Arbeitszeiten im Pflegedienst: Sonderregelungen & Richtlinien

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Gerade die Arbeitszeiten im Pflegedienst sind ein umfassendes Thema. Viele Patienten müssen rund um die Uhr betreut werden. Es gibt mittlerweile die verschiedensten Arbeitszeitmodelle, welche zunehmend an die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst werden können. Im Arbeitsvertrag können hierzu entsprechende Vereinbarungen getroffen werden, die nicht nur die Entlohnung der Dienstzeiten, sondern auch die Vergütung von Fahrtzeiten und weiteren arbeitsrelevanten Aspekten umfassen.

Das Wichtigste in Kürze

• Vielfältige Arbeitszeitmodelle in der Pflege: Stationäre Pflege nutzt meist ein Drei-Schicht-System, ambulante Pflege ein Zwei-Schicht-Modell, ergänzt durch Teilzeit, Minijobs oder flexible Vereinbarungen im Arbeitsvertrag.
• Flexible Dienstpläne fördern Work-Life-Balance: Wunschdienstpläne, individuelle Schichtlängen und Modelle wie „Teilzeit-vollzeitnah“ oder 7/7-Modelle verbessern die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
• Digitale Tools erleichtern Planung und Rechtssicherheit: Softwarelösungen helfen bei kurzfristigen Änderungen, sorgen für Transparenz und unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG).
• Arbeitszeitgesetz und Sonderregelungen beachten: Maximalarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausenregelungen müssen eingehalten werden – in der Pflege gelten teilweise Ausnahmen, z. B. verkürzte Ruhezeiten mit Ausgleich.

In der ambulanten Pflege dominiert das Zwei-Schicht-System

Im stationären Bereich ist das Drei-Schicht-System üblich, während bei ambulanten Pflegediensten oft das Zwei-Schicht-System dominiert. Ein Nachtdienst ist hier meist nicht erforderlich, da pflegende Angehörige häufig nachts einspringen, oder die Patienten allein zurecht kommen. Anders sieht es bei der ambulanten Intensivpflege aus, in der eine 24-Stunden-Betreuung oft eine Nachtwache notwendig macht.

Wie nutzen Sie verschiedene Arbeitszeitmodelle zur besseren Einsatzplanung im Pflegealltag?

Pflegeberufe bieten klassischerweise verschiedene Arbeitszeitmodelle: In stationären Einrichtungen wechselt das Pflegepersonal häufig zwischen Früh- und Spätdienst, während der Nachtdienst meist von festen Kräften übernommen wird. Der versetzte Dienstplan mit kurzen Früh- und Spätdiensten sorgt dafür, dass besonders arbeitsintensive Zeiten besser abgedeckt sind. Zudem ermöglichen Pflegeberufe auch Teilzeit- und Minijob-Modelle. In der ambulanten wie stationären Pflege sind so Arbeitsverträge mit flexiblen Stunden möglich.

Wie kann flexible Arbeitszeitgestaltung in der Pflege zur besseren Work-Life-Balance und Fachkräftesicherung beitragen?

In Zeiten von Fachkräftemangel und immer größeren Schwierigkeiten selbst mit intensivem Recruiting-Maßnahmen ausreichend Personal zu gewinnen, müssen auch die klassischen Arbeitszeitmodelle in Frage gestellt werden. Die Pflegebranche steht vor der Herausforderung, diese anzupassen, um den steigenden Ansprüchen an die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben gerecht zu werden. Durch flexible Arbeitszeiten lässt sich die Arbeitszufriedenheit und Bindung der Arbeitnehmer erhöhen – ein Vorteil, der gerade im Pflegedienstalltag oft von entscheidender Bedeutung ist. Im Folgenden sind praxisnahe Ansätze dargestellt, die Pflegedienstleitungen zur Gestaltung moderner Dienstpläne in Betracht ziehen können.

Wunschdienstpläne als Instrument zur Mitbestimmung

Wunschdienstpläne ermöglichen es Mitarbeitenden, regelmäßig ihre Präferenzen und Verfügbarkeiten anzugeben. Diese Wünsche werden bei der Dienstplanung berücksichtigt, was zu einer besseren Akzeptanz der Pläne führt und Konflikte in der Schichtverteilung verringert. Der Einfluss auf die generelle Arbeitszeit ist hier sehr gering. Um diesen Ansatz effektiv zu gestalten:

• Monatliche Wunschabfrage: Sammeln Sie einmal monatlich die Dienstwünsche.
• Festgelegte Regelungen: Definieren Sie klare Regeln für die Umsetzung, damit die Planung fair und nachvollziehbar bleibt (z.B. nur einen Wunsch pro Person und Monat).
• Feedbackrunde: Besprechen Sie in regelmäßigen Abständen, wie gut die Wünsche umgesetzt wurden, und passen Sie den Prozess bei Bedarf an.

