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Checklisten, Muster-vorlagen, Arbeitshilfen
Wer sich nicht weiterentwickelt, verliert zwangsläufig gegenüber der moderner aufgestellten Konkurrenz. Das gilt auch für Ihre Pflegeeinrichtung. Mithilfe eines Qualitätszirkels können Sie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess anstoßen. So sind Sie langfristig gut aufgestellt, wenn es darum geht, die Arbeit in Ihrer Einrichtung zu optimieren und zu gewährleisten, dass Sie unter keinen Umständen den Anschluss verlieren.
In so mancher Einrichtung liegt wie in vielen anderen Unternehmen auch etwas im Argen. Unser Beispiel vermittelt Ihnen einen Eindruck davon.
Beispiel: Es hakt im Ablauf
In den Behinderten-Werkstätten Berlin-Köpenick läuft nicht alles rund. Die Betreuung im Eingangsverfahren funktioniert nicht optimal. Im Arbeitsbereich muss eine Fachkraft mehr als die vorgesehenen 12 behinderten Mitarbeiter anleiten und betreuen und auch die Zusammenarbeit mit den sozialen Diensten hapert.
Martin Sauer, dem neuen und jungen Leiter der Einrichtung, sind die Probleme wohl bekannt. Doch er weiß nicht so recht, wie er ihnen Herr werden soll. Jedes Problem scheint mit einem anderen verwoben zu sein. Auf einem Fortbildungsseminar berichtet sein Freund Stefan Grün, Leiter einer Betreuungseinrichtung für obdachlose Jugendliche, von einem Qualitätszirkel, den er letztens hat durchführen lassen. „Qualitätszirkel“, fragt Martin Sauer neugierig. „Was ist das?“.
Qualitätszirkel sind zielorientierte Kleingruppen von 4 bis 8 Personen. In ihnen kommen:
Dies geschieht auf freiwilliger Basis während der Arbeitszeit unter Leitung eines Moderators. Ziel eines Qualitätszirkels ist es, Lösungen für noch bestehende Schwächen zu finden und eine bessere Qualität aller Leistungen zu erarbeiten. Er bündelt und aktiviert punktuell Wissen und Kompetenzen der Mitarbeiter und überprüft anhand von Leitlinien bzw. Vorgaben, ob sich Prozesse und Strukturen im Arbeitsablauf verbessern lassen.
Mit jedem Qualitätszirkel verbindet sich außerdem die Erwartung, dass dieser einen echten Motivationsschub unter den Mitarbeitern auslöst. Denn der Qualitätszirkel kann explizit auf Ihre Wünsche eingehen und als Mitglied besitzen sie direkte Gestaltungsmöglichkeiten.
Für einen erfolgreichen Qualitätszirkel ist ein strukturiertes Vorgehen nötig. Es werden zunächst Infos über problematische Punkte in der Organisation gesammelt, die Ursachen analysiert, Vorschläge zur Behebung des Problems unterbreitet und fachliche Standards gesetzt. Damit entlastet der Zirkel im Qualitätsprozess die Leitungskraft und leistet wertvolle Beiträge zu Analyse von eingefahrenen Prozessen, die modifiziert werden müssen. Ein effizienter Qualitätszirkel bezieht die Wünsche der Belegschaft ein und fördert so das Zusammengehörigkeitsgefühl unter den Mitarbeitern und damit die Identifikation mit der Einrichtung.
Mit der Einrichtung eines Qualitätszirkels erfassen Sie die kreativen Potenziale Ihrer Mitarbeiter besser und machen diese für das interne Qualitätsmanagement nutzbar. Sie bieten den Mitarbeitern außerdem die Chance, mehr Verantwortung am Arbeitsplatz und für die gesamte Einrichtung zu tragen. Die Identifikation mit Ihrer Einrichtung steigt, wenn Ihre Mitarbeiter sich einbringen und den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) mit steuern und mitentscheiden können.
Als Einrichtungsleiterin sind Sie nicht automatisch Mitglied des Qualitätszirkels und Ihre ständige Präsenz ist auch gar nicht vorgesehen. Entlasten Sie sich, indem Sie sich zunächst zurücknehmen und den Qualitätszirkel selbstständig arbeiten lassen. So geben Sie den Mitarbeitern genug Freiraum, um ungezwungen an Verbesserungen zu arbeiten. Als Leiterin müssen Sie sich lediglich regelmäßig über die Arbeit im Gremium informieren lassen, damit Sie auf dem Laufenden bleiben.
Pflegen Sie aber mit dem Leiter bzw. dem Moderator des Qualitätszirkels einen engen Kontakt. So können Sie nämlich notfalls wichtige Impulse setzen. Sie müssen ein großes Interesse daran haben, dass der Kreis Vorschläge für mehr Qualität unterbreitet und Schwachstellen aufspürt.
