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6 einfache Tipps für Ihre Pflegedokumentation

21.08.2020

Sämtliche Dokumente in Ihrem Qualitätsmanagement-System müssen von Ihren Mitarbeitern angewendet und verstanden werden. Dafür ist es Voraussetzung, dass Ihre Mitarbeiter den Sinn der Dokumentation einsehen und akzeptieren. Wenn Sie die Dokumente gekennzeichnet haben und dafür Sorge tragen, dass die Mitarbeiter Zugriff auf für sie wichtige Dokumente haben, ist das sozusagen die Pflicht.

Die Kür wäre, dass Ihre Mitarbeiter sich mit verantwortlich für die Dokumente fühlen. Dazu gehört, dass sie Ihnen rückmelden, wenn sie Änderungsbedarf sehen, und dass sie zumindest nicht jedes Mal die Augen verdrehen, wenn sie das Qualitätsmanagement- Handbuch oder ein Formular in der Hand haben. Das erreichen Sie mit den folgenden Tipps:

6 Tipps für eine übersichtliche Pflegedokumentation

1. Tipp: Zentrale Informationen auf den 1. Blick

Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiter zentrale Informationen auf den 1. Blick sehen. Jedes Konzept und auch Ihr Qualitätsmanagement- Handbuch sollten beispielsweise auf der 1. Seite die folgenden Informationen bereithalten:

  • Titel, z. B. „Pflegekonzept
  • Verfasser, z. B. PDL; und bitte: Denken Sie hierbei daran, dass Sie auch Mitarbeiter erwähnen, falls diese bei der Erstellung mitgewirkt haben. Sonst schleicht sich bei Mitarbeitern schnell das Gefühl ein: Es bringt sowieso nichts, wenn wir hier was machen. Eine namentliche Nennung ist wenig sinnvoll, es reicht aber schon, bei „Verfasser“ zu schreiben: „PDL, WB, Mitarbeiter“ oder „Qualitätszirkel“.
  • Datum / Versionsstand, z. B. 01.02.2014, Version 1

2. Tipp: Arbeiten Sie mit dünnen Ordnern

Arbeiten Sie bei der Ablage Ihrer Qualitätsmanagement-Dokumentation mit dünnen Ordnern. Wählen Sie nicht das Modell mit dem breitesten Rücken. Ein Ordner, den der Mitarbeiter nur mit einem Lifter anheben kann und der dann womöglich noch bis zum Bersten gefüllt ist, lädt nicht zum Lesen und Blättern ein.

3. Tipp: Setzen Sie Farbe und Strukturen ein

Gerade Konzepte leben von Fotos und etwa Ihrem Logo. Nirgends ist zu lesen, dass eine Dokumentation so langweilig aussehen muss, wie ihr Ruf ist.

4. Tipp: Beschränken Sie Inhaltsverzeichnisse auf 1 Seite

Wenn Sie Inhaltsverzeichnisse anlegen, z. B. für Ihr Qualitätsmanagement-Handbuch, oder ein Konzept, achten Sie darauf, dass es auf 1 Seite passt. So weiß der Leser sofort, was ihn wo erwartet. Schaffen Sie so wenige Gliederungsebenen wie möglich. Als Faustregel gilt: nicht mehr als 3 Gliederungsebenen.

5. Tipp: Achten Sie auf die Schriftgröße

Egal, was Sie schreiben, ob ein Konzept oder ein Formular: Wählen Sie eine angemessene Schriftgröße, z. B. Arial 11, und einen Zeilenabstand, z. B. 1,5 Zeilen, der zum Lesen einlädt. Vermeiden Sie Bleiwüsten. Lockern Sie die Texte mit Tabellen, Struktur, Fettungen auf. Setzen Sie visuelle Anker, an denen sich das Auge Ihres Mitarbeiters festmachen kann.

6. Tipp: Nutzen Sie Ihre technischen Möglichkeiten

Wenn Sie ein Intranet haben, können Sie alle Dokumente dort direkt einstellen. So hat der Mitarbeiter immer die aktuelle Version der Dokumentation zur Verfügung und Sie sparen viel Zeit für das Kopieren, Lochen und Abheften.

Fazit

Wenn Sie sich privat etwas zu lesen aussuchen, werden Sie immer etwas wählen, bei dem Sie auf den 1. Blick sehen, um was es geht. Wenn die Aufmachung dann auch noch ansprechend ist – umso besser. Genau das wünschen sich auch Ihre Mitarbeiter. Gut strukturierte attraktive Dokumente, die für Ihre Mitarbeiter leicht zugänglich und anzuwenden sind, erhöhen die Akzeptanz Ihres Qualitätsmanagement-Systems und natürlich auch die Nachweiseführung gegenüber externen Prüfinstanzen wie dem MDK und der Heimaufsicht.

Bitte behalten Sie weiterhin im Auge, ob die auf Seite 1 beschriebene Dokumentation flächendeckend eingeführt wird. Grundlage könnte hier eine Rechtsverordnung sein, was eher unwahrscheinlich ist. Möglich wäre aber, die Grundstruktur als verbindlich in den Grundsätzen und Maßstäben gemäß § 113 SGB XI zu regeln. Noch steht die weitere Vorgehensweise in den Sternen. Aber schon jetzt ist sicher: Ihre neue Pflegedokumentation spart Zeit und räumt der täglichen Pflege Ihrer Pflegekunden wieder einen höheren Stellenwert ein.

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