Flexible Schichtlängen und „Teilzeit-vollzeitnah“-Modelle

Flexiblere Schichtlängen ermöglichen es, auf die Bedürfnisse verschiedener Lebenssituationen einzugehen, etwa von Teilzeitkräften oder Alleinerziehenden. Ein „Teilzeit-vollzeitnah“-Modell kann Mitarbeitenden z. B. die Option bieten, an vier Tagen pro Woche zu arbeiten, sodass das Wochenende oder ein zusätzlicher Wochentag für persönliche Erholung bleibt.

Beispielhafte Schichtmodelle und Vorteile

Digitale Planungstools für bessere Übersicht

Die Einführung digitaler Planungstools erleichtert die Berücksichtigung individueller Präferenzen und Verfügbarkeiten. Diese Tools erlauben es Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeit selbst zu aktualisieren oder Wünsche und Ausnahmen anzugeben. Neben der erhöhten Transparenz bieten digitale Planungen folgende Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber:

• Schnellere Anpassung bei kurzfristigen Änderungen: Änderungen im Dienstplan, wie Krankheitsausfälle, können flexibel berücksichtigt werden.
• Automatische Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Tools unterstützen die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes und anderer Regelungen.
• Zugriff für alle Mitarbeitenden: Mitarbeitende haben jederzeit Einblick in den Dienstplan und können besser planen.

Vorausschauende Planung für Urlaubszeiten und Vertretungen

Eine durchdachte Planung der Urlaubs- und Krankheitsvertretungen entlastet das Team und minimiert den Personalaufwand in Stresszeiten. Dazu gehört:

• Urlaubsplanung im Jahresrhythmus: Rechtzeitige Planung und Abstimmung mit den Mitarbeitenden.
• Pufferzeiten: Berücksichtigen Sie Puffer für Vertretungen, um Überstunden zu vermeiden und die Arbeitsbelastung besser zu verteilen.

Zusammengefasst sind Flexibilität bei gleichzeitiger Planbarkeit die beiden wichtigsten Schlagworte, um durch weiter entwickelte Modelle für die Arbeitszeit den Pflegeberuf zumindest aus dieser Perspektive attraktiv zu gestalten bzw. überhaupt die Vereinbarkeit von Arbeit und Familie zu ermöglichen und eine gute Work-Life-Balance zu schaffen.

Welche Rolle spielt ein strukturierter Dienstplan für die Organisation des Pflegealltags?

Ein gut strukturierter Dienstplan stellt sicher, dass jeden Tag genügend Pflegekräfte für die Betreuung der Patienten und Bewohner verfügbar sind. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, müssen bei der Planung viele Aspekte beachtet werden. Der Dienstplan dient dabei als zentrales Planungsinstrument, das es ermöglicht, alle Arbeitszeiten und die maximal zulässigen Stunden der Arbeitnehmer im Blick zu behalten. So können Sie und Ihr Team die Aufgaben effizient verteilen und als Arbeitgeber die gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeiten einhalten. Besonders wichtig für die Pflegedienstleitung sind hier fundierte Kenntnisse im Arbeitsrecht, im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sowie in den relevanten Tarifverträgen.

Welche Regeln des Arbeitszeitgesetzes gelten speziell für Pflegekräfte?

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) legt umfassende Regelungen fest, die die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer gewährleisten sollen. Es regelt nicht nur die tägliche Arbeitszeit, sondern auch die Beschäftigung an Wochenenden und Feiertagen sowie die Einhaltung von Ruhepausen und Ruhezeiten. Gemäß §5 Abs. 1 des ArbZG ist nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden erforderlich. 

Wichtige allgemeine Regelungen im Arbeitszeitgesetz

Maximale Arbeitszeit nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

• Pro Tag: Die tägliche Arbeitszeit darf grundsätzlich nicht mehr als 8 Stunden betragen. Unter bestimmten Umständen kann die Arbeitszeit auf 10 Stunden verlängert werden, wenn innerhalb eines 6-monatigen Ausgleichszeitraums der Durchschnitt von 8 Stunden täglich wieder erreicht wird.
• Pro Woche: Daraus ergibt sich eine maximale reguläre Arbeitszeit von 48 Stunden pro Woche (6-Tage-Woche). Bei einer Verlängerung auf 10 Stunden pro Tag können bis zu 60 Stunden in Ausnahmefällen und mit Ausgleichszeitraum erreicht werden.

