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Dienstanweisungen als wirksames Führungsinstrument

12.06.2020

In vielen Pflegediensten werden Dienstanweisungen immer noch nach dem Gießkannenprinzip an die Mitarbeiter verteilt. Falls auch Sie mit Dienstanweisungen arbeiten, sollten Sie sich die Vor- und Nachteile dieser Kommunikationsform einmal genau vor Augen führen. Wann Dienstanweisungen sinnvoll sind und wie Sie damit eine Situation bzw. ein bestimmtes Verhalten von Mitarbeitern ändern oder sicherstellen können, haben wir hier für Sie zusammengefasst.

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Dienstanweisungen sind immer dann sinnvoll, wenn akut eingegriffen werden muss, um eine Situation zu ändern oder ein bestimmtes Verhalten von Mitarbeitern abzustellen bzw. für die Zukunft ein korrektes Verhalten sicherzustellen.

Beispiele für den sinnvollen Einsatz von Dienstanweisungen

In folgenden Situationen bietet sich der Einsatz einer Dienstanweisung an:

  • Missachtung von Verfahrensanweisungen
  • rechtswidriges Parken / Fehlverhalten im Straßenverkehr
  • Rauchen im Dienstfahrzeug
  • Mitnahme von Patienten ohne Genehmigung
  • Nichteinhaltung der Arbeitsschutzvorgaben

So machen Sie Ihre Dienstanweisung bekannt:

Wenn Sie eine Situation zügig abstellen möchten, können Sie eine Dienstanweisung verfassen. Diese muss jedoch den Mitarbeitern bekannt gemacht werden. Sie haben 3 Möglichkeiten der Bekanntmachung:

  1. Sie können die Dienstanweisungen am Schwarzen Brett aushängen.
  2. Sie können die Dienstanweisung bei einer Dienst- oder Teambesprechung thematisieren und deren Inhalt vorstellen.
  3. Sie können die Dienstanweisung jedem Mitarbeiter gegen Unterschrift aushändigen.

Nutzen Sie dazu die folgende Formulierung:
Hiermit bestätige ich, die Dienstanweisung vom ... von ... erhalten zu haben. Ich habe sie verstanden und werde sie in der täglichen Arbeit berücksichtigen. Mir ist bewusst, dass eine Missachtung der Dienstanweisung eine Abmahnung zur Folge haben kann.

Übersicht: Vor- und Nachteile von Dienstanweisungen

Vorteile:

  • Ihre Mitarbeiter werden achtsam – sie wissen nun genau, was erlaubt und was verboten ist
  • Sie als Pflegedienstleitung steuern mit dem Einsatz von Dienstanweisungen die Pflege- und Versorgungsqualität.
  • Dienstanweisungen dienen als rechtliche Grundlage insbesondere für arbeitsvertragliche Nebenpflichten sowie für Sanktionen wie Er- und Abmahnungen.

Nachteile:

  • Zu viele Dienstanweisungen lassen die Mitarbeiter abstumpfen; es entwickelt sich ein Gewöhnungseffekt.
  • Zu lange aushängende Dienstanweisungen verlieren an Wirkung; kaum jemand nimmt sie nach Jahren noch ernst.
  • Da Dienstanweisungen akute Änderungen vermitteln sollen, müssen sie entweder nach einiger Zeit erneuert oder zurückgenommen werden.

Checkliste: Diese Kriterien muss eine Dienstanweisung erfüllen

Damit Ihre Dienstanweisungen von Ihren Mitarbeitern wirklich beachtet werden, sollten Sie folgende Erarbeitungskriterien einhalten:

  • Inhaltliche Richtigkeit: Achten Sie darauf, dass die Dienstanweisung inhaltlich richtig ist und Sie sich auf ein Thema beschränken. Rechtswidrige Anweisungen darf und muss niemand befolgen.
  • Achten Sie auf die Unterschrift: Sie sollten eine Dienstanweisung immer unterschrieben ausgeben
  • Formale Richtigkeit: Die von Ihnen erarbeitete Dienstanweisung sollte auf jeden Fall ohne Rechtschreibfehler sein.
  • Zeitnahes Reagieren: Wenn Sie eine Situation abstellen wollen, müssen Sie schnell reagieren. Kommt eine Dienstanweisung erst nach 4 Wochen, wird sie nicht mehr ernst genommen.
  • Sorgen Sie für Lesbarkeit: Schreiben Sie Dienstanweisungen nicht mit der Hand, sondern z. B. auf dem Computer. Sie sollten eine übersichtliche und gut lesbare Dienstanweisungsvorlage erarbeiten. Wenn das Entziffern zum Rätselraten wird, wirkt die Dienstanweisung schnell lächerlich.
  • Prüfen Sie die Einhaltung: Machen Sie sich vor der Ausgabe der Dienstanweisung bewusst, dass Sie deren Einhaltung kontrollieren müssen. Zukünftige Anweisungen werden nur dann beachtet werden, wenn Sie engmaschig auf die Einhaltung achten und dort Sanktionen verhängen, wo sie missachtet werden.
  • Dienstanweisungen sind nicht ewig haltbar: Wenn eine Dienstanweisung nicht mehr notwendig ist, sollten Sie sie zurücknehmen. So verringern Sie Papierberge, und Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie Dienstanweisungen nur bei wirklich wichtigen Anlässen einsetzen.

Weitere Informationen:
Hier finden Sie das Muster: Umgang mit Dienstanfahrzeugen

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