Allein das Vorhaben, einen Qualitätszirkel einzurichten, reicht nicht aus, um ein erfolgreiches Veränderungsmanagement anzustoßen. Gehen Sie hierzu in 6 Schritten vor.
Mögliche Tuemenschwerpunkte eines Qualitätszirkels sind z.B.
Um über den Schwerpunkt Ihres Zirkels zu entscheiden, können Sie auf eine Vielzahl von Dokumenten zurückgreifen. Haben Sie z. B. bereits eine Erstzertifizierung vorgenommen, ist die Aufgabenstellung darin vorgezeichnet. Die Defizite sind im Gutachten der Zertifizierungsstelle benannt und müssen zuerst beachtet werden.
Aufgaben und Themen ergeben sich auch noch aus folgenden Dokumenten:
Bei der Berufung der Mitglieder des Qualitätszirkels müssen Sie einige wichtige Punkte beachten:
Sind die Teilnehmer gefunden, brauchen Sie noch einen qualifizierten Moderator. Dieser muss in der Lage sein, die Gruppe zu steuern, die Mitglieder gleichberechtigt zu Wort kommen zu lassen und sich einzubringen, ohne andere dabei zu dominieren. Der Moderator muss das Institut bzw. die Einrichtung genau kennen und zusätzlich um die qualitativen Standards in der Einrichtung wissen. Er kann aus der Einrichtung kommen, er muss es aber nicht.
Bei der Auswahl eines Moderators treffen Sie als Leiterin eine wichtige Entscheidung, die den Erfolg oder Misserfolg des Qualitätszirkels maßgeblich beeinflusst. Sie sollten deshalb auf jemanden setzen, der erfahren ist und eine natürliche Autorität besitzt. Sollten Sie keinen externen Moderator einladen und den Posten nicht selbst besetzen wollen, können Sie auch die Gruppe bitten, einen Moderator zu wählen.
Folgende Kriterien sollte Ihr Moderator erfüllen:
Sie sind dafür zuständig, dass der Qualitätszirkel materiell gut ausgestattet ist. Folgende Materialien und Instrumente sind für einen reibungslosen Ablauf erforderlich:
Die Mitglieder sind gefunden, der Moderator benannt. Jetzt ist es entscheidend, dass er auch „das Heft in die Hand nimmt“. Vor allem darf ein Qualitätszirkel weder „Klagemauer“ sein noch als „Gericht“ über andere Abteilungen oder Mitarbeitergruppen fungieren. Vielmehr muss er nach pragmatischen Lösungen suchen, um für höhere und bessere Qualität zu sorgen. Daher sollte der Moderator streng darauf achten, dass es nicht zu Personaldiskussionen kommt.
Es gilt, einen realistischen Zeitplan aufzustellen, wann zu den analysierten Qualitätsdefiziten Lösungsvorschläge unterbreitet werden müssen. Der Zeitplan sollte eine eindeutige Anzahl von Sitzungen von ca. 2 Stunden festlegen, um z. B. zu den möglichen 3 defizitären Bereichen ebenfalls 3 Lösungsstrategien zu entwickeln. Es hat sich in vielen Zirkeln bewährt, alle 14 Tage ein Treffen anzusetzen. So bleibt zwischen den Sitzungen genug Zeit, das Besprochene zu reflektieren und zu bewerten.
Die wichtigsten Entscheidungen der ersten Sitzung:
Ein 5-Punkte-Plan kann allen Beteiligten helfen, die inhaltliche Arbeit des Zirkels zu konzipieren und festzulegen. So steht einer erfolgreichen Qualitätsoptimierung nichts mehr im Wege:
Wie eine solche Umsetzung konkret aussehen kann, soll anhand des folgenden Beispiels erläutert werden.
Beispiel: Die Zufriedenheit der Mitarbeiter ausbessern
Monica Stern arbeitet als Fachkraft zur Berufsförderung in der Behinderten-Werkstatt Köpenick. In der internen Mitarbeiterbefragung merkt sie an, dass die Probleme in der Einrichtung damit zusammenhängen, dass die Mitarbeiter nicht immer rechtzeitig über Pläne und Veränderungen informiert werden würden. Im Qualitätszirkel regt Monica Stern an, dass alle Pläne ab sofort immer direkt im Intranet veröffentlicht werden. Jede Änderung soll zudem erst 3 Tage später umgesetzt werden.
Wenn Sie die Punkte unserer Liste im Blick behalten, kann der Qualitätszirkel in Ihrer Einrichtung effizient arbeiten und langfristig dafür sorgen, dass Defizite gar nicht erst Fuß fassen und Stärken ausgebaut werden.