Ruhezeiten

• Zwischen zwei Schichten: Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit muss eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden eingehalten werden.
• Ausnahmen: In bestimmten Pflegebereichen kann die Ruhezeit auf 10 Stunden verkürzt werden, wenn innerhalb eines Monats oder vier Wochen ein Ausgleich durch eine verlängerte Ruhezeit auf mindestens 12 Stunden erfolgt.

Pausenzeiten

• Ab 6 Stunden Arbeitszeit: Arbeitnehmern steht eine Pause von mindestens 30 Minuten zu.
• Ab 9 Stunden Arbeitszeit: Die Pause erhöht sich auf 45 Minuten.
• Aufteilung: Pausen können in Abschnitte von mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden, dürfen jedoch nicht am Anfang oder Ende der Arbeitszeit liegen.

Sonderregelungen für Nachtarbeit

• Arbeitszeit: Für Arbeitnehmer, die mindestens 2 Stunden zwischen 23 Uhr und 6 Uhr arbeiten, gelten die gleichen maximalen Arbeitszeiten und Ruhezeiten.
• Gesundheitsschutz, Freizeitausgleich oder Zulagen: Nachtarbeitnehmer haben Anspruch auf regelmäßige Gesundheitschecks und einen Freizeitausgleich oder einen finanziellen Nachtzuschlag, je nach Tarifvertrag und internen Regelungen.

Zusammenfassung der Kernregelungen

Wichtige Sonderregelungen für den Pflegebereich

In Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen gibt es besondere Ausnahmen zur Arbeitszeitgestaltung. So darf die Ruhezeit in Pflegeberufen um eine Stunde verkürzt werden, wenn jede Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder vier Wochen durch die Verlängerung einer anderen Ruhezeit auf mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird

§5 Abs. 2 ArbZG

Zusätzlich erlaubt das Gesetz Kürzungen der Ruhezeit, die durch Inanspruchnahme während der Rufbereitschaft entstehen, sofern diese die Ruhezeit nicht mehr als zur Hälfte verkürzen. Solche Unterbrechungen sind ebenfalls zu einem späteren Zeitpunkt auszugleichen

§5 Abs. 3 ArbZG

Wie flexibel muss ein Dienstplan im Pflegealltag wirklich sein?

Dienstpläne bleiben selten unverändert: Nicht planbare Ereignisse wie Krankmeldungen oder andere Ausnahmen erfordern oft kurzfristige Anpassungen. Solche Änderungen können in Ihrer Einrichtung zu Spannungen führen, wenn z. B. Mitarbeiter einspringen und dadurch ihre Arbeitszeit überschreiten müssen.

Wie schaffen Sie klare und faire Regelungen zu Arbeitszeiten im Pflegedienst?

In Ausnahmesituationen entstehen oft unterschiedliche Auffassungen zwischen Arbeitnehmer und Leitungskräften. Besonders häufig diskutierte Themen in vielen Einrichtungen sind:

Dürfen Mitarbeiter während der Arbeitszeit auf Toilette gehen?

Mitarbeiter dürfen während der Arbeitszeit auf die Toilette gehen, und diese Zeit wird vergütet. Ein absichtlich verlängertes Verweilen auf der Toilette, um die Arbeitszeit zu verweigern, kann jedoch zu einer Abmahnung oder sogar Kündigung führen. Der Arbeitgeber darf weder die Dauer noch die Häufigkeit der Toilettengänge einschränken, da dies durch das Allgemeine Persönlichkeitsrecht geschützt ist (ArbG Köln, 21.01.2010, 6 Ca 3846/09).

Warum ist eine frühzeitige Freigabe des Dienstplans so wichtig?

Bei der Erstellung des Dienstplans zu den Arbeitszeiten im Pflegedienst sollten Sie im Rahmen Ihrer Fürsorgepflicht berücksichtigen, diesen rechtzeitig freizugeben. Mitarbeiter müssen sowohl ihre Dienstzeiten als auch die Freizeit rechtzeitig planen können.

Was müssen Sie zur Abgrenzung von Wege- und Fahrzeiten im Pflegedienst wissen?

Ein häufiger Diskussionspunkt zur Arbeitszeit im Pflegedienst, insbesondere in der ambulanten Pflege, betrifft die Abgrenzung von Wegezeit und Fahrzeit. Die Wegezeit bezeichnet die Zeit, die ein Arbeitnehmer für den Weg zum Betrieb aufwendet, während die Fahrzeit jene Wege umfasst, die der Mitarbeiter vom Betrieb aus zu den pflegebedürftigen Kunden zurücklegt.

In diesem Zusammenhang ist für Sie Folgendes wichtig zu wissen:

Beispiel: Die Zeit, die eine Pflegekraft morgens benötigt, um mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit zu gelangen und dort den Dienst anzutreten, gilt als Wegezeit und wird nicht vergütet. Steigt die Pflegekraft anschließend in den Dienstwagen und fährt zum ersten pflegebedürftigen Kunden, wird diese Zeit als Fahrzeit betrachtet und entsprechend entlohnt. Beginnt die Pflegekraft ihren Einsatz direkt von zu Hause aus und fährt von dort zum Patienten, zählt dies als Arbeitszeit und wird bezahlt.

Die differenzierte Ausarbeitung des Dienstplans erleichtert Planungen

Verschiedene Arbeitszeitmodelle – wie Vollzeit, Teilzeit und unterschiedliche Schichtsysteme – erfordern eine genaue Abstimmung. So lassen sich Dienstpläne einfacher gestalten, wenn viele Mitarbeiter in Vollzeit arbeiten. Ist der Dienstplan hingegen auf diverse Arbeitszeitmodelle verteilt, wird die monatliche Planung komplexer.   

Muster: Informationsblatt zum Umgang mit dem Dienstplan

Verbindliche Vorgabe für den Umgang mit dem Dienstplan:

• Die Pflegedienstleitung (PDL) ist für die Erstellung und ordnungsgemäße Aufbewahrung des Dienstplans nach dessen Ablauf verantwortlich.
• Der ausgehängte Dienstplan gilt als offizielles Dokument. Einträge sind ausschließlich mit einem dokumentenechten Stift vorzunehmen. Änderungen wie Durchstreichen, Überkleben oder Übermalen sind nicht gestattet.
• Änderungen am ausgehängten Dienstplan dürfen nur von der PDL, ihrer Stellvertretung oder der Wohnbereichsleitung (WBL) und nur nach Absprache mit den betroffenen Mitarbeitern vorgenommen werden.
• Ein von der PDL unterschriebener und ausgehängter Dienstplan ist für alle Mitarbeiter verbindlich.
• Diensttausch unter Mitarbeitern ist nur in Ausnahmefällen und mit Zustimmung der PDL, deren Stellvertretung oder der WBL möglich.
• Kopien des Dienstplans sind aus datenschutzrechtlichen Gründen untersagt. Dienstzeiten anderer Mitarbeiter dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.
• Dokumentation: Notieren Sie das Datum. Das Dokument ist von der zuständigen Pflegekraft und der PDL zu unterschreiben und wird anschließend in der Personalakte der PDL abgelegt.

Zeigen Sie die Vorteile eines guten Dienstplans auf

Einige Mitarbeiter könnten den strikten Umgang mit dem Dienstplan als übertrieben empfinden. Es ist jedoch wichtig, zu betonen, dass ein durchdachter und korrekt geführter Dienstplan für alle Beteiligten zahlreiche Vorteile bringt. Hier sind vier zentrale Kriterien, die ein guter Dienstplan erfüllen sollte:

• Korrekte Abrechnung von Zulagen: Ein präziser Dienstplan ermöglicht die exakte Berechnung von Zulagen und verhindert Abrechnungsfehler.
• Effiziente Nutzung personeller Ressourcen: Ein übersichtlicher Dienstplan zeigt an, welche Mitarbeiter im Urlaub, krank oder auf Fortbildung sind, sodass schnell auf Ausfälle reagiert werden kann.
• Effektive Bewohnerbetreuung: Eine gut strukturierte Planung unterstützt die Wohnbereiche dabei, effizient und bewohnerbezogen (Bezugspflege) zu arbeiten.
• Förderung der Arbeitszufriedenheit: Ein transparenter Dienstplan trägt zur Arbeitszufriedenheit bei, da die Dienste nachvollziehbar und fair geplant sind.

Wie gehen Sie bei der Dienstplanerstellung am besten vor?

Um die oben genannten Kriterien zu erfüllen, sollten Sie bei der Erstellung des Dienstplans systematisch vorgehen. Die folgenden Schritte helfen Ihnen dabei:

1. Abwesenheitszeiten eintragen: Notieren Sie bereits bekannte Abwesenheiten wie Fortbildungen, Seminare, Urlaub, Sonderurlaub, Krankheit, Kuren, Dienstbefreiung und Mutterschutz.
2. Wochenend- und Feiertagsbesetzung: Planen Sie die Wochenend- und Feiertagsdienste ein, wobei mindestens 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei sein sollten. Berücksichtigen Sie auch den Feiertagsausgleich.
3. Nachtdienstbesetzung: Stellen Sie sicher, dass mindestens eine Pflegefachkraft pro Nachtschicht eingeteilt ist. Planen Sie zudem den Freizeitausgleich für Nachtdienste.
4. Besetzung von Früh- und Spätschicht: Besetzen Sie die Früh- und Spätschicht mit mindestens einer Pflegefachkraft pro Schicht.
5. Abgleich mit Besetzungsvorgaben: Überprüfen Sie, ob die Besetzung den Vorgaben entspricht. Achten Sie darauf, Ober- und Untergrenzen einzuhalten.
6. Arbeitszeitbilanzierung: Addieren Sie die geplanten Arbeitsstunden und gleichen Sie sie mit der Soll-Arbeitszeit der Mitarbeiter ab.
7. Fertigstellung und Aushang: Kontrollieren Sie den Dienstplan auf Vollständigkeit und Richtigkeit, unterschreiben Sie ihn und hängen Sie ihn aus. Kopien sollten bei Bedarf an Heimleitung und Betriebsrat überreicht werden.

Wie lässt sich der Dienstplan in der Pflege fair für alle gestalten?

• Mitarbeiter aktiv einbeziehen: Führen Sie regelmäßige Umfragen und Feedback-Runden durch, um die Bedürfnisse und Wünsche Ihrer Mitarbeitenden besser zu verstehen. Die direkte Kommunikation ermöglicht es, auf individuelle Anliegen einzugehen und den Dienstplan entsprechend anzupassen. Ermöglichen Sie den Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten mitzugestalten, um eine gute Work-Life-Balance zu fördern.
• Einsatz moderner Planungstools: Digitale Planungstools erleichtern die Berücksichtigung individueller Präferenzen und Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden. Besonders hilfreich sind flexible Schichtplanungen für bestimmte Personengruppen, wie beispielsweise Eltern oder Alleinerziehende.
• Datenschutz wahren: Im Bereich Datenschutz und Dienstplangestaltung ist Transparenz von zentraler Bedeutung. Mitarbeitende sollten Zugriff auf ihre eigenen Daten haben, und es sollten klare Richtlinien für den Umgang mit diesen Daten festgelegt sein.
• Wunschbücher verwenden: Ein Wunschbuch ermöglicht Mitarbeitenden, ihre Wünsche und Präferenzen für Arbeitszeiten einzutragen, die bei der Dienstplangestaltung berücksichtigt werden. Dies gibt den Mitarbeitenden die Chance, ihre Arbeitszeiten besser an private Gegebenheiten anzupassen. Setzen Sie klare Regeln für das Wunschbuch, um eine faire Handhabung sicherzustellen.
• Kommunikation fördern: Fördern Sie einen offenen Dialog zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten. Ein solcher Austausch erleichtert gemeinsame Lösungen bei Konflikten oder Engpässen im Dienstplan und verbessert das Arbeitsklima.

FAQs: Arbeitszeiten im Pflegedienst

Welche Rechte haben Pflegekräfte bei Verstößen gegen Arbeitszeitregelungen?

Pflegekräfte können Verstöße gegen Arbeitszeitregelungen dem Betriebsrat oder der zuständigen Aufsichtsbehörde melden, ohne Benachteiligungen befürchten zu müssen. Bei Bedarf können arbeitsgerichtliche Verfahren eingeleitet werden

Welche Rolle spielen Tarifverträge im Pflegedienst?

Tarifverträge sind zentral für die Regelung der Arbeitszeiten im Pflegedienst und enthalten spezifische Vorgaben zu Schichtdiensten, Überstunden, Pausen und Vergütungen. Die Kenntnis und Beachtung des geltenden Tarifvertrags ist unerlässlich.

Gibt es spezielle Regelungen für Teilzeitkräfte im Pflegedienst?

Teilzeitkräfte haben die gleichen Rechte wie Vollzeitkräfte, einschließlich Überstundenvergütung, Nachtzuschläge und Ruhezeiten. Ihre Arbeitszeit und Schichtverteilung sollten vertraglich geregelt